畢業(yè)論文——淺談會計電算化檔案管理-wenkub.com
2024-09-05 14:00 本頁面
【正文】 良好的會計檔案管理是保證會計數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會計信息得以充分利用，更好地為決策服務(wù)的保證。移交時，要按移交清冊逐項移交，接替人員要逐項核對點收，交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊上簽名。 會 計年度 終了后，對會計資料進(jìn)行整理立卷。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷 情況報告 本單位負(fù)責(zé)人 。 對保管期滿的會計電算化檔案 ，由檔案保管人員會同會計機(jī)構(gòu)向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、卷號、數(shù)量、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊上簽署意見。 針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點，在進(jìn)行管理時應(yīng)注意：對硬盤上的會計檔案，應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施加以保護(hù)；要有用戶設(shè)別控制管理；要有加密的機(jī)內(nèi)操作日志管理，監(jiān)督操作系統(tǒng)；要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，防止越權(quán)使用。 建立會計電算化各管理崗位責(zé)任制度。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案 名稱及查閱理由。 各單位應(yīng)建立健全的 會計檔案查閱、復(fù)制登記制度，嚴(yán)格遵循查閱、復(fù)制和收回制度，保證會計檔案的安全完整。每年年終決算后 ,將會計信息記錄在一次性刻寫光盤上。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管，要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。 會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序， 也 應(yīng)視同會計檔案保管。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。 建立會 計電算化檔案管理的定期備份制度。財政部、國家檔案局的《 會計檔案管理辦法 》第四條規(guī)定 “各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密 ”；第七條規(guī)定 “各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度 ”。因此，會計人員一方面要宣傳國家的 財經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章，增強(qiáng)大家的會計電算化檔案管理意識；另一方面， 要 積極主動地 引起 領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會計檔案管理意識，將會計電算化檔案管理工作納入 單位 整體工作的范圍加以考慮和安排，完善硬件環(huán)境，不斷升級軟件，確保會計檔案管理工作順利進(jìn)行。然而在會計電算化條件下，由于會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡。一般會計人員業(yè)務(wù) 經(jīng)驗 豐富 ,但計算機(jī)專業(yè)知識卻很匱乏 ,難以勝任用計算機(jī)處理會計業(yè)務(wù)工作。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下 恢復(fù)原有的會計資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。 (二 )會計電算化檔案自身存在的問題 記賬 憑證內(nèi)容不完整 盡管機(jī)制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記
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