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正文內(nèi)容

某電腦公司會務(wù)管理手冊doc-wenkub.com

2025-07-15 09:03 本頁面
   

【正文】 發(fā)文日期:1999/5/6 文件類別:會議預(yù)算擬文: 審核: 批準(zhǔn):收文部門:總經(jīng)理室 收文者:楊總,王總抄送: 傳閱 閱后存檔 保密 保密期限 其他 5 月份總經(jīng)理室例會費(fèi)用預(yù)算申請安貞橋公司COMPANY:TO:傳真號碼 FAX NO.:編號 OUR REF:29 / 32 5 月份總經(jīng)理室月例會定于 5 月 28 日—29 日在天安門賓館舉行,本次會議預(yù)算如下:場地費(fèi): 1600 元住宿費(fèi): 2520 元餐費(fèi): 2700 元娛樂:420 元食品:800 元交通費(fèi):200 元磁帶: 150 元不可預(yù)見費(fèi):500 元總計(jì):8890 元 以上為本次會議的預(yù)算。每一房間只有一把鑰匙,請注意保管,并在 29 日下午開會前交給會務(wù)組,若有損壞或丟失需自行補(bǔ)償 50 元。 ―――: 139。會議的各項(xiàng)內(nèi)容安排如下:一、會議地點(diǎn):天安門賓館 5 號樓第 9 會議室二 、參會人員:總經(jīng)理室成員三 、會議主持人:四、 議程安排:議程時間 匯報(bào)議題 主要內(nèi)容及時間安排 主要匯報(bào)人員列席人員公司COMPANY:TO:傳真號碼 FAX NO.:編號 OUR REF:21 / 321 5 月 28 日(周五)14: 00—16: 00INTERNET 時代嵌入式應(yīng)用系統(tǒng)技術(shù)概述? 基于 sun 的嵌入式應(yīng)用技術(shù)概述(50 分鐘+20 分鐘交流)? 主題研究報(bào)告(20 分鐘介紹+30 分鐘研討)陳新(sun 公司)熊銳、―――、―――、―――、―――、―――、16::00—16:15休息2 16:1518:00 信息化建設(shè)情況通報(bào) ――― ――― ―――、―――、―――、――― 、―――、―――、-――、―――、―――18:15—19:15 晚餐19:30—22:30 自由活動、交流,22:30 分以前必須休息,3 5 月 29 日(星期六)8:00—9:30總經(jīng)理室周例會4 9:3010:30 經(jīng)營情況通報(bào) ――― ――、――、――、――、――、――、――、――、――、――、――10:3010:45 休息22 / 325 10:45—12:30 聯(lián)想電腦服務(wù)模式研討 ? 適合聯(lián)想電腦產(chǎn)品的服務(wù)模式提案(30 分鐘)? 研討:確定現(xiàn)有產(chǎn)品的服務(wù)模式,針對當(dāng)前服務(wù)中存在的主要問題,確定解決方案的原則(65 分鐘)――― ―――、―――、―――、―――、―――、――-、――、――、―――、――、――12:30 返回五、 會議注意事項(xiàng)5 月 29 日早 8:00 舉行總經(jīng)理室周例會,5 月 31 日的總經(jīng)理室周例會取消;總經(jīng)理室會議的內(nèi)容屬于公司的商業(yè)秘密,與會人員請注意保密;各項(xiàng)會議的匯報(bào)人員和列席人員請按照議程安排的時間準(zhǔn)時參會;會議期間請不要隨意走動,請對手機(jī)、BP 機(jī)做消音處理;請匯報(bào)人嚴(yán)格控制時間,保證會議議程順利、按時進(jìn)行;各匯報(bào)部門請事先準(zhǔn)備好 PPT 文件,如需要準(zhǔn)備文字材料,請準(zhǔn)備 22 份復(fù)印材料,分發(fā)給總經(jīng)理室成員,并在會后統(tǒng)一收回;如因特殊原因無法參會,總經(jīng)理室成員需要楊元慶總經(jīng)理準(zhǔn)假,其他人員需要本部門的主管總經(jīng)理室成員準(zhǔn)假并通知秘書處――― 5 月 28 日前將給與會人員發(fā)出詳細(xì)的會務(wù)通知,請注意查收。?會務(wù)組房間應(yīng)選擇與會場距離較近的房間,而每次會議的房間應(yīng)較為固定。?全程會議要至少保證有 2 輛會議用車。18 / 32?設(shè)備歸還返回公司后,歸還所借設(shè)備。?QDI 的總經(jīng)理室成員如要返回安排好送機(jī)工作;如繼續(xù)留在北京則送至事先安排好的賓館。?在當(dāng)晚要與總臺設(shè)定好第二日的叫早時間。?娛樂的保障?滿足總經(jīng)理室成員的娛樂需求。?落實(shí)匯報(bào)人員返回情況。?及時了解會議的進(jìn)展情況并及時通知外部會務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整工作。16 / 32? 會中工作(按順序)?會議室保障會議的全程要有一名會務(wù)人員留在會議室,保障會議的服務(wù)工作。?會議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會前 30 分鐘準(zhǔn)備并調(diào)試完畢。?指導(dǎo)服務(wù)人員水果及點(diǎn)心的準(zhǔn)備和擺放情況。?議程 PPT 制作制作會議議程的 PPT 文件,以便會議主持人介紹會議的安排。? 應(yīng)包括時間、地點(diǎn)、主持人、議程、房間安排、就餐安排、車輛安排、活動安排、會務(wù)組聯(lián)系方法及房間、會議注意事項(xiàng)及會址路線圖(注:要包含會議通知的所有內(nèi)容)。?車輛安排依據(jù)會議議程確定車輛往返的安排,一般選用依維柯。?人員確認(rèn)結(jié)合會議通知中所注明的參會人員名單(主要是總經(jīng)理室成員及全程列席人員),與其確認(rèn)住宿,交通(往返)情況。?會議通知的起草 ? 在會前一周 確定本次會議的 議程,其中包括 匯報(bào)的具體時間 , 主要內(nèi)容及安排 , 匯報(bào)人 , 列席人員 等事項(xiàng) 。需要向會議主持人請假并得到允許;7. 會議紀(jì)要撰寫:在會議結(jié)束之后的 3 個工作日之內(nèi),會議組織部門應(yīng)該撰寫出會議紀(jì)要并發(fā)給相關(guān)人員;會議紀(jì)要應(yīng)該準(zhǔn)確、真實(shí)地反映會議的結(jié)論;8. 會務(wù)組織: 會議預(yù)算:會議應(yīng)本著高效,節(jié)約的原則進(jìn)行。明確參會人員如果因特殊原因無法參會需要通過合種途徑請假。會議中使用的文件一律由會議主辦部門統(tǒng)一收發(fā),若需要會后帶走的必須履行相應(yīng)的登記手續(xù)。 會議議程: 會議議程的第一項(xiàng)是主持人講解會議要求 根據(jù)會議內(nèi)容的不同,會議可分為匯報(bào)、通報(bào)、研討等內(nèi)容(參見名詞解釋) 會議議程應(yīng)以 30 分鐘為單元,列出本單元的會議內(nèi)容,如果某項(xiàng)內(nèi)容多于 30 分鐘,也應(yīng)該分為多個單元,其目的保證與會人員參加會議前能對會議內(nèi)容有清晰的了解。3. 名詞解釋: 匯報(bào):使參會人員了解某項(xiàng)工作的狀況,并就有關(guān)問題進(jìn)行討論和決策 通報(bào):使參會人員了解公司某項(xiàng)工作的狀況,一般不涉及決策和討論 研討:參會人員就某一主題暢所欲言,目的在于碰撞出更多的思路和火花 匯報(bào)人:對會議議題的內(nèi)容進(jìn)行闡述,并回答參會人員的問題,參與討論;5 / 32 主持人:對會議的進(jìn)程進(jìn)行整體控制,保證會議目標(biāo)實(shí)現(xiàn); 參會人員:對會議議程參與討論和決策 列席人:列席會議,但不參與會議議題的討論和決策; 與會人員:參會人員、匯報(bào)人員、列席人員和主持人等參加會議人員的總稱;4. 會議通知起草與發(fā)送 會議組織部門應(yīng)在會議前發(fā)出會議通知前應(yīng)該充分準(zhǔn)備,一項(xiàng)會議的召開必然涉及到其它部門人員的相應(yīng)工作安排和時間資源的占用,因此在組織會議前應(yīng)有充分的客戶意識,使與會人員能夠準(zhǔn)確了解本次會議的關(guān)鍵信息,以便提前準(zhǔn)備,保證會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn); 會議通知應(yīng)該包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容 會議目的:明確說明舉行此次會議要達(dá)到的效果, 會議時間:應(yīng)包括會議的開始時間和結(jié)束時間 由多個部門參加的會議:上午的會議定為 9:10 開始,下午的會議定為 14:10 開始。1 / 32 聯(lián)想電腦公司 會務(wù)手冊 ( 版)企劃辦秘書處 2 / 32目 錄一、手冊說明 ................................................................................................................4二、會議制度及規(guī)范 .................
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