【正文】 發(fā)文日期：1999/5/6 文件類別：會議預(yù)算擬文： 審核： 批準(zhǔn)：收文部門：總經(jīng)理室 收文者：楊總，王總抄送： 傳閱 閱后存檔 保密 保密期限 其他 5 月份總經(jīng)理室例會費(fèi)用預(yù)算申請安貞橋公司COMPANY:TO:傳真號碼 FAX NO.:編號 OUR REF:29 / 32 5 月份總經(jīng)理室月例會定于 5 月 28 日—29 日在天安門賓館舉行，本次會議預(yù)算如下：場地費(fèi)： 1600 元住宿費(fèi)： 2520 元餐費(fèi)： 2700 元娛樂：420 元食品：800 元交通費(fèi)：200 元磁帶： 150 元不可預(yù)見費(fèi)：500 元總計(jì)：8890 元 以上為本次會議的預(yù)算。每一房間只有一把鑰匙，請注意保管，并在 29 日下午開會前交給會務(wù)組，若有損壞或丟失需自行補(bǔ)償 50 元。 ―――： 139。會議的各項(xiàng)內(nèi)容安排如下：一、會議地點(diǎn)：天安門賓館 5 號樓第 9 會議室二 、參會人員：總經(jīng)理室成員三 、會議主持人：四、 議程安排：議程時間 匯報(bào)議題 主要內(nèi)容及時間安排 主要匯報(bào)人員列席人員公司COMPANY:TO:傳真號碼 FAX NO.:編號 OUR REF:21 / 321 5 月 28 日（周五）14： 00—16： 00INTERNET 時代嵌入式應(yīng)用系統(tǒng)技術(shù)概述? 基于 sun 的嵌入式應(yīng)用技術(shù)概述（50 分鐘+20 分鐘交流）? 主題研究報(bào)告（20 分鐘介紹+30 分鐘研討）陳新（sun 公司）熊銳、―――、―――、―――、―――、―――、16：:00—16：15休息2 16：1518：00 信息化建設(shè)情況通報(bào) ――― ――― ―――、―――、―――、――― 、―――、―――、－――、―――、―――18：15—19：15 晚餐19：30—22：30 自由活動、交流，22：30 分以前必須休息，3 5 月 29 日（星期六）8：00—9：30總經(jīng)理室周例會4 9：3010：30 經(jīng)營情況通報(bào) ――― ――、――、――、――、――、――、――、――、――、――、――10：3010：45 休息22 / 325 10：45—12：30 聯(lián)想電腦服務(wù)模式研討 ? 適合聯(lián)想電腦產(chǎn)品的服務(wù)模式提案（30 分鐘）? 研討：確定現(xiàn)有產(chǎn)品的服務(wù)模式，針對當(dāng)前服務(wù)中存在的主要問題，確定解決方案的原則（65 分鐘）――― ―――、―――、―――、―――、―――、――－、――、――、―――、――、――12：30 返回五、 會議注意事項(xiàng)5 月 29 日早 8：00 舉行總經(jīng)理室周例會，5 月 31 日的總經(jīng)理室周例會取消；總經(jīng)理室會議的內(nèi)容屬于公司的商業(yè)秘密，與會人員請注意保密；各項(xiàng)會議的匯報(bào)人員和列席人員請按照議程安排的時間準(zhǔn)時參會；會議期間請不要隨意走動，請對手機(jī)、BP 機(jī)做消音處理；請匯報(bào)人嚴(yán)格控制時間，保證會議議程順利、按時進(jìn)行；各匯報(bào)部門請事先準(zhǔn)備好 PPT 文件，如需要準(zhǔn)備文字材料，請準(zhǔn)備 22 份復(fù)印材料，分發(fā)給總經(jīng)理室成員，并在會后統(tǒng)一收回；如因特殊原因無法參會，總經(jīng)理室成員需要楊元慶總經(jīng)理準(zhǔn)假，其他人員需要本部門的主管總經(jīng)理室成員準(zhǔn)假并通知秘書處――― 5 月 28 日前將給與會人員發(fā)出詳細(xì)的會務(wù)通知，請注意查收。?會務(wù)組房間應(yīng)選擇與會場距離較近的房間，而每次會議的房間應(yīng)較為固定。?全程會議要至少保證有 2 輛會議用車。18 / 32?設(shè)備歸還返回公司后，歸還所借設(shè)備。?QDI 的總經(jīng)理室成員如要返回安排好送機(jī)工作；如繼續(xù)留在北京則送至事先安排好的賓館。?在當(dāng)晚要與總臺設(shè)定好第二日的叫早時間。?娛樂的保障?滿足總經(jīng)理室成員的娛樂需求。?落實(shí)匯報(bào)人員返回情況。?及時了解會議的進(jìn)展情況并及時通知外部會務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整工作。16 / 32? 會中工作（按順序）?會議室保障會議的全程要有一名會務(wù)人員留在會議室，保障會議的服務(wù)工作。?會議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會前 30 分鐘準(zhǔn)備并調(diào)試完畢。?指導(dǎo)服務(wù)人員水果及點(diǎn)心的準(zhǔn)備和擺放情況。?議程 PPT 制作制作會議議程的 PPT 文件，以便會議主持人介紹會議的安排。? 應(yīng)包括時間、地點(diǎn)、主持人、議程、房間安排、就餐安排、車輛安排、活動安排、會務(wù)組聯(lián)系方法及房間、會議注意事項(xiàng)及會址路線圖（注：要包含會議通知的所有內(nèi)容）。?車輛安排依據(jù)會議議程確定車輛往返的安排，一般選用依維柯。?人員確認(rèn)結(jié)合會議通知中所注明的參會人員名單（主要是總經(jīng)理室成員及全程列席人員），與其確認(rèn)住宿，交通（往返）情況。?會議通知的起草 ? 在會前一周 確定本次會議的 議程，其中包括 匯報(bào)的具體時間 ， 主要內(nèi)容及安排 ， 匯報(bào)人 ， 列席人員 等事項(xiàng) 。需要向會議主持人請假并得到允許；7. 會議紀(jì)要撰寫：在會議結(jié)束之后的 3 個工作日之內(nèi)，會議組織部門應(yīng)該撰寫出會議紀(jì)要并發(fā)給相關(guān)人員；會議紀(jì)要應(yīng)該準(zhǔn)確、真實(shí)地反映會議的結(jié)論；8. 會務(wù)組織： 會議預(yù)算：會議應(yīng)本著高效，節(jié)約的原則進(jìn)行。明確參會人員如果因特殊原因無法參會需要通過合種途徑請假。會議中使用的文件一律由會議主辦部門統(tǒng)一收發(fā)，若需要會后帶走的必須履行相應(yīng)的登記手續(xù)。 會議議程： 會議議程的第一項(xiàng)是主持人講解會議要求 根據(jù)會議內(nèi)容的不同，會議可分為匯報(bào)、通報(bào)、研討等內(nèi)容(參見名詞解釋) 會議議程應(yīng)以 30 分鐘為單元，列出本單元的會議內(nèi)容，如果某項(xiàng)內(nèi)容多于 30 分鐘，也應(yīng)該分為多個單元，其目的保證與會人員參加會議前能對會議內(nèi)容有清晰的了解。3. 名詞解釋： 匯報(bào)：使參會人員了解某項(xiàng)工作的狀況，并就有關(guān)問題進(jìn)行討論和決策 通報(bào)：使參會人員了解公司某項(xiàng)工作的狀況，一般不涉及決策和討論 研討：參會人員就某一主題暢所欲言，目的在于碰撞出更多的思路和火花 匯報(bào)人：對會議議題的內(nèi)容進(jìn)行闡述，并回答參會人員的問題，參與討論；5 / 32 主持人：對會議的進(jìn)程進(jìn)行整體控制，保證會議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)； 參會人員：對會議議程參與討論和決策 列席人：列席會議，但不參與會議議題的討論和決策； 與會人員：參會人員、匯報(bào)人員、列席人員和主持人等參加會議人員的總稱；4. 會議通知起草與發(fā)送 會議組織部門應(yīng)在會議前發(fā)出會議通知前應(yīng)該充分準(zhǔn)備，一項(xiàng)會議的召開必然涉及到其它部門人員的相應(yīng)工作安排和時間資源的占用，因此在組織會議前應(yīng)有充分的客戶意識，使與會人員能夠準(zhǔn)確了解本次會議的關(guān)鍵信息，以便提前準(zhǔn)備，保證會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)； 會議通知應(yīng)該包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容 會議目的：明確說明舉行此次會議要達(dá)到的效果， 會議時間：應(yīng)包括會議的開始時間和結(jié)束時間 由多個部門參加的會議：上午的會議定為 9:10 開始，下午的會議定為 14:10 開始。1 / 32 聯(lián)想電腦公司 會務(wù)手冊 （ 版）企劃辦秘書處 2 / 32目 錄一、手冊說明 ................................................................................................................4二、會議制度及規(guī)范 .................