【正文】 1毫米，右白邊為26毫米177。正文除做到一函一事外，還要求語言得體，視內(nèi)容、行文方向等掌握用語分寸并符合身份，做到多用雅語，既熱情誠懇又務實直陳，有利辦事。不論去函還是復函主體的內(nèi)容都要求明確、集中、單一，做到一函一事。 主送機關 頂格寫機關全稱或規(guī)范化簡稱，后標冒號。 （七）函的寫法 標題 函的標題量般由發(fā)文機關、事由和文種三部門組成。它是會議機要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內(nèi)容。同時“會議紀要”是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應標明發(fā)文地點。說明寫出公告依據(jù)、公告事項。二是發(fā)文機關和文種《XX縣區(qū)人民政府公告》；以上兩項，多用于政府機關；有的只有文種，如《公告》，法院這種文種用的比較多，標題之下，有時可依公告單獨編號。公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。由于通知種類較多，各體正文寫法、篇幅長短等差異較大，在此不做一一表述。 主送機關 視通知內(nèi)容，有些應具體寫明受文單位名稱，有些屬普發(fā)性的則應寫上規(guī)范化的統(tǒng)稱。例：《關于召開人事局長編辦主任座談會的通知》。例：《XX縣區(qū)政府關于在全市范圍內(nèi)開展節(jié)能減排達標工作的通知》。 知照通知 用于向有關單位、部門傳達、曉喻、告知有關事項或情況。 ②轉發(fā)性通知對上級機關、不相隸屬機關的來文，本機關用通知轉發(fā)下級各有關單位執(zhí)行。 （四）通知的寫作 通知是公文中使用頻率最高的一個文種，通常屬于下行文。 呈報性報告 呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。 （2）專題報告。 寫法： 報告的結構一般由標題、受文機關、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法 匯報性報告 匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類： （1）綜合報告。 四是報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯(lián)系的一種重要形式。 報告的特點： 一是報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區(qū)別之一。 （1）開頭。請示的標題一般有兩種書寫方式。三是請求批轉性請示。請示是針對本單位當前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發(fā)出，就會使問題得以及時解決。請示是有針對性的上行文，上級領導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的“批復”回文。只有本單位權限范圍內(nèi)無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標點符號。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。 （五）反復檢查，認真修改 初稿寫出后，要認真進行修改。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。也就是說要用觀點來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點服務。 擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。 總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個認識的飛躍。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。 總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。 明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣。 五、擬寫公文的步驟 我們掌握了公文的格式和行文規(guī)則，關鍵一步是什么呢。喚起閱者注意，使閱者腦子里先得一個總概念，不得不繼續(xù)看下去。一切較長的公文，均應開門見山，首先提出要點，即于開端處，先用極簡要文句，說明全文的目的或結論（新聞學上稱為“導語”，亦即中國古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”），片言：極少的言辭。公文必須符合準確性的原則，運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。它的用語以語體文為原則，力求通俗，能說明問題。公文除綜合性報告外，采取的是一文一事制。因此，材料必須真實可靠，論據(jù)確鑿，說理符合政策、方針，又有的放矢，實事求是。 （三）向平級機關寫商洽性的公文，常常是先提出因為什么事情，再根據(jù)什么規(guī)定，最后寫請求所要協(xié)助解決的問題。敘事是擺事實，說理是講道理，目的（或結論）是指要求對方做的事，或是對某一事項所作的結論。 （九）請示的公文應一文一事，報告中不得夾帶請示事項。 （七）引用公文，應先引標題，后引發(fā)文字號，并加圓括號。很多人也不注意。 （二）情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。比如：XX縣區(qū)人事局關于印發(fā)2012年人事編制工作要點的通知，在下發(fā)市直各部門、各縣市區(qū)人事局的同時，就抄送兩辦、省人事廳。屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管部門處理。 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。 四、行文規(guī)則 行文應當確有必要，注重效用。在這里需要強調的是什么呢。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標引。第一層是對主題詞區(qū)域的分類如“綜合經(jīng)濟”、“財政、金融”類等。自1998年2月1日起，凡國務院、國務