【正文】 如客人要找的人不在，詢問(wèn)客人是否留下聯(lián)系方式或留言轉(zhuǎn)達(dá)，并做好記錄。如需接電話或傳呼他人，語(yǔ)氣要客氣，標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)為：“請(qǐng)問(wèn)XX處室（公司）的XX同事在嗎？”“麻煩您，我找XX同志聽(tīng)電話，謝謝！”（2）常規(guī)接待規(guī)范客人來(lái)訪時(shí)，起身問(wèn)好，面帶微笑，握手或行鞠躬禮。通話結(jié)束時(shí)，應(yīng)等對(duì)方掛斷之后再輕輕放下電話。標(biāo)準(zhǔn)2：辦公室日常行為規(guī)范（1）辦公電話接聽(tīng)規(guī)范響鈴時(shí)，在三聲之內(nèi)接起接聽(tīng)時(shí)，要致以問(wèn)候，語(yǔ)氣要熱情，標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)為：“您好，？？？國(guó)際旅行社辦公室！”在有必要知道對(duì)方姓名時(shí)可以說(shuō)：“請(qǐng)問(wèn)您是什么單位，請(qǐng)問(wèn)您貴姓？”并確認(rèn)：“XXX先生/小姐，您好！”認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方來(lái)電事由，如需要傳呼他人應(yīng)請(qǐng)對(duì)方稍等，輕輕放下電話傳呼他人。公司各部門和分公司稿件的征集和通報(bào)；負(fù)責(zé)本部門日常接待；收發(fā)文件，打印、復(fù)印、登記、發(fā)放、歸檔各種材料；負(fù)責(zé)相關(guān)文件的保密，拒絕他人查閱，要求他人回避；總經(jīng)理和辦公室主任交代的其他工作和臨時(shí)性工作。工作常規(guī)：辦公室主任日常工作常規(guī)：時(shí)間具體事項(xiàng)日常規(guī)工作對(duì)辦公室人員安排當(dāng)日的具體工作事務(wù)；與各分公司、各營(yíng)業(yè)部或集團(tuán)各部門聯(lián)系落實(shí)相關(guān)事宜；詳細(xì)安排當(dāng)日工作重點(diǎn)；日常事務(wù)處理；辦文、辦會(huì)、辦事等；后勤管理方面的監(jiān)督檢查；來(lái)人接待；社會(huì)關(guān)系維護(hù)；車輛管理使用；總結(jié)當(dāng)日工作、安排明日工作；辦公室主任周工作常規(guī)：（1）每周一（幾點(diǎn)）召開(kāi)辦公室人員工作例會(huì)（現(xiàn)場(chǎng)或電話方式）；（2）每周一安排本周主要重點(diǎn)工作任務(wù)；（3）每周一安排辦公室人員工作備忘錄；（4）每周一至周五開(kāi)展正常工作并落實(shí)公司及集團(tuán)交辦的各項(xiàng)事宜。上班期間人員外出辦事或下班后，未關(guān)閉空調(diào)等設(shè)施的，給予部門負(fù)責(zé)人20元/次罰款。保持文件資料擺放整齊有序，辦公室若配置盆景，要保持盆景鮮艷；水瓶、盆景、報(bào)紙夾、辦公桌椅、工藝品、辦公用品等放在辦公室固定位置，禁止隨意挪動(dòng)。（3）保管期限：①對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；②對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存；③凡是結(jié)余兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。六、檔案管理制度歸檔范圍公司文件材料的歸檔范圍，包括上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的有關(guān)文件，批件及各部門產(chǎn)生的各種文件材料，主要在以下幾個(gè)方面：①基礎(chǔ)管理； ②黨群工作； ③經(jīng)營(yíng)管理；④產(chǎn)品研發(fā)；⑤科學(xué)技術(shù)；⑥基本建設(shè)；⑦會(huì)計(jì)核算。合同管理人員建立合同檔案分類臺(tái)賬，合同執(zhí)行完畢叫集團(tuán)合同管理員存檔。對(duì)外訂立合同時(shí)，必須掌握供方的一些基本情況，必要時(shí)對(duì)供方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察。經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)出的空白信箋印章上必須注明用途。印章使用（1）用印審批：經(jīng)濟(jì)合同、正式文件用印前必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)文字批準(zhǔn)，日常事務(wù)由辦公室主任或分管副職批準(zhǔn)。（3）機(jī)構(gòu)注銷、裁撤、法定代表人變更及出納變更時(shí)，相關(guān)印章必須由辦公室及時(shí)收回、集中保管。（3）要求能夠手工書(shū)寫(xiě)的材料盡量手工書(shū)寫(xiě)。（6）低值易耗辦公用品，各部門應(yīng)本著不鋪張不浪費(fèi)的原則，從嚴(yán)從細(xì)控制使用。（2）各部門在申報(bào)時(shí)，需認(rèn)真填寫(xiě)計(jì)劃單，計(jì)算好月使用量，一般采購(gòu)或印制數(shù)量以半年使用數(shù)為上限。精簡(jiǎn)會(huì)議：辦公室應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)嚴(yán)格控制會(huì)議的規(guī)模、會(huì)期，力戒形式主義，開(kāi)會(huì)不得攀規(guī)格、講排場(chǎng)，要嚴(yán)格控制會(huì)議成本，努力提高會(huì)議質(zhì)量。所有公司發(fā)文文稿統(tǒng)一由總經(jīng)辦整理歸檔。各部門根據(jù)需要提出發(fā)文申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人草擬文件內(nèi)容（草擬內(nèi)容需用水筆書(shū)寫(xiě)，以便長(zhǎng)期保存）；（2）文件審核。收文后，根據(jù)來(lái)文單位（上級(jí)來(lái)文、平級(jí)來(lái)文、下級(jí)來(lái)文）及時(shí)錄入來(lái)文登記簿；（2）辦理。來(lái)文登記后，視緩、急情況，及時(shí)填寫(xiě)文件處理標(biāo)簽報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批；（3）歸檔。各部門草擬文件必須交總經(jīng)辦統(tǒng)一審核；（3）領(lǐng)導(dǎo)審批。二、會(huì)議籌備制度會(huì)議組織（1）每年召開(kāi)一次總結(jié)表彰大會(huì)；（2）每半年至少召開(kāi)一次支部大會(huì)和經(jīng)理以上管理人員會(huì)議；（3）每季度召開(kāi)一次辦公會(huì)；（4）每月召開(kāi)一次產(chǎn)品溝通會(huì)議；（5）每周各部門召開(kāi)一次周例會(huì)。三、辦公用品管理制度采購(gòu)、印制（1）提前三天書(shū)面申請(qǐng)。（3）申請(qǐng)印制，應(yīng)設(shè)計(jì)好規(guī)格、件數(shù)，并提出初步印制價(jià)格。（7）高值辦公耗材（如電腦、傳真機(jī)）在使用中，應(yīng)注意日常的維護(hù)與保養(yǎng)；確需維修時(shí)，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理同意后，辦公室通知具辦。（4）工作之外，需要打、復(fù)印的，一律收費(fèi)（總經(jīng)辦代收）；不允許私自打、復(fù)印或發(fā)傳真，一經(jīng)查實(shí)，將給予當(dāng)事人10元——50元/次罰款。（4）印章啟用與變更按公安機(jī)關(guān)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（2）蓋章登記：印章保管人蓋章時(shí)，應(yīng)逐筆在《用印登記表》上登記，口頭批準(zhǔn)用印的領(lǐng)導(dǎo)必須在登記表上簽字。（5）攜章外出：辦公室主任及經(jīng)理層人員確因工作需要須攜章外出的，應(yīng)當(dāng)?shù)怯洠瑪y章人應(yīng)當(dāng)簽字并保證妥善保管、及時(shí)退還。訂立合同必須遵循平等、自愿、公平誠(chéng)實(shí)信用和守法原則，不得徇私舞弊，違反國(guó)家法律法規(guī)，損害國(guó)家和企業(yè)利益。委托代理人在簽訂合同時(shí)，不得超越委托書(shū)的權(quán)限范圍，不得簽訂無(wú)效合同，違反合同。歸檔要求：（1）辦公室為公司臨時(shí)檔案室，集中統(tǒng)一管理公司形成的全部檔案；（2）歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)備、系統(tǒng)；（3）文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)耐久保存，文件不能以鉛筆，圓珠筆書(shū)寫(xiě)，傳真件、復(fù)印件不得長(zhǎng)期存檔；（4）文件材料整理符合規(guī)范；（5）歸檔的電子文件、應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存；（6）各類文件一般歸檔一份，比較中和利用頻繁的文件歸檔23份；（7）各部門