【正文】 檔案移交中的管理（1）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔案的移交程序?yàn)椋焊鞑块T終結(jié)合同時將紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項(xiàng)下所有的正本單據(jù)移交給計(jì)財(cái)處貿(mào)管，貿(mào)管根據(jù)歸檔文件目錄，對照業(yè)務(wù)系統(tǒng)終結(jié)合同需提供的單據(jù)明細(xì)，審查與該檔號項(xiàng)下單據(jù)相符時，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)；貿(mào)管完成合同終結(jié)審批后，將終結(jié)合同對應(yīng)檔號的紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)移交給綜合處檔案管理員，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)。盒脊號為每個檔案盒的編號，按以數(shù)字3??順序分別表示。檔號編制規(guī)則為：部門檔案類別。檔號編制規(guī)則為：部門項(xiàng)目名稱。其中部門以拼音首字母代替，如：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部nt、實(shí)業(yè)投資部sy、計(jì)財(cái)處jc、綜合處zh。其中“部門”以字母代替：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部nt、礦產(chǎn)資源部tk、鋼鐵部gt、有色金屬部gj。（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財(cái)務(wù)類、行政管理類、特殊檔案類檔案歸檔時，按檔案細(xì)分類別進(jìn)行歸檔，各每個檔案細(xì)分類別為一個卷宗，對應(yīng)一個檔號，在每類檔案中遵循其自然形成的規(guī)律，按根據(jù)其產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成 “歸檔文件目錄”（附件3），并按編制各部門的“部門檔案目錄”（附件2），檔案歸檔流程及檔案狀態(tài)見“檔案歸檔流程圖及檔案狀態(tài)圖”（附件4）。（六）財(cái)務(wù)類檔案類別包括：計(jì)帳憑證、帳簿報(bào)表、納稅申報(bào)、出口退稅、外匯管理、貿(mào)易管理、預(yù)算總結(jié)、審計(jì)評估、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、基礎(chǔ)資料、財(cái)務(wù)規(guī)章制度等文件。（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類檔案包括：客戶函件、客戶資料、客戶評審等文件。二、管理職責(zé)（一）公司檔案管理小組職責(zé)：負(fù)責(zé)規(guī)劃公司檔案管理工作，對檔案管理工作提出意見和建議；負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查各部門的歸檔工作。各部門涉及工程項(xiàng)目的檔案材料具體命名如下： 日期 客戶地址詳細(xì)信息非工程項(xiàng)目檔案命名。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件。倉管部：倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容客服部：主要包括客戶考核評分、客戶檔案卡、工程保修、派工、保潔派工、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調(diào)查記錄設(shè)計(jì)部：主要包括效果圖、施工圖、報(bào)價表、工程施工合同及附件、設(shè)計(jì)師談單記錄表等。（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向檔案部反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受綜合檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。第十七條 檔案歸還(一)檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪 裁、抽取、拆散或損毀。(二)借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報(bào)分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。第十三條 檔案編號章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。、4位為二級分類的編號。第十條 檔案的整理(一)(二)檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。第三章 檔案的收集與整理第九條 檔案的收集(一)由各部門指派專人，每周一對其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn) 行分類、排列、編目后移交檔案室。文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。第六條 歸檔份數(shù)(一)(二)原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等； ? 所有加蓋公章的文件復(fù)印件；? 在企業(yè)文化建設(shè)和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。(十五)行政類文件：? 行政法規(guī)性文件。(十一)記錄：除批記錄以外的所有記錄。(七)產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白 批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗(yàn)資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗(yàn)報(bào)告（含送檢或抽檢）、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。(三)合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計(jì) 合同、其他合同。第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第九章 附 則第三十八條 本辦法適用于本公司，如有與上級檔案管理規(guī)定相抵觸的條款，以上級管理規(guī)定為準(zhǔn)。借閱檔案的期限一般不超過十五天，對到期未還的檔案應(yīng)及時催還。第八章 檔案的利用第三十二條 檔案管理人員要熟悉館藏檔案的情況，積極熱情地做好各類檔案的利用和服務(wù)。第二十九條 定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查、記錄，如發(fā)現(xiàn)可能危及檔案安全的情況，須及時采取措施，予以保護(hù)。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。第二十四條 綜合部對歸檔的文件材料逐一進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)文件材料不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行修改、補(bǔ)充直至完善。第二十一條 財(cái)務(wù)檔案按財(cái)務(wù)法規(guī)規(guī)定及鐵路行業(yè)要求歸檔。（三）設(shè)備儀器檔案在生產(chǎn)建設(shè)、產(chǎn)品制造、養(yǎng)護(hù)維修、研究試驗(yàn)、測量化驗(yàn)等工作中購置、引進(jìn)或自制安裝使用和儲備的各種機(jī)車車輛、機(jī)械動力設(shè)備、儀器儀表設(shè)備的圖紙和說明書，在大修改造中產(chǎn)生的技術(shù)材料。（一）鐵路運(yùn)輸檔案鐵路運(yùn)輸組織、計(jì)劃和指揮中形成的列車運(yùn)行圖、列車運(yùn)行時刻表，列車編組計(jì)劃、機(jī)車交路圖，車站技術(shù)作業(yè)能力和區(qū)間通過能力查定、技術(shù)組織措施、行車辦法等。6．本單位財(cái)產(chǎn)交接憑證、記錄，檔案交接憑證、記錄及銷毀報(bào)告和清冊。2．本單位形成的文件，包括通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、辦法、函等，以及內(nèi)部資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表資料。第十六條 落實(shí)檔案庫房安全防護(hù)措施，做好檔案庫房的管理工作。第十三條 公司各部門應(yīng)認(rèn)真做好本部門檔案移交前的準(zhǔn)備工作，嚴(yán)格落實(shí)檔案形成、積累、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)的工作責(zé)任，確保檔案完整、準(zhǔn)確，歸檔及時。第三章 檔案的管理第十條 對公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定整理立卷，定期向綜合部移交、集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。第七條 貫徹執(zhí)行上級機(jī)關(guān)對檔案管理工作制定的方針、政策和要求，為檔案的利用創(chuàng)造條件、簡化手續(xù)、提供方便，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制訂和完善檔案管理的規(guī)章制度并組織實(shí)施。第三條 公司各部門及每位員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記；各電腦檔案管理責(zé)任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查第八章 檔案的鑒定與銷毀第三十六條 行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀第三十七條 檔案鑒定工作由行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存或毀意見 第三十八條 檔案材料鑒定小組審定，并需要集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀第三十九條 銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字 第九章 罰則第四十條 各分公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款50元～300元，并予以通報(bào)批評第四十一條 集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款300元～800元，并予以通報(bào)批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任 第四十二條 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查第四十三條 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任第四十四條 檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任第四十五條 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。第五章 檔案保密級別第二十三條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等第三章 立卷歸檔要求第十七條 行政人事部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管；各分公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向行政人事部提交備份第十八條 各分公司、各部門應(yīng)及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分公司必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料 第十九條 各分公司向行政人事部提交備份檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查第二十條 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。借閱檔案須辦理借閱登記手續(xù),并確保檔案的完整與安全。凡外單位或個人查閱檔案,須持單位正式介紹信,寫明查檔目的。建筑檔案管理制度5本公司檔案室保存的檔案,主要供本公司使用。第四條 會計(jì)憑證按月、按照編號順序每月裝訂成冊,表明月份、季度、起止年、號數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會計(jì)及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記帳、主管),年內(nèi)資料由子、分公司財(cái)務(wù)科長保管,一年后交集團(tuán)公司檔案室,歸檔前應(yīng)加以裝訂。、半、季度和月度均按公歷起訖日期確定,半、季度、月度為會計(jì)中期。第五章附則。，在項(xiàng)目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項(xiàng)目部決定其銷毀與否。、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內(nèi)容。，外購設(shè)備開箱驗(yàn)收(自制設(shè)備設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理。、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，應(yīng)按工程項(xiàng)目整理。(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁。，承包單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目完工資料的收集、整理，提交現(xiàn)場工作組。、積累和整理項(xiàng)目前期文件(施工前)以及設(shè)備，工藝和涉外文件。(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律。第四章項(xiàng)目工程檔案管理，包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件等。，重要的、日常使用的資料，項(xiàng)目部應(yīng)及時歸檔，方便資料需要人的使用，項(xiàng)目部歸檔的工程資料應(yīng)為原件，項(xiàng)目部自留復(fù)印件。，項(xiàng)目部制定工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人，工程項(xiàng)目施工前由項(xiàng)目部指定人員收集立項(xiàng)、選定工程合作單位、設(shè)計(jì)、預(yù)算等相關(guān)資料，從項(xiàng)目施工至竣工驗(yàn)收階段由現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)檔案的`收集。接收、審核施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料，并對收到的資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。建筑檔案管理制度3第一章總則，對工程項(xiàng)目的開展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用。、錄音、錄像帶、軟盤,應(yīng)放在專用架內(nèi),嚴(yán)禁擠壓堆放,并避開磁場源。:■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等?！鰧⑾鄳?yīng)的`電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。對于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作?！鲭娮游募怯洷響?yīng)與電子文件的備份一同保存。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集?！鲇靡曨l設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮方法和軟件。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機(jī)保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留?！霰４媾c紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。建筑檔案管理制度2文件檔案的管理:,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容?！稣掌淖匀粡垜?yīng)由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。 歸檔要求:■把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。 收集、積累方法:■及時按照要求制作電子文件備份?！鲇捎?jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整?！鲇脪呙鑳x等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。無紙化39。: 收集、積累要求:■記錄了重要文件的主要修改過程,有