新時(shí)期如何做好檔案管理-wenkub.com
2025-01-01 01:03 本頁(yè)面
【正文】 四是積極配合檔案管理信息系統(tǒng)的上線(xiàn)運(yùn)行，做好本單位用戶(hù)權(quán)限設(shè)置，數(shù)據(jù)信息采集源點(diǎn)落實(shí)等工作。 數(shù)據(jù)遷移方面： 完成各二級(jí)單位所有數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的遷移工作。建立真正的吐哈油田數(shù)字檔案館，任務(wù)還很艱巨，困難還很多。按照檔案管理規(guī)范化、一體化的發(fā)展要求，需要對(duì)分類(lèi)和編目不合理的檔案重新進(jìn)行整改。 硬件平臺(tái)搭建方面： 完成了硬件平臺(tái)建設(shè)及系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)了應(yīng)用服務(wù)器與研究院現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備系統(tǒng)集成；數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、文件服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、全文檢索服務(wù)器全部完成集群安裝配置。 項(xiàng)目完成情況 數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目采取紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工、系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)、硬件平臺(tái)搭建同步進(jìn)行的方式開(kāi)展工作。 第四，嚴(yán)格把好電子文件鑒定關(guān)，在電子文件移交時(shí)，要認(rèn)真對(duì)光盤(pán)載體外觀(guān)進(jìn)行檢測(cè)；對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息、有效性、可識(shí)別性等進(jìn)行檢驗(yàn)。 解決辦法 第一，統(tǒng)一電子文件制作、命名等標(biāo)準(zhǔn)，明確電子文件格式、文件代碼、光盤(pán)刻錄、文件命名、電子文件檢測(cè)等一系列要求，確保電子文件的規(guī)范管理。 電子文件存在的問(wèn)題 一是材料形成部門(mén)電子文件歸檔不全，處于分散保存狀態(tài)。因此，我們要從檔案現(xiàn)代化管理的高度，深刻認(rèn)識(shí)電子文件的現(xiàn)實(shí)意義和重要作用，規(guī)范電子文件制作、審核、鑒定程序，加強(qiáng)電子文件收集力度，擴(kuò)大電子文件收集范圍，確保電子文件齊全完整。在檔案管理軟、硬件方面，真正滿(mǎn)足用戶(hù)的需要。 解決辦法 檔案人員要及時(shí)了解本單位生產(chǎn)建設(shè)情況和檔案利用者的需求，主動(dòng)采取多種形式，通過(guò)各種途徑積極主動(dòng)開(kāi)展檔案利用服務(wù)。 四、檔案的質(zhì)量 五、檔案開(kāi)發(fā)利用 檔案管理部門(mén)向用戶(hù)直接提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)，稱(chēng)為檔案利用。 檔案的質(zhì)量取決于文件的質(zhì)量。 第四，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行信息著錄時(shí)，有信息錄入錯(cuò)誤和不全現(xiàn)象，信息錯(cuò)誤有可能使檔案變成死檔案，信息不全會(huì)造成檢索、統(tǒng)計(jì)的無(wú)法實(shí)現(xiàn)。收集來(lái)的檔案，不經(jīng)過(guò)整理，檔案沒(méi)有條理，也不便于系統(tǒng)的查考和研究。 第三，建立健全檔案收集網(wǎng)絡(luò)，各部門(mén)應(yīng)明確一名兼職資料網(wǎng)員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)各類(lèi)資料的收集，充分發(fā)揮檔案網(wǎng)員的收集優(yōu)勢(shì)，最大限度地調(diào)動(dòng)檔案網(wǎng)員的工作積極性。梳理歸檔部門(mén)的主要業(yè)務(wù)流程 ,詳盡列出本單位可能產(chǎn)生的檔案，并根據(jù)工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行修改和補(bǔ)充，使之不斷完善。 二是各職能部門(mén)沒(méi)有明確專(zhuān)兼職資料員，歸檔職責(zé)不落實(shí)。接收各單位的檔案，特別是接收現(xiàn)行單位的檔案，是各級(jí)檔案館收集工作的主要任務(wù)。
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