【正文】 同樣，在會議上，也要注意溝通對象的正確選擇。選擇溝通對象與溝通渠道的要領(lǐng)：但是，老總卻認(rèn)為有必要同每一位部門經(jīng)理談?wù)劥耸?，于是一個人一個人談，以每個人40分鐘計算，8位經(jīng)理就花去老總320分鐘的時間。 應(yīng)當(dāng)會議溝通的選擇一對一進行溝通銷售部認(rèn)為，人力資源部工作部里，沒有招收到合適的銷售人才；而人力資源部則認(rèn)為，銷售部對于人才的要求太高，或者面試的方法不當(dāng)。 應(yīng)當(dāng)一對一進行溝通的選擇了會議溝通一對一溝通是雙方直接進行溝通，會議溝通是在一個組織內(nèi)部進行、多方參與的溝通。溝通渠道的類型 溝通渠道也就是溝通的方式，常見的有兩種：________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________例如，下屬甲的事情卻與下屬乙溝通。弄得大家都挺別扭。事例：銷售部經(jīng)理發(fā)現(xiàn)最近部門的小王工作不積極，常常請假，他想先向其他同事了解一下。人力資源部任經(jīng)理感到非常氣憤，認(rèn)為銷售部覺得招的人不合適可以給我說嘛，到老總那里告什么撞。在一次同老總的談話中談到了此事：“不知道現(xiàn)在人力資源部的人都在忙什么，最近給我們招來的人根本就不合適。，卻與上司或下屬進行溝通他感到很不好受。溝通對象錯位，卻與同級或下屬進行溝通這種按照指揮鏈的上、下級的關(guān)系進行溝通的方式是應(yīng)當(dāng)倡導(dǎo)的正確方式。員工之間發(fā)生沖突，除了相互之間進行直接溝通以外，還可以請上司幫助解決。你應(yīng)該做的是與這個下屬直接溝通。如果和下屬之間發(fā)生矛盾，應(yīng)該與下屬通過溝通來解決問題。實際上，有的人不是先與當(dāng)事人溝通，而是先與其他部門的人談，這種情況就是選擇溝通對象不當(dāng)。假如銷售部和市場部之間發(fā)生的沖突，就應(yīng)該由兩個部門的經(jīng)理直接進行溝通。其他部們的職員如下圖所示，溝通的對象是多種的：上司下屬供應(yīng)商 溝通渠道216。第九講 溝通的對象和渠道【本講重點】216。明確這兩種溝通的范圍十分重要，避免把人際溝通和態(tài)度帶進組織溝通中。溝通不暢的常見障礙是：身份、地位不平等產(chǎn)生的距離感影響溝通順利進行；自以為是和偏見是溝通不暢的兩種原因；傾聽和反饋是溝通中最重要的兩個環(huán)節(jié)，不善于傾聽、缺乏反饋使溝通無法進行；溝通需要講究技巧，缺乏技巧使溝通不能順利進行?！咀詸z】分析你在工作中最容易遇到的溝通障礙，并分析溝通不順暢的原因。溝通障礙雖然很多來自于別人，來自于組織，以及其他一些客觀原因，但是作為職業(yè)經(jīng)理，一定要善于發(fā)現(xiàn)自己存在的問題。但是現(xiàn)實中，企業(yè)大多都存在許多溝通的障礙。而這時你的客戶可能就坐在對面。人際溝通概念比組織溝通更為寬泛，人際溝通既發(fā)生在組織內(nèi)部，也發(fā)生在組織外部。再如，一些公司有內(nèi)部意見的溝通機制，像設(shè)置內(nèi)部意見箱，或者舉行不定期的員工座談會等。例如，有些企業(yè)有很好的會議制度，通過會議進行有效的溝通。所謂組織溝通指企業(yè)按照組織程序進行的溝通。關(guān)于溝通技巧，主要從下面一些角度去認(rèn)識：◆你會正確表達(dá)想法嗎？◆你能夠按對方希望的時間和方式表達(dá)想法嗎？◆你能夠與不同職位、不同性格的人進行溝通嗎？◆如果已經(jīng)造成誤解，你能夠消除嗎？為了消除誤解，溝通雙方必須要有反饋。反饋包含了這樣的信息：有沒有傾聽，有沒有聽懂，有沒有全懂，有沒有準(zhǔn)確理解。而人一般都習(xí)慣于表達(dá)自己的觀點，很少用心聽別人的。溝通中的雙方有一方對另一方存在偏見，或相互有成見，這會影響溝通的順暢。人們都習(xí)慣于堅持自己的想法，而不愿接受別人的觀點。例如，與上司交流時，下屬往往會產(chǎn)生一種敬畏感，這就是一種心理障礙。溝通障礙高高在上這類障礙是由身份、地位不平等造成的。 溝通障礙216。養(yǎng)成好習(xí)慣一般要經(jīng)過四個階段；不良習(xí)慣的無意識階級、發(fā)現(xiàn)不良習(xí)慣、有意識地改變不良習(xí)慣、養(yǎng)成好習(xí)慣的無意識階段?！颈局v總結(jié)】本講針對浪費時間的不良習(xí)慣展開論述。216。216。 盡量將無用的文件處理掉。 在固定的時間里處理往來的函件。 文件柜或辦公桌整潔、條理清楚。 招聘得力的秘書或充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備。 有效利用零星時間。 保證一天內(nèi)有一段時間不受干擾。 明確生活和工作目標(biāo)。 學(xué)習(xí)并運用對付干擾的方法。 使授權(quán)成為一種工作風(fēng)格和管理方式。 集中精力完成重要工作。 排出每周工作的優(yōu)先順序。 讓下屬了解你的工作習(xí)慣。 有書面日計劃、周計劃和月度計劃。 每天花30分鐘做計劃。如果你有上述一些不良習(xí)慣，就要想辦法消除，修正自己的習(xí)慣、性格以至于某些習(xí)以為常的觀念，痛下決心加以改正，逐漸養(yǎng)成好的習(xí)慣。 不善于利用零碎時間?！?認(rèn)為下屬多請示匯報才有權(quán)威?！?經(jīng)常被電話、不速之客干擾，延誤工作，晚上加班干?！?時間觀念差，工作時磨磨蹭蹭?！艏匆?guī)定每一段時間，堅持一種做法的次數(shù)。在第三個階段，對良好習(xí)慣的意識，容易受到其它事情的干擾，從而導(dǎo)致對習(xí)慣的放棄。而在與內(nèi)部的人溝通時，則很少有人注意到?？梢酝ㄟ^其它渠道了解到的情況，溝通時就無需談起?！魧贤ㄋ璧臅r間進行預(yù)算。這一階段，決心改變不良習(xí)慣，開始培養(yǎng)好的習(xí)慣。已經(jīng)意識到居然有這么不好的習(xí)慣，而且這個習(xí)慣給工作帶來如此大的危害，或者存在極大的隱患。養(yǎng)成好習(xí)慣的四個階段不良習(xí)慣必須改變現(xiàn)代經(jīng)理人必須具備職業(yè)化的素質(zhì)，有效的時間管理是職業(yè)化的一項要求。第七講 養(yǎng)成好習(xí)慣【本講重點】不良習(xí)慣必須改變養(yǎng)成好習(xí)慣的四個階段依據(jù)這兩個標(biāo)準(zhǔn)，可以把工作劃分為四種類型，職業(yè)經(jīng)理應(yīng)把重心放在第二象限的工作，也就是優(yōu)先處理重要但不緊急的事項。【本講總結(jié)】本講介紹如何運用“四象限”分析法對各項工作進行排序。按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項應(yīng)為：緊急 不緊急Ⅰ Ⅱ撰寫銷售費用預(yù)算報告 撰寫招聘計劃向營銷總監(jiān)匯報工作 輔導(dǎo)下屬注意區(qū)分第Ⅰ、第Ⅲ象限，不要被緊急的假象所迷惑。先完成重要而不緊急的事，不要把重要的事最后都拖到第Ⅰ象限，也不要整天耗在第Ⅲ象限上，做一些看上去非常緊急卻不那么重要的事項。 80%的時間做第Ⅱ象限的工作，20%的時間做其他象限的工作。（6） 不要被Ⅰ象限中一些工作的假象所迷惑，你沒有你想像的那么重要，或者你的重要性在于你去處理第Ⅱ象限的工作。 許多第Ⅰ象限的工作，實際上也是由于沒有按照第Ⅱ象限工作法去做而產(chǎn)生的，注意糾正。 先做或者將大部分時間和精力用于做屬于第Ⅱ象限的工作。（2）緊急 不緊急Ⅰ Ⅱ緊急狀況 準(zhǔn)備工作 迫切問題 預(yù)防措施限期完成的 計劃會議或工作 協(xié)調(diào)人際關(guān)系 提升能力 　　 Ⅲ Ⅳ 訪問、電話 瑣碎的事信件、報告 處理不重要的文件某些會議 私人電話某些不重要但又迫在眉睫的急事圖6—2“四象限”實例解析第二象限工作法忠告：職業(yè)經(jīng)理應(yīng)該把重點放在第二象限的工作。由于對時間沒有計劃性，沒有按優(yōu)先原則排序，所以經(jīng)常把一些緊急的事當(dāng)成重要的事來處理，顛倒了主次。Ⅲ象限：緊急但不重要的事項銷售經(jīng)理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的事。然而一量這些重要的事項沒有在限定的時間內(nèi)完成，等到要上交或?qū)嵤r才著急去做，就變成第一象限的工作——既重要又緊急。需要職業(yè)經(jīng)理臨“急”不亂，能夠使顧客對你的解釋或處理結(jié)果接受和滿意。圖6—1 四象限的工作分類Ⅰ象限：既緊急又重要的事項緊急是指必須馬上做的事項；重要是指對公司、部門或者個人有重大影響的事項。根據(jù)這兩個方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后。有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面。第6講 第二象限工作法【本講重點】四象限的工作分類第二象限工作法感到特別忙亂的時候，運用不同的時間分析方法對時間進行分析，以幫助職業(yè)經(jīng)理獲得利用時間的合理模式。________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 你一定要清楚，誰對你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友，還是你自己？ 在突發(fā)性干擾中，最需要克服的是“突然約見”。（3） 有拖延干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏自律”。（2）自己 朋友 客戶 同事 上司 下屬由于職業(yè)經(jīng)理角色的特殊性，會遇到上、下、左、右全方位的干擾。每次不要多，但求找出干擾最大的因素，堅決克服掉。（2）對干擾因素排序通過對干擾因素的排序，每次找出排在前三位的干擾因素加以克服。電話干擾不速之客無效會議計劃不周條理不清經(jīng)常“救火”當(dāng)下想干的事太多突然約見職責(zé)混淆不會說不拖 延文件雜陳干擾因素干擾者排序后果對策缺乏自律運用《干擾因素分析表》。（4）嚴(yán)格會議紀(jì)律。（3）事先準(zhǔn)確通知參會人員，即使是部門里只有幾個人或十幾個人。（2）職業(yè)經(jīng)理自行主持召開的會議主要有“部門例會”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會”、“專題討論會”等。以上三步分析，主要用于對浪費時間嚴(yán)重的“馬拉松”會議或嚴(yán)重?zé)o效會議的詳細(xì)分析。216。 會議紀(jì)要有沒有？發(fā)給與會者沒有？216。 秩序是否正常？216。 是否跑題？216。 參加人是否適當(dāng)和必須？（2）分析會議過程216。 有無會議計劃、目標(biāo)、議程、時間安排？216。表5—5會議分析表姓名： 日期：年 月 日日期會議名目會議倡議計劃用時實際用時原因分析會議必要性評估必須的目的明確的目的不明確的可不開的分析會議的必要性及其浪費、拖延的原因，尋求相應(yīng)的解決辦法。④ 一定要消除“不重要”的工作事項，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項。每日、每周、每月最重要的是哪三項工作？② 非常重要的工作，如果很緊急，則與時間管理無關(guān)。運用《工作重要性分析表》① 除“非常緊急”之外，要分析所謂“緊急”事項是否真的那么急。⑤ “緊急事項”越多，時間管理問題越大。③即不同緊急程度的工作事項所占用的時間。 將工作事項的緊急性分為四檔：非常緊急，馬上要做；緊急，短時間內(nèi)要做（一般是當(dāng)天要做的）；不恨緊急，可從長計議（可以納入計劃中做）；不緊急。 工具運用《工作緊急性分析表》程序①2. 時間需要規(guī)劃規(guī)劃時間，以便使寶貴的、有限的時間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動上。④一天浪費（不管是什么原因）1－2小時，意味著在其他時間中掙錢的效率要提高10％－30％，顯然，這是十分困難的。浪費的時間，無論如何也彌補不了。 每一天、每一小時、每一分鐘都有很大價值時間就是金錢。 ①② 收入價值法。即年薪（或年度人工成本總額）與工作時間之比。【自檢】 分析以下自己的工作時間，你是如何處理職責(zé)和事務(wù)的？看看你對時間是如何控制的？________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 時間分析方法作為職業(yè)經(jīng)理，要和下屬進行交流，不良習(xí)慣就會影響到很多人，甚至影響部門的工作。對于不良習(xí)慣，可能自己沒有意識到，但實際上浪費了很多時間。有的人把大量的時間浪費在不良習(xí)慣上。溝通只是第一步，目的是為了獲得高效的溝通。很多職業(yè)經(jīng)理也認(rèn)為花了大量的世軍愛女與下屬進行溝通。 無效溝通如果員工能夠與你進行有效溝通，就不需要花費時間去處理私下議論帶來的負(fù)面影響了。例如，某員工對公司有一些看法