【導(dǎo)讀】（四）中標(biāo)文件：包括發(fā)包申請、簽發(fā)中標(biāo)通知書申請等有關(guān)文件、中標(biāo)通知書等。一般情況下，建設(shè)項目招、投標(biāo)文件的歸檔過程應(yīng)基本遵循招、投標(biāo)過程的幾大階段及基本程序，在招、投標(biāo)階段工作結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔工作。招、投標(biāo)文件所有歸檔文件均要求為原件（正本），歸檔目錄嚴(yán)格遵循科技檔案卷內(nèi)目錄格式。合同簽署過程資料，應(yīng)統(tǒng)一集中保存。A、路基、路面工程中各分項工程按交通部《公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》中附錄

　　

【正文】 像、照片。它是項目建設(shè)檔案資料的重要內(nèi)容，是直觀、生動反映公路建設(shè)過程的特殊載體檔案。對于工程項目建設(shè)過程中的聲像檔案的制作、歸檔移交等規(guī)定如下：在報送竣工檔案的同時，必須按規(guī)定的內(nèi)容攝制、移交系統(tǒng)的工程照片及錄像檔案。條件不具備的單位，可提前委托其他單位或檔案管理部門進行聲像檔案的跟蹤攝制和制作。聲像檔案是工程竣工檔案驗收的內(nèi)容之一，凡不具備完整、符合質(zhì)量要求的聲像檔案工程，不發(fā)放《工程竣工驗收證明書》。（一）工程聲像檔案質(zhì)量要求照片要求：（A）必須是原版、原件、底片與照片相符；（B）照片圖解要清晰、畫面完整，底片不得磨損、劃傷、有污漬；（C）用必要和簡潔的語言在以下六個方面進行文字說明，即事由、時間、地點、人物、背景及攝影者。分述如下：a、事由：照片所反映的事件、事物的情由（內(nèi)容寫不下時，可寫在說明卡片的背面）；b、時間：事件、事物發(fā)生、變化的時間和拍攝時間；c、地點：所拍攝照片的具體地點；d、人物：照片上主要人物的姓名、身份；e、背景：對揭示照片影像主題具有一定作用的背景；f、攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。文字說明的編寫要求：一般應(yīng)以照片的自然張為單元編寫說明，一組（若干張）聯(lián)系密切的照片應(yīng)加以總說明。加總說明的照片分別編寫簡要的分說明。錄像帶的要求（A）錄像帶必須用廣播級BATACOM攝像機或最新上市、其水平掃描線不低于500線的微型數(shù)字?jǐn)z像機拍攝；（B）錄像帶必須圖像清晰、畫面穩(wěn)定、聲音清楚，沒有變形、斷裂、發(fā)霉及磁粉脫落現(xiàn)象；（C）有必要的文字說明概括出錄像帶所反映的內(nèi)容，包括時間、地點、內(nèi)容、人物、背景及拍攝者。（二）公路工程聲像檔案歸檔內(nèi)容建設(shè)地點的原址原貌、拆遷平整過程開工、奠基過程軟基施工過程工程主體施工過程及主體完成外觀建設(shè)施工的各主要階段記錄采用新材料、新工藝、先進設(shè)備施工情況內(nèi)外裝飾主要施工過程工程主要部位隱蔽、主要機電設(shè)備、重大事故及處理現(xiàn)場重要領(lǐng)導(dǎo)人或知名人士視察、剪彩、題詞重要會議的記錄1竣工落成面貌記錄1竣工驗收過程（包括重要環(huán)節(jié)、分項工程驗收）1涉及工程的各種文字材料、照片、圖片1其它需攝制的內(nèi)容聲像檔案應(yīng)將重大活動（如開工典禮、重要領(lǐng)導(dǎo)視察工地、指導(dǎo)工作、召開重要會議、竣工等）和工程聲像檔案分別裝進專用的影集和錄音、錄像盒里。附錄F 項目檔案的組卷、整裝及移交規(guī)定一、總則 項目檔案由附錄A所示的 “資料責(zé)編單位”負(fù)責(zé)統(tǒng)一組卷歸檔，工程部組織，分批移交。 項目檔案要求遵照中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T1182289）和公司總部達標(biāo)軟件的要求整理立卷。二、項目檔案有關(guān)術(shù)語說明及組卷職責(zé)分工（一）項目檔案有關(guān)術(shù)語說明工程項目檔案：是指在高速公路建設(shè)項目的提出、立項、審批、勘察設(shè)計、施工、竣工全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、圖樣、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的原始記錄。工程項目文件材料：是指記錄和反映高速公路建設(shè)活動的文字、圖表、聲像等技術(shù)文件的總稱。案卷：是指由互相聯(lián)系的若干文件、圖樣組合而成的一種檔案保管單位。卷內(nèi)目錄：案卷內(nèi)登記文件及其排列次序的目錄。卷內(nèi)備考表：說明案卷內(nèi)狀況的表格。檔號：檔案的編號，包括分類號和案卷號。其編寫方法詳見第一章《通則》“項目檔案分類編號規(guī)則”部分。三、組卷組卷就是把一組有聯(lián)系的文件，以卷、冊、袋、盒等形式組合在一起，便于保管、保密和利用。四、項目檔案組卷要求組卷要遵循高速公路文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，便于高速公路檔案的利用和保管。工程施工、監(jiān)理文件材料及竣工圖應(yīng)按工程建設(shè)項目、合同段、單位工程等進行組卷。案卷內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映高速公路建設(shè)項目活動的真實內(nèi)容，必須是現(xiàn)場形成的第一手材料（原始件），不允許用復(fù)印件。要保證案卷內(nèi)所反映問題的科技文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。完整：工程項目建設(shè)全過程中應(yīng)歸檔的文件、圖表等各種文件原件齊全。準(zhǔn)確：檔案的內(nèi)容真實反映工程項目竣工時的實際情況和建設(shè)過程，做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠、簽字手續(xù)完備。系統(tǒng)：按其形成規(guī)律，保持各部分之間的有機聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理。五、案卷內(nèi)科技文件材料的排列工程檔案案卷卷內(nèi)科技文件材料應(yīng)按照來源和類別（如建設(shè)綜合文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、工程決算文件、竣工圖紙、聲像圖片等）等順序分別組卷，不得混排混組，對同一內(nèi)容的檔案材料應(yīng)緊接排列，防止內(nèi)容脫節(jié)。每卷（包括文字卷和圖紙卷）均應(yīng)編寫卷內(nèi)目錄和獨立的頁號。案卷內(nèi)圖文混合文件材料的排列，要求文字材料在前，圖樣在后；若案卷內(nèi)文字材料只對其圖樣做補充或局部性說明時，應(yīng)圖樣在前，文字材料在后。各項目部（管理處、組）的綜合管理性文件材料可按問題、時間或重要程度排列。對于建設(shè)期上級批復(fù)等重要文件材料應(yīng)隨同相關(guān)的科技文件材料一起排列。即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；鉛印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后。監(jiān)理單位文件應(yīng)匯總材料在前，原始材料在后。具體到 “附錄A”中所列資料，應(yīng)遵照下述原則組卷：“附錄A”表中第1至7項屬監(jiān)理綜合文件材料，組專卷；第8項至第15項應(yīng)分類別及合同段依次組卷；第16項根據(jù)文件不同流向分別組卷；第17至19項分類組卷；第20項根據(jù)監(jiān)理內(nèi)容以責(zé)任人為單位依次組卷；第21項監(jiān)理照片可以合同段為單位分別組卷。施工單位文件材料應(yīng)以合同段為單位，按以下順序進行編制：（1）合同段施工綜合文件材料。（2）合同段施工技術(shù)文件材料。遵照項目開工時各合同段 “單位、分部、分項工程的劃分及編號”，將本合同段技術(shù)資料以分項工程為單元，依次整理。 合同段施工技術(shù)文件材料整理時應(yīng)遵照以下順序：A、合同段單位、分部工程質(zhì)量檢驗評定材料。B、合同段（或單位工程）標(biāo)準(zhǔn)試驗、原材料出廠三證及原材料質(zhì)檢報告、特種工上崗證等（分類按時間順序依次整理）。C、各分項工程完工證書資料。它應(yīng)包含以下內(nèi)容：a、分項工程開工申請單、開工令、完工證書；b、分項工程施工方案（或施工組織設(shè)計）；c、施工測量放線資料；d、工序質(zhì)量檢測資料；e、各種試驗資料；f、分項工程質(zhì)量檢驗評定表；g、其它（質(zhì)量事故及處理文件、與分項工程有關(guān)的依據(jù)性管理文件、會議紀(jì)要等）。 若有試驗段，則試驗段資料在同類型分項工程完工證書資料前單獨整理。D、合同段工程技術(shù)要素及統(tǒng)計表E、設(shè)備文件材料按依據(jù)性、設(shè)備開箱驗收、隨機圖樣、設(shè)備安裝調(diào)試和設(shè)備運行維修等材料排列。（3）合同段交工證書（組專卷）。（4）工程照片材料（按檔案部門統(tǒng)一裝具要求組專卷）。（5）合同段所有變更文件材料（包括一般文字性變更文件、變更圖紙、變更申請、變更令、變更通知書以及與變更有關(guān)的會議紀(jì)要等材料）的整理應(yīng)從第一份變更令開始，應(yīng)與相應(yīng)的變更令對應(yīng)一一配套組合，依次組卷。（6）合同段竣工圖紙應(yīng)按里程、專業(yè)、圖號進行排列。六、案卷的構(gòu)成及編目案卷應(yīng)由案卷封面和卷盒、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件及備考表組成。（一）編寫案卷頁號卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，頁號按實際位數(shù)編制，頁號用號碼機黑色印油打印。頁號編寫位置：在有文字或圖樣材料正面的右下角、反面的左下角填寫頁號，空白面不編制；竣工圖在標(biāo)題欄外左下角編寫頁號。如所歸文件屬符合檔案保管要求，并已編有頁號的成本、成冊材料，只需在卷內(nèi)文件目錄頁次中填寫冊數(shù)。案卷封面、案卷目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。（二）案卷封面的編制案卷封面：可分案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式。外封面印制在卷皮的正表面，內(nèi)封面排列在卷內(nèi)目錄之前。案卷題名：案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。公路建設(shè)工程項目，案卷題名應(yīng)包括公路建設(shè)項目的名稱、起訖里程、單位工程（含分部、分項）名稱及文件名稱，如屬橋梁、隧道等工程項目，還應(yīng)同時標(biāo)明結(jié)構(gòu)、部位的名稱。案卷題名總字?jǐn)?shù)不超過57個字。盒脊“案卷題名”應(yīng)與盒封皮完全一致，盒正封面題名填寫順序從左到右，盒側(cè)封（盒脊）題名填寫順序是從右到左豎向排列。（1）技術(shù)性文件案卷題名的表示形式，以深圳市鹽壩高速公路為例：深圳鹽壩高速公路項目K1+000—K3+000段路面底基層分項工程技術(shù)文件材料。（2）管理性文件案卷題名的表示形式：項目名稱+責(zé)任者+問題屬類或名稱。如：深圳市鹽壩高速公路第二監(jiān)理辦工程進度管理文件編制單位：指案卷形成單位，即組卷單位。編制日期：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的形成的起訖日期。保管期限：填寫行業(yè)規(guī)定的保管期限。密級：依據(jù)保密規(guī)定填寫。檔號：填寫檔案的分類號和案卷順序號。所有案卷盒面及盒脊上的“檔號”均要求暫用鉛筆臨時流水編寫，以供檔案流向單位統(tǒng)一編制“檔號”。應(yīng)省交通檔案館的要求，對于施工單位竣工資料檔號編寫以“(流水號)”形式表示，而對于監(jiān)理單位竣工資料檔號編寫則以“(流水號)”的形式表示。檔案館（室）代號：填寫國家給定的本單位檔案室的編號（暫不填寫）。縮微號：填寫縮微時給定本案卷的編號（暫不填寫）。為保證案卷外觀形式、規(guī)格尺寸等統(tǒng)一、美觀，所有檔案封面及盒脊的填寫均應(yīng)遵照檔案接收單位的要求進行手寫或打印張貼。（三）卷內(nèi)目錄的編寫所有卷內(nèi)目錄均應(yīng)統(tǒng)一用宋體字打印，且排列在案卷科技文件材料的首頁之前。順序號：填寫文件排列的順序號，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注。題名：亦稱標(biāo)題，填寫科技文件材料標(biāo)題的全稱。一般情況下，應(yīng)照實抄錄文件材料標(biāo)題的全稱。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加“[ ]”號。文件編號：填寫文件的文號或圖樣的編號。文號應(yīng)寫全名。分項（部）工程填寫分項（部）工程編號，如沒有可不填寫。責(zé)任者：填寫科技文件的直接編制部門或主要責(zé)任者，若某些材料涉及幾個責(zé)任者，可采用通用的標(biāo)準(zhǔn)簡稱。如原材料出廠合格證等，則要求最多填寫兩個主要責(zé)任者。施工及監(jiān)理日志，責(zé)任者應(yīng)為人名。日期：填寫編制科技文件材料的X年X月X日或材料形成的起訖日期，分項（部）工程技術(shù)文件材料只填寫此分項（部）工程開工至完工的起訖日期。頁次：填寫每份文件材料首頁上標(biāo)注的頁碼。卷內(nèi)最后一份文件所對應(yīng)的頁號，應(yīng)填寫起訖頁碼，以“為止X/Y”即“起始頁碼/終止頁碼”的形式表示該卷內(nèi)容至此結(jié)束。備注：留待對卷內(nèi)文件做特殊說明用。（四）圖紙目錄編制成套的圖紙，原有圖樣目錄在內(nèi)容上可替代卷內(nèi)目錄內(nèi)容時，可不再重新編制卷內(nèi)目錄，如其內(nèi)容不能替代卷內(nèi)目錄時，需重新編制卷內(nèi)目錄。成套的圖紙（包括原圖樣目錄）都需編寫頁號，在案卷的首頁加卷內(nèi)目錄，末頁加備考表?？⒐D目錄編制分兩種形式：一種是竣工圖圖內(nèi)目錄，其編制內(nèi)容應(yīng)包含序號、圖紙名稱、圖號、頁次、備注等基本列目，以表格形式表示，若涉及工程變更，則應(yīng)增加“原設(shè)計圖與竣工圖圖號對照”欄目；另一種是竣工圖卷內(nèi)目錄，格式采用科技檔案標(biāo)準(zhǔn)“卷內(nèi)目錄”格式，“文件編號”一列編寫圖號，其余編寫同竣工圖目錄?？⒐D在編制目錄時應(yīng)對每張圖紙材料內(nèi)容進行揭示。（五）備考表填寫要求備考表排列在卷內(nèi)文件材料的尾頁之后。其內(nèi)容分兩部分，上半部分在歸檔時填寫，要標(biāo)明卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題，并有立卷人的簽名；下半部分在歸檔后由檔案部門填寫管理中需要說明的問題。卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)文件材料的尾頁之后，不編寫頁號。（六）案卷盒、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格和要求：案卷盒采用無酸牛皮紙雙裱壓制，尺寸為310*220*20（或50）mm。其中20 mm厚度的檔案盒，主要裝甲方管理性文件材料；30 mm厚度的檔案盒，主要裝施工及監(jiān)理竣工文件材料；40 mm及50 mm厚度的檔案盒，主要用于裝圖紙材料等。案卷盒背“案卷題名”欄目采用無酸牛皮紙貼制，具體尺寸與欄目大小相符。案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表統(tǒng)一采用297*210mm（A4），其中案卷封面、卷內(nèi)備考表采用無酸牛皮紙制作。七、保管單位檔案目錄編制為方便查閱，各單位所有案卷形成后，應(yīng)填寫案卷目錄，并單獨裝訂成冊。在此基礎(chǔ)上，各檔案接管單位應(yīng)進一步填寫案卷總（分類）目錄?？偰夸洠喊礆w檔時間先后順序進行登記、編制。分類目錄：按檔案分類類別進行登記。目錄的規(guī)格：統(tǒng)一確定為265*185mm。有關(guān)‘案卷總（分類）目錄’、‘案卷目錄’、‘卷內(nèi)目錄’格式及尺寸要求，詳細(xì)參見檔表—1檔表1檔表15。八、目錄的二次轉(zhuǎn)換工作項目檔案在遵照國家科技檔案的要求完成案卷及卷內(nèi)目錄的編制工作后，還需按照集團總部達標(biāo)軟件的要求，繼續(xù)做好達標(biāo)檔案目錄的二次轉(zhuǎn)換工作。二次轉(zhuǎn)換成的目錄必須是符合達標(biāo)檔案管理系統(tǒng)接收的電子數(shù)據(jù)（Excel數(shù)據(jù)或Access數(shù)據(jù)），具體格式見檔表—1檔表—17。九、竣工檔案編制份數(shù)及移交工程施工及監(jiān)理單位在項目交工驗收后三個月內(nèi)，根據(jù)竣工文件編制要求，分別向項目部（管理處、組）及公司總部、接管單位移交經(jīng)系統(tǒng)整理過的全部竣工文件材料。工程部在工程項目交工驗收后六個月內(nèi)向公司總部辦理檔案移交手續(xù)，項目竣工驗收后六個月內(nèi)由公司負(fù)責(zé)組織辦理向其它有關(guān)單位的移交手續(xù)。竣工資料流向及份數(shù)按附錄A中的“保管單位”數(shù)決定。檔案移交時，每一移交批次的檔案材料必須編寫和提交移交書一式三份。移交書由移交書封面（市城建檔案館標(biāo)準(zhǔn)格式）、符合國家科技檔案標(biāo)準(zhǔn)格式的案卷目錄和卷內(nèi)目錄構(gòu)成。要求移交書內(nèi)容應(yīng)與實際檔案內(nèi)容完全一致，移交書封面的簽章簽名應(yīng)當(dāng)俱全。此外，還應(yīng)提交符合達標(biāo)軟件要求的轉(zhuǎn)換目錄電子版一份。大修及改善工程形成的文件材料參照本辦法有關(guān)規(guī)定執(zhí)