【正文】 處以 10年以下監(jiān)禁。 這開創(chuàng)了留存電子檔案的法律要求的先例。 2023/2/9 《 通過法規(guī)遵從和可靠的檔案管理改進公司治理 》（白皮書） 在履行法規(guī)遵從中，企業(yè)檔案具有雙重功能： 一是提供證據：為企業(yè)行為、過程提供合法證據； 二是展示合法性：提供的檔案文件、數據能表明企業(yè)沒有任何違法行為發(fā)生。 2023/2/9 美國有關法規(guī)對企業(yè)建立產品與服務 檔案記錄的要求 ☆ 《 上市公司財務改革和投資者保護法案 》 （ SarbanesOxley Act）； ☆ 《 美國愛國法案 》 （ USA Patriot Act）； ☆ 《 健康保險流通與責任法案 》 （ Health Insurance Portability and Accountability Act）； ☆ 《 金融服務業(yè)的數據安全性制定規(guī)范 》 （ GrammLeachBliley）； ☆ 《 美國證券交易委員會規(guī)范 》 （ SEC Rule 17a4）； 2023/2/9 ☆ 《 聯邦條例 》 21CFR第 11部分； ☆ 《 全美證券交易商協(xié)會行為規(guī)定 》 （ NASD 3110）； ☆ 美國國防部 DOD ； ☆ 《 企業(yè)社會責任標準 》 （ Social Accountability 8000）； ☆ 《 職業(yè)安全衛(wèi)生評價標準 》 （ OHSAS18001）， (Occupational Health and Safety Assessment Series 18001 )； ☆ 《 公眾健康安全與生物恐怖主義預防應對法 》 ； ☆ 《 危害分析與關鍵控制點 》 (Hazard Analysis and Critical Control Point)（ HACCP）。 2023/2/9 企業(yè)： 你遵守了嗎？ 是否有一個合適的記錄保留方法？該方法適用于所有的記錄類型和表現形式嗎？包括 Email，財政記錄、聲音、影像、其他你在工作中要用到的技術、結構型數據及非結構型數據。 作為回應管理部門信息需求的一部分，是否能盡快發(fā)現和檢索文檔？是否追蹤公司在法律證據收集和訴訟支持上的花費？ 你能保證你的文檔的真實性嗎？ 你能分配和保護對特定的文檔的訪問嗎？ 你能出示具體的審核追蹤資料以確定你的企業(yè)正在執(zhí)行合適的內部控制嗎？ 你應對文檔破壞和管理風險的方法是什么？這個方法需要文檔被保存多久，誰擁有銷毀它們的權利？ 你是否例行公事地將一份文檔內容多次備份？或者將不需要的數據和記錄備份以達到法規(guī)遵從？ 2023/2/9 法律法規(guī)與標準規(guī)范 ? 目前國家有關檔案信息化、電子文件與電子檔案管理的法規(guī)、標準： ? 《 電子簽名法 》 ? 《 電子文件管理暫行規(guī)定 》 ， ? 《 電子公文歸檔管理暫行辦法 》 ? GB/T 17678． 1 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 ? GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范 ? DA/T 31 紙質檔案數字化技術規(guī)范 ? DA/T 32 公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則 ? DA/T 38 電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范 ? DA/T 42第八章 檔案信息化建設（主要內容：檔案信息化目標與原則、電子文件的歸檔、傳統(tǒng)載體檔案數字化、電子檔案的保管、檔案網絡化服務、檔案管理系統(tǒng)軟件等） ? DA/T 43 縮微膠片檔案數字化技術規(guī)范 2023/2/9 國家檔案局 《 關于加強企業(yè)檔案信息化建設的意見 》 一 、 充分認識企業(yè)檔案信息化建設的作用 二 、 明確企業(yè)檔案信息化建設的目標與原則 三 、 建立健全企業(yè)檔案管理信息化規(guī)章制度 四 、 建立適應企業(yè)信息化要求的檔案管理系統(tǒng) 五 、 完善電子文件歸檔與檔案信息數據庫的管理 六 、 加強對企業(yè)檔案信息化建設的規(guī)劃和指導 2023/2/9 來自信息技術行業(yè)的競爭：內容管理（ ECM） EMC公司開發(fā)的企業(yè)內容管理企業(yè)內容管理 ECM (Enterprise Content Management) 是一種能幫助企業(yè)管理全部非結構化信息、或說是內容的軟件。這些信息以多種數字形式存在于企業(yè)，包括：文本文件、工程圖紙、 XML文件、 照片圖像、聲像文件等，以及其他各種格式的文件。 ECM 不僅可管理這些文件，而且還可以捕獲、集成來自各種資源的文件。如管理來自 ERP、 CRM、 SCM的內容。它依靠創(chuàng)建分類方案、元數據、標簽等建立方便快捷的檢索從而賦予管理以智能。 ECM還可依據企業(yè)管理規(guī)范以及所管理的內容，自定義管理文件的評價、修正及批準程序的內容，對內容進行流程及生命期管理。 2023/2/9 電子檔案管理系統(tǒng)的建立 建議與思考： 積極主動參與單位信息化進程（信息化是覆蓋全局的戰(zhàn)略舉措）； 從法規(guī)和技術兩個層面強調和看待管理電子檔案的必要性、合規(guī)性、可行性； 關注技術發(fā)展和成長； 開展合作研究，行政管理部門、機關企業(yè)用戶、開發(fā)商。 學費是成長的營養(yǎng)和代價（ IT正在成長，難道新生兒要穿一件成人衣服？不應指望）。大企業(yè)應投入（國家層面認識不足）、高校應從理論上營造環(huán)境、國家還沒有類似 ERA、 NPI的戰(zhàn)略，而且?guī)讉€界別缺乏聯系與合作。圖書、信息技術、信息資源、檔案界。 現階段電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)的建立，就是要創(chuàng)新檔案管理。在這一進程中需要注意處理好一些問題。 2023/2/9 一是認清檔案信息化建設認識的誤區(qū)： —— 用計算機進行檢索編目、代替手工； —— 只要領導重視、有資金投入； —— 不懂技術，讓 IT部門派人來安裝和維護； —— 先企業(yè)或單位的信息化，再檔案信息化； —— 檔案信息化就是數字化； 總之，應把檔案信息化看成檔案管理理念、技術、方法乃至管理模式的根本改變。 2023/2/9 二是加強對信息技術的關注和學習 對檔案信息化建設中概念及問題：有些是要區(qū)分和明確的 ， 如文件與檔案 、 現代化與信息化 、 法律效力與法律憑證 。 有些是要學習 、 了解的 ，OA、 CAD、 PDM、 ERP、 PLM、 CRM、 EC（ 電子商務 ） 、 EG（ 電子政務 ） 的關系：為什么要關注 ？ 數據庫作為檔案； LAN、 WAN、 SAN、 NAS、PAN， 法律效力 、 法律憑證 、 真實性 、 長久保存；現代化 、 信息化建設；數字檔案館 、 虛擬檔案館；電子簽名；電子檔案的安全與長久保存形式 ，電子文件的法律憑證作用 、 電子檔案保存格式 （ XML、 PDF、 SEP、CEF） 、 元數據 、 數字加密 、 數據遷移 、 數據倉庫 、 智能搜索 、 無縫鏈接 、知識管理 、 電子郵件 、 遠程檢索 、 身份認證 、 授權 、 防火墻 、 網絡安全 、信息安全審計 。 還有的是需要認真對待 、 處理和創(chuàng)新的 ， 如紙質檔案與電子檔案的關系 、 電子檔案長久保存的格式 、 以及信息技術條件下檔案管理模式等 。 2023/2/9 三是明確電子檔案管理系統(tǒng)的特殊要求： 1） 電子檔案的過程要責任分明； 2） 電子文件在形成后應及時積累 ， 以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變； 3） 建立和實行科學的等電子文件歸檔制度； 4） 建立和執(zhí)行嚴格的電子檔案保管制度； 5） 加強對電子檔案利用的管理； 6） 建立電子檔案管理的記錄系統(tǒng) 。 2023/2/9 四是重視電子文檔管理軟件功能的研究 《 檔案管理軟件功能要求暫行定》 基本功能的要求：數據管理、 整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護 —— 數據管理功能主要包括：數據庫的建立、修改、刪除，檔案數據的輸入、存儲、修改、刪除等內容。 —— 整理編目功能應具備數據采集、類目設置、分類排序、數據校驗、目錄生成、數據統(tǒng)計。 2023/2/9 軟件購買、開發(fā)還應考慮 ? 一 、 與單位信息管理及業(yè)務系統(tǒng)的無縫銜接 ， 納入整個單位業(yè)務工作流程管理； ? 二 、 適應本單位網絡結構及終端規(guī)模 ， 可以管理圖檔為主的海量文件 、 有較高度安全可靠性； ? 三 、 支持 Inter /Intra檢索和實時瀏覽； ? 四 、 不同使用權限的劃分與設定； ? 五 、 對多種文件格式 、 版本 、 平臺的兼容； ? 六 、 具備分類 、 歸檔 、 組卷 、 統(tǒng)計 、 編輯 、 整理 、 檢索及光盤刻錄功能； ? 七 、 管理多重存儲的圖檔 ， 建立對應體與替代關系 ， 支持光盤存儲； ? 八 、 管理 、 利用的統(tǒng)計 （ 庫存 、 借閱 ） 要有自動記錄功能 。 以及加密、限制、口令、授權、報表、日志、參閱、復制、修改、簽名、檢測、監(jiān)測、登錄、審計、數據維護、（拷貝與恢復）定義文件類型、檢索、與紙質狀態(tài)對應、系統(tǒng)維護、注銷等多種管理、控制功能。 2023/2/9 五是關注電子文檔信息的安全與長久保存 ? 研究計算機數據安全的專家在研究如何保證電子檔案的安全及可信性時，提出需要解決幾個問題： ? 一是機密性。對敏感數據、文件僅限制在被授權的人能查看，并應能防止泄露。 ? 二是完整性。防止數據、文件未經授權或意外被改動，報考數據插入、修改及刪除。系統(tǒng)必須能夠監(jiān)測出未經授權點數據修改，并使接受方能夠證實數據沒有被改得過。 ? 三是身份識別和認證。確立信息傳遞者及其創(chuàng)建者的身份，使數據接收方能夠確認數據的始發(fā)者。 ? 四是非否認性。防止個人否認先前已經執(zhí)行的動作，使數據接收方能夠確認數據發(fā)送方的身份。 2023/2/9 ? 對不同類型、不同作用的檔案要有不同的策略，需要加以系統(tǒng)研究，以形成電子檔案管理新的理論、方法和模式。如依據檔案利用對象從不同角度可分為： ? —— 內部與外部使用 (封閉與開放系統(tǒng) ) ? —— 短期與永長期 ? —— 重要與不重要 ? —— 憑證與非憑證 ? —— 保密與非保密 ? —— 遷徙與非遷徙 ? 在管理上，嚴格電子檔案刻入光盤的審查制度，完善電子檔案的安全制度，長期保存的檔案只能使用一次刻入光盤。 2023/2/9 六是正確對待紙質檔案與電子檔案管理 認識電子檔案與傳統(tǒng)檔案共同點和不同點； 紙質載體與光介載體將長期并存； 電子文件歸檔須同時歸檔電子文件的形成環(huán)境； 過去圖檔的處理，及原有紙質檔案的數字化。 2023/2/9 結 論 ? 信息技術的發(fā)展使檔案工作受到前所未有的深刻影響，并將促進其管理觀念、方式、方法的根本轉變。檔案工作者必須以此為方向，開創(chuàng)適應信息化要求的、以檔案信息化管理為核心的檔案管理現代化； ? 檔案管理現代化離不開單位信息化建設，因此建立與信息化要求相適應的檔案管理現代化將是今后相當長時期內檔案管理提升和發(fā)展的根本方向。 ? 正確處理檔案信息化建設與傳統(tǒng)檔案管理的關系。確保電子檔案完整、安全與重要檔案的長久保存是建立現代檔案管理系統(tǒng)的基礎和前提。 2023/2/9 四、有關電子檔案管理問題的討論 ☆ 電子文件存貯問題。每年需歸檔的電子文件是經過分類整理后存貯在光盤上，還是按年度整體存貯在光盤上。 ☆ 如何做好檔案網站、統(tǒng)一信息平臺等信息整合與共享工作？ ☆ 如何從各專業(yè)軟件系統(tǒng)中采集電子文件，豐富檔案室藏資源？ ☆ 如何做好重要檔案及聲像、電子、多媒體等特殊載體檔案的收集、長期利用、保管、備份等工作？ ☆ 電子檔案管理中電子檔案的接收格式，原始性、真實性、完整性、安全性問題，電子檔案管理中的存儲載體的保護技術，長期可讀性等問題； —— EXCEL表格、 WORLD文件、掃描形成的 TIF文件等不同種類不同格式電子文件歸檔注意事項； —— 采用不同軟件、同一軟件不同版本的跨平臺閱讀和輸出問題。 ☆ 希望檔案專業(yè)知識培訓的形式多樣化 ,如知識講授、案例分析、研討、模擬操作等方式； ☆ 2023/2/9 關于電子文件與電子檔案 2023/2/9 2023/2/9 英國公共檔案館 2023/2/9 2023/2/9 2023/2/9 2023/2/9 2023/2/9 2023/2/9 真正的文件管理標準之例：IEC 613552023《 文件分類與命名 》 2023/2/9 2023/2/9