【正文】 八、綜合履約部應定期檢查各部門的保密情況。如有遺失，必須立即 報告并采取補救措施。 四、公司秘密應根據(jù)需要，限于一定范圍的員工接觸。在對外交往和合作中，須特別注意不泄露公司秘密，更不準出賣公司秘密。 （ 9）印章使用申請人及管理負責人要嚴格按照上述規(guī)定申請使用印章，如出現(xiàn)問題，后果自負。 （ 5）公司嚴禁公章、合同章、法人私章未經(jīng)批準獨立帶離公司使用，公司高、中層領(lǐng)導，因異地執(zhí)行重大項目或完成重要業(yè)務，需要攜帶公司印章出差的，須經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理審批并及時歸還。綜合履約部主要職責是對印章的使用進行合理性管理，而印章保管人具有使用、監(jiān)督、保管等多重責任與權(quán)力，具體劃分如下： （ 1）職能部門印章保管人對印章具有獨立使用權(quán)力，同時負全部使用責任。 重慶江電國際工程有限公司制度 匯編 第 23 頁 共 26 頁 （ 2）、遺失印章時應由印章保管人員填寫《廢止申請單》，并并呈總經(jīng)理核準后，簽批遺失處理及處罰辦法后，交 由綜合履約部按批示處理，如是遺失公司基本印章時必需登報申明。 （ 3）法人私章：法人私章由集團財務部保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務，使用時憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章 。 重慶江電國際工程有限公司制度 匯編 第 22 頁 共 26 頁 （ 2）合同章：合同章由 綜合履約部 保管。由被授權(quán)人在綜合履約部簽字領(lǐng)取印章，指定專人保管。否則，給予當事人處罰。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，處罰 50元 /次。 四、不得在計算機上放影碟、玩游戲或做與工作無關(guān)的事情。存檔內(nèi)容包括會議通知、會議記錄、會議紀要等。 其他各類會議可視情況整理成會議紀要和其他形式的簡報等。密級會議原則上禁止撥打手機或錄音。 會議務求精簡高效，嚴肅認真，尊重他人，否則上交 100 元 /次（如打瞌睡，玩手機，交頭接耳等）。 六、會議紀律和要求 會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應向會議主持人履行請假手續(xù)。確保應到人員按時參會。 會議組織包括但不限于會議通知、會議時間、會議地點、會議主持人、參會人員、會場安排、會場布置、會議設(shè)施準備、會議材料擬稿和發(fā)放、會議記錄、會議攝 影、會議紀要等。 二、適用范圍 本制度適用于本公司所有部門。 必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。 第四條 檔案的利用 公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門領(lǐng)導簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。 2 技術(shù)資料類 各產(chǎn)品圖紙、施工圖、設(shè)計變更、以及設(shè)計院、勘察單位之間往來資料，各關(guān)鍵工序工藝流程文件、作業(yè)指導書，原材料、半成品（過程）、成品檢驗記錄，各種形式實驗報告等 3 往來業(yè)務類 全部招標文件、投標文件（電子檔），中標通知書，生產(chǎn)計劃下發(fā)通知書、發(fā)運記錄、結(jié)算書，各類銷售類、采購類合同協(xié)議，供應商客戶資料、倉庫盤存記錄等 4 生產(chǎn)記錄類 各生產(chǎn)工藝生產(chǎn)記錄等 5 公司資質(zhì)類 公司營業(yè)執(zhí)照（正、副本、 IC卡）、稅務登記證（國、地）、組織機構(gòu)代碼證書、一般納稅人證明、基本戶開戶證明等 二、歸檔要求 檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊 全完整。 第一條：適用范圍： 本制度適用于公司在行政管理 、經(jīng)營管理等 過程中所形成的具有保存價值的文件材料，包括行政、人事、經(jīng)營、財務等各種檔案。 三、綜合履約部收到各單位 交來的歸檔文件、資料后，采取年度— 組織機構(gòu) — 檔案內(nèi)容的分類編目方法，進行整理立卷。 四、各部門凡需由總經(jīng)理以上領(lǐng)導簽批的公文，一律由綜合履約部呈報，其處理程序見“第六條 收文處理程序”。 第六條 公司處理來文程序應注意： 重慶江電國際工程有限公司制度 匯編 第 13 頁 共 26 頁 一、公文的收發(fā)、傳閱登記制度由綜合履約部統(tǒng)一制定，并隨時抽查各部門執(zhí)行情況（收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等）。 四、公文用印應填寫用印登記，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導簽批后，綜合履約部方可辦理。如涉及其他部門，以公司級文件下發(fā)。 第四條 起草公文要求。 第三條 行文規(guī)則 一、公司各部門之間未對有關(guān)問題協(xié)商一致時，一律不得各自向下行文。上行文一般只標識一個報送領(lǐng)導，如需同時報送幾個上級機關(guān)或領(lǐng)導，可以用并報、抄報形式。 五、加蓋印章的頁 面如無正文時，應在頁面左上方括符說明（此頁無正文）。部門文件主要用于部門內(nèi)部管理事務，以下情況不得以部門文件下發(fā)，涉及與集團公司規(guī)章制度不一致的文件；涉及公司財務制度或財務規(guī)定的制定、修改的文件，需見集團公司批文，并以公司級文件形式由總經(jīng)理本人直接簽發(fā)。 使用“上發(fā)”字的，僅限于由總經(jīng)理起草和集團公司確定的文件。如：公司部關(guān)于的通知。 四、公函類 對外商洽工作、詢問和答復，用“函”。 二、通知、通報類 適用于批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達要求下屬單位辦理和通知有關(guān)單位了解或共同執(zhí)行的事項，用“通知”。 重慶江電國際工程有限公司制度 匯編 第 9 頁 共