【正文】 六、 電子檔案的利用 第三十二條 電子檔案可在檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)頁上查閱，利用者需通過辦公應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行身份識(shí)別后登錄檔案管理系統(tǒng)，查閱檔案目錄，瀏覽權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。 第三十一條 歸檔載體需遠(yuǎn)離熱源、酸堿等有害氣體和強(qiáng)磁場。 第二十九條 保存在光盤上的電子檔案需備份三套，一套封存，一套供查閱使用，另一套應(yīng)異地存放。 第二十七條 信息化管理部門應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)硬件環(huán)境中配置足夠容量的、安全的存儲(chǔ)器，且每天對數(shù)據(jù)進(jìn)行一次更新備份，同時(shí)協(xié)助檔案管理部門做好數(shù)據(jù)庫的維護(hù)與網(wǎng)絡(luò)管理 。 五、 電子檔案的保管 第二十六條 檔案管理部門接收的歸檔電子文件實(shí)時(shí)歸入檔案管理系統(tǒng)，完成歸檔電子文件載體的遷移。 第二十四條 檔案管理部門負(fù)責(zé)審核各部門兼職檔案人員移交的歸檔電子文件，對歸檔電子文件提供不完整或無效版本的，將視情況提出修改意見并退回重新整理。 第二十二條 特殊格式的電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)歸檔相關(guān)的運(yùn)行軟件。來文原件可以是接 收的外單位紙質(zhì)文件，也可以是從公文傳輸系統(tǒng)中打印并帶有電子印章的紙質(zhì)公文。 第二十一條 檔案管理部門接收的與歸檔電子公文相一致的紙質(zhì)文件具體要求： （一）發(fā)文由加蓋實(shí)物印章的紙質(zhì)公文、加蓋實(shí)物印章的擬稿紙文件及發(fā)文處理記錄三部分組成。紙質(zhì)文件移交采取實(shí)時(shí)或定時(shí)移交。 第二十條 歸檔公文的移交分為電子文件和紙質(zhì)文件移交。 第十九條 各部門兼職檔案人員向檔案管理部門移交辦理完畢的歸檔電子文件時(shí)，應(yīng)核對并確認(rèn)歸檔電子文件真實(shí)、有效、完整。 第十七條 檔案管理部門負(fù)責(zé)接收公司總部各部門、所屬各單位、所屬各直管項(xiàng)目專 (兼 )職檔案人員和辦公室、黨委辦公室、紀(jì)委辦公室、工會(huì)辦公室、團(tuán)委文書人員移交的符合規(guī)定的歸檔電子文件及與其一致的紙質(zhì)文件。 第十五條 經(jīng)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)、說明等資料。 第十三條 通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)，如果需與數(shù)據(jù)庫連接應(yīng)將數(shù)據(jù)與相關(guān)軟件一并歸檔。 第十一條 經(jīng)文字處理技術(shù)形成的電子文件，以 PDF、 WORD、 EXCEL 為通用存 儲(chǔ)格式，其它格式的電子文件收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用存儲(chǔ)格式。即：電子公文制發(fā)者須新建公文流程，上傳電子文件，填 41 寫標(biāo)題、部門等著錄項(xiàng)目。辦理完畢的電子公 文是指圍繞同一事由經(jīng)公文處理程序處理完畢，具有明確辦理結(jié)果的一份或多份有機(jī)聯(lián)系的電子文件。 二、 電子文件的收集 第八條 記錄電子文件修改過程和辦理情況，具有查考價(jià)值的電子文件需收集歸檔，收集范圍參照紙質(zhì)文件材料收集范圍。檔案管理部門負(fù)責(zé)對其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。 第五條 歸檔電子文件由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，在確保電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全保密的基礎(chǔ)上提供電子文件信息網(wǎng)上利用。文本文件是由計(jì)算機(jī)軟件生成的文字、表格等文件；數(shù)據(jù)文件是指通過辦公應(yīng)用、財(cái)務(wù)、人事、檔案等管理系統(tǒng)中生成的數(shù)據(jù)庫文件；圖形文件包括工程圖紙、圖表、掃描文件等；多媒體文件包括數(shù)碼照片、視頻、音頻等。電子檔案是指具有保存價(jià)值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。歸檔電子文件是指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。銷毀均應(yīng)由兩名以上專人檢查后一起監(jiān)銷 25 年 留在歸檔單位部門或領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人手中的文件、大型船機(jī)設(shè)備說明書、基建圖紙、各種歸檔文件材料的電子版重份或復(fù)制件等，也應(yīng)妥善保管 25 年 40 第五章 中交一航局第五工程有限公司電子文件歸檔與管理辦法 一、 總則 第一條 為規(guī)范公司電子文件的歸檔與管理，做好檔案信息服務(wù)工作，根據(jù)國家檔案局《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 (GB/T188944－ 2020)、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、中交股份《電子文件歸檔 與管理辦法 (暫行 )》和《中交一航局有限公司電子文件歸檔與管理辦法》，結(jié)合工作實(shí)際，制定本辦法。如需作為資料留存的，應(yīng)組卷妥善存管，需要銷毀的應(yīng)及時(shí)粉碎處置 25年 文書材料銷毀后，要在收發(fā)文登記薄上加蓋“銷毀”戳。 30年 一般經(jīng)濟(jì)案件 ； 一般民事案件 ； 咨詢、代書業(yè)務(wù)檔案。 永久 經(jīng)濟(jì)案件 :訴訟標(biāo)的在一百萬元以上不滿五百萬元案件 ； 一般涉外案件。 永久 30 年 施工工程項(xiàng)目管理前期策劃資料 永久 30 年 1鐵路 項(xiàng)目信用評價(jià)資料 重要的 30年 一般的 10年 1季度生產(chǎn)會(huì)議紀(jì)要 10年 1公司優(yōu)秀文明工地創(chuàng)建計(jì)劃和表彰的決定 10年 1表彰優(yōu)秀施工組織設(shè)計(jì)、優(yōu)秀施工日志 10年 1施工技術(shù)及質(zhì)量管理工作會(huì)會(huì)議紀(jì)要 10年 30 歸 檔 文 件 保管期限 1交通戰(zhàn)備等管理工作文件 10年 （三） 人 力資源管理 公司人力資源規(guī)劃管理與開發(fā)、勞動(dòng)工資、勞動(dòng)合同、社會(huì)保險(xiǎn)和職工教育培訓(xùn)的各種規(guī)章制度 永久 30年 有關(guān)本單位定編、崗位定員 ， 職工名冊 ， 工作職責(zé)和勞動(dòng)人事調(diào)配等材料 (包括職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資關(guān)系介紹信及存根 ) 永久 10年 本單位干部的聘任、職工考核材料、 培訓(xùn)、 專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、離休、退休、退職、辭職、調(diào)動(dòng)、撫恤及死亡人員檔案等文件材料 永久 10年 企業(yè)年金繳費(fèi)等有關(guān)問題的文件 30年 10年 有關(guān)本單位定編、崗位定員和勞動(dòng)人事調(diào)配等材料 (包括職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資關(guān)系介紹信及存根 ) 永久 30年 本單位內(nèi)部職能部門的制度、辦法 30年 10年 公司和各子（分）公司負(fù)責(zé)人經(jīng)營業(yè)績考核及薪酬結(jié)果的文件 30年 10年 年度工資總額計(jì)劃（預(yù)算）的報(bào)告及清算結(jié)果的文件 30年 10年 調(diào)整住房公積金繳存額的文件 10年 年度工效掛鉤單位工掛基數(shù)的文件 10年 1 本單位所管轄的干部的獎(jiǎng)勵(lì)和處分的決定及有關(guān)文件材料 重要的永久 一般的 30年 1 對本單位犯錯(cuò)誤的職工行政處分、決定、通知、通報(bào)等文件 重要的永久 一般的 30年 1 本單位調(diào)資方案、測算材料、調(diào)資升級名冊、總結(jié) 永久 30年 31 歸 檔 文 件 保管期限 1 各種津貼的實(shí)施方案 30 年 1 本單位干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件材料等 10年 1分公司應(yīng)屆畢業(yè)生招聘計(jì)劃的請示和批復(fù) 10 年 1表彰職工教育培訓(xùn)工作先進(jìn)單位、先進(jìn)集體、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀學(xué)員和優(yōu)秀培訓(xùn)項(xiàng)目的決定 10年 （四）財(cái)務(wù)管理 上級機(jī)關(guān)及本單位制定 的 財(cái)務(wù)管理的規(guī)定、制度 永久 30 年 10 年 本單位財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、預(yù)算、編制說明、總結(jié) 永久 30年 固定資產(chǎn)的調(diào)撥、報(bào)廢、封存的有關(guān)文件材料 30年 10年 本單位編制上報(bào)和本單位匯總的各種年度決算、總賬、明細(xì)賬、銀行賬、工資單、憑證、其它等 執(zhí)行財(cái)政部財(cái)會(huì)檔案保管期限表 銀行貸 款、擔(dān)保的請示、批復(fù) 30年 10年 對超過保管期的會(huì)計(jì)檔案銷毀的批復(fù) 10年 應(yīng)收賬款催收與現(xiàn)金流量管理周報(bào) 10年 專項(xiàng)治理和財(cái)務(wù)自查整改工作的文件 10年 （五） 企業(yè)發(fā)展管理文件 企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略決策、企業(yè)改革等文件 永久 績效考核和信息化建設(shè)資料 30年 10年 分支機(jī)構(gòu)管理、項(xiàng)目管理、全面風(fēng)險(xiǎn)管理、社會(huì)信用評估、行業(yè)協(xié)會(huì)事務(wù)管理和報(bào)獎(jiǎng)評優(yōu)工作管理辦法 30年 10年 年度生產(chǎn)經(jīng)營綜合計(jì)劃和年度公司綜合檢查情況的通報(bào) 30年 10年 年度管 理費(fèi)用預(yù)算和預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告 10年 公司負(fù)責(zé)人年度薪酬兌現(xiàn)結(jié)果 30年 10年 中交一航局 第五工程 有限公司企業(yè)管理工作會(huì)議紀(jì)要 10年 年度績效考核指標(biāo)目標(biāo)值文件 10年 32 歸 檔 文 件 保管期限 季度生產(chǎn)經(jīng)營情況通報(bào) 10年 本單位貫徹《管理手冊》、《程序文件》及 “ 三標(biāo)一體 ”( 質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理、環(huán)境管理體系認(rèn)證證書 )等文件 10年 1優(yōu)秀工程項(xiàng)目管理成果發(fā)布的文件 10年 1成立分公司的通知 10年 1信息化建設(shè)工作會(huì)議紀(jì)要 10年 1年度管理體系內(nèi)部審核計(jì)劃 10年 1本企業(yè)公司章程 永久 1 公司與中介公司、關(guān)聯(lián)單位所產(chǎn)生的合同、協(xié)議等法律文件 永久 1 本單位在籌備上市期間上報(bào)的依據(jù)性文件、證明文件、改制文件等 永久 1 公司錄制新聞發(fā)布會(huì)、揭牌等活動(dòng)中形成的報(bào)告、文件及媒體相關(guān)報(bào)道、錄音、錄像 永久 （六） 投資管理 基本建設(shè)項(xiàng)目管理存檔資料 上報(bào) 一航局 及 一航局 下達(dá)的年度基建項(xiàng)目投資計(jì)劃 重要永久 一般的 30 年 10 年 年度基建投資計(jì)劃內(nèi)的擬建項(xiàng)目立項(xiàng)申請報(bào)告及其審核、批復(fù)資料 30 年 10 年 立項(xiàng)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告 重要永久 一般的 30 年 10 年 建設(shè)項(xiàng)目的初步設(shè)計(jì)、工程概算、施工合同復(fù)印件、開工報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告及結(jié)算等相關(guān)資料 重要永久 一般的 30 年 竣工項(xiàng)目的土地使用權(quán)證書、房屋所有權(quán)證書及其它產(chǎn)權(quán)證書資料 永久 其他與基本建設(shè)相關(guān)的重要資料 重要永久 一般的 30 年 33 歸 檔 文 件 保管期限 BT/ BOT/房地產(chǎn)項(xiàng)目管理存檔資料 BT、 BOT、房地產(chǎn)項(xiàng)目投資規(guī)劃或計(jì)劃 重要永久 一般的 30 年 投資 BT、 BOT、房地產(chǎn)項(xiàng) 目的請示、可行性研究報(bào)告及公司總經(jīng)理辦公會(huì)的審議記錄及審批資料 重要永久 一般的 30 年 中交股份 及中交一航局 針對 BT、 BOT、房地產(chǎn)等投資項(xiàng)目的審核及其批復(fù)資料 重要永久 一般的 30 年 BT、 BOT、房地產(chǎn)投資各種前期報(bào)批資料 重要永久 一般的 30 年 項(xiàng)目投資業(yè)務(wù)季度報(bào)表等項(xiàng)目過程評價(jià)資料 一般的 30 年 項(xiàng)目投資完成后的結(jié)算資料及綜合投資評價(jià)資料 重要永久 一般的 30 年 其他與 BT、 BOT、房地產(chǎn)等投資項(xiàng)目相關(guān)的重要資料 重要永久 一般的 30年 （七）船舶機(jī)械管理 船 舶、機(jī)械、設(shè)備等自行設(shè)計(jì)、制造和 維 修 改造 方面形成的各種文件材料 永久 設(shè)計(jì)任務(wù)書、方案設(shè)計(jì)、經(jīng)濟(jì)論證、技術(shù)設(shè)計(jì) 、 計(jì)算書、說明書、會(huì)審記錄和紀(jì)要、合同、協(xié)議書、及船舶設(shè)計(jì)中經(jīng)驗(yàn)船部門審批的船舶方面的文件材料 30 年 各類船舶、 機(jī)械 設(shè)備的圖紙、性能使用說明書、計(jì)算書 30年 購 置 的各類船舶、儀器、機(jī)械設(shè)備的請審批機(jī)關(guān) 請 示、批復(fù)、涉 及的 文件 (包括談判記錄、協(xié)議書議定書、意向書、合同等 )及全套圖紙、照片、使用長期維修說明書、計(jì)算書及 外國船舶 譯 本 永久 30 年 船舶 、機(jī)械、車輛購置、 報(bào)廢 、 轉(zhuǎn)讓 的請示、批復(fù)等有關(guān)手續(xù)資料 30年 船舶 機(jī)械 命名 永久 船舶、機(jī) 械管理 的規(guī)章制度 30年 船舶機(jī)損事故報(bào)告 30年 節(jié)能減排管理的規(guī)定、計(jì)劃、定額、總結(jié)、請示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分解控制指標(biāo)的報(bào)告 10年 34 歸 檔 文 件 保管期限 環(huán)境保護(hù)規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、環(huán)境保護(hù)制度、管理辦法等 10 年 1船機(jī)工作會(huì)議、“四防”工作會(huì)議和設(shè)備協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議紀(jì)要 10年 1船機(jī)設(shè)備安全專項(xiàng)檢查情況通報(bào) 10年 （八）技術(shù)質(zhì)量管理 有關(guān)技術(shù) 質(zhì)量 問題的請示、報(bào)告、批 復(fù)、批示、會(huì)議紀(jì)要 、技術(shù)審查 、質(zhì)量檢查文件資料 永久 10年 各種技術(shù) 質(zhì)量 規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、定額 永久 30年 獲得國家、省部市級 技術(shù) 質(zhì)量獎(jiǎng)項(xiàng) 的科學(xué)技術(shù)發(fā)明創(chuàng)造 技術(shù)改造 文件材料 及公司科學(xué)技術(shù)進(jìn)步獎(jiǎng)及優(yōu)秀設(shè)計(jì)獎(jiǎng)”獲獎(jiǎng)項(xiàng)目的決定 永久 技術(shù)革新和技術(shù)改造的革新項(xiàng)目計(jì)劃設(shè)計(jì)文件 ， 新結(jié)構(gòu) 、 新材料 、 新工藝 、 新技術(shù) 、 新產(chǎn)品試驗(yàn)記錄 ， 成果說明 、 技術(shù)鑒定 、應(yīng)用效果 、 經(jīng)驗(yàn)總結(jié) 、 圖紙照片等文件材料 永久 30年 公司專家委員會(huì)成員的文件 10年 本單位與專業(yè)協(xié)作單位有關(guān)技術(shù) 質(zhì)量 方面的來往信件 30年 10年 科技研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)的通知、 課題立項(xiàng)報(bào)告及批準(zhǔn)文件、研究課題任務(wù)書、已批準(zhǔn)的科學(xué)研究工作專題計(jì)劃、大綱和審批意見 永久 30年 創(chuàng)建魯班獎(jiǎng)、國家優(yōu)質(zhì)工程計(jì)劃及精品工程、優(yōu)質(zhì)工程和優(yōu)質(zhì)混凝土項(xiàng)目的資料 30年 10年 技術(shù) 質(zhì)量經(jīng)驗(yàn) 交流、推廣成果的文件 30年 工程質(zhì)量安全專項(xiàng)整治活動(dòng)的資料 10年