【導(dǎo)讀】『學(xué)習(xí)改變?nèi)松?amp;#183;做成功物業(yè)管理人！』。（一）、總則Q/QHPM—GLZD—0101. （二）、公司概況Q/QHPM—GLZD—0102. （四）、企業(yè)發(fā)展目標Q/QHPM—GLZD—0104. （五）、公司組織架構(gòu)圖Q/QHPM—GLZD—0105. （三）、文件處理管理制度Q/QHPM—GLZD—0203. （十）、客戶投訴管理制度Q/QHPM—GLZD—0210. （十一）、消防工作制度Q/QHPM—GLZD—0211. （十五）、突發(fā)事件管理制度Q/QHPM—GLZD—0215. （十六）、重大事件報告制度Q/QHPM—GLZD—0216. （十七）、辦公用品設(shè)備使用管理規(guī)定Q/QHPM—GLZD—0217. （一）、行政人事部工作職責(zé)Q/QHPM—GLZD—0401. 體的行為要求，自覺遵守，并以主人翁的姿態(tài)參與公司物業(yè)經(jīng)營管理活動。衢州清華物業(yè)管理有限公司是一家新興的物業(yè)管理服務(wù)商，注冊成立于2021年5月，是衢州市物業(yè)管理協(xié)會會員單位。公司資質(zhì)齊備、制度完善，目前受托管理衢州清泰房地。目前公司共有員工40余人，其中中級專業(yè)職稱人員5人，所有管理人員均持有建設(shè)。衢州等星級酒店和名企大型住宅、國優(yōu)住宅小區(qū)項目多年工作經(jīng)歷。追求”為宗旨，倡導(dǎo)

　　

【正文】 在發(fā)票后簽字，再辦理領(lǐng)出手續(xù)。特殊情況購入物品或物品已經(jīng)使用上，無法驗收的，須要發(fā)票后除購物人簽字外，還須管部門負責(zé) 人簽字。 六、 購物發(fā)票要符合財務(wù)報銷要求，明確購物單位名稱、物品名稱、數(shù)量、單價等項內(nèi)容的填寫，不得擅自個人更改發(fā)票。 七、凡數(shù)量較大或金額較高的市場采購而使用財務(wù)支票的，購物人要妥善保管好支票，不允許遺失或漏填金額和密碼。 第三節(jié) 物資保管 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 29 頁，共 113 頁 中國物業(yè)教育網(wǎng) 一、物資保管由綜合管理部統(tǒng)一實施，其他部門的倉庫、物資保管，應(yīng)造冊登記好，定期檢查，掌握物資庫存情況。 二、 保管人員必須認真履行職責(zé)，提高責(zé)任心，加強服務(wù)意識，做好管好物資。及時建立健全物資登記帳冊，做好物資進、出明細帳登記，做到帳物相符。 三、庫存物品要分類貼上 標簽，碼放整齊，保持庫房內(nèi)通道暢通無阻。庫房內(nèi)要經(jīng)常保持清潔、通風(fēng)，不允許物品隨意堆放，并做好庫房的安全、保衛(wèi)、防火、防盜工作。 四、倉庫內(nèi)嚴禁無關(guān)人員進入。離庫前須關(guān)好門窗、電源。發(fā)現(xiàn)問題及時報告，認真處理。 五、每月進行一次盤點，保證物資不缺損、不遺失。 六、各部門核定的財產(chǎn) (如桌、柜、椅、電腦、電話、宿舍用品、服務(wù)工具及其他辦公用品等 ) 應(yīng)妥善保管和愛護，并落實到人，因丟失、責(zé)任事故損壞應(yīng)酌情賠償。臨時需借用物品，應(yīng)出示借條，并規(guī)定借用期限，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可借用。 公司管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0205 文件名稱：日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 物資 管理制度 第 2 頁 共 2 頁 七、 對于攝影膠卷、計算機軟盤、攝像帶、錄音磁帶等物品應(yīng)由專人領(lǐng)取和保管，綜合管理部門要求建立明細帳，不允許用于私自挪用。 第四節(jié) 物資的領(lǐng)?。? 一、領(lǐng)取物資，首先由個人填寫《領(lǐng)料單》，寫明用途、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容，經(jīng)部室主任簽字后到 行政人事部 領(lǐng)取。 二、特殊情況急需物品，可先由個人填寫《領(lǐng)料單》，事后補齊上述手續(xù)。 三、 領(lǐng)取物品時，雙方清點物品和數(shù)量是否與《領(lǐng)料單 》內(nèi)容相符。 四、資料發(fā)放人員應(yīng)詢問清楚物資領(lǐng)用的使用范圍、時間等情況，并建立物資領(lǐng)用臺帳。 五、清潔、維修等工具、物品的領(lǐng)用應(yīng)符合使用時間要求和原物抵換的方式進行。 六、常用消耗性辦公用品 (如筆、信箋等 )，由領(lǐng)用人向部門主管提出申請，同意后到保管員處登記領(lǐng)用。 七、舊報紙、書刊及廢舊物品等應(yīng)統(tǒng)一交給 行政人事部 集中處理。 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 30 頁，共 113 頁 中國物業(yè)教育網(wǎng) 公司管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0206 文件名稱：日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié) 內(nèi)容： 電腦管理制度 第 1 頁 共 1 頁 電腦管理制度 為切實加強對辦公電腦的管理，提高辦公自動化水平和管理效率，保障電腦文件資料的安全性和保密性，根據(jù)電腦的操作和應(yīng)用特制訂本管理制度。 一、因電腦為高價值、敏感度極高之智能設(shè)備，且擔(dān)負著檔案管理、財務(wù)管理收費管理等重要工作，因此任何不謹慎之操作或其疏漏均可能帶來嚴重損失。要做到管好、用好電腦，保證其系統(tǒng)安全高效， 二、使用電腦應(yīng)有電腦操作證，電腦設(shè)備包括硬件和軟件以及打印機等相關(guān)的外置設(shè)備等。 三、電腦采用專人使用維護，未經(jīng)允許任何人不得擅自使用電腦。 四 、電腦僅限于日常辦公使用，不得私自用做其他用途。 五、按照使用基本程序操作開關(guān)電腦，不得越級操作，按照先檢查設(shè)備、開啟電源、開啟主機、開啟顯示屏，最后打開操作系統(tǒng)和軟件的方法進行。 六、電腦上的文件數(shù)據(jù)應(yīng)按照文檔規(guī)范進行分類處理，并及時作好數(shù)據(jù)備份。 七、工作時間不使用電腦時，電腦一律轉(zhuǎn)入休眠狀態(tài)，本人離開工作場地應(yīng)關(guān)閉電腦。 八、電腦應(yīng)設(shè)置密碼保護程序，電腦密碼不得告之非本機規(guī)定的人員操作，防止無關(guān)人員非法侵入，操作人員嚴格遵守保密制度，保密資料的原稿、廢紙必須及時銷毀。 九、嚴禁在工作時間玩撲克等各類游 戲及觀看電影、炒股等。不得瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站，嚴禁上不健康網(wǎng)站。 十、外帶軟盤、光盤、 U 盤等工作時，必須先執(zhí)行殺毒程序。不得私自下載與本職工作無關(guān)的內(nèi)容。 十一、不得在 行政人事部 電腦內(nèi)私自安裝與本職工作無關(guān)的軟件和個人資料。 十二、定期作好防毒處理、系統(tǒng)檢查和硬件保養(yǎng)，消除病毒隱患，作好系統(tǒng)更新，?！簩W(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 31 頁，共 113 頁 中國物業(yè)教育網(wǎng) 證使用效率，每日作好電腦清潔衛(wèi)生工作。 十三、當電腦出現(xiàn)無法啟動關(guān)閉等故障，影響正常使用時，應(yīng)及時交由電腦專業(yè)技術(shù)人員進行維修檢查，保證數(shù)據(jù)的完整和系統(tǒng)的安全。 十四、離開下班時，應(yīng)檢查電腦及外置設(shè)備是否關(guān) 閉，電源是否切斷。 公司管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0207 文件名稱：日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 印章管理制度 第 1 頁 共 1 頁 印章管理制度 第一節(jié) 管理原則 一、印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護公司的利益，制定本辦法。 二、公司 總經(jīng)理 授權(quán)由 行政人事部 全面負責(zé)公司的印章管理工作，發(fā)放、回收印章，監(jiān)督 印章地保管和使用。 第二節(jié) 印章地領(lǐng)取和保管 一、公司各類印章由各級和各崗位專人依職權(quán)領(lǐng)取并保管。 二、印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。 三、公司建立印章管理卡，專人領(lǐng)取和歸還印章情況在卡上予以記錄。 四、印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有公司印章地，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。 第三節(jié) 印章地使用 一、公司各級人員需使用印章須按要求填寫印章使用單，將其與所需印的文件一并逐級上報，經(jīng)公司有關(guān)人員審核。 二、經(jīng)有關(guān)人員審核，并最終由具有該印章使用決定權(quán)的人員批準后方可 交印章保管人蓋章。 三、印章保管人應(yīng)對文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對，經(jīng)核對無誤的方可蓋章。 四、在逐級審核過程中被否決的，該文件予以退回。 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 32 頁，共 113 頁 中國物業(yè)教育網(wǎng) 五、公司 總經(jīng)理 對公司所有的印章的使用擁有絕對的決定權(quán)。 六、涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問審核簽字。 七、財務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財務(wù)印章無須經(jīng)上述程序。 八、用印后該印章使用單作為用印憑據(jù)由印章保管人留存，定期這個整理后交 行政人事部 歸檔。 九、印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)事先填寫印章 使用單，載明事項，經(jīng)公司 總經(jīng)理 批準后由兩人以上共同攜帶使用。 十、公章的使用決定權(quán)歸公司 總經(jīng)理 ，其他各印章的使用決定權(quán)由公司 總經(jīng)理 根據(jù)實際工作需要進行授權(quán)。 第四節(jié) 責(zé)任 一、 印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時向公司 行政人事部 報告。 二、 任何人員必須嚴格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。 三、違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對違紀者予以行政處分，造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，移送有關(guān)機關(guān)處理。 公司管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0208 文件名稱：日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度 第 1 頁 共 5 頁 檔案管理制度 第一條 管理原則： 一、為保證檔案的完整、規(guī)范，根據(jù)物業(yè)管理對檔案管理的要求，結(jié)合公司的實際情況，制訂本管理制度，各崗位員工必須嚴格執(zhí)行操作。 二、檔案包括管理文書、服務(wù)記錄、小區(qū)資料等內(nèi)容，反映公司的整個經(jīng)營活動。 三、公司檔案由 行政人事部 統(tǒng)一管理，項目 服務(wù)中心 檔案由部門負責(zé)人負責(zé)。 第二條 歸集整理： 一、各部門的工作記錄由各部門主管負責(zé)整理，通用文書和小區(qū)資料有綜合管 理部整理，其中技術(shù)資料可由相關(guān)部門指導(dǎo)進行。 二、 檢查 好 文件的本文及附件是否完整， 處理程序是否完備， 如有短少，應(yīng)即追查歸入 ， 如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦 ， 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。 三、 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 四、 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。 五、 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。 第三條 分類編號 一、檔案分類 （一）、檔案范圍 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 33 頁，共 113 頁 中國物業(yè)教育網(wǎng) 各部門制定的 管理規(guī)定 。 工程維修保養(yǎng)合同。 小區(qū)社區(qū)文化。 人事調(diào)動。 主任級以上管理人員的調(diào)動、晉級、變動。 重大事故報告。 重大采購合同。 （二）、各部門檔案范圍 行政人事部 行政 （ 1）、通知、會議紀要、請示、報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。 （ 2）、公司年度、季度、月份工作計劃、總結(jié)。 （ 3）、公司部門主管、系統(tǒng)工調(diào)函及任免報告。 （ 4）、公司重大事投訴報告、處理決定。 （ 5）、通報表揚。 （ 6）、機構(gòu)設(shè)置、改名稱、印章合并和啟用，擴大營業(yè)范圍報告、批復(fù)。 （ 7）、公司 頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。 （ 8）、公司簡報、信息、通訊及報刊剪輯。 公司管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0203 文件名稱：日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 檔案 管理制度 第 2 頁 共 5 頁 （ 9）、公司大事記。 （ 10）、公司固定資產(chǎn)說明書。 行政人事部 人事 （ 1）、中級職稱、員工技工職稱資料。 （ 2）、員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)實施方案、考核規(guī)定。 （ 3）、上級機關(guān)對勞動工資、人事制度的指示、通知、計劃。 （ 4）、員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實 施細則。 （ 5）、員工的獎勵、處分的決定和通報。 （ 6）、職工調(diào)資、轉(zhuǎn)正、定級、考核等文件。 （ 7）、員工花名冊。 （ 8）、采購合同。 安護部 （ 1）、上級公司消防、治安工作，通知、批復(fù)。 （ 2）、小區(qū)重大消防、治安報告及相關(guān)文件。 財務(wù)部 （ 1）、上級、本公司關(guān)于財務(wù)管理，各種費用開支的規(guī)定、辦法、通知。 （ 2）、小區(qū)管理費調(diào)整的請示、通知。 （ 3）、上級及本公司關(guān)于清點、財稅大檢查、驗收等通知。 工程部 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 34 頁，共 113 頁 中國物業(yè)教育網(wǎng) （ 1）、工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。 （ 2）、工程重大技改項目、圖紙。 （ 3）、 工程重大事故報告。 （ 4）、工程重大投訴訴處理資料。 （ 5）、重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報告。 （ 6）、小區(qū)維修資料。 客戶服務(wù) （ 1）、合同（防蟻、綠化、清潔）。 （ 2）、寫字樓、商場等管理規(guī)定。 （ 3）、重大投訴、重大事故處理意見。 （ 4）、用戶資料。 （ 5）、裝修指南。 （ 6）、用戶手冊。 二、檔案編號： （一）、按照分類大小級別按次序編號。 （二）、按照年度時間按順序編號。 （三）、按照采用首字拼音、英文大小寫和數(shù)字想結(jié)合的方式編號。 第四條 立卷 目錄 一、 立卷： 就是按照單份文件相互之間 的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷 。 公司管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0208 文件名稱：日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度 第 3 頁 共 5 頁 （一）、 根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標準貼紙 。 （二 ） 、 在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成 。 （三）、 制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部 3CM 位置處，并排列在檔案柜中 ； （四）、 將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒（或文件夾內(nèi)）。 二、 編制目錄： （一）、 檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁《檔案目錄》； （二）、 每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內(nèi)容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目）中，以便查閱。 第五條