【正文】 每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊(cè)》做好文件索引，以便查閱。定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過(guò)窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。秘密檔案包括重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同或協(xié)議。愛(ài)護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。保管期限已滿(mǎn)但仍不能銷(xiāo)毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者?！稒n案銷(xiāo)毀審批表》需注明：銷(xiāo)毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、檔案人簽章、監(jiān)銷(xiāo)人簽章、銷(xiāo)毀時(shí)間。若文件丟失，給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失者，根據(jù)實(shí)際情況和公司規(guī)定進(jìn)行處罰。若到期不能歸還，又未辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理人員將出具《閱檔催還單》，借用人在收到《閱檔催還單》三天內(nèi)，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。（7）涉密檔案類(lèi)：公司機(jī)要檔案中絕密檔案原則上禁止借閱，特殊情況下絕密檔案的借閱由總經(jīng)理及董事長(zhǎng)審批、機(jī)密檔案的借閱由常務(wù)副總及總經(jīng)理審批、秘密檔案的借閱由綜合管理部及常務(wù)副總審批、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。該類(lèi)檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務(wù)副總審批。（2）文件類(lèi)：分外來(lái)文件（政府職能部門(mén)的往來(lái)文件）和內(nèi)部文件；該類(lèi)檔案資料的借閱由綜合管理部審批。（3）各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門(mén)負(fù)責(zé)人出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意借閱的書(shū)面《檔案資料借閱登記表》向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。（五）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄表。一年保存：部門(mén)工作計(jì)劃和總結(jié)；完成后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告；無(wú)長(zhǎng)期保存必要的文件。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，15年。為規(guī)范管理便于查找，所有檔案盒應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。（5）除售房合同外，所有對(duì)外簽訂的合同，必須將原件存放在綜合管理部。（5）計(jì)劃總結(jié)類(lèi)：分計(jì)劃及總結(jié)等；（6）會(huì)議紀(jì)要類(lèi)：辦公例會(huì)紀(jì)要等檔案的歸口存放部門(mén)（1）公司各類(lèi)批文、合同、協(xié)議、證照、存放于綜合管理部。檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇?，收文在后；?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒(méi)有題名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。三、檔案分類(lèi)（一）檔案質(zhì)量檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門(mén)級(jí)，公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類(lèi)目錄。本制度最終解釋權(quán)歸公司綜合部，綜合部負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。四、每天下班，須對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行防火、防盜等安全檢查，關(guān)閉所有電器和門(mén)窗，節(jié)假日前進(jìn)行一次全面檢查并指定專(zhuān)人貼好封條和做好啟封檢查。二、檔案室是保存、管理檔案資料的機(jī)要重地，消防安全工作除明確分管領(lǐng)導(dǎo)之外，另確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，非本室人員，未經(jīng)同意不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。消防安全為了確保室藏檔案資料的安全無(wú)損，有效利用。隱患整改情況。二、安全檢查主要內(nèi)容貫徹安全方針、政策、法規(guī)、決定、制度等執(zhí)行情況。四、檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案移交手續(xù)。五、經(jīng)鑒定銷(xiāo)毀檔案材料必須送保密紙廠(chǎng)進(jìn)行銷(xiāo)毀，并有檔案人員監(jiān)銷(xiāo)。一、先由檔案人員進(jìn)行初步鑒定后，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)進(jìn)行案卷的審閱，從而確定保管期限和存毀的意見(jiàn)。珍貴的照片、錄像帶、錄音帶要復(fù)印一套備用。二、歸檔的基本要求底片、照片說(shuō)明要齊全，字跡工整。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查工作及作指示、講話(huà)的聲像材料。外單位人員借閱檔案，須持本單位介紹信，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不能復(fù)印任何檔案材料。四、所有檔案材料、圖紙，借閱時(shí)不論任何理由都不能涂改、增刪字，圈劃?rùn)n案材料，抽拆畫(huà)線(xiàn)，剪裁，保持檔案的完整與整潔。三、借閱黨的核心機(jī)密（如黨總支會(huì)議記錄，紀(jì)檢工作等）有關(guān)案卷、借閱密集的檔案材料、重要的財(cái)務(wù)檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后才能借閱，只供在單位內(nèi)部查閱，不能外借，需要時(shí)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可復(fù)印需要部分頁(yè)碼材料，用后要?dú)w還復(fù)印件注消。各類(lèi)文件材料，一般要求歸檔一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料，可適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。歸檔的文件材料，應(yīng)按照其自然形成規(guī)律分類(lèi)、整理，使其準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地反映本單位的管理活動(dòng)。二、文件材料歸檔的基本要求歸檔的文件材料必須齊全完整。按月對(duì)文件及時(shí)歸檔整理。認(rèn)真貫徹落實(shí)上級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)有關(guān)規(guī)章制度和管理辦法，嚴(yán)格執(zhí)行檔案分類(lèi)管理標(biāo)準(zhǔn)。五、具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，盒內(nèi)文件要逐張編號(hào)，備有文件目錄，并附上“備考表”。檔案材料歸檔規(guī)定一、檔案的歸檔范圍：文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、聲像檔案等。四、對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。有關(guān)檔案在存電腦的同時(shí)應(yīng)及時(shí)刻錄成光盤(pán)，注意保存，防止丟失。借閱檔案要辦理登記手續(xù)，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領(lǐng)導(dǎo)同意，并在本室查閱。由職能部門(mén)交檔案資料室，由檔案資料員負(fù)責(zé)歸檔立卷。5．學(xué)校教學(xué)檔案包括教務(wù)會(huì)議記錄、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案、教師培訓(xùn)檔案等由教務(wù)處、教務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。2．健全文書(shū)檔案，堅(jiān)持專(zhuān)人收拆，及時(shí)登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時(shí)辦理。以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)。集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政部經(jīng)理）批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評(píng)；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門(mén)參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。七、電腦檔案的管理所有員工使用的電腦必須指定專(zhuān)門(mén)的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專(zhuān)用文件夾，使用電腦工作人員將各類(lèi)文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類(lèi)存放。有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。六、檔案的借閱各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級(jí)。（2）凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi)；文電應(yīng)全在一立卷。集團(tuán)各部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。二、歸檔范圍凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料（公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。：① 愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借。六、《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。第七章 附則第22條 本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。（3）借閱期限不得超過(guò)7天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（3）提供文獻(xiàn)索