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正文內(nèi)容

物業(yè)管理公司客服部管理手冊(參考版)

2025-01-17 03:34本頁面
  

【正文】 6. 禁止行為和注意。4. 廢棄物的清運與處置:按《xx物業(yè)管理有限公司裝修守則》執(zhí)行。 1. 裝飾裝修工程的實施內(nèi)容 2. 裝飾裝修工程的實施期限:自 年 月 日至 年 月 日。 乙方: 花園 區(qū) 棟 樓 單元業(yè)主/住宅使用人。6. 人員分工、車場管理員、形象崗、禮賓員等物業(yè)部負責(zé);、派號員由物業(yè)部指派;;、物業(yè)服務(wù)中心財務(wù)指派人員;;、指引組由客服組指派人員;、營銷、物業(yè)各派一名領(lǐng)導(dǎo)負責(zé),物業(yè)公司備齊全相關(guān)政策、法規(guī)資料備用;;、物業(yè)部指定工程人員、承建商指定負責(zé)人組成;、客服部門、營銷部門、物業(yè)公司各指定一名總協(xié)調(diào)負責(zé)人員;以上人員安排在《交樓工作方案》中落實每個人的崗位、工作時間、職責(zé),由交樓小組組長、副組長考核。 交樓工作的組織管理:確定交樓現(xiàn)場后,由項目營銷策劃部門負責(zé)現(xiàn)場布置方案,方案交參與交樓各部門一份。費用由項目部承擔(dān),組織和質(zhì)量檢查由物管公司負責(zé)。交樓前三天、前一天交樓工作小組人員分別對前期準(zhǔn)備情況進行檢查、修正;9. 物業(yè)公司在交樓前三天對全體參與收樓工作人員進行培訓(xùn),前一天進行現(xiàn)場模擬培訓(xùn)。交樓工作沒有結(jié)束,維修隊不得撤離。該小組應(yīng)明確工作目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、完成時間及考核措施,將工作安排計劃表上墻,由公司本部品質(zhì)督導(dǎo)部監(jiān)督、檢查;6. 物業(yè)公司在綜合協(xié)調(diào)會召開以后五天內(nèi)由該項目物業(yè)部呈報該期樓宇的《物業(yè)管理方案》,物業(yè)服務(wù)中心在三天給予批復(fù),報項目部;項目部應(yīng)于三天內(nèi)批復(fù)。明確項目和物業(yè)服務(wù)中心各自負擔(dān)的費用。、物業(yè)服務(wù)中心行政人員安排。:由項目與物業(yè)部一同根據(jù)實際情況確定。 公示文件有: 根據(jù)《商品房買賣合同》交付樓宇的條件進行公示。交樓工作小組由該項目負責(zé)人為組長,營銷、行政、物業(yè)、工程負責(zé)人為副組長,營銷、行政、物業(yè)、工程各指定協(xié)調(diào)、組織、實施的專職人員任組員;3. 物業(yè)服務(wù)中心在綜合協(xié)調(diào)會召開之后,按會議精神與項目部確定《樓宇質(zhì)量保證書》、《樓宇使用說明書》等資料的交付時間和責(zé)任人;與項目部確定《駿工驗收備案表》、永久水、電使用文件、消防驗收文件等需公示文件的交付時間和責(zé)任人,并按時專負責(zé)跟蹤溝通獲得上述資料;4. 物業(yè)服務(wù)中心在綜合協(xié)調(diào)會召開三天內(nèi)起草該期樓宇《交樓工作方案》交物業(yè)公司本部審核。2. 前期工作的準(zhǔn)備:《物業(yè)管理服務(wù)合同》、《業(yè)主公約》、《物業(yè)使用守則》、《業(yè)主收樓指引》、《業(yè)主資料登記表》、《業(yè)主收樓物品資料簽收單》、《樓宇情況檢查表》及裝修申辦的相關(guān)文本、表格,管理資料等應(yīng)于交樓前一個月開始訂制,十天內(nèi)完成定稿,五天內(nèi)完成印制。,物管針對性進行返工情況的查驗,對仍不理想的問題給予一天時間進行最后整改,并同時要求清潔一對一跟進,交樓前最后兩天全面關(guān)閉房門,鎖匙派專人管理,無特殊情況禁止人員出入。(該過程控制在一周內(nèi)),物管公司需組織力量進行接管驗收,在人員安排方面應(yīng)根據(jù)不同的驗收項目進行定員,建議分設(shè)三個組別:設(shè)備技術(shù)驗收組、室內(nèi)裝修質(zhì)量驗收組、公共配套設(shè)施驗收組,各組按不同的項目進行驗收,分別對機電設(shè)備、室內(nèi)裝修(包括所有房門鎖匙的試開)及公共配套設(shè)施進行質(zhì)量把關(guān)。1. 前期接管驗收,確保房屋的各項質(zhì)量達標(biāo),該環(huán)節(jié)工作的開展注重的是與項目工程部及分包施工單位的溝通協(xié)調(diào)。并對《項目交樓工作指引》進行補充和修改。4. 每天的資料匯總. 每天收樓情況匯總:應(yīng)收戶數(shù)、實收戶數(shù)、不收戶數(shù)及原因進行統(tǒng)計,整理為《收樓日報》. 已收樓業(yè)主資料匯總存檔;. 每天發(fā)出的工程整改單匯總:已發(fā)數(shù)、回收數(shù)、較大工程問題、前天工程整改情況檢查匯總;. 貴賓室接待情況匯總;. 業(yè)主投訴匯總。. 物業(yè)部提前一天將需交樓的房號提供各小組工作人員,并對單元內(nèi)衛(wèi)生情況進行檢查,準(zhǔn)備好工作物品、收樓資料、表格、掌握維修材料的備料情況,確定維修人員進場事宜及待命地點。簽領(lǐng)鑰匙:業(yè)主領(lǐng)鑰匙 . 業(yè)主收樓需提供的資料:業(yè)主本人身份證原件及復(fù)印件、《收樓通知書》;如受委托收樓需交業(yè)主身份證原件及復(fù)印件、委托書或授權(quán)書;如自行交納維修資金的須交銀行交款回執(zhí)復(fù)印件。驗樓:業(yè)主持《樓宇情況檢查表》上門驗房,將填寫好的《樓宇情況檢查表》交回接待咨詢處。交費:到收費處繳納收樓所需的相關(guān)費用,收費工作人員在《收樓手續(xù)單》第二欄上簽字確認。4. 該期樓宇交付使用前項目部應(yīng)備齊《房屋使用說明書》、《房屋質(zhì)量保證書》交物業(yè)部,《物業(yè)交付使用通知書》、《物業(yè)交付使用通知書》、《交款通知單》、《收樓手續(xù)單》、《收樓須知》、《收樓指引》、《業(yè)主資料表》由項目部自行寄發(fā);項目工程部門提交《竣工驗收備案表》、《戶型平面圖》以及水、電圖、永久用水、電等相關(guān)需公示的文件資料;5. 物業(yè)公司品質(zhì)督導(dǎo)部對收樓全過程進行指導(dǎo)、檢查,并對該項目物業(yè)服務(wù)中心收樓工作進行考核??? 則1. 各項目部為該期樓宇交樓管理工作的主要責(zé)任部門,物業(yè)部為主要組織部門,該項目物業(yè)部為主要實施部門;2. 項目部需將《商品房買賣合同》中約定的交樓時間提前兩個月書面通知項目物業(yè)服務(wù)中心;3. 該期交付使用的商品房必須提前經(jīng)物業(yè)部分戶驗收合格,公共設(shè)施、設(shè)備必須由項目工程部門、承建單位與物業(yè)部進行技術(shù)交底和資料交接。第十五條 本協(xié)議自雙方簽字(章)之日起生效。第十四條 本協(xié)議正本連同附件共 六 頁,一式兩份,甲乙雙方各執(zhí)一份,具有同等法律效力。本協(xié)議中未規(guī)定的事宜,均遵照國家有關(guān)法律、法規(guī)執(zhí)行。第十一條 在本協(xié)議執(zhí)行期間,如遇不可抗力,致使協(xié)議無法履行,雙方按有關(guān)法律規(guī)定處理。四、乙方違反協(xié)議,不按本協(xié)議約定的收費標(biāo)準(zhǔn)和時間交納有關(guān)費用的,甲方有權(quán)要求乙方補交并從逾期之日起按每天 1‰ 交納違約金。二、乙方或其承租戶、使用人違反協(xié)議,甲方有權(quán)要求乙方限期改正,逾期未改正給甲方造成損失的,乙方承擔(dān)賠償責(zé)任。二、 乙方的家庭財產(chǎn)與人身安全的保險由乙方自行辦理。七、 乙方轉(zhuǎn)讓房屋所有權(quán)時,結(jié)余維修資金不予退還,隨房屋所有權(quán)同時過戶。二、維修資金的使用由甲方提出年度使用計劃,經(jīng)當(dāng)?shù)匚飿I(yè)管理行政主管部門審核后劃撥。第六條 代收代繳收費服務(wù) 受有關(guān)部門或單位的委托,甲方可提供水費、電費、燃(煤)氣費、房租費等代收代繳收費服務(wù)(代收代繳費用不屬于物業(yè)管理服務(wù)費用),收費標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行政府規(guī)定,乙方應(yīng)按甲方規(guī)定時間交納。 五、 因乙方原因空置房屋按建筑面積每月每平方米¥ 元;六、 乙方出租物業(yè)的,物業(yè)管理服務(wù)費用由乙方交納;七、 乙方轉(zhuǎn)讓物業(yè)時,必須交清轉(zhuǎn)讓之前的物業(yè)管理服務(wù)費用;八、 甲方保留在有關(guān)政府部門核準(zhǔn)的收費標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)調(diào)整管理費的權(quán)利。 七、消防:1. 消防中心24小時專人值班;2. 發(fā)現(xiàn)火災(zāi)隱患及時上報處理 ; 九、房屋共用部位、共用設(shè)施設(shè)備小修和急修: 1. 小修:24小時內(nèi)完成; 2. 急修:發(fā)現(xiàn)緊急情況及時處理并于事后三天內(nèi)向有關(guān)部門提交報告(費用及處理過程)。 五、 綠化: 按照綠化物的種類及生長特點定期進行修剪、施肥 、澆水等養(yǎng)護工作。 三、 共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的維護和管理:共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的維護和管理按《維修基金管理辦法》進行。 六、房屋裝飾裝修管理見:《住宅室內(nèi)裝飾裝修管理服務(wù)協(xié)議》、《裝修守則》第三條 物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量一、 房屋外觀:1. 保證樓宇外觀完好整潔; 2. 定期對樓宇外墻進行清洗;3. 根據(jù)政府有關(guān)法規(guī)及《物業(yè)使用守則》制止損壞及影響樓宇外觀的行為。2. 責(zé)任發(fā)現(xiàn)違法犯罪活動及時向政府公安部門報告并協(xié)助制止違法犯罪活動發(fā)生與進行。三、 環(huán)境衛(wèi)生1. 每天安排專人打掃園區(qū)及住宅公共部位衛(wèi)生;2. 垃圾日產(chǎn)日清;3. 定期進行除“四害”工作。第二條 物業(yè)管理服務(wù)內(nèi)容一、 房屋共用部位的維護和管理共用部位是指房屋主體承重結(jié)構(gòu)部位(包括基礎(chǔ)、內(nèi)外承重墻體、柱、梁、樓板、屋頂?shù)龋?、戶外墻面、門廳、樓梯間、走廊通道、地下室等。 二. 乙方的權(quán)利義務(wù)1. 參加業(yè)主大會或業(yè)主代表大會,享有選舉權(quán)、被選舉權(quán)和監(jiān)督權(quán);2. 監(jiān)督甲方的物業(yè)管理服務(wù)行為,就物業(yè)管理的有關(guān)問題向甲方提出意見、建議;3. 遵守本物業(yè)的物業(yè)管理制度(包括但不限于《 新世界 管理公約》、《 新世界 裝修守則》)和《物業(yè)使用守則》);4. 依據(jù)本協(xié)議按時、足額向甲方交納物業(yè)管理費用;5. 裝飾裝修房屋時,遵守《裝修守則》;6. 不得占用、損壞本物業(yè)的共用部位、共用設(shè)施設(shè)備或改變其使用功能。 《圖紙資料移交清單》 《設(shè)備移交清單》 《房屋接管驗收移交表》 《設(shè)備機房接管驗收移交表》(水泵房/風(fēng)機房/發(fā)電機房/商業(yè)變壓器房/管井房/電梯機房) 《消防配置設(shè)備/設(shè)施接管驗收移交表》(消防中心/樓宇層間公共通道) 《公共區(qū)域設(shè)施/設(shè)備接管驗收》( 電梯廳、公共走廊、走火梯) 《物業(yè)公共區(qū)域鑰匙接管驗收移交表》 《房屋鑰匙接管驗收移交表》 《公共配套設(shè)施接管驗收遺留問題統(tǒng)計表》 《房屋接管驗收遺留問題統(tǒng)計表》前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議甲方: xx物業(yè)管理有限公司乙方: 前期物業(yè)管理是指:自房屋出售之日起至業(yè)主委員會與物業(yè)管理企業(yè)簽訂的《物業(yè)管理委托合同》生效時止的物業(yè)管理。 在保修期內(nèi)因施工、安裝、設(shè)備因素產(chǎn)生的質(zhì)量問題,物業(yè)部應(yīng)初步查清原因,上報發(fā)展商,由發(fā)展商督促工程監(jiān)理部門限期解決。 鑰匙接管驗收按《物業(yè)公共區(qū)域鑰匙接管驗收移交表》、《房屋鑰匙接管驗收移交表》填寫,對發(fā)現(xiàn)的問題提交發(fā)展商要求給予協(xié)助解決。 接管小組對每套單元房的水、電、土建部分和公共部份進行全面檢查,將檢查結(jié)果記錄在《房屋接管驗收移交表》, 并填寫《房屋接管驗收遺留問題統(tǒng)計表》,對發(fā)現(xiàn)的問題提交發(fā)展商要求給予協(xié)助解決。 接管小組按《圖紙資料移交清單》對產(chǎn)權(quán)、技術(shù)資料進行對照檢查,發(fā)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)、技術(shù)資料有缺漏的,應(yīng)以書面形式上報發(fā)展商,請求發(fā)展商給予協(xié)助解決。 行政部負責(zé)整理移交資料清單及資料的管理。 接到開發(fā)商物業(yè)竣工驗收的通知后,物業(yè)部經(jīng)理負責(zé)組織成立接管小組,辦理接管手續(xù)?!犊傮w服務(wù)意見問卷調(diào)查》《業(yè)戶意見征詢統(tǒng)計表》 物業(yè)接管驗收要求及規(guī)程規(guī)范物業(yè)驗收接管工作,保證物業(yè)的正常使用,便于物業(yè)管理工作的順利開展?!稑I(yè)戶意見征詢表》于每半年統(tǒng)一交由物業(yè)部存檔保管2年。對于家訪內(nèi)容反饋為不合格的事件應(yīng)上報物業(yè)部經(jīng)理,按《業(yè)戶投訴處理規(guī)定》辦理,并將處理意見記錄在《業(yè)戶意見征詢表》上。 家訪人員在《業(yè)戶意見征詢表》上簽名確認,并將表格交回客戶服務(wù)部。 客服組主任依照計劃,通知相關(guān)人員進行家訪,家訪人員應(yīng)到客服組領(lǐng)取《業(yè)戶意見征詢表》,并在《業(yè)戶意見征詢表》上簽收。 物業(yè)助理負責(zé)依照本規(guī)定實施具體家訪工作。 物業(yè)部經(jīng)理任負責(zé)重大投訴的家訪工作。家訪管理規(guī)定 規(guī)范家訪工作,及時驗證管理服務(wù)工作的質(zhì)量和效果,確保管理服務(wù)工作質(zhì)量?!痘卦L記錄表》?!痘卦L記錄表》于下一季度10日前統(tǒng)一交由物業(yè)部存檔保管2年。對于回訪內(nèi)容反饋為不合格的事件應(yīng)上報物業(yè)部經(jīng)理,按《住戶投訴處理操作規(guī)定》辦理,并將處理意見記錄在《回訪記錄表》上?!痘卦L記錄表》上簽名確認,并將表格交回客服組。,回訪工作一般采用電話回訪或與住戶面談的兩種方式進行,并請住戶對記錄內(nèi)容簽名確認。:;;;;。:,應(yīng)在投訴處理完畢后的3天內(nèi)進行;,應(yīng)在完成維修工程1個星期后,1個月內(nèi)進行;,應(yīng)安排在合同執(zhí)行期的中期階段結(jié)束后進行;、雜志及組織的文體活動的回訪,應(yīng)當(dāng)在組織、發(fā)行完畢后1個月內(nèi)進行;,應(yīng)安排在完成管理服務(wù)工作臺后的1周內(nèi)進行;:%;、特約服務(wù)和求助服務(wù)的回訪率要求分別達到30%;、雜志及組織的文體活動的回訪率要求達到10%;?!犊蛻敉对V處理流程圖》《客戶投訴/建議/意見處理表》《項目投訴受理單》《客戶投訴匯總表》 回訪管理規(guī)程規(guī)范回訪工作,及時驗證管理服務(wù)工作的質(zhì)量和效果,確保管理服務(wù)工作質(zhì)量.適用于物業(yè)管理公司各項管理服務(wù)工作效果的回訪.。:對用戶的書面投訴,要在公司收文登記簿上登記后呈公司領(lǐng)導(dǎo)處理,按投訴性質(zhì)一般以書面回復(fù)時間。:對用戶的投訴在充分了解有關(guān)情況后,應(yīng)及時把處理的過程及結(jié)果清楚地回復(fù)用戶,以表明用戶的投訴已得到足夠的重視和妥善的解決。:受理用戶投訴要一跟到底,直到問題得到解決并回復(fù)用戶為止。切忌與用戶正面辯駁,應(yīng)客觀
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