【正文】 而在與內(nèi)部的。可以通過(guò)其它渠道了解到的情況，溝通時(shí)就無(wú)需談起。 ?對(duì)溝通所需的時(shí)間進(jìn)行預(yù)算。就時(shí)間管理而言，可以按照前 面講過(guò)的第二象限法來(lái)建立高效利用時(shí)間的習(xí)慣。有時(shí)候，不良習(xí)慣是很難發(fā)現(xiàn)的，可以借助一些測(cè)試手段來(lái)發(fā)現(xiàn)。 養(yǎng)成好習(xí)慣的四個(gè)階段 這個(gè)階段還沒(méi)有意識(shí)到已經(jīng)有某種不良的習(xí)慣，也沒(méi)有意識(shí)到這個(gè)不良習(xí)慣給工作帶來(lái)的危害。 不良習(xí)慣必須改變 現(xiàn)代經(jīng)理人必須具備職業(yè)化的素質(zhì)，有效的時(shí)間管理是職業(yè)化的一項(xiàng)要求。依據(jù)這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，可以把工作劃分為四種類(lèi)型，職業(yè)經(jīng)理應(yīng)把重心放在第二象限的工作，也就是優(yōu)先處理重要但不緊急的事項(xiàng)。 緊急 不緊急 【本講總結(jié)】 本講介紹如何運(yùn)用“四象限”分析法對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行排序。 【事例】： 肖經(jīng)理一天的工作主要是接電話、輔導(dǎo)下屬工作，與財(cái)務(wù)經(jīng)理談銷(xiāo)售費(fèi)用的預(yù)算、與行政部門(mén)經(jīng)理閑聊、向營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)匯報(bào)工作、與人事經(jīng)理談某下屬的獎(jiǎng)金問(wèn)題、撰寫(xiě)招聘計(jì)劃等。注意區(qū)分第Ⅰ、第Ⅲ象限，不要被緊急的假象所 迷惑。 先完成重要而不緊急的事，不要把重要的事最后都拖到第Ⅰ象限，也不要整天耗在第Ⅲ象限上，做一些看上去非常緊急卻不那么重要的事項(xiàng)。 （ 6） 80%的時(shí)間做第Ⅱ象限的工作， 20%的時(shí)間做其他象限的工作。 （ 4） 不要被Ⅰ象限中一些工作的假象所迷惑，你沒(méi)有你想像的那么重要，或者你的重要性在于你去處理第Ⅱ象限的工作。 （ 2） 先做或者將大部分時(shí)間和精力用于做屬于第Ⅱ象限的工作。 緊急 不緊急 Ⅰ Ⅱ 緊急狀況 準(zhǔn)備工作 迫切問(wèn)題 預(yù)防措施 限期完成的 計(jì)劃 會(huì)議或工作 協(xié)調(diào)人際關(guān)系 提升能力 Ⅲ Ⅳ 訪問(wèn)、電話 瑣碎的事 信件、報(bào)告 處理不重要的文件 某些會(huì)議 私人電話 某些不 重要但又 迫在眉睫的急事 圖 6— 2“四象限”實(shí)例解析 第二象限工作法 忠告： 職業(yè)經(jīng)理應(yīng)該把重點(diǎn)放在第二象限的工作。由于對(duì)時(shí)間沒(méi)有計(jì)劃性，沒(méi)有按優(yōu)先原則排序，所以經(jīng)常把一些緊急的事當(dāng)成重要的事來(lái)處理，顛倒了主次。 Ⅲ象限：緊急但不重要的事項(xiàng) 銷(xiāo)售經(jīng)理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的 事。然而一量這些重要的事項(xiàng)沒(méi)有在限定的時(shí)間內(nèi)完成，等到要上交或?qū)嵤r(shí)才著急去做，就變成第一象限的工作 —— 既重要又緊急。需要職業(yè)經(jīng)理臨“急”不亂，能夠使顧客對(duì)你的解釋或處理結(jié)果接受和滿意。根據(jù)這兩個(gè)方面，可以將工作分成四類(lèi)，如下圖所示： 緊急 不緊急 第Ⅰ象限 第Ⅱ象限 緊急 不緊急 重要 重要 第Ⅲ象限 第Ⅳ象限 緊急 不緊急 中國(guó)最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者 所有 ) 第 23 頁(yè) 共 151 頁(yè) 不重要 不重要 圖 6— 1 四象限的工作分類(lèi) Ⅰ象限：既緊急又重要的事項(xiàng) 緊急是指必須馬上做的事項(xiàng)；重要是指對(duì)公司、部門(mén)或者個(gè)人有重大影響的事項(xiàng)。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后。有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面。這是職業(yè)經(jīng)理進(jìn)行時(shí)間管理的重要方法。 ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ 【本講總結(jié)】 本講主要介紹時(shí)間分析的方法。 （ 4） 都是誰(shuí)干擾了你的時(shí)間安排，偷走了你的時(shí)間？不同的人、不同 的行業(yè)、不同的企業(yè)，可能會(huì)有不同的順序。因?yàn)樵谕涎有愿蓴_中，許多因素你可能無(wú)法把握，但是，你應(yīng)該可以把握你自己。 的啟示 （ 1） 通過(guò)對(duì)干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。由于職業(yè)經(jīng)理角色的特殊性，會(huì)遇到上、下、左、右全方位的干擾。每次不要多，但求找出干擾最大的因素，堅(jiān)決克服掉。 （ 2）對(duì)干擾因素排序 通過(guò)對(duì)干擾因素的排序，每次找出排在前三位的干擾因素加以克服。 運(yùn)用《干擾因素分析表》。 （ 5）參加別人召集的會(huì)議，可請(qǐng)求召集人確認(rèn)會(huì)議規(guī)則，以免浪費(fèi)時(shí)間。最好養(yǎng)成以簡(jiǎn)明的書(shū) 面形式的通知大家會(huì)議計(jì)劃，而不要簡(jiǎn)單一句“下午開(kāi)會(huì)”就把大家召集起來(lái)。對(duì)于自己可以決定是否召開(kāi)的會(huì)議，一定要事先評(píng)估開(kāi)會(huì)的必要性。 （ 1）根據(jù)統(tǒng)計(jì)，職業(yè)經(jīng)理用于會(huì)議的時(shí)間約占工作時(shí)間的 20%，如何利用好這 20%的時(shí)間，是時(shí)間管理的重要環(huán)節(jié)。 會(huì)議必要性評(píng)估。 運(yùn)用《會(huì)議分析表》。 ⑤ 特別注意對(duì)“重要”的工作事項(xiàng) 進(jìn)行分析。 ③ 重要的工作事項(xiàng)所占時(shí)間越多，時(shí)間管理就越合理。 工作重要性分析 分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時(shí)。 ④ “緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項(xiàng)，時(shí)間比重越大，時(shí) 間管理問(wèn)題越大。 4. 工作緊急性分析法的啟示 ① 統(tǒng)計(jì)你的每日、每周、每月最緊急的是哪三項(xiàng)工作？ ② 非常緊急的工作事項(xiàng)，如果頻繁發(fā)生，即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。 ② 統(tǒng)計(jì)“頻次”。 工作緊急性分析 1. 目的 分析每天（每周、每月）的工作緊急程度，根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序。 ③ 浪費(fèi)時(shí)間等于浪費(fèi)金錢(qián) 用上面的兩種方法計(jì)算一下時(shí)間價(jià)值，并牢牢記住：浪費(fèi)了多少時(shí)間，就是浪費(fèi)了多少錢(qián)。 ② 錢(qián)是一分一分掙來(lái)的 錢(qián)是通過(guò)每一分鐘、每一小時(shí)、每一天的努力工作掙來(lái)的。浪費(fèi)時(shí)間，就意味著增加了成本，減少了利潤(rùn)。即銷(xiāo)售目標(biāo)（年銷(xiāo)售額或年利潤(rùn)率）與工作時(shí)間之比。每周工作五天，每年就是 242個(gè)工作日，合 1694小時(shí)。 【自檢】 分析以下自己的工作時(shí)間，你是如何處理職責(zé)和事務(wù)的？看看你對(duì)時(shí)間是如何控制的？ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ 時(shí)間分析方法 時(shí)間價(jià)值的計(jì)算 你的時(shí)間（單位可以是小時(shí)，也可以是天）值多少錢(qián)？進(jìn)行 時(shí)間價(jià)值的計(jì)算，可以幫助你理解時(shí)間意味著什么？ ① 成本價(jià)值法。 如果是普通員工，不良習(xí)慣只會(huì)影響一個(gè)人。例如：喜歡在電話里聊天；在在桌面上堆放一大堆材料，用的時(shí)候就得花時(shí)間去找；有些人屬心血來(lái)潮型的，想到哪里，做到哪里；有些人對(duì)辦公環(huán)境特別敏感，必須在一定的環(huán)境中才能靜心工作；有些人在某些時(shí)段的工作效率不高。溝通沒(méi)有了效果，我們稱(chēng)之為“溝而不通”。問(wèn)題不是有沒(méi)有溝通，而是溝通的效果如何。 無(wú)效溝通 中國(guó)最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者 所有 ) 第 18 頁(yè) 共 151 頁(yè) 花了很多時(shí)間，卻沒(méi)有達(dá)成有效溝通，也就是用于溝通的時(shí)間沒(méi)有效率。作為上司，必須花時(shí)間去處理由此帶來(lái)的負(fù)面效應(yīng)。 ?溝通不善 前面說(shuō)過(guò)，企業(yè) 70％的問(wèn)題是溝通障礙引起的。上司認(rèn)為你的工作效率低，員工認(rèn)為你不認(rèn)可他的工作能力。這種情況實(shí)際上是你在替下屬工作，而作為職業(yè)經(jīng)理人需要做的很多工作反而沒(méi)有時(shí)間去完成，原因就在于把時(shí)間用錯(cuò)了地方，用在根本不需要親自去做的事情上。不向下屬授權(quán)，很多工作都得自己去完成。這是優(yōu)秀職業(yè)經(jīng)理要避免的。不要讓不重要的事情影響到整個(gè)部門(mén)、團(tuán)隊(duì)的工作。 ?工作無(wú)主次 工作總有主要與次要的差別，作為職業(yè)經(jīng)理，由于他的很多工作會(huì)影響到其他人，因而在工作中，必須分清楚哪 些事情是必須做的，哪些事情可以慢一點(diǎn)處理，哪些事情不必親力親為?？傉J(rèn)為計(jì)劃不如變化快，所以干脆不定計(jì)劃。 有沒(méi)有方法時(shí)間的利用率，有盡可能多的時(shí)間去陪陪家人？下面就來(lái)分析職業(yè)經(jīng)理之所以忙亂的原因。 分析時(shí)間的重要性 多數(shù)職業(yè)經(jīng)理都很忙，經(jīng)常加班加點(diǎn)，沒(méi)有周末，沒(méi)有休息時(shí)間，簡(jiǎn) 直就是“忙碌”二字的化身。 ?讓某個(gè)人損失了時(shí)間就等于是偷了他的金錢(qián)，你損失了你的時(shí)間就等于是抵押了你的未來(lái)。真正的價(jià)值在于我們利用它做什么事。 要實(shí)現(xiàn)作為上司的角色，職業(yè)經(jīng)理必須注意三個(gè)要領(lǐng)：一是做管理者該做的事，二是正確處理業(yè)務(wù)與管理的關(guān)系，三是處理好管理者和領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系。 ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ 【本講總結(jié)】 本講主要講述了職業(yè)經(jīng)理在下屬面前必須擔(dān)當(dāng)?shù)奈宸N角色，分別是管理者、領(lǐng)導(dǎo)者、教練、績(jī)效伙伴和游戲規(guī)則的制定者和維護(hù)者。職業(yè)經(jīng)理要引導(dǎo)下屬共同為公司的目標(biāo)而努力。于是，中層管理者往往要陷入業(yè)務(wù)與管理的兩難境地，優(yōu)秀的職業(yè)經(jīng)理必須二者兼顧?？傊袑庸芾碚弑仨毝芾?、善管理。需要老板解決的問(wèn)題，不可能是具體的業(yè)務(wù)問(wèn)題。 中國(guó)最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者 所有 ) 第 16 頁(yè) 共 151 頁(yè) 中層管理者必須面對(duì)大量的業(yè)務(wù)問(wèn)題，對(duì)于這些問(wèn)題，中層管理者必須予以回答和解決。中層管理則不同，既涉及管理，又涉及具體業(yè)務(wù)。 實(shí)現(xiàn)上司角色的要領(lǐng) 職業(yè)經(jīng)理要較好地認(rèn)知和踐行上司角色，需要做好三件事情 : 做管理者該做的事情 作為管理者，你應(yīng)該做的是制定目標(biāo)，支持、激勵(lì)下屬，并與他們溝通，為下屬創(chuàng)造很好的工作環(huán)境，帶動(dòng)你的團(tuán)隊(duì)去完成工作目標(biāo)。工作講求公事公辦，不管市場(chǎng)變化和客戶需要，只管和你講規(guī)定、講原則。都是部門(mén)經(jīng)理，工作的 相對(duì)價(jià)值 不同，績(jī)效不同，工資待遇可能相差很大。 對(duì)什么級(jí)別應(yīng)該享受什么工資和待 遇，一點(diǎn)也不馬虎。 對(duì)按什么規(guī)格和級(jí)別對(duì)待自己等十分敏感。官僚思想在某些職業(yè)經(jīng)理身上非常突出，表現(xiàn)為辦事按部就班，官氣十足。 ?官僚思想 中國(guó)有著悠久的 官本位 歷史，企業(yè)更是套用了各級(jí)行政級(jí)別。而千萬(wàn)不要理解為下屬什么事都離不開(kāi)你，業(yè)務(wù)上離不開(kāi)，前途離不開(kāi)，甚至生活上也需要照顧。你的下屬和你一樣，都具有獨(dú)立的人格和相應(yīng)的工作授權(quán)，和你不是人身依附關(guān)系，不應(yīng)將你自己看成是下層的保護(hù)人。 所謂下屬和上司，只是指揮鏈上的組織關(guān)系。你不光是上司，而且還是下屬，還是同事。將部門(mén)的事和人完全置于自己的 勢(shì)力范圍 之內(nèi)，誰(shuí)也動(dòng)不了，碰不得。 ?領(lǐng)主 這 種角色錯(cuò)位比較常見(jiàn)，這類(lèi)職業(yè)經(jīng)理將部門(mén)看成是自己的 獨(dú)立王國(guó) ，把自己當(dāng)作 領(lǐng)主 。由于在業(yè)務(wù)方面出類(lèi)拔萃，對(duì)下屬的業(yè)務(wù)要求很?chē)?yán)，比較挑剔，看到水平比較低的下屬就氣不打一處來(lái)，失去耐心。結(jié)果，部門(mén)搞得一團(tuán)糟。一旦制定了新的 工作目標(biāo)，這類(lèi)職業(yè)經(jīng)理馬上就進(jìn)入了狀態(tài)，從業(yè)務(wù)和技術(shù)的角度考慮工作怎么做，考慮得十分仔細(xì)，并且以此為榮。 特別值得注意的是：這類(lèi)職業(yè)經(jīng)理雖然學(xué)歷很高，卻常常對(duì)管理十分淡漠。這種偏差使公司 失去了一個(gè)出色的業(yè)務(wù)員或工程師，而得到一個(gè)蹩腳的職業(yè)經(jīng)理 。這些情況都是職業(yè)經(jīng)理沒(méi)有扮演好管理者角色的體現(xiàn)。這樣的職業(yè)經(jīng)理一般業(yè)務(wù)或技術(shù)都非常好，而且，絕大多數(shù)也是因?yàn)樵跇I(yè)務(wù)或技術(shù)方面的突出成績(jī)而被提升起來(lái)的，對(duì)管理并不擅長(zhǎng)。 常見(jiàn)誤區(qū) ?業(yè)