【正文】 對于既是供應(yīng)商又 是客戶的業(yè)務(wù)， Oracle提供“客戶供應(yīng)商凈額報(bào)表”反映其實(shí)際余額，通過中轉(zhuǎn)過渡性帳戶分別完成應(yīng)付款核銷及應(yīng)收款核銷過程，真實(shí)反映應(yīng)付帳款與應(yīng)收帳款的發(fā)生情況。 解決方案 基于 X公司的現(xiàn)狀，考慮到企業(yè)未來發(fā)展 的需要，可能會有少量的外幣業(yè)務(wù)發(fā)生，對此外幣業(yè)務(wù)折算成人民幣入帳，可以大大簡化財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門的操作復(fù)雜性，減少工作量。 對需分期付款的發(fā)票，能按分期要求設(shè)置付款日期和金額。 Oracle應(yīng)付業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中對于應(yīng)付款的核銷具有較嚴(yán)謹(jǐn)要求： 只有完全審核無誤的發(fā)票，方可進(jìn)行付款核銷業(yè)務(wù)。采購員不能實(shí)時(shí)了解已付款信息，口頭溝通較多，要準(zhǔn)確、及時(shí)地回答供應(yīng)商的問詢有難度。 二、對需向供應(yīng)商預(yù)付材料款時(shí)，由采購部門作出預(yù)付款申請，經(jīng)財(cái)務(wù)處長和廠長審批后，由財(cái)務(wù)處進(jìn)行付款。 員工借款： 借：備用金 貸 ：現(xiàn)金 /銀行存款 員工報(bào)銷 借： 管理費(fèi)用等 貸：備用金 預(yù)付款管理 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀 X公司目前材料采購預(yù)付款業(yè)務(wù)，設(shè)備采購和員工部門借支預(yù)付款等業(yè)務(wù)會計(jì)分錄如下： 會計(jì)分錄： ①材料預(yù)付款 借：預(yù)付帳款 /應(yīng)付帳款（經(jīng)常采用“應(yīng)付帳款”科目核算） 貸：現(xiàn)金 /銀行存款 報(bào)帳、核銷預(yù)付款 借：資產(chǎn)或費(fèi)用科目 貸：預(yù)付帳款 /應(yīng)付帳款 ②員工借款，分員工出差借款、零星采購借款、其他借款等，按借款用 途進(jìn)行管理。 問題 通過往來帳員工明細(xì)帳戶只能反映員工借支情況，無法由借支跟蹤到其費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)情形。 會計(jì)分錄： 借：在建工程 貸：銀行存款 /應(yīng)付帳款 借：固定資產(chǎn) 貸：在建工程 解決方案 Oracle系統(tǒng)會計(jì)分錄： 如果通過在建工程轉(zhuǎn)為固定資產(chǎn)，錄入采購發(fā)票 借：在建工程中轉(zhuǎn) 貸： 應(yīng)付帳款 如果直接購買固定資產(chǎn)，錄入采購發(fā)票 借：固定資產(chǎn)中轉(zhuǎn) 貸：應(yīng)付帳款 本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購付款流程的錄入采購發(fā)票或貸項(xiàng)通知單并與采購活動(dòng)進(jìn)行匹配節(jié)點(diǎn)處理的，由固定資產(chǎn)管理崗位負(fù)責(zé)。 針對這類采購與支付業(yè)務(wù)的實(shí)際特點(diǎn)，可采用如下解決方案： 在總帳中完成對于易耗品的采購與支付，直接通過手工分錄記錄有關(guān)事務(wù)處理情況；分錄時(shí)先將本次采購計(jì)入公司辦公室的管理費(fèi)用，當(dāng)有關(guān)部門領(lǐng)料的時(shí)候，再將辦公室的管理費(fèi)轉(zhuǎn)移到相關(guān)部門的有關(guān)費(fèi)用上。貸項(xiàng)通知單的分錄是以上采購訂單和發(fā)票匹配分錄的相反分錄。 規(guī)范企業(yè)確認(rèn)債務(wù)的財(cái)務(wù)流程 ,減少了無效的工作環(huán)節(jié)，提高了工作效率。這時(shí)，財(cái)務(wù)人員的角色發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，由原來的借貸制會計(jì)，成了一個(gè)應(yīng)付業(yè)務(wù)管理人員，除了審核發(fā)票帳單外，更重要監(jiān)督、控制，防止資產(chǎn)流失；由于 ERP系統(tǒng)的高度集成，在錄入發(fā)票時(shí)，通過匹配可以檢索采購、入庫信息。 解決方案 本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)的，這里只是介紹了采購過程中的賬務(wù)處理。 問題 現(xiàn)有的應(yīng)付款記帳經(jīng)歷了采購員審核、審計(jì)處審核和記帳員對帳記帳三個(gè)環(huán)節(jié)。 目前對材料采購的 財(cái)務(wù)處理流程如下：收到原材料后，財(cái)務(wù)處不做帳務(wù)處理，供應(yīng)商開出發(fā)票后，交給采購員，采購員初步審核后，交給財(cái)務(wù)應(yīng)付會計(jì)審核并登記帳務(wù)。 發(fā)票的編碼方式 Oracle對于發(fā)票的編碼方式在兩個(gè)層次上進(jìn)行，其一建立在發(fā)票批組層次，其次建立在發(fā)票層次； 在發(fā)票層次上建立發(fā)票編號 不同來源與不同類型的發(fā)票或帳單，在其業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的 票據(jù)號碼對于財(cái)務(wù)管理而言都具有實(shí)際考核與跟蹤意義的，同時(shí)考慮到 Oracle 系統(tǒng)將發(fā)票定義為標(biāo)準(zhǔn)、貸項(xiàng)、預(yù)付、費(fèi)用報(bào)表等類型。 基于現(xiàn)狀的發(fā)票管理，由于付款業(yè)務(wù)處理時(shí)是供應(yīng)商，而不是針對該供應(yīng)商的具體哪張發(fā)票，對應(yīng)付款的管理不夠詳細(xì)，是在一定程度上增加了企業(yè)對于應(yīng)付帳款與實(shí)際發(fā)票間匹配關(guān)系的風(fēng)險(xiǎn)，增加了企業(yè)對于流出資金的風(fēng)險(xiǎn)，從而降低了企業(yè)對于供應(yīng)商付款計(jì)劃的合理性安排、也不利于進(jìn)行帳齡分析。 供應(yīng)商其他信息 通過定義供應(yīng)商的如下信息，可以加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，并能及時(shí)了解查詢或打印出供應(yīng)商的各種信息： 定義管理供應(yīng)商所用的銀行及銀行帳戶（便于手工付款時(shí)查詢，和以后電子支付）； 定義材料類供應(yīng)商的應(yīng)付帳款帳戶和預(yù)付帳款帳戶；財(cái)務(wù)類供應(yīng)商的其他應(yīng)付款帳戶和其他應(yīng)收款帳戶；雇員類供應(yīng)商的其他應(yīng)付款帳戶和其他應(yīng)收款帳戶； 定義供應(yīng)商的發(fā)票限額或進(jìn)行其他控制； 對不同的供應(yīng)商可定義不同的支付條件、支付類別和支付方法； 對 不同的供應(yīng)商可定義不同的接收標(biāo)準(zhǔn)，如：接收路線、匹配方法、接收數(shù)量容限和日期容限等 如供應(yīng)商發(fā)生收購合并， Oracle可以通過合并供應(yīng)商 ,加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理； 發(fā)票管理 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀 目前 X公司對于應(yīng)付帳款的憑據(jù)管理是由供應(yīng)處收集并審核供應(yīng)商開具的發(fā)票和入庫單，財(cái)務(wù)部門以此作為入帳依據(jù)，完成支付業(yè)務(wù)后，以銀行付款單據(jù)作為付款憑證依據(jù)入帳 , 對憑證進(jìn)行編號，沒有對發(fā)票進(jìn)行編號管理。 供應(yīng)商名稱 供應(yīng)商的名稱規(guī)范使 用該供應(yīng)商的工商局注冊名稱，不能錄入供應(yīng)商簡稱或省略其中任何字符，避免出現(xiàn)重復(fù)供應(yīng)商和付款的供應(yīng)商名稱與接收供應(yīng)商出現(xiàn)不符的情況。由于不能對供應(yīng)商的地點(diǎn)進(jìn)行管理，當(dāng)供應(yīng)商有幾個(gè)地點(diǎn)時(shí)，給采購和付款管理增加了難度。 供應(yīng)商的選定、考核、取消分別有專門的部門和程序，當(dāng)前沒有對供應(yīng)商資料的系統(tǒng)管理；當(dāng)前也沒有對供應(yīng)商評定的規(guī)范的制度和辦法。 分析的數(shù)據(jù)如下圖所示： 在 OFA 中可以分析的內(nèi)容包括：所有的科目余額、所有由科目余額的計(jì)算而生成的參數(shù)，這些參數(shù)比如：貨幣資金、凈資產(chǎn)、資產(chǎn)負(fù) 債率等，將根據(jù) X公司當(dāng)前的情況設(shè)置一些缺省的參數(shù)，以后 X公司完全可以根據(jù)自己的需求方便的自己定義這些參數(shù)。 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)項(xiàng) 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)項(xiàng)就是對多個(gè)維的組合，一個(gè)財(cái) 務(wù)數(shù)據(jù)項(xiàng)可以包括多個(gè)維，它是進(jìn)行財(cái)務(wù)分析的一個(gè)數(shù)據(jù)組合，是財(cái)務(wù)分析的直接數(shù)據(jù)來源。 這里簡要介紹這 些定義的數(shù)據(jù)： 維 Oracle 對于財(cái)務(wù)的分析提供了維的概念，要求從不同的維度，以不同維度的組合的形式，對企業(yè)的各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。 財(cái)務(wù) 分析 解決方案 本項(xiàng)事務(wù)財(cái)務(wù)總流程中的進(jìn)行財(cái)務(wù)分析節(jié)點(diǎn)處理，由總賬會計(jì)負(fù)責(zé)。 靈活的預(yù)算界限控制 系統(tǒng)允許在每個(gè)期間里進(jìn)行預(yù)算控制，不能將剩余的預(yù)算加入下月；系統(tǒng)也允許在季度內(nèi)控制預(yù)算，季度內(nèi)的每月的預(yù)算可以帶入下月，但不可以帶入下季。 三種預(yù)算控制方法 系統(tǒng)提供了無、建議、絕對三種預(yù)算控制方法。 Oracle ERP的預(yù)算系統(tǒng)是依附在總賬而存在的，其主要的特點(diǎn)有如下幾點(diǎn)： 操作簡單 在系統(tǒng)中無論是輸入預(yù)算還是執(zhí)行預(yù)算，其操作都非常簡單。財(cái)務(wù)對各個(gè)部門的每期都會制訂預(yù)算，具體的數(shù)字以預(yù)算卡片的形式，具體費(fèi)用花費(fèi)的時(shí)候，業(yè)務(wù)部門首先經(jīng)過本部門的許可，然后帶將具體業(yè)務(wù)清單和預(yù)算卡交到財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)核對預(yù)算卡，對不超過預(yù)算的才批準(zhǔn)。 憑證管理 功能：輸入（包括：日記帳輸入、過帳、導(dǎo)入、沖銷和結(jié)轉(zhuǎn)）、查詢、報(bào)表（運(yùn)行和查看）； 總帳會計(jì) 功能：輸入（包括：日記帳輸入、過帳、導(dǎo)入、生成經(jīng)常性日記帳和分?jǐn)?、沖銷和結(jié)轉(zhuǎn)）、查詢、審批、報(bào)表（運(yùn)行和查看）； 財(cái)務(wù)管理 功能：審批、報(bào)表（運(yùn)行和查看）、查詢； 總帳維護(hù) 功能：維護(hù)會計(jì)科目、會計(jì)期管理和維護(hù)、定義報(bào)表、定義經(jīng)常性日記帳和分?jǐn)偂? 解決方案 X公司僅有人民幣業(yè)務(wù)，基本上沒有外幣業(yè)務(wù)，因此采用人民幣作為記帳本位幣。再根據(jù)正確的會計(jì)業(yè)務(wù)重新編制記帳憑證。 因此，系統(tǒng)從以上三個(gè)方面細(xì)化了對于憑證審核的工作，但不只是在憑證層次上對憑證進(jìn)行審核。 Oracle對于憑證的管理具有一定的跟蹤性，通過對財(cái)務(wù)人員職責(zé)的設(shè)置，能夠了解到對于一張憑證從制作錄入到調(diào)整過帳的人員及時(shí)間的記錄，從而保留了對憑證從制作到過帳的整體流程。 憑證審核、調(diào)整、過帳 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀 目前 X公司的財(cái)務(wù)主要使用用友財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，對于憑證只有月底一次過帳，只是由財(cái)務(wù)人員對已審核過的會計(jì)憑證進(jìn)行 輸入動(dòng)作。對這類憑證，在定義好重復(fù)憑證的模板后，系統(tǒng)即可在需要的時(shí)候運(yùn)行生成。引入憑證的來源有：應(yīng)收款、應(yīng)付款、資產(chǎn)、庫存、制造等。 會計(jì)憑證錄入 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及需求 目前 X公司所有的憑證均為以分錄的形式逐筆手工錄入，這種方式是一種模擬手工的記帳方式，使用這種方式對記帳人員的財(cái)務(wù)水平要求較高，而且不能對原始單據(jù) 進(jìn)行詳細(xì)規(guī)范的記錄，所記錄的信息可以說只是對原始單據(jù)的一個(gè)索引，憑證與原始單據(jù)的聯(lián)系不能明確反映；當(dāng)前 X 公司財(cái)務(wù)部使用的用友系統(tǒng)對重復(fù)性的憑證和規(guī)律性較強(qiáng)的分?jǐn)偟葢{證不能自動(dòng)處理，增加了手工勞動(dòng)的工作量。 針對 X公司未來財(cái)務(wù)分析業(yè)務(wù)的需要， Oracle提供了根據(jù)不同業(yè)務(wù)來源的憑證分類規(guī)則。 備用段的設(shè)置是考慮到企業(yè)的未來發(fā)展而預(yù)留的，同時(shí)也可以將需要更細(xì)管理的銷售員放入此段，也可以將工單類型放入此段。據(jù)此，在分析 X公司現(xiàn)狀與未來需求的基礎(chǔ)上，建議 X公司的會計(jì)科目結(jié)構(gòu)為五個(gè)段，依次為：公司段（ 2位）、成本中心段（ 4位）、科目段（ 11位）、產(chǎn)品段（ 4位）、備用段（ 5位） 公司段的設(shè)置可確保會計(jì)分錄在同一公司內(nèi)的借貸平衡， 并且使 X公司、底盤分廠、下料分廠三個(gè)分廠之間的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分離。 會計(jì)科目結(jié)構(gòu) 解決方案 本項(xiàng)事務(wù)是對系統(tǒng)中科目結(jié) 構(gòu)設(shè)置情況的描述，初始情況由 A 公司設(shè)置完成，以后的維護(hù)由系統(tǒng)維護(hù)崗位負(fù)責(zé)。每月，在月初關(guān)閉上個(gè)會計(jì)期、打開下個(gè)會計(jì)期。 由于 Oracle 方便的匯總查詢方式及靈活的財(cái)務(wù)報(bào)表定義工具，使用報(bào)表生 成器以及系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表，提供較完善的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，以供財(cái)務(wù)人員進(jìn)行有效的財(cái)務(wù)分析，使決策層對財(cái)務(wù)分析更為及時(shí)、高效。 解決方案 本項(xiàng)事務(wù)是對系統(tǒng)中賬簿設(shè)置情況的描述，由 A公司設(shè)置完成。三個(gè)分廠使用一致的科目結(jié)構(gòu)、本位幣和會計(jì)分期，獨(dú)立的帳簿，來管理企業(yè)的會計(jì)核算。 針對 X公司希望建立股份公司，并爭取在一定時(shí)候上市的目標(biāo)；根據(jù) X公司的希望建立現(xiàn)代企業(yè)制度，建立現(xiàn) 代的財(cái)務(wù)和會計(jì)體系，以促進(jìn)企業(yè)迅速發(fā)展的愿望，也考慮到實(shí)際提升企業(yè)管理水平的目的，我們建議 X公司放棄舊的會計(jì)制度，采用國家新頒布的股份制企業(yè)會計(jì)制度。這種會計(jì)制度是我國在實(shí)行市場經(jīng)濟(jì)之前，考察了我國各行業(yè)的不同特點(diǎn)和發(fā)展?fàn)顩r，提出的一套分行業(yè)的會計(jì)體系。 銷售退貨 說明： 成品庫倉管員辦理退貨時(shí)，采用雜項(xiàng)接收的方式將退的成品入產(chǎn)成品待決庫； 財(cái)務(wù)部根據(jù)退貨批準(zhǔn)和退貨手續(xù)進(jìn)行財(cái)務(wù)帳務(wù)處理，如：計(jì)憑證、開紅票、退款等； 產(chǎn)品配置 工藝處： 負(fù)責(zé)建立產(chǎn)品配置的整體信息：模型 BOM和工藝路線信息； 根據(jù)客戶需求進(jìn)行產(chǎn)品配置； 根據(jù)銷售訂單的配置產(chǎn)生用戶需求特殊的產(chǎn)品配置結(jié)構(gòu)； 生產(chǎn)處： 根據(jù)銷售訂單生成主需求計(jì)劃； 運(yùn)行 MRP，進(jìn)行計(jì)劃分解； 下達(dá)生產(chǎn)計(jì)劃和采購計(jì)劃； 實(shí)現(xiàn)方法 X公司的產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中存在多層的產(chǎn)品配置現(xiàn)象。 說明： 檢驗(yàn)員根據(jù)生產(chǎn)工人的反饋，對發(fā)現(xiàn)的可能不合格的采購件進(jìn)行檢驗(yàn)； 對退回倉庫的不合格件的處理，參見采購部分的換貨業(yè)務(wù)處理； 對退回件的再領(lǐng)料的處理，參見倉庫部分的計(jì)劃單據(jù)發(fā)料處理； 倉庫打印退貨單；倉庫保管員與分廠輔助工在退貨單上簽字確認(rèn)，并傳遞一份給財(cái)務(wù)部。 對于返修業(yè)務(wù)的跟蹤和處理通過在系統(tǒng)中定義非標(biāo)的生產(chǎn)任務(wù)來處理； 返修的非標(biāo)任務(wù)的目標(biāo)件為返修件本身； 返修件本身作為組件定義在組件明細(xì)中，其他在返修過程中需要領(lǐng)的件在組件明細(xì)中以正數(shù)定義，需要退回倉庫的件以負(fù)數(shù)定義； 拆車業(yè)務(wù)的跟蹤和處理 說明： 拆車業(yè)務(wù)指的是根據(jù)特殊的業(yè)務(wù)目的，從已經(jīng) 完成的整車或部件上將部分零件或部件拆下來的業(yè)務(wù)過程，不包含再裝配的業(yè)務(wù)。） 檢驗(yàn)員 ： 對產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，對不合格品記錄不合格品的質(zhì)量數(shù)據(jù)； 進(jìn)行初步判定；，需要報(bào)廢的，判定報(bào)廢；不需要報(bào)廢的，判定責(zé)任單位或責(zé)任工序； 對返修后的產(chǎn)品進(jìn)行復(fù)檢，合格的填寫產(chǎn)品合格單，由分廠計(jì)劃員登錄《加工任務(wù)單》的執(zhí)行結(jié)果；需要報(bào)廢的判定報(bào)廢，由分廠計(jì)劃員登錄報(bào)廢信息；認(rèn)為可以申請讓步接收的，同意責(zé)任單位申請辦理讓步接收； 分廠計(jì)劃員： 根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果和檢驗(yàn)員的判定，在系統(tǒng)中登錄不合格產(chǎn)品信息和不合格的技術(shù)參數(shù)，并將不合格品信息移動(dòng)到責(zé)任單位的責(zé)任工序的排隊(duì)工步； 對檢驗(yàn)員判定需要報(bào)廢的產(chǎn)品，在系統(tǒng) 上登錄產(chǎn)品報(bào)廢信息； 工藝處技術(shù)員： 根據(jù)反饋的產(chǎn)品不合格信息，組織進(jìn)行技術(shù)分析，提出返修方案，由生產(chǎn)人員進(jìn)行返修； 對于不能返修需要報(bào)廢的，判定報(bào)廢，由分廠計(jì)劃員登錄產(chǎn)品報(bào)廢信息； 對