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2025-07-31 11:04本頁面
【導(dǎo)讀】工作場所一目了然；井井有條的工作秩序。所需要的東西，減少“尋找”時間上的浪費。執(zhí)行“整頓”的消極意義為防止缺料、缺零件，其積極意義則為“控制庫存”，防止資金積壓。義整頓就是消除無謂的尋找，既縮短準(zhǔn)備的時間，隨時保持立即可取的狀態(tài)。按照“整理”項，所述要領(lǐng)推行。開會檢討時，應(yīng)以最方便，最容易的遵守方法，規(guī)定之。肩膀和膝蓋之間。標(biāo)明清楚，以便使用后再還回原處。置場所，這樣可以避免重復(fù)指示，提高效率上所占分量是極重要的。以影印圖，顏色，記號，標(biāo)志。的整理方法為例，以資參考。特殊者給予標(biāo)準(zhǔn)化，以減少數(shù)量。測量用具的操作和保管，務(wù)必格外小心。沖擊，必須鋪上橡皮墊。須養(yǎng)成一旦判明不良品者，即放置規(guī)定場所的習(xí)慣。臨時任意放置，極易尋致錯誤。不良品櫥柜，為引起注意，宜放在通路邊。規(guī)定放置棚架場所的標(biāo)志。如以一定順路檢點者，須準(zhǔn)備于出發(fā)點。和檢修，而且還會相互影響操作導(dǎo)致意外。
【正文】 單據(jù)的數(shù)量； ? 公司外部、其它部門的文件盡早做答送出； ? 擴大辦公室的使用空間； ? 減少遺漏或送出的失誤。 目的 要點 資料整理 受控文件和資料； 公用展示類文字資料； 個人文字資料。 分類 ■ 受控文件應(yīng)使其從編制審批、發(fā)放、更改到保管均要受控； ■ 質(zhì)量記錄的標(biāo)識、收集、編目、歸檔、保管等均應(yīng)受控； ■ 公用展示類文字資料置于公共場所并由專人管理； ■ 個人文字資料個人管理； ■ 所有文字資料都應(yīng)有標(biāo)識； ■ 所有文字資料都要按方便取用的原則，按使用頻度、重要性等分類放于 固定的位置； ■ 規(guī)定文字資料的舍棄原則，及時銷毀無用文字資料，提倡及時處置、不 堆積文件的良好習(xí)慣； ■ 定期整理、整頓、檢查。 原則 資料整理 S/L標(biāo)準(zhǔn)書 責(zé)任人 :XX 保管期限 : 機種停止后 3年 1 2 3 4 5 6 文件夾編號 或必要時用斜線 活頁夾顏色管理。 ?藍色：管理類。 ?綠色：制造、其它類。 ?黃色：藍圖類。 ?紅色：標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格類。 分類方式： ?按客戶分類。 ?按形式分類。 ?按一般文件分類。 ?按主題分類。 ?按標(biāo)題分類。 資料柜整理 管理責(zé)任者 架子表示標(biāo)簽 區(qū)域標(biāo)示 柜子內(nèi)表示標(biāo)簽 桌面整理 待處理 已處理 一般的桌子有兩個或以上的抽屜，東西經(jīng)常隨意雜亂地放入抽屜內(nèi)。 在并排的抽屜內(nèi)，也許可發(fā)現(xiàn)不僅有鉛筆、圓珠筆、筆記本、橡皮擦、名片及剪刀，而且又有牙刷、糖果、香水、阿斯匹林、錢幣、裝飾珠寶、繃帶及其他物品。 這些東西先要依用途分類，在僅有兩個抽屜的桌子時，可分為辦公用品及私人用品，各占用一個抽屜。 再來要決定每一項物品的最大放置量。例如，我們決定抽屜內(nèi)放置的最大量為兩支鉛筆、一支圓珠筆、一塊橡皮擦、一本筆記本等。 任何超過最大數(shù)量的物品，均須從抽屜內(nèi)去除，放在室內(nèi)一個角落的辦公用品儲存區(qū)；有時可以稱此儲存區(qū)為 “ 循環(huán)金庫 ” 。當(dāng)抽屜內(nèi)的用品用完之后，員工可以此金庫加以補充。 接著，負責(zé)管理金庫的員工要注意存貨數(shù)量，當(dāng)下降至設(shè)定的最少量時，必須再訂購補充進來。 借著將辦公抽屜的東西削減至最低量，我們可以剔除將鉛筆、紙張及化妝品等必需的東西混在一起的現(xiàn)象。這種過程能開發(fā)員工的自律能力、改進保存記錄的能力以及強化工作的效率能力。 抽屜整理 文具的定置管理 辦公室 5S活動表 區(qū)分 活動內(nèi)容 五分鐘5S活動 1 檢查你的著裝狀況和清潔度 2 檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來，如橡皮擦、回形針、文件及其他 3 整理和徹底清潔桌面 4 檢查存放文件的位置，將文件放 回 他們應(yīng)該放置的地方 5 扔掉不需要的物品，包括抽屜內(nèi)的私人物品 6 檢查檔案柜、書架及其他夾具等，將放得不恰當(dāng)?shù)奈锲犯恼^來 十分鐘5S活動 1 實施五分鐘 5S活動的所有內(nèi)容 2 用抹布擦干凈電腦、傳真機及其他辦公設(shè)備 3 固定可能脫落的標(biāo)簽 4 清潔地面 5 傾倒垃圾簍內(nèi)的垃圾 6 檢查電源開關(guān)、門窗、空調(diào)等是否已關(guān)上 ? 高級領(lǐng)導(dǎo) 包括：董事長 、 董事 、 總經(jīng)理 、 高級主管等 。 做好高級領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū) 5S的重要性 、 必要性： ?高級領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū)是公司職場的一個重要組成部分； ?做好高級領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū) 5S活動 ， 有利于增強他們對 5S的實質(zhì)認識和直接感受 ， 使他們真正下定決心 ， 堅定不一的支持公司 5S活動推行； ?辦公室或區(qū)域 ， 經(jīng)常有客戶來訪 ， 是體現(xiàn)公司 5S效用的窗口 。 把高級領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū)當(dāng)作是神圣、私人、保密的地區(qū)不敢或不便染指的想法是錯誤的。 高級領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū)如何做 5S？ 常整理： ?將私人物品與工作用品分開存放； ?明確不要品的歸類 。 實施方法 ： ?設(shè)置衣帽架； ?設(shè)置私人物品存放儲柜； ?由秘書或助理人員制定不要清單擺放在領(lǐng)導(dǎo)用的記事本首頁或備忘錄中 ， 便于領(lǐng)導(dǎo)日常清理不要品； ? 每周末秘書全面核實并協(xié)助整理 ， 去掉過時或不要資料 。 實施內(nèi)容 ： 常整頓： ? 規(guī)劃好抽屜 、 儲存柜 ， 用標(biāo)貼定位 ， 鎖扣齊備； ? 文件資料用顏色 、 編碼或款式不同的資料夾分類歸檔 ， 建立目錄索引 ； ? 公告物 、 計劃 、 備忘錄 。 實施方法 ： ? 秘書在定位標(biāo)貼前應(yīng)先征求領(lǐng)導(dǎo)意見 ， 以本人方便取放為原則 ； ? 文件資料由秘書協(xié)助歸檔； ? 正在處理中的資料用 “ IN”“OUT”兩層資料架分類； ? 將公布板面格局區(qū)分標(biāo)示； ? 過時公告物由秘書及時清理 。 實施內(nèi)容 ： 常清掃： ? 辦公室 、 辦公桌 、 文件的清掃 。 實施方法 ： ?領(lǐng)導(dǎo)辦公桌明確劃分為本人清掃責(zé)任區(qū) 。 每日例行 5分鐘清潔 ， 辦公室外及室內(nèi)其他區(qū)域可由他人協(xié)助完成； ?過期文件 、 報章雜志由秘書及時清理； ?邀請安排領(lǐng)導(dǎo)參與員工清掃活動 。 實施內(nèi)容 ： 常清潔： ? 接受清潔檢查和巡查 ； ? 主動不定期巡查 。 實施方法 ： ?秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)定期自檢前 3S的落實情況； ?提供 5S稽查標(biāo)榜 、 記錄表等備領(lǐng)導(dǎo)巡查 。 實施內(nèi)容 ： 常素養(yǎng) ： ? 日常工作有計劃和時間觀念 ； ? 禮儀習(xí)慣 。 實施方法 ： ?領(lǐng)導(dǎo)自行制定或秘書協(xié)助制定每階段工作計劃并張貼備忘； ?秘書提醒領(lǐng)導(dǎo)會議 、 會談 ， 恪守時間； ?制定禮儀標(biāo)準(zhǔn) ， 邀請領(lǐng)導(dǎo)一起參與學(xué)習(xí) ，并帶頭遵守 。 實施內(nèi)容 ：
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