【導讀】潤普網(wǎng)絡科技有限公司1. 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊。版權所有廣州潤普網(wǎng)絡科技有限公司

　　

【正文】 。提示：初次使用需按照提示安裝 易度 外部編輯器。 ，就可以直接激活 word、 txt 等桌面編輯器進行編輯，并可自動保存文件到服務器。 自動鎖定管理 無論是在線編寫，還是外部編寫，系統(tǒng)能夠自動管理文 檔的修改鎖，避免多人同時修改同一文件發(fā)生沖突。當用戶打開外部編輯進入在線編輯界面時，系統(tǒng)自動會分配給該用戶一個文檔鎖，其他用戶如果想同時對該文檔進行修改，系統(tǒng)就會自動檢測并提醒該文件已被鎖定，正在編輯中，為防止修改沖突，應該等待他人 修改完成后再進行編輯操作。 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 44 如果 用戶 確定該文件處于異常鎖定狀態(tài)， 點擊“ 強制解鎖 ”， 可以進行編輯操作。如下圖所示： 消息通知 用戶在上傳或修改文檔的同時，可采取消息通知的方式，告知相關人員關于文檔的變更信息。 ，用戶可以選擇 添加相關人員（部門 /群組 ） ， 在通知選項中勾選 “ 系統(tǒng)消息通知 ”或“電子郵件通知” ，在系統(tǒng)右下角將會實時彈出 ，寫消息時可以添加附件，這個就像郵件系統(tǒng)一樣使用 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 45 “我的工作臺” 模塊，系統(tǒng)的消息通知、評注通知等，都會通知到個人的 “ 我的消息 ” 中 文件外發(fā) 系統(tǒng)提供文件外發(fā)的功能，對于外發(fā)的文件可設置文檔查看的期限、文檔的使用權限、以及訪問密碼等。接收人員無需使用賬號密碼即可查看外發(fā)的文檔。 ，點擊右側(cè)的“文件外發(fā)”按鈕 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 46 外發(fā)通知消息，設置查看方式權限和查看日期、密碼等 ，以及所提供的密碼進入訪問。 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 47 文檔共享 用戶可將個人區(qū)的文檔與公司其他同事進行共享，共享的文檔統(tǒng)一放在網(wǎng)絡共享區(qū)進行查看。 ，點擊菜單欄的 “共享 ”按鈕 ，完成知識共享的操作 將會看到 剛用戶共享的文件夾。共享 文件夾的圖標屬性 是 一只手，代表著奉獻自己的知識和大家一起共享 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 48 9 權限管理 易度文檔管理系統(tǒng) 提供精細、 易用的權限控制，可進行授權委托管理、權限繼承、成組授權、 7 級查看人機制，分別控制文檔的 查看、下載、打印的權限，保證文檔的安全性。 授權委托管理 可單獨針對各個文件夾，指定文件夾管理員。文件夾管理員在該文件夾下?lián)碛腥抗芾頇嘞?，可實現(xiàn)真正的權限委托管理。 ，點擊“權限”按鈕 ，選擇需要授權委托管理的角色，點擊本層授權的添加按鈕，選擇角色需要授權委托的人員 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 49 ，被授權的人員將擁有相應的角色權限 權 限繼承 易度文檔管理系統(tǒng)提供權限繼承機制，保證用戶在擁有父文件夾管理權限的同時，也將擁有所有子文件夾的管理權限 ，點擊“權限”按鈕 ，針對相應的角色，點擊本層授權的添加按鈕，進行人員的添加 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 50 成功， 授予的用戶將擁有公司文檔區(qū)這個父文件夾中所有子文件夾的管理權限 成組授權 易度文檔管理系統(tǒng)支持成組授權， 可針對某個部門、某個崗位進行授權。這樣新人到崗，只需指定所在崗位，便可自動得到相應的文檔訪問權限。成組授權操作簡單，只需在權限操作 中按群組進行權限設置。 ，點擊“權限”按鈕 ，針對相應的角色，點擊本層授權的添加按鈕，進行成組添加 ， 市場開發(fā)部 的全體用戶都將擁有這個文件夾的管理員權限 ，現(xiàn)在協(xié)作人修改為添加人，只控制添加權限 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 51 7 級查看人 7 級別保密控制，可以控制文檔預覽、添加、編輯、移動、復制、下載等權限，這樣就可以解決文檔共享過程帶來的知識安全性問題，通過進行權限控制，授予或限制團隊成員對文件夾的功能操作。 面，角色中包含 0 級查看人、 1 級查看人、 2 級查看人、 3級查看人、 4 級查看人、 5 級查看人、超級查看人 。如下表所示 0 級查看人 可進入這個文件夾，但沒有查看文件的權限 1 級查看人 0 級基礎上，可以查看所有非保密文件的標題和描述 2 級查看人 1 級基礎上，可以預覽，評注和訂閱 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 52 3 級查看人 2 級基礎上，可以打印，下載 pdf 4 級查看人 3 級基礎上，可以下載原始文件、復制，下載歷史版本 5 級查看人 4 級基礎上，可以郵件外發(fā) 超級查看人 5 級基礎上，可查看保密內(nèi)容 ，進行人員或群組的權限設置 10 文檔發(fā)布 文檔發(fā)布功能保證文檔由修改狀態(tài)到正式發(fā)布的過程正確性， 提供簡單的、需要人工干預的半自動文檔審核流程。易度文檔僅對終審進行控制，終審決定是否發(fā)布。中間可安排眾多的審核過程，均采用訂閱評注進行。文檔一旦發(fā)布，就禁止再次修改。對于需要支持多審、串行、并行審核，可結合易度流程來實現(xiàn)流程的定制。 受控文件夾 用戶通過設置受控文件夾，可保證一般查看人無權查看到未發(fā)布的內(nèi)容，保證文檔發(fā)布的過程正確性。 進行受控的 文件夾，點擊菜單欄的 “受控 ”按鈕 “設為受控”，點擊“確定”按鈕，一般查看人將無法查未發(fā)布的內(nèi)容。 ： 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 53 文檔狀態(tài) 易度文檔管理系統(tǒng) 支持文檔審核的一般流程：提交審核 —審核通過 —正式發(fā)布，中間可安排眾多的審核過程，采用消息通知流程變更。一旦發(fā)布，禁止對文檔的修改，實現(xiàn)文檔保護 。 ，點擊功能欄的“狀態(tài)按鈕”，選擇進行“提交待審”或“發(fā)布” 發(fā)布 的文檔 ， 可以調(diào)整文檔的有效期限，包括生效時間和失效時間 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 54 11 操作歷史記錄 易度文檔管理 系統(tǒng)中 每一個文檔的所有操作都會記錄進操作歷史 ，包括文件操作歷史記錄、文件夾操作歷史記錄、系統(tǒng)操作歷史記錄，方便 對文檔操作進行監(jiān)視和查詢，一旦出現(xiàn)安全事故，可進行追查，追究事故責任人。 文件操作歷史記錄 所有對文件的操作 (創(chuàng)建、編輯、版本、流程、打印等 )都會保存在文件操作歷史記錄里 ，即可查看相應的文件操作記錄 “查看詳細”按鈕，可查看 詳細的操作信息 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 55 文件夾操作歷史 所有對文件夾的操作 (創(chuàng)建、編輯、版本 、流程、打印等 )都會保存在文件夾操作歷史記錄里 夾 操作歷史，即可查看相應的文件 夾 操作記錄 ，也可查看詳細的操作信息 系統(tǒng)操作歷史記錄 所有的系統(tǒng)操作歷史都會記錄保存，可用于系統(tǒng)管理員檢查系統(tǒng)，避免出現(xiàn)問題 。 系統(tǒng)管理人可以查看系統(tǒng)人員的所有操作歷史 ， 一般人員僅可以查看自己 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 56 的操作歷史 。 12 增加了易度控制臺 通過易度的控制臺，可以全面控制系統(tǒng)的參 數(shù)，包括系統(tǒng)的啟動、停止、系統(tǒng)端口的調(diào)整、郵件服務器的配置等。 支持標準 cas 單點登錄協(xié)議 支持標準 cas 單點登錄協(xié)議，可以與其他的系統(tǒng)進行很輕松的單點登錄集成 支持標準的 AD/LDAP 登錄集成 支持標準的 AD/LDAP 登錄集成，可以直接把已有的用戶名和密碼直接導到易度系統(tǒng) 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 57 13 增加批量操作功能 一般用戶可對多個文件進行多選操作：下載、刪除、移動復制等 在文件列表選了多個文件后，可以對多個文件進行刪除、移動復制、修改狀態(tài)、合并 PDF 等 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 58 實現(xiàn)多個文件 批量打包下載 在文件列表頁面，可以進行批量選擇多個文件，然后把這些文件打包下載。根據(jù)權限進行選擇性下載 批量元數(shù)據(jù)更改（擴展屬性） 批量上傳多個文檔后，可以批量編輯文檔的元數(shù)據(jù) 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 59 可批量創(chuàng)建文檔的快捷方式 通過快捷方式可實現(xiàn)文檔的重用，減輕文檔儲存的資源負擔，同時，對文檔版本管理實現(xiàn)可控制、可維護、保證了唯一性 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 60 14 擴展功能 支持自定義 擴展屬性 可以為庫、文件夾、支持添加不同類型的元數(shù)據(jù)，讓文檔更容易分類、檢索和實現(xiàn)規(guī)范化管理 實現(xiàn)文檔外 發(fā)控制，實現(xiàn)文檔安全、保密、防止泄密 實現(xiàn)文檔的加密外發(fā)，嚴防擴散。接收方需要通過密碼才可以打開，同時，嚴格控制文檔打開的時間、次數(shù)、權限等 易度文檔管理系統(tǒng)用戶使用手冊 潤普 網(wǎng)絡科技 有限公司 （上海 廣州） 61 實現(xiàn)系統(tǒng)或文件夾規(guī)則引擎 可以為文件夾分配若干規(guī)則，包括補充元數(shù)據(jù)、狀態(tài)的切換、自動編號規(guī)則等