【正文】 (三 )秘書應隨時保 持領導辦公室的整潔、有序，保持室內溫、濕度適宜，空 氣新鮮，保持充足的茶、水、食品等的供給，及時澆灌或更換室內植物。 (四 )次年 3月 3 1 日前，秘書應對所有文件、資料進行整理、歸檔。 (二 )秘書負責領導工作日程的設計及安排，并對領導出席的重要會見、會議 中的講話進行記錄整理。 (三 )秘書應定期收集公司及所屬分、子公司經營管理方面的重要情報，主動 以書面形式及時向領導反映、匯報。 (三 )秘書應根據領導的指示或批復，進行來電、來函的回復或聯系，并負責 業(yè)務傳真、信函等的擬稿、打印、核對工作，呈領導審閱后及時發(fā)送，并在《發(fā)送登記表》上進行登記。若需來訪者等候時，應遞 上報紙、畫報等。 (三 )對于在領導辦公室以外進行的會晤，秘書應及時將會晤的時間、地點預 先告知綜合管理部，以便預訂會場及確定會務工作人員。 (二 )管理工作內容主要包括：接待、傳達、文書、領導日程安排、文 件整理、 內務整理、會議、代行、聯絡等事務的管理和督辦等。 附件 1 公文格式示范 機 密 001 急 件 XXXXX 文件 綠 字 [ ] 號（ 4 號仿宋） 簽發(fā)人： (空 1 行 ) 標題（小 2 號宋體加黑） （空 1 行） 主送單位：（ 4號仿宋體） (空 1行 ) 附件： (空 2行 ) 發(fā) 文 單 正文（ 4 號仿宋體） 位 發(fā) 文 日期 主題詞 (黑 4 號 )： (4 號宋體 ) 呈報： 抄送： 擬 稿 ： 核稿： 打字： 附件 2 專題會議紀要格式示范 專 題 會 議 紀 要 綠專紀要 [ ] 號（ 4 號仿宋） XXXXXXX 有限公司（ 4 號楷體） 年 月 日 (空 1 行 ) 關于 XXXXXXX 的會議紀要 (小 2 宋加黑 ) (空 1 行 ) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 呈報： 抄送： 記錄整理： 核稿： 打字： 附件 3 會議紀要格式示范 會 議 紀 要 綠 [ ] 號（ 4 號仿宋） XXXXXXX 有限公司（ 4 號楷體） 年 月 日 (空 1 行 ) XXXXXXXXXXXX(標 題 ) (空 1 行 ) XXXXXXXX有限公司于 年 月 日召開第 次 XXXXXX 會議。 第十二條 字數排列與行間距 WORD字處理系統(tǒng)排列一般為每頁 25 行，每行 35 個字符，行距為 1． 5倍。 第十一條字體與字號 文件標題用小 2 號宋體 加黑；發(fā)文字號、簽發(fā)人、抄送單位、主送單位、正 文、附件、落款等用 4號仿宋體；簽發(fā)人姓名用 4號楷體標識；密級、緊急程度 用 4號黑體； “ 主題詞 ” 三個字用 4號黑體，具體標引的主題 詞用 4號宋體。根據會議內容和工作要求發(fā)、報有關領導或單位。 (二 )分送欄設在主題詞下 l行，左空 1字標識 “ 呈報 ” 或 “ 抄送 ” ，后標全角 冒號；回行時與冒號后的抄送單位對齊；在最后一個抄送單位后標句號。 (七 )文件落款通常應在正文或附件下空 2行。附件 名稱后不加標點符號。 (二 )主送單位應在標題下空 1行處，左側頂格，主送單位名稱后標用全角冒 號。 (四 )上行文 (即向政府機關或行業(yè)管理部門呈送的請示、報告 )應標注簽發(fā) 人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。 “ 絕密 ” 、 “ 機 密?公文在文件左上角標明文件份數序號。 第三條 本規(guī)定適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股 項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。 第四十九條 本辦法自印發(fā)之日起施行。 第四十七條 部門或分、子公司合并時，全部公文應當隨之合并管理。 第八章 公文管理 第四十三條 公文由綜合管理部統(tǒng)一收發(fā)、傳閱、審核、用印、歸檔和銷毀。 公司內部制發(fā)公文的整理根據文種劃分；外部收文在編號后，應根據收文類 別 分別進行登記。個人不得保存應 當歸檔的公文。 第三十五條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，綜合管理要負責催 辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。緊 急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。審核后， 對符合 本辦法規(guī)定的公文，再印蓋收文章登記編號并粘貼《收文處理單》 (見附件 2)，及 時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理 ，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。 第六章 收文辦理 第二十九條 收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、 擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 第二十六條 簽發(fā)后的公文原稿應送交綜合管理部進行編號，并由綜合管理 部負責填寫《發(fā)文登記簿》。審核的重 點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。 第二十一條 草擬公文 應當做到： (一 )符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定； (二 )情況確實、觀點明確、表述準確、結構嚴謹、條理清楚、直述不曲、字 詞規(guī)范、標點正確、篇幅力求簡短； (三 )公文的文種應當根據行文目的、發(fā)文單位的職權和與主送單位的行文關 系確定； (四 )擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度； (五 )人名、地名、數字、引文準確，引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號， 日期應當寫明具體的年、月、日； (六 )結構層次序數，第一層為 “ 一 ” ，第二層 “ (一 )” ，第三層為 “ 1． ” ，第 四層為? (1)” ，結構層次序數可跳開但不能顛倒使用； (七 )應當使用國家法定的計量單位； (八 )文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱； (九 )公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、 縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。 “ 報告 ” 不得夾帶請示事項。 第十四條 公司各部門依據部門職權可以向分、子公司或相關業(yè)務部門行文， 一般以函的形式商洽工作、詢問或答復問題及審批事項。 (十三 ) 章程等規(guī)定性文件，不寫收文單位，在頒發(fā)時另加一個命令 或通知。 (十一 )公文應當標注主題詞。 (八 )公文應當加蓋印章。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉發(fā)文件加書名號外，一般不用標點符號。 (三 )發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；聯合行文，主辦 單位排列在前。 ‘ 上行文是指 向政府部門和行業(yè)管理部門的發(fā)文；平行文是相互平行的單位或不相隸屬的單位之間的發(fā)文；下行文是指對公司所屬部門及分、子公司的發(fā)文。 (九 )意見 適用于對公司所屬部門及 分、子公司的相關問題提出見解和處理辦 法。 (五 )通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者事項。 第二章 公文種類 第八條 公司的公文種類主要有： (一 )命令 (令 ) 適用于人員任免和嘉獎。 第五條 公文處理過程中必須注意保密，確保公司利益 不受損害。 公文處理辦法 第一章 總 則 第一條 為加強綠城房地產集團有限公司 (以下簡稱公司 )的公文管 理工作， 提高公司內部溝通和外部聯系的有效性，確保公文品質和公文處理規(guī)范，特制定本辦法。 第十一條 如遇會議時間、場地重疊，無法按照要求作出安排的，綜合管理 部 應及時與相關部門聯系，以作出相應調整或另行安排。 第三章 會議 室的管理 第七條 管理人員職責 (一 )每天對會議室進行保潔、整理； (二 )每次會議后立即清掃、整理； (三 )每天對盆栽植物進行養(yǎng)護并定期更換； (四 )每天檢查設施設備，發(fā)現問題立即酌情處理； (五 )每天檢查物品的備用情況，根據需要隨時補充； (六 )做好會議室的使用安排； (七 )根據會議要求，做好會議室的布置工作； (八 )做好會議的保密工作； (九 )做好會議室的安全防范工作。 第三條 綜合管理部為會議室的歸口管理部門。 第十三條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。 第十條 與會人員不得無故缺席， 如有特殊情況，應事先向公司總經理請假。 (四 )會議用房和用餐安排應根據與會人數提前落實確認。通知應明確會議時間、地 點、內容、要求及出席人員 名單等。 (二 )會議材料要求 會議材料應真實反映公司實際經營狀況，堅持喜憂兼報；涉及數字的要認真 核實，保證準確無誤。 第七條 會議材料 (一 )會議材料內容 各項目公司的工作總結與計劃，主要包括工作開展情況，重點工 作，主要 管理措施，存在的主要問題和不足，下一步的工作目標、重點、具體措施以及需要公司統(tǒng)一協調、幫助解決的問題等。 第三條 綜合管理部為項目公司工作會議的組織 管理部門，負責會議方案的 擬定、會務安排、會議記錄整理、會議紀要的撰寫、會議決議事項的落實督辦。 第五章 附 則 第二十四條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。 第二十條 會議簽到冊、會議記錄 (或錄音帶 )及會議紀要按《文書檔案管 理辦法》進行歸檔。 第十八條 凡是需要保密的評審資料，會議結束 后由承辦部門負責收回。承辦部門應指定人員負責會議記錄。 第十三條 承辦部門應將會議方案報分管領導審批后， 原則上應于會議前 3 天將方案和會議評審資料送綜合管理部。 第十條 行政管理類評審會 議內容包括：企業(yè)發(fā)展規(guī)劃方案、各類重要合同 (協議 )、各類規(guī)章制度 (規(guī)程 )、重要會議 (活動 )方案等。 第二章 會議類別與范圍 第六條 評審會議分為項目工程前期類、工程管理類、營銷策劃類、行政管 理類及其他類。評審會議為不定期會議，通常以一案一會為原 則。 第七章 附 則 第十七條 本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。 第十三條 參加大會人員應當將手機、呼機關閉或置于震動擋，并自覺維護會場秩序。 第九條 綜合管理部應在會議召開 前對各項籌備工作進行全面檢查，查漏補 缺。 第二章 員工大會的類型和審批 第五條 員工大會的類型主要有以下幾種： (一 )年會 (二 )中秋聯誼會 (三 )各類學習報告會； (四 )各類培訓講座； (五 )其他。 員工大會管理辦法 第一章