【正文】 評估設計需要無論設計什么樣的文件，都應向最高的可行標準挑戰(zhàn)。 創(chuàng)造視覺效果即使是最有希望獲得通過的報告和提議也可能為糟糕的格式、圖表及印刷式樣所損害，而設計精美的文件往往會帶來更好（可能是決定性）的效果。撰寫這種文件時應先寫清提議，然后展開討論，最后得出結(jié)論。無論把提議發(fā)給公司內(nèi)部的同事，還是發(fā)給外部的供應商或顧客，分發(fā)后開會討論提議內(nèi)容的做法將大有裨益。 提議的設計提議與報告的格式大體相同：提議的開頭要概述提議內(nèi)容；論證過程中用標題組織行文；最后在結(jié)論中重述要點。? 向決策者們詢問他們期望實現(xiàn)的短期、中期與長期目標分別是什么。在動筆寫提議前，調(diào)查一下該提議是否與組織的總體計劃相一致，以及兩者符合的程度如何。37 / 50 撰寫提議提議不同于報告之處在于：它是自我推銷性質(zhì)的文件，它的目的在于說服讀者接受提議的內(nèi)容。而當你站在中立的立場上，例如要討論可行性研究報告，應該提前分發(fā)材料。在報告的主要結(jié)論上多下功夫。小提示 75： 不要妄下斷言。 確保清晰報告并非文學作品，然而，好報告卻遵循著文學作品的寫作規(guī)范。標題、副標題和實心黑點可以幫助你有效地組織報告，并可引導讀者注意重要事實。36 / 50要用標題標明不同主題，與主題相關的內(nèi)容用副標題標明。要強調(diào)最重要的調(diào)查結(jié)果與事實。要與不要要使每一份報告生動有趣。小提示 73： 根據(jù)你對讀者的了解，對報告進行加工以適合讀者口味。 編寫報告報告是供他人閱讀的正式文件。小提示 71： 記住：當無利可圖時，沒有人會繼續(xù)罷工。如供應商在供貨或質(zhì)量方面不過關，則需再次談判。為自己設定一個上限，不要超過它。 購物談判購物談判過程中，有兩點必須考慮清楚。在辯論與討價還價過程中，你要揣摩對方的想法，并且不失電動機地抬高或改動報價、拒絕對方提議或提出新條件。最后，確定你們的底線，即你們的最低目標。準備過程中，首先要確立談判目標，然后決定派誰參加談判。因為你需要清楚地闡明你的提議并正確理解對方提出的條件。 ”“這正是我們所孜孜以求的，如果不盡快采取行動，一定會讓對手占先。在推銷金融服務方面，計算機尤為有效：輸入買方的財政狀況方面的具體數(shù)據(jù)后，許多電腦程序會幫你設計出有針對性的方案。小提示 67： 做每一筆生意時，都應把它看作你與對方的一次合作。例如，在針對外部人員的營銷活動中，長信的推銷效果明顯優(yōu)于短信；而在向內(nèi)部人員分發(fā)備忘錄時，簡短文伯的效果往往更顯著。如果你想在工作中實踐某一想法，在距成功只有一步之遙時，你應保持積極的態(tài)度，并運用硬性推銷技巧。另外，運用手勢有助于強調(diào)你的話。你可以把這種銷售手段運用到工作中去，使你的“推銷術”能夠隨機應變。 銷售中的溝通銷售是商務活動的基礎，這不僅僅是就說服外部顧客購買商品而言。要制定日程表，其中要包括休息時間。若要舉行大型會議，須選擇一個能容納所有與會者的會場；而開辦講習班時，挑選一個中等大小的房間再另增幾個小房間，只要使學員能夠分組工作就足夠了。? 大型會議或研討會后，還應組織后續(xù)活動，否則這類會議往往收效甚微。要點? 安排重要活動時，計劃越周密，考慮越周詳，越易取得成功。值得一提的是，內(nèi)部銷售年會往往具有極強的激勵作用。講話速度不要太快，注意看鐘表，別超過規(guī)定時間。小提示 62： 詢問其他經(jīng)理是否愿意在會上發(fā)言。這類培訓涉及到工作中的事務，具有實踐性、非正式性以及著眼于具體目標等特點。通過課外與員工進行非正式討論或交談，你可以獲得關于組織內(nèi)部各方面的有益反饋。檢查投影儀上的材料是否已放好用指示棒輔助演講身體站直，面向聽眾聲音清晰，語速適中面部表情要積極用張開手掌的手勢表示強調(diào)小提示 60： 可能的話，邀請著名演說家參加研討會或大會。演講時，你也可以適時地發(fā)給聽眾一些筆記或視象材料。若聽眾人數(shù)較少，也可以用掛圖或書寫板代替。聽眾的態(tài)度通常傾向于積極支持而不是敵對，因此，可以讓他們的支持給你以更多自信。 信息傳遞信息傳遞過程中，有三個關鍵步驟：介紹大致要講的內(nèi)容；正式演說；重復所講內(nèi)容。這樣，只要瞥見一個詞，就會回憶起幾個復雜的想法。小提示 58： 如果讓聽眾提問，會使演說速度減慢，那么，你可以問聽眾有何問題。 為演講做準備安排好寫稿、試講以及最后回顧的時間。聽眾覺得，通過視覺接受信息要比通過聽覺容易得多。如果你的分公司離總部較遠，常規(guī)會議不易進行，電視會議將盡顯其優(yōu)勢。指派有關人員負責各項活動，并對完成時間做出限定。對討論時間加以限定，這樣，就可以按原計劃結(jié)束會議。小提示 54： 恰當?shù)剡\用幽默有助于雙方達成一致意見。核實是否每個人手中都有相關資料，還應確保會議議程能被全體與會者接受。只有少數(shù)重要人物參加的小型會議往往最富28 / 50有成效。小提示 52： 如果會議旨在制定決策，應確保決策得以制定。 成功地主持會議許多經(jīng)理認為，會議占用了他們太多的時間。應盡可能給他實實在在的支持。 向員工提供咨詢服務無論是工作上還是個人生活上的問題，均可通過咨詢得到解決。輔導行為應貫穿于管理過程的始終，不應僅限于成績考核及年度評估。在會見的前幾天，經(jīng)理你就已先發(fā)下了考核意見，以使員工有足夠的時間準備他們的答復。3. 記?。阂雎爢T工講話，不要操縱會議。因此，若想使會見富有成效，你應聆聽對方說話，爭取展開理性的討論，始終保持謙遜有禮。請你利用單獨溝通檢查員工的表現(xiàn)，并藉此查明是否需對員工進行輔導或向他提供咨詢。如果一項任務由你負責，并由你指派他人具體執(zhí)行，那么，你就向該人授權。 （規(guī)定期限）? 編寫問卷前，在各樓層各訪談一人。編寫書面材料時應注意：? 開宗明義；? 指出哪些資源可供利用；? 規(guī)定時限；? 指明工作方式；? 如果該說明書須形成文件，應指出文件發(fā)給哪些人； 即使你授權他人做的工作很簡單，你的指示明確些仍可少出錯。注意對方提供的反饋，以判斷你是否已提供了足夠信息。學會如何向顧客、同事或供應商介紹情況，這將助你踏上成功之路。您曾表示過貴公司對安裝新型計算機軟件感興趣，我相信我們的服務定會讓您滿意。我是個非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處。信中有錯別字與標點錯誤，而且廢話連篇。小提示 43： 寫信前，要理清思路，甚至需作筆記?？捎枚叹浯骈L句，用主動句代替被動句；避免使用雙重否定、行業(yè)語和古語；措辭要自然妥帖。第二條原則是信件要包含讓讀者理解你的意旨所需的全部信息。動筆前先思考，并把你想到的記下來，這樣寫出的信件能產(chǎn)生良好的效果。無論何時，當你想發(fā)送信息時，先問一問自己是否真正有必要，如果答案是否定的，取消原計劃。只發(fā)送重要信息 信息表達言簡意賅 回復要及時 加強信息流通用電子手段進行快速高效的溝通時，不要發(fā)送無用信息。同時，還可以利用其他公司的網(wǎng)站查尋關于競爭對手的信息。22 / 50? 因特網(wǎng)成為有效溝通工具，主要是因為它可以把多種媒介結(jié)合在一起。使用時應遵循以下幾點：? 標題要有意義；? 盡可能簡明；? 區(qū)分開商務郵件與非商務郵件；? 電子郵件的接收者要經(jīng)過選擇；? 如果你把郵件郵給多人，避免附寄多余文件；? 避免使用淫穢的語言和侮辱性詞句，不要發(fā)送帶有種族或性別歧視性質(zhì)的郵件。 使用電子郵件電子郵件具有速度快，界面友好與用途廣的特點。小提示 38： 試行利用因特網(wǎng)的新方法。如果你從事遠程銷售這一行，一定要讓員工遵循下面這些金科玉律：? 工作時要依據(jù)書面稿；? 開始講話后不要停頓或中止；21 / 50? 勤用“請” 、 “謝謝” ；? 桌上放一面鏡子以保證你在微笑；? 慎用“我”字。下次再打時，講明你已預約。進行徹底調(diào)查，找出適合你需要的人選。? 因為電話交談中相互間的交流條理清晰、簡明切題，所以它比面對面的商談容易控制。錄制外出留言時，需簡短而有條理。同理，如你認為談話過程中可能出現(xiàn)困難，通話前可以先寫下一些有用的句子。下面是遠程銷售的一些基本訣竅：? 提前依次記下想說的內(nèi)容；? 講話的速度不要太快，使自己的語速與對方相協(xié)調(diào)；? 禮貌友好要切記；? 微笑——熱情洋溢的笑臉往往使聲音溢滿微笑，使對方做出積極的答復。小提示 33： 運用“等候電話”功能來提高效率。 ”“這工作你做正合適，因為……”“你認為這篇報告是否存在著不足？” 使用電話電話是極其有效的溝通工具。坐直，保持友好的目光接觸，表達要清楚。做出否定反饋很困難，但要記?。喝绻偸腔乇苷f“不” ，就絕不能實現(xiàn)良好的管理。你還可以運用積極的身體語言對口頭信息加以強調(diào)。這可能是因為你并不清楚自己想說什么；或者盡管說話目的明確，你的語言表達卻模糊不清；或者你的身體語言與口頭語言有細微差別。工作穩(wěn)定性、工作條件、獎勵、工作場所和福利等因素很重要。要想使信息內(nèi)容清晰，溝通不斷取得進展，誠懇的態(tài)度和及時的反饋都是關鍵。換言之，像對待自家的客人那樣對待他們。 文化差異西班牙、法國、意大利和拉丁美洲的男性同事問候時會相互擁抱；而日本人則離開一段距離互相鞠躬，只有熟識些時才握手；日本人和中國人在相互介紹時常交換名片。 運用身體接觸問候熟人時，可以握手也可以不握，雖然在正式場合傾向于握手。如果你們關系平等，不妨直呼其名，并用“早上好” ， “你好”或“見到你很高興”之類的非正式問候語。? 即使大家意見分歧，會議仍應在友好的氣氛中結(jié)束。 進行接觸會見時，無人能保證必然會有一個圓滿的結(jié)局，而良好的開端卻總是可能的。當產(chǎn)生想法時，把詞寫在“枝杈”或向外輻射的線條上；改變字體大小，并運用色彩和圖形（因二者均有助于記憶） ；用箭頭連接相關想法。作記錄時，從這個中心出發(fā)，畫出“枝杈” ，每一枝杈又有分枝（一個想法導向另一個想法） ，不同的枝杈可以彼此相連。 prctcl systm.Y my fnd tht evn whn y r sklld at spdwrtg, t s snsbl t spll unusual or dffclt wrds in fll. Als, f yr spdwrttn wrd cld b mstkn for 1 or 2 othr wrds,thn t s a gd pln t wrt th wrd in fll.由于上下文的關系，此詞的意義顯而易見，這里的“nts”代表“notes（記錄） ”而非“nuts（堅果） ”像“at”這樣簡單的詞可全部寫出wrds 省去元音字母的單詞仍是容易辨認的unusual 難以縮減或可能造成解讀困難的詞全部拼出。 用速記法作記錄把記錄分隔成小段。 采用速記速記可以通過培訓學習，也可自學，其結(jié)果會使記錄速度加快一倍。小提示 24： 在書上標明段落，過后再做筆記。 閱讀結(jié)束后幾分鐘。 把所有內(nèi)容讀兩遍只會使閱讀速度減半。 大約 3%~7%。? 讀一本書的目錄、引言、結(jié)論或索引以確定該書的可讀性，這樣可以節(jié)省時間。要點：? 理解力常被高估。因此你可能需要改善記憶技巧。14 / 50 增強記憶力一般說來，讀一本一般厚度的書（10 萬字左右）大約要用 7 個小時左右。 提高速度練習過程中，以 20 分鐘為一個時段。 學會略讀略讀能幫你駕馭時間并減少用于閱讀的時間。 高效率閱讀閱讀并充分理解一段話時，最常用的方法有兩個：慢讀和重復閱讀。幾個簡易技巧的運用可以使你提高閱讀速度和效率。因此，你應努力控制自己的語氣。小提示 20： 盡量使語氣自然，以創(chuàng)造熱情的氛圍。問：同上一次相比，這次調(diào)查的結(jié)果怎么樣？答：三分之二處于平均水平，這表明員工士氣尚可。問：你讀過公司的內(nèi)部雜志或簡訊嗎？答：沒有。在提預先準備好的問題時，注意回答中的蛛絲馬跡，以便稍后根據(jù)它們提出一些新問題。 選擇問題事先準備問題時，時時注意哪種類型的問題有助于你實現(xiàn)自己的目標。開會時，在已得到回答的問題旁邊打勾。 該問什么恰當?shù)奶釂柾梢源蜷_知識和理解之門。 “為什么” 、 “什么” 、 “怎樣” 、 “什么時候”等詞是很有力的。如果你對調(diào)查結(jié)果置之不理，則意味著你沒有聽取群眾意見，并傳達了一種對你很不利的信息。在別的情況下，行動才是至關重要的，如消除瓶頸。回答時，先概述你目前的理解。請您重復一下可以嗎？”“我知道這不在您的工作范圍之內(nèi)，可我仍想聽聽您的意見。所以，這次會議想要成功，他必須克服這些成見，傾聽他們的發(fā)言而不應臆斷。事實上，人們并不總是依據(jù)你的刻板模式或期望行事。成見阻礙了良好的溝通。小提示 13： 琢磨你聽到的話，而不是說這些話的人。采取與對方相似的姿勢并運用相同的手勢能創(chuàng)造共鳴的效果。仔細傾聽后，你可通過模仿對方使談話更和諧。切忌只聽進那些你想聽到的話而對其他內(nèi)容置之不理。根據(jù)你的理解重組語句，并說給對方聽，以檢驗你的理解是否正確。? 應該始終相信別人說的話，直到有證據(jù)表明那是謊言。若想達到預期效果，你的發(fā)言要促使他人提出自己的想法。分析尋求具體信息，努力從情感中理出事實。 運用聆聽技巧聆聽類型 用理論指導實踐共鳴鼓勵并支持對方開口，以獲取信息。9 / 50 表示專注在尋求信息、達成共識或建立工作關系的過程中，你在聆聽時表現(xiàn)得越投入越好。聆聽本身就在向?qū)Ψ絺鬟f著信息，它有助于交流獲得成功。需要安慰：一手繞頸，一手繞腰，表明需要安慰。揚起眉毛表明感興趣。措辭要謹慎，態(tài)度要誠懇，否則你的身體語言會與你所說的話相矛盾。小提示 10： 對鏡演示各種手勢，看一看哪些手勢你做得比較自然。簡單的手勢可以結(jié)合在一起構成復雜的手勢?？夏岬狭晳T用砍東西的動作，而希特勒則喜歡揮拳頭。小提示 9： 注意別在無意中流露出不友好的神情。亂蓬蓬的頭發(fā)，皺巴巴的 T 恤，懶洋洋的站姿