【正文】 商洽函是相互商洽工作的函，單位之間有事項需要聯(lián)系商洽，用其他公文聯(lián)系不合適的，都可用函來聯(lián)系商洽。批復(fù)則是用于批準(zhǔn)答復(fù)下級機關(guān)的請示，批復(fù)的事項一般比較重要。請求則是用于有隸屬關(guān)系的上下級機關(guān)，下級機關(guān)用請示向上級機關(guān)行文請求批準(zhǔn)重要事項。函與請示都有“請求批準(zhǔn)”的用途，因此有人常常把函和請示混淆了。二是行文方向的多向性，既可平行，又可以上行、下行，但其基本性質(zhì)，應(yīng)看作平行文。（十二）函函是不相隸屬的單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的公文。不論是上行文或下行文，如果所提意見涉及其他部門職權(quán)范圍的事項，主辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。（2）理由要充分。（3）作為平行文意見的結(jié)構(gòu)和寫法平行文意見的標(biāo)題、抬頭、落款的寫法與上行文相似，標(biāo)題有時可省略發(fā)文機關(guān)，一般都有抬頭和落款。原由的寫法與上行意見大致相同。獨立行文的下行意見，標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成。上行文意見如果獨立行文，成文日期標(biāo)在正文之后，一般有抬頭、有落款，落款可用印章代替。原由是開頭部分，又叫導(dǎo)語，一般是概括地寫明針對什么問題、根據(jù)什么精神、實現(xiàn)什么目的等。如果意見沒有標(biāo)明主送機關(guān)，一般要在意見前面加上報告或報送上級機關(guān)。一般可以箥略發(fā)文機關(guān)。下級機關(guān)上報的意見，上級機關(guān)可以作為內(nèi)部掌握的材料，供處理問題或決策時參考，也可以批轉(zhuǎn)下發(fā)。意見既可獨立行文，也可與其他文人、種搭配行文。作為上行文，用于下級機關(guān)向上級機關(guān)上報建議性意見， 由上級機關(guān)做出處理或給予答復(fù)。（十一）意見《國家機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，對重要問題提出見解和處理辦法，叫意見。三是語言精練準(zhǔn)確，篇幅短小。批復(fù)是針對請示來寫的，要求寫作人員認(rèn)真研究請示的事項，是否符合近期的工作需要，以及黨的方針政策，國家的法律法令等；還要研究請示事項的可行性，理否符合客觀實際。[例]關(guān)于召開全省地方政協(xié)工作經(jīng)驗交流會問題的批復(fù)XXXX：XX協(xié)[2004]黨字9號文收悉。批復(fù)的事項必須緊扣請示事項，逐條批復(fù)。即指批復(fù)的原因和根據(jù)，一般在正文開頭用一句話說明請示的日期、標(biāo)題和發(fā)文字號以及收文情況。②正文。凡超過離退休年齡的，一般應(yīng)先退后聘。如確需設(shè)立該中心，可專題報省編委審批。上級機關(guān)表態(tài)并回復(fù)準(zhǔn)許怎樣做，不準(zhǔn)許怎樣做。因此，批復(fù)的內(nèi)容是由請示的內(nèi)容來決定的，批復(fù)的針對性還體現(xiàn) 在批復(fù)的主送單位只能是請示的單位，涉及的有關(guān)單位可以抄送，而范圍必須有一定限制。批復(fù)必須以請示為存在條件，先有請示后有批復(fù)。如果把應(yīng)由秘書部門統(tǒng)一辦理的請示直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，容易誤事，甚至?xí)斐深I(lǐng)導(dǎo)者之間的不協(xié)調(diào)。一些單位以為多頭分頭這保險，結(jié)果常常是誰都有關(guān)系，但誰都不管，失時誤事。一份請示，只送一個上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或上級主管部門，不能同時主送兩個或兩個以上機關(guān)。（2）請示的寫作要求①一文一事。三是要求。請示的事項要符合國家法律、法規(guī)，符合實際，具有可行性和可操作性。因此，原由要寫得有理有據(jù)、實事求是、具體、明白，寫作原由時容易出現(xiàn)的毛病是，原由部分過于簡單，沒有把要求解決的問題及理由、根據(jù)、情況交代清楚，或者是寫得不具體，含糊不清，說不清理由和根據(jù)。請示的正文包括請示原由、請示事項、請示要求三個部分。①標(biāo)題。我們同意后一種意見，幾年來實踐經(jīng)驗證明，這樣做有利于安撫死者家屬。要弄清楚和解決這些問題，可用請示行文，并提出解決的意見，請求上級機關(guān)給予明確的解釋和指示。鑒此，除繼續(xù)發(fā)動災(zāi)民生產(chǎn)自救和依靠各級地方政府財政支持外，懇請國務(wù)院各方面撥給我省冬令救濟款XXXXX萬元。[例]關(guān)于要求追加我省自然災(zāi)害救濟款的請示國務(wù)院：今年我省自然災(zāi)害頻繁，損失嚴(yán)重。（略）根據(jù)國務(wù)院《風(fēng)景名勝區(qū)管理暫行條例》，我們對丹霞山風(fēng)景名勝區(qū)進行了資源調(diào)查、評價，編制了總體規(guī)劃。為類請示多用于機構(gòu)設(shè)置，審定編制，人事任免，重大決策，大型項目安排等事項，這些事項按規(guī)定本級機關(guān)無權(quán)決定，必須請示上級機關(guān)批準(zhǔn)。請示要求一文一事，報告則可以一文一事，也可以一文數(shù)事。（3）行文時機的超前性。 廣州粵華物業(yè)有限公司 XXXXX 二○○X年X月X日上報： 廣州粵華物業(yè)有限公司XXXXX 二○○X年X月X日印 共印X份請示的特點（1）行文內(nèi)容的請求性。不要請示、報告不分，更不能出現(xiàn)“請示報告”的文種。報告屬陳述性文體，或匯報工作，或反映情況，或提出建議，或答復(fù)上級的有關(guān)詢問。（3）重點突出。報告的寫作要求報告寫作一般要求在掌握充分材料的基礎(chǔ)上，進行綜合分析，提煉出正確和新穎的觀點，然后用簡潔的語言來表述，具體要求做到：（1）立意要新。在寫作時，要抓住主要內(nèi)容，突出重點，有層次有條理地展開，用最準(zhǔn)確、最簡潔的語言，把報告的事項寫出來。報告的原由是事項的依據(jù)，一般寫得比較概括，但要有關(guān)情況寫清楚，說明報告的原因。又如有一份報告的標(biāo)題《XX人民政府關(guān)于認(rèn)真貫徹落實XX政發(fā)（XXXX）XX號文件精神，各極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報告》，這個標(biāo)題長達60多個字，冗長、啰嗦，不夠明確。事由和文種是不能省略的。是指答復(fù)上級查詢事項的報告，例如，上級領(lǐng)導(dǎo)對群眾來信來訪中反映的問題，或文件材料中反映的問題，批示下級機關(guān)查辦，或詢問有關(guān)情況，下級機關(guān)辦理完畢，需用書面形式答復(fù)上級機關(guān)，此時使用的公文就是答復(fù)報告。事故發(fā)生后，東北中、鐵路辦事處和錦州、沈陽鐵路局負(fù)責(zé)同志立即隨救援列車或救護車趕赴事故現(xiàn)場，組織搶救、搶修工作。即及時把本地區(qū)、本單位發(fā)生的重大事件，在一定范圍內(nèi)帶有傾向性的情況，包括會議的情況，向上級機關(guān)報告。（略）三、認(rèn)真做好撤并公司的各項善后工作。下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報某一階段的工作情況，如匯報工作的進展、成績、經(jīng)驗、存在問題及打算，匯報上級交辦事項的結(jié)果，匯報對某一指示傳達貫徹的情況，等等。根據(jù)內(nèi)容劃分，報告可以分為工作報告、情況報告答復(fù)、報送報告。議案篇幅不宜過長，原由要簡明扼要，抓住要點，言簡意賅，不必展開論述、說理，事項是什么就說什么，有幾項就說幾項。如以國務(wù)院名義提交的，署國務(wù)院總理的姓名。三是結(jié)語。議案的原由是提請審議批準(zhǔn)事項的理由和依據(jù)，即為什么提出議案。議案的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成，有能省略其中的任何一項。發(fā)文字號可以在標(biāo)題的右上方，也可以在標(biāo)題的右下方，甚至可以省略。（3）任免議案。這樣的議案就稱為立法議案，簡稱法案。議案的類型根據(jù)議案內(nèi)容及適用范圍，議案一般有三種類型：（1）立法議案。二是行文的定向性。（七）議案《國家機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項的公文，叫議案。②注意指導(dǎo)性。情況通報是為使下級機關(guān)單位了解某階段的工作情況，或某重大事件、活動情況，指導(dǎo)工作，往往用通報將有關(guān)情況予以公布。二是批評性通報。這部分一般是略寫，寫清楚給予什么獎勵即可。根據(jù)篇幅，抓住主要特征和梗概來寫，不必敘述全過程，只要概括介紹就行。表彰性通報的內(nèi)容一般包括介紹事跡，分析評價事跡意義，概括主要經(jīng)驗，做出表彰決定，提出希望等。如《關(guān)于必須嚴(yán)肅處理黨員干部中的違法亂紀(jì)案件的通報》，就省略了發(fā)文單位；而《國務(wù)院關(guān)于一份國務(wù)院文件周轉(zhuǎn)情況的通報》則寫明發(fā)文機關(guān)、事由和文種。（3）表現(xiàn)方法不同通知的寫作主要是直敘式，告知人們做什么，怎樣做，具體明白，語言平實；通報的表現(xiàn)方法則常常兼用敘述、說明和議論，有較強的感情色彩，根據(jù)需要陳述事實，分析意義，做出評價，使人們了解事實真相，受到教育。通報與通知的區(qū)別（1）內(nèi)容范圍不同通知可以發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文，告知需辦理和周知的事項；通報只是表揚先進，批評錯誤，傳達交流重要情況、信息。二是目的性曉諭性。（六）通報通報是用來表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況的公文。④任免通知。第三部分是結(jié)尾，提出貫徹執(zhí)行要求，如“請遵照執(zhí)行”，“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”，“請研究貫徹”，等等，也有的通知結(jié)尾沒有習(xí)慣用語。事項性通知正文的寫作，要使受文單位了解通知的內(nèi)容，即事項，做什么、怎樣做，有什么要求。①轉(zhuǎn)發(fā)性通知。③省略發(fā)文機關(guān)和事由。如《廣東省人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于國營企業(yè)廠長（經(jīng)理）實行任期制度的通知》。如果是兩個以上單位聯(lián)合發(fā)文的，一般不能省略。完全式是發(fā)文機關(guān)、事由、文種齊全的標(biāo)題；省略式則是根據(jù)需要省去其中的一項或兩項。（4）任免通知。（3）會議通知。批轉(zhuǎn)公文的通知與轉(zhuǎn)發(fā)公文的通知同樣具有指導(dǎo)作用。通知的分類根據(jù)通知內(nèi)容性質(zhì)和作用，一般可以分為如下4種：（1）轉(zhuǎn)發(fā)性通知。（3）傳達事項。（2）轉(zhuǎn)發(fā)公文。平行文的通知不能帶有指示性和指導(dǎo)性，只能表述告知性或周知性的內(nèi)容，特別重要的通知，除了下發(fā)外，還要抄送上級機關(guān)，讓上級機關(guān)知道下級機關(guān)就某重大事項發(fā)了通知。（3）行文方向的不確定性。在通知的內(nèi)容方面，大到全國性重大事項、法規(guī)、規(guī)章，小到單位內(nèi)部告知一般事項，都可用通知行文。在行政公文中，通知是最常用的文種之一?！边@是不符合有關(guān)政策規(guī)定的。特此通知 XXXX房地產(chǎn)開發(fā)公司 XXXX年XX月XX日這份公文用錯了文種，告知回遷戶辦理回遷手續(xù)，屬一定范圍公布遵守和周知的事項，應(yīng)用通告卻用了通知行文。有的單位往往以為讓人們知曉的事項都可用通告各行文，結(jié)果把一些該用通知的，用了通告，該用通告的則用了通知。有些通告干脆不用結(jié)語，干凈利落。事項，即通告的具體內(nèi)容。一般來說，高級機關(guān)發(fā)布了比較重要事項的通告，標(biāo)題都使用前兩種，而企業(yè)事業(yè)單位、基層單位發(fā)的通告，事項比較具體，不那么重要，一般可用第三種。而通告一般不用文本形式印發(fā)，而是張貼或登報。公告的發(fā)文機關(guān)級別較高，多由國家機關(guān)發(fā)布。公告的告知對象是廣泛的，“向國內(nèi)外宣布”；通告的告知范圍則是面向“社會各有關(guān)方面”，一般適用于國內(nèi)。公告的內(nèi)容通常是重要事項和法定事項。有的公告比較重要，落款處除簽署發(fā)布機關(guān)和日期外，有的還寫明發(fā)布地點。也有的公告省略了原由，開門見山，直接寫出公告事項。公告的寫作（1）標(biāo)題公告的標(biāo)題一般要求寫明發(fā)文機關(guān)、事由和文種，也有一些公告的標(biāo)題只寫發(fā)文機關(guān)和文種，省略了事由，如《新華社公告》。我國經(jīng)常是通過新華通訊社來發(fā)布。公告發(fā)布的內(nèi)容必須是重要事項或法定事項。（三）公告公告適用于“向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項”。這種寫法往往基于原由是法定的，或是周知的，不寫出也不影響決定事項的權(quán)威和效用。二是詳寫原由，略寫事項。語言表達上，決定的語氣堅決、鮮明、準(zhǔn)確，決不能模棱兩可，含糊不清。（2）正文決定的正文主要包括兩方面內(nèi)容：一是決定原由，二是決定事項。主要是指關(guān)于重大事項和行動的決定以及一些帶規(guī)定性質(zhì)的決定。一般指表彰決定、處分決定、機構(gòu)設(shè)置決定、人事安排決定或某一具體事項的決定，等等。落款下方署發(fā)令年、月、日。指命令的具體內(nèi)容，需要執(zhí)行的內(nèi)容，有的命令事項比較簡單。因此，命令的寫作，沒有報告、請示或通知等公文的說理、闡述詳細等語言，并多用陳述語氣祈使語氣。由此可見，命令（令）直接發(fā)布時，發(fā)文字號只編順序號“第XX號”，命令（令）用文件發(fā)布式發(fā)布時，則按文件的格式，編文件的發(fā)文字號。這是命令的發(fā)文字號與其他公文不同的地方。發(fā)布令較多使用省略式標(biāo)題。如《中華人民共和國國務(wù)院關(guān)于北京市部分地區(qū)實行戒嚴(yán)的命令》，《廣東省人民政府關(guān)于授予六十六名同志“見義勇為先進分子”稱號的嘉獎令》。（3）嘉獎令主要用于嘉獎有突出成就和重大貢獻的單位及人員。一般行政法規(guī)以命令為載體發(fā)布，命令與法規(guī)合為一體，既不能把隨命令發(fā)布的法規(guī)當(dāng)附件，也不應(yīng)把它們當(dāng)作兩份公文，法規(guī)已成為命令內(nèi)容的組成部分。根據(jù)《憲法》規(guī)定，只有中華人民共和國主席、國務(wù)院總理、國務(wù)院各部部長、各委員會主任以及縣以上各級人民政府首腦，才能發(fā)布命令，其他任何單位和個人均不得發(fā)布命令。便在實際操作中，不能只重視某一些項目，而忽視另一些項目。其位置在印制部門的右邊。如廣州市人民政府的公文，其印發(fā)機關(guān)是“廣州市人民政府辦公廳”。抄送機關(guān)要根據(jù)公文內(nèi)容與性質(zhì)、機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的職能與職權(quán)及工作的需要來確定。第三層是類屬詞，如體制、職能、編制等。國務(wù)院辦公廳秘書局印發(fā)的《國務(wù)院公文主題詞表》（1997年修訂）由15類1049個主題組成，分為主表和附表兩大部分，主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。如，《國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上文種名稱“通知”。標(biāo)引主題詞要注意三點：一要掌握選詞原則，要選 用最能反映公文主題內(nèi)容的詞語。附注內(nèi)容位于成文日期下方左側(cè)、抄送機關(guān)上方。其位置上沿不壓正文，下沿要騎年蓋月。公文除會議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。一般性文件，以實際發(fā)出的日期為準(zhǔn)，具體說，本單位單獨制發(fā)的公文，以本單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文的，以最后一個機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。⑤成文日期。如屬這類的附件，其名稱在正文內(nèi)已有交代，在“附件”項內(nèi)則不必重復(fù)標(biāo)示。如“附件：《XXXXX》、《XXXXXXXXX》”，位于正文的左下側(cè)，頂格書寫。因文種和行文關(guān)系不同，其結(jié)語也有所區(qū)別。這部分的結(jié)構(gòu)，通常包括緣由、事項、結(jié)尾三部分。能否準(zhǔn)確地寫明主送機關(guān)，是公文發(fā)出后能否得到及時有效地處理的關(guān)鍵問題。普發(fā)性的下行公文，主送機關(guān)較多，一般使用泛稱，如“市直各單位”。簡短的標(biāo)題，通常是“一”字式排列。這是公文標(biāo)題擬寫的大忌。要做到準(zhǔn)確，一是要選準(zhǔn)文種，如不要把通告寫成公告，把請示與報告混淆?！币簿褪钦f，完整的公文標(biāo)題