【正文】 每年需歸檔的電子文件是經(jīng)過分類整理后存貯在光盤上，還是按年度整體存貯在光盤上。檔案工作者必須以此為方向，開創(chuàng)適應(yīng)信息化要求的、以檔案信息化管理為核心的檔案管理現(xiàn)代化； ? 檔案管理現(xiàn)代化離不開單位信息化建設(shè)，因此建立與信息化要求相適應(yīng)的檔案管理現(xiàn)代化將是今后相當(dāng)長時(shí)期內(nèi)檔案管理提升和發(fā)展的根本方向。 2023/2/9 ? 對不同類型、不同作用的檔案要有不同的策略，需要加以系統(tǒng)研究，以形成電子檔案管理新的理論、方法和模式。 ? 三是身份識別和認(rèn)證。對敏感數(shù)據(jù)、文件僅限制在被授權(quán)的人能查看，并應(yīng)能防止泄露。 —— 整理編目功能應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。 有些是要學(xué)習(xí) 、 了解的 ，OA、 CAD、 PDM、 ERP、 PLM、 CRM、 EC（ 電子商務(wù) ） 、 EG（ 電子政務(wù) ） 的關(guān)系：為什么要關(guān)注 ？ 數(shù)據(jù)庫作為檔案； LAN、 WAN、 SAN、 NAS、PAN， 法律效力 、 法律憑證 、 真實(shí)性 、 長久保存；現(xiàn)代化 、 信息化建設(shè)；數(shù)字檔案館 、 虛擬檔案館；電子簽名；電子檔案的安全與長久保存形式 ，電子文件的法律憑證作用 、 電子檔案保存格式 （ XML、 PDF、 SEP、CEF） 、 元數(shù)據(jù) 、 數(shù)字加密 、 數(shù)據(jù)遷移 、 數(shù)據(jù)倉庫 、 智能搜索 、 無縫鏈接 、知識管理 、 電子郵件 、 遠(yuǎn)程檢索 、 身份認(rèn)證 、 授權(quán) 、 防火墻 、 網(wǎng)絡(luò)安全 、信息安全審計(jì) 。 現(xiàn)階段電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)的建立，就是要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理。 2023/2/9 電子檔案管理系統(tǒng)的建立 建議與思考： 積極主動(dòng)參與單位信息化進(jìn)程（信息化是覆蓋全局的戰(zhàn)略舉措）； 從法規(guī)和技術(shù)兩個(gè)層面強(qiáng)調(diào)和看待管理電子檔案的必要性、合規(guī)性、可行性； 關(guān)注技術(shù)發(fā)展和成長； 開展合作研究，行政管理部門、機(jī)關(guān)企業(yè)用戶、開發(fā)商。 ECM 不僅可管理這些文件，而且還可以捕獲、集成來自各種資源的文件。 2023/2/9 美國有關(guān)法規(guī)對企業(yè)建立產(chǎn)品與服務(wù) 檔案記錄的要求 ☆ 《 上市公司財(cái)務(wù)改革和投資者保護(hù)法案 》 （ SarbanesOxley Act）； ☆ 《 美國愛國法案 》 （ USA Patriot Act）； ☆ 《 健康保險(xiǎn)流通與責(zé)任法案 》 （ Health Insurance Portability and Accountability Act）； ☆ 《 金融服務(wù)業(yè)的數(shù)據(jù)安全性制定規(guī)范 》 （ GrammLeachBliley）； ☆ 《 美國證券交易委員會(huì)規(guī)范 》 （ SEC Rule 17a4）； 2023/2/9 ☆ 《 聯(lián)邦條例 》 21CFR第 11部分； ☆ 《 全美證券交易商協(xié)會(huì)行為規(guī)定 》 （ NASD 3110）； ☆ 美國國防部 DOD ； ☆ 《 企業(yè)社會(huì)責(zé)任標(biāo)準(zhǔn) 》 （ Social Accountability 8000）； ☆ 《 職業(yè)安全衛(wèi)生評價(jià)標(biāo)準(zhǔn) 》 （ OHSAS18001）， (Occupational Health and Safety Assessment Series 18001 )； ☆ 《 公眾健康安全與生物恐怖主義預(yù)防應(yīng)對法 》 ； ☆ 《 危害分析與關(guān)鍵控制點(diǎn) 》 (Hazard Analysis and Critical Control Point)（ HACCP）。包括形成、發(fā)出或收到信函、備忘錄、通知、其他文件、檔案（包括電子檔案）與審計(jì)有關(guān)，且包括關(guān)于審計(jì)的結(jié)論、意見、分析及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。 2023/2/9 SOX法案的相關(guān)內(nèi)容被補(bǔ)充進(jìn)美國法典 Chapter 73 of Title 18 USC167。為此，美國 2023 年制定 《 上市公司財(cái)務(wù)改革和投資者保護(hù)法案 》 （ SarbanesOxley Act），要求組織機(jī)構(gòu)使用文檔化的財(cái)務(wù)政策和流程來改善可審計(jì)性（第 404節(jié)）。這些歷史上最為嚴(yán)重的財(cái)務(wù)欺詐案揭示出忽視電子文檔管理的危險(xiǎn)。我們在面對難度上增加信心；在發(fā)展探索中逐步完善。如 SRB（ Storage Resource Broker）存儲代理， NPI國家保存基礎(chǔ)設(shè)施。目前已經(jīng)從光盤的長久保存（或光盤的壽命）問題轉(zhuǎn)向信息如何長久保存。因?yàn)椋旱谝?，確保所保存的檔案的持久，第二，充分利用商業(yè)軟件的發(fā)展?？傊?，應(yīng)對挑戰(zhàn)要利用信息技術(shù)的改進(jìn)同時(shí)也要解決過去的問題，期待將來未來的利用者會(huì)滿足于我們現(xiàn)代應(yīng)用的技術(shù)是不現(xiàn)實(shí)的。 ? 重要的是要認(rèn)識到：完備的 ERA并非僅是通常意義上的一個(gè)系統(tǒng)，它是一個(gè)綜合的、系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的手段和方法集成體，能夠跨越時(shí)間持續(xù)提供真實(shí)的電子檔案利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的功能。其中與數(shù)字對象相關(guān)的上下文關(guān)系，對構(gòu)建“基于收藏的持久檔案館”來說是主導(dǎo)性問題?，F(xiàn)在， ERA系統(tǒng)僅限于總統(tǒng)圖書館的工作人員處理這些檔案，以及專家的利益要求。由于國家檔案館檔案工作者、ERA開發(fā)商洛克希德 目前， 85%已被攝入。 因特網(wǎng)上 100萬電子郵件 。“可行技術(shù)”包括：持久對象和館藏對象的轉(zhuǎn)換方法；能夠使館藏持久獨(dú)立于所使用的存儲系統(tǒng)的存儲管理；能夠處臵所有保存和傳遞要求的元數(shù)據(jù)管理；以及能將恢復(fù)到對象轉(zhuǎn)換到目標(biāo)技術(shù)上的調(diào)解方法。 —— 未來的 ERA將需要獨(dú)立于所使用的技術(shù)。所以解決數(shù)字保存的挑戰(zhàn)必須結(jié)合適應(yīng)能力、考慮變化的技術(shù)和技術(shù)會(huì)有不可預(yù)測的結(jié)果。 NARA認(rèn)為從這一結(jié)論可導(dǎo)出如下認(rèn)識： 以保存可展現(xiàn)真實(shí)檔案樣子的方式克服技術(shù)的過時(shí)； 信息技術(shù)及其所產(chǎn)生的檔案將持續(xù)變化，應(yīng)基于這一預(yù)期來構(gòu)建動(dòng)態(tài)解決方案； 利用信息技術(shù)持續(xù)進(jìn)步，探索保持和改進(jìn)系統(tǒng)性能，客戶服務(wù)的恰當(dāng)方式。 2023/2/9 ★ ERA系統(tǒng)是未來檔案館 ? 該系統(tǒng)將捕獲并保存聯(lián)邦政府產(chǎn)生的各種類型、格式電子檔案，且獨(dú)立于原形成時(shí)的任何軟件環(huán)境與硬件平臺；并為具有合法權(quán)利政府部門及公眾提供利用，無論其在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間。這標(biāo)志著美國國家電子檔案檔案館（ ERA）系統(tǒng)項(xiàng)目的正式啟動(dòng)。只有真正的電子文件大量產(chǎn)生才會(huì)出現(xiàn)真正的電子檔案管理；只有用計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行全文（實(shí)體）管理和利用，檔案工作才能稱得上真正進(jìn)入信息時(shí)代，檔案管理也才能真正稱為現(xiàn)代化。 2023/2/9 小 結(jié) 一、信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用已經(jīng)并將必然引起各項(xiàng)工作的變革。 2023/2/9 信息技術(shù)環(huán)境下檔案信息管理一體化 ? —— 檔案的產(chǎn)生、管理、利用一體化；（檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)在時(shí)間和空間上的壓縮） ? —— 檔案管理與各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)一體化；（企業(yè)每項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)如 OA、 ERP、 CAD、 PDM、 SCM、 CRM等，都能鏈接到檔案管理與服務(wù)） ? —— 檔案與其它信息資源管理一體化；（情報(bào)、圖書、資料、文件、檔案、信息的管理利用在一個(gè)平臺上進(jìn)行） ? —— 電子檔案與其它媒體檔案管理一體化。信息技術(shù)下各種各類管理信息系統(tǒng)的建立，已經(jīng)成為重要文檔、記錄建立、保存和使用的基礎(chǔ)設(shè)施，也使得檔案部門基于制度和體制所建立的對檔案信息壟斷將不復(fù)存在。 因此，必須認(rèn)識數(shù)據(jù)管理技術(shù)對檔案管理的深刻影響。 ? 所以，要密切關(guān)注電子檔案形成過程及所處的階段，針對不同的需求，采取最佳的管理措施。 ? —— 多種信息媒體的集成性 。（過去三參加三納入四同步就是這種思想） 2023/2/9 集成管理原則 ? —— 系統(tǒng)的集成性 。 ? —— 從整體的角度看 ，電子檔案的全程管理是一種全面的管理，涉及電子文件的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質(zhì)量要求； ? —— 從系統(tǒng)的角度看 ，電子檔案的全程管理是一種系統(tǒng)的管理，注重電子檔案生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧 ； ? —— 從過程的角度看 ，電子檔案的全程管理是一種過程管理，要求對電子檔案生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一環(huán)節(jié)實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)控，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正失誤和不斷調(diào)整管理策略。 ? 第四 、 電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性及對元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性 。不僅是我機(jī)器上我所要找的文件，而且是我想要的文件。 除了 WinFS技術(shù)，微軟還增加了新的系統(tǒng)概念 —— 圖書館庫，它將在 Longhorn系統(tǒng)上建立數(shù)據(jù)集，無論其在系統(tǒng)中實(shí)際的物理存址在那兒。很多公司在 ERP實(shí)施過程的最后階段才發(fā)現(xiàn)沒有保留先前的數(shù)據(jù)，從而無法知道系統(tǒng)對商業(yè)性能的改變究竟有多少。 IDC對 ERP的定義為 11種應(yīng)用：財(cái)務(wù)、庫存、人力資源、薪水、合同管理、維護(hù)管理、項(xiàng)目管理、資產(chǎn)管理、采購定單管理、經(jīng)營業(yè)績管理、制造應(yīng)用等。 ? 第二 、 信息化也同樣給與其不相適應(yīng)的檔案形態(tài)及其管理 、 保存和利用帶來挑戰(zhàn) 。 2023/2/9 2）我國電子文件、電子檔案管理現(xiàn)狀 — 電子文件 、 電子檔案開始大量產(chǎn)生 — 電子文件 、 電子檔案管理問題提到議事日程 — 國家有關(guān)電子文件 、 電子檔案適用的法律 、 法規(guī) 、 標(biāo)準(zhǔn)尚不健全 — 適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的電子文件 、 電子檔案管理模式尚未形成 — 電子文件 、 電子檔案概念混淆不清 、 阻礙發(fā)展 2023/2/9 檔案管理發(fā)展趨勢： — 檔案形成電子化 、 — 檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)化 、 — 檔案存儲數(shù)字化 、 — 檔案管理動(dòng)態(tài)化 。這個(gè)程序是： ； ，都自動(dòng)地記錄在系統(tǒng)中； ?！? 比爾蓋茨在一封郵件中反復(fù)問道美國在線（ AOL）公司經(jīng)理人：“搞垮網(wǎng)景公司（ Netscape），我們要付給你多少錢？” 對于檢察官來說，它已經(jīng)成為極好的證據(jù)，甚至是比證據(jù)更好的武器。 2023/2/9 電子檔案管理的幾種研究方法 ? 數(shù)字歸檔特別工作組 ? TF2023 PADI調(diào)研組 ? 永久保存真實(shí)電子檔案國際研究項(xiàng)目 （ INTERPARES） ? 美國的電子檔案館系統(tǒng) （ ERA） ? 美英兩所大學(xué)承擔(dān)的構(gòu)建數(shù)字材料長期保存技術(shù)策略的凱米里昂計(jì)劃 （ CAMiLEON Project） ? 荷蘭的數(shù)字保存試驗(yàn)臺 （ DPT） ? 英國的數(shù)字保管中心 （ DCC） Digital Curation Centre ? 澳大利亞維多利亞州電子檔案戰(zhàn)略 （ VERS） 和 DIRKS (Designing and Implementing Record Keeping Systems) ? 檔案管理應(yīng)用研究 （ 標(biāo)準(zhǔn)及管理模式 ） ? 歐洲的 MoREQ ? 美國的塞多納聯(lián)合會(huì) （ Sedona Conference） 有關(guān)電子檔案的研究報(bào)告 ? 加拿大 UBC的有關(guān)電子檔案保管鏈管理研究項(xiàng)目； 2023/2/9 在信息技術(shù)發(fā)達(dá)國家，電子檔案的證據(jù)作用越來越凸現(xiàn)。 比爾曼認(rèn)為 ， 無須把電子檔案移交給檔案館 ， 將來的電子檔案是虛擬檔案 ， 可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將分散在各部門的電子文件和檔案連接起來 。 ? 一方面 ， 紙質(zhì)文件的保存 、 管理和利用已經(jīng)無法適應(yīng)和滿足現(xiàn)代社會(huì)信息化條件下人們對信息的需求 ， 如遠(yuǎn)程及局域網(wǎng)絡(luò)的檢索 、 利用； ? 另一方面 ， 紙質(zhì)文件也已經(jīng)不能反映電子文件形成時(shí)的真實(shí)面貌 ， 如三維立體 、 動(dòng)態(tài)變化 、 多種格式以及多種媒體 。 ? 紙質(zhì)： 1970年 22萬份， 2023年 5萬份； ? 網(wǎng)站： 10年前 100萬次，現(xiàn)在 500萬次。 有專家認(rèn)為 ， 從膠片到數(shù)字方式 ， 是電影業(yè)經(jīng)歷從無聲到有聲 、 從黑白到彩色后的第三次變革 。 目前 ， 就連電影 、 電視 、 廣播及其他媒體公司也面臨著深刻的載體變革 。 記錄數(shù)據(jù)保存時(shí)間可達(dá)數(shù)百年 。該碟單面可以收錄 27G數(shù)據(jù) ， 是目前 DVD的 5倍 ， 可記錄兩個(gè)小時(shí)高解析度錄象或 13小時(shí)普通電視節(jié)目 。 MTC公司的試驗(yàn)結(jié)論是：“ MTC光盤的平均壽命在 300年以上，第 145年后讀盤可靠性為 95%，所以 MTC光盤特別適于存檔”。 且雙向適應(yīng)：既適應(yīng)利用 ， 也適應(yīng)保存 。就是說效率高、質(zhì)量好還不夠，還必須滿足客戶 個(gè)性化 的要求，即根據(jù)用戶的個(gè)性化需求來生產(chǎn)，并以信息化管理為基礎(chǔ)。由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)到市場經(jīng)濟(jì)，由依靠計(jì)劃到依靠市場，確立了面向市場、優(yōu)勝劣汰的機(jī)制； 第三次則是由傳統(tǒng)管理向信息化管理 方法 的變革。 以信息化帶動(dòng)工業(yè)化 ， 發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢 ， 實(shí)現(xiàn)社會(huì)生產(chǎn)力的跨越式發(fā)展 。如一個(gè)移居加拿大的上海市民在加拿大通過網(wǎng)站就辦理了“出生”和“未受刑事處罰”兩項(xiàng)公證，只花 50美元的公證費(fèi)和郵寄費(fèi)。 2