文件資料歸檔管理辦法-資料下載頁
2024-12-15 23:02本頁面
【導(dǎo)讀】為確保公司文件資料及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的歸檔，特制定本制度。公司部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)確定文件資料的歸檔的范圍。質(zhì)控部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查各部門文件資料的歸檔落實(shí)。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸檔。公司質(zhì)量安全手冊、程序文件、各類規(guī)章制度、作業(yè)指導(dǎo)書。公司質(zhì)量安全監(jiān)控記錄。本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。對處理完畢或批存的文件資料，由專。為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。1．3電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。
【正文】 用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。 存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。 需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開 發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少 1 年。 在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。 5. 電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進(jìn)行保管。 檢驗(yàn) 檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到 100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的 20％合格率應(yīng)達(dá)到 100%。 檢驗(yàn)項(xiàng)目。 載體有劃痕，是否清潔。 有無病毒。 核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。 核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。 將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫登記表。檢驗(yàn)有合的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。 移交手續(xù) 驗(yàn)收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式 2 份，一份交電子文件形成單位一份自存。 5． 3 保管要求 電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。 環(huán)境溫度選定范圍 : 14℃ — 24℃ ；相對濕度選定范圍： 45%— 60%。 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣本隔離。 電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。 存效性保證 每滿 1 年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。 每滿 2 年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于 10%如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。 設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于 3 年。 磁性載體上的電子檔案，每 4 年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于 4年。 定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。 利用 電子檔案的封存載體不得外借。 利用時(shí)使用拷貝件。 利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。 利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。 具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)必須符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定， 要有穩(wěn)妥的安全保密措施。 電子檔案的銷毀鑒定。 電子檔案的銷毀鑒定，按國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。 非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，須連同存儲(chǔ)載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。 統(tǒng)計(jì) 檔案保管部門應(yīng)及時(shí)按年度對電子檔案的保管，利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 文件控制程序 質(zhì)量管理體系文件編寫導(dǎo)則
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