總經(jīng)理室管理制度(參考版)
2024-08-27 14:49本頁面
【正文】 酒店檔案文件借閱規(guī)定 借閱檔案（包括文件、資料），必須先履行檔案借閱登記手續(xù)，秘密級文件必須經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱； 案卷不能借出，只供在辦公室閱看； 文件、資料借閱期限不得超過一個(gè)星期，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)； 借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與完整，對檔案內(nèi)容要保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任； 借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)； 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能帶離辦公室； 。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件有著落，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事； 公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第二季度移交完畢； 各級干部調(diào)動時(shí)，應(yīng)將文件（含保密記錄本）清理移交，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送總辦秘書處登記保管； 沒有保存價(jià)值的文件，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由總經(jīng)理定期銷毀。 附錄二、酒店各部門歸檔材料一覽表 部門 資 料 名 稱 保管時(shí)限 備注 客 務(wù) 部 散客開房通知單 3年 團(tuán)隊(duì)會議開房通知單 3年 （國內(nèi)客、港澳臺、國外客）旅客臨時(shí) 住宿登記表 3年 總臺、行李生、總機(jī)、大堂副理交接班本 5年 訂單（包括免費(fèi)房訂單） 3年 早餐券記錄本 3年 總機(jī)開關(guān)機(jī)本 5年 電腦話單打印資料 3年 協(xié)議客戶報(bào)表 5年 雜項(xiàng)憑單 3年 送旅游局月報(bào)表 10年 餐 飲 部 宴會客史資料 5年 訂餐記錄本 3年 柯打單 5年 物料進(jìn)出倉登記表 5年 菜譜 5年 食品開發(fā)審批、審檢材料 5年 成本核算資料 5年 保安部 監(jiān)控值班記錄本 5年 帶班值班記 錄本 5年 房 務(wù) 部 樓層領(lǐng)班報(bào)表 3年 維修統(tǒng)計(jì)表 3年 樓層服務(wù)員工作報(bào)表 3年 進(jìn)退房登記表 3年 客衣登記表 3年 鑰匙領(lǐng)用登記表 3年 物品借用登記表 3年 布草洗滌表 3年 維修通知單 3年 客房小酒吧帳單 3年 雜項(xiàng)憑單 3年 物品領(lǐng)用單 3年 布草盤點(diǎn)單 3年 洗滌匯總表 3年 工 程 部 領(lǐng)料登記表 5年 每周水、電、空混氣讀數(shù)表 5年 高壓讀數(shù)表 5年 每天房租修改表 3年 夜間公共場所檢查記錄表 3年 月份材料商品盤點(diǎn)表 3年 空調(diào)運(yùn)行記錄表 3年 重要設(shè)備維修記錄表 15年 電腦營業(yè)資料備份（年度） 15年 電腦管理信息系統(tǒng)資料 （按月備份） 15年 營 銷 部 協(xié)議書、合同 5年 客史檔案 5年 業(yè)務(wù)員業(yè)績統(tǒng)計(jì)報(bào)表 5年 人 事 部 文書檔案 15年 會議記錄、紀(jì)要 5年 員工檔案（人事檔案和員工業(yè)績檔案） 15年 人事檔案含員工登記表，各類證件，錄用手續(xù)和離店手續(xù)等。 重要的照片和底版、錄音帶、題字、題詞等，亦應(yīng)立卷歸檔至人事部。 上級單位發(fā)給酒店的文件由人事部歸檔。 各部門的專題 報(bào)告、集體和個(gè)人的調(diào)研資料亦由行政辦歸檔。 會議資料。 附錄一、酒店文書立卷歸檔 收發(fā)文。 部門管理檔案，無特殊情況，必須在一年后統(tǒng)一上交行政辦歸檔。對有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，將給予必要的處罰、處分，情節(jié)嚴(yán)重的將予以開除。各部門有關(guān)組織和個(gè)人因工作需要須查閱各類檔案時(shí)，行政辦應(yīng)提供方便并按規(guī)定辦理借用查閱手續(xù)。各部門須指定人員保管本部室的檔案，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，熟悉檔案管理知識。 酒店檔案指酒店在經(jīng)營及公務(wù)活動中形成的對酒店有保存價(jià)值的各種文字、圖片、音像等資料。 酒店檔案管理規(guī)定 行政辦主管酒店檔案工作，對酒店檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，監(jiān)督指導(dǎo)，并對檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。如客務(wù)部的委托代辦服務(wù)的內(nèi)容和方法；廚房的食品質(zhì)量和花色品種；綠化工程的植物室內(nèi)布置和養(yǎng)護(hù)；餐廳的服務(wù)方法、 服務(wù)技巧和服務(wù)規(guī)格及其他專業(yè)會議等等。 (三 )業(yè)務(wù)會議 這是由部門經(jīng)理主持召開的一種專業(yè)性的會議。如飲食部的中餐部各餐廳、中廚各廚房、宴會部、管事部、酒水部等；西餐各餐廳，西廚各廚房、宴會部、管事部、酒水部等，其他部門亦同。 (二 )業(yè)務(wù)例會 這 是按業(yè)務(wù)系統(tǒng)由部門經(jīng)理主持召開的業(yè)務(wù)工作會議。 (4)對總經(jīng)理的工作策劃和經(jīng)營決策進(jìn)行傳達(dá)和安排、布置實(shí)施。 (2)對上一個(gè)周期進(jìn)行的工作策劃和決策進(jìn)行檢查，對未完成的，經(jīng)理可提出咨詢，部門負(fù)責(zé)人要解答，理由不充分者要受到批評或處罰。部門例會一般一周或兩周舉行一次。 五、部門經(jīng)理會議 (一 )部務(wù)會議 這是由部門經(jīng)理主持召開 的對本部和各部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行溝通、策劃和決策的會議。 (二 )部門經(jīng)理參加會議的要求 (1)準(zhǔn)備有關(guān)投訴及處理結(jié)果的情況 ?正報(bào)。 (6)宣讀和傳達(dá)有關(guān)的文件資料。 (4)將會議周期間巡查、批閱文件報(bào)告中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行講評和提出指令性意見。 (2)將會議周期間發(fā)生的事端和管理活動中的一些情況，如對治安、消防安全、操作安全等方面進(jìn)行講評和指出指令性意見。這種會議一般一周或兩周召開一 次。 (五 )總經(jīng)理因事外出而交辦事情。 (三 )除每人擔(dān)負(fù)的正常的業(yè)務(wù)工作外，總經(jīng)理就當(dāng)天需急辦的事情，進(jìn)行分工。 (一 )進(jìn)行飯店上層管理人員之間的業(yè)務(wù)溝通。 (五 )其他業(yè)務(wù)會議 除上述會議外，飯店還有許多其他業(yè)務(wù)會議，如人事會議，財(cái)會會議，培訓(xùn)會議，倉庫管理會 議，采購會議、重要接待任務(wù)會議、安全保衛(wèi)、消防會議等等。 動力工程會議可以是就某個(gè)專項(xiàng)進(jìn)行開會研究，也可以是綜合各部就動力工程方面的問題進(jìn)行開會研究。 (4)有關(guān)動力、能源等資料。 (2)有關(guān)飯店基本建設(shè)方面的新建、改建、擴(kuò)建資料。 通過召開飲食業(yè)務(wù)會議，了解和掌握情況，進(jìn)行業(yè)務(wù)決策和工作策劃，使飲食銷售、飲食服務(wù)、食品質(zhì)量、利潤指標(biāo)達(dá)到一個(gè)新的水平。 (4)提供餐飲部的服務(wù)、食品質(zhì)量、客人的投訴等情況報(bào)告。 (2)本飯店飲食經(jīng)營情況的資料．各餐廳營業(yè)狀況，營業(yè)額及完成指標(biāo)數(shù)、成本控制等情況。 (三 )餐飲會議 這是總經(jīng)理召開的有關(guān)餐飲方面的會議，參加人員以餐飲部經(jīng)理、餐廳經(jīng)理、行政總廚、大廚、酒水部經(jīng)理等為主。 (5)提出各部門在管理 活動中存在的一些疑難問題。 (3)提供房間狀態(tài)報(bào)告，如好房、壞房、已修理房、待修理房等等。參加會議者必須提供下述資料和情況報(bào)告： (1)提供開房情況報(bào)告，如開房率，住客國籍分析、客情報(bào)告。 會議通過上述提供的資料和情況報(bào)告，進(jìn)行業(yè)務(wù)分析和綜合研究，確定 市場拓展方向和目標(biāo)，展開業(yè)務(wù)“公關(guān)”和市場銷售活動。 (4)提供同行的飲食
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