會議策劃方案[精選五篇]-資料下載頁
2025-11-06 12:30本頁面
【正文】 發(fā)布稿）。溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務(wù)組成員通訊錄會議用品的注意事項：檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預(yù)熱或預(yù)冷；檢查好燈光、擴音設(shè)備；擺好桌牌，注意文字大小適當，清楚易認；準備好獎勵用品；安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。（注：獲獎人員名單詳見附件7）安排會議禮儀服務(wù)（詳見附件8）選擇會議禮儀服務(wù)人員；對禮儀服務(wù)人員進行分工，接站、簽到、引領(lǐng)等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)有相應(yīng)的服務(wù)人員；培訓(xùn)會議禮儀服務(wù)人員；準備服裝用具；禮儀執(zhí)行檢查會議常用試聽設(shè)備是否正常為了會議的正常進行，應(yīng)該在會議正式開始之前對這些視聽設(shè)備進行全面的檢查。使用結(jié)束后還應(yīng)該進行良好的維護，這能夠使設(shè)備在使用過程中避免一些不必要故障而造成不良的后果和影響。確定工作人員的職責；預(yù)演和檢查會場試聽設(shè)備（二）會中服務(wù)工作安排會議值班（值班表詳見附件9；會議簽到表詳見附件10）在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息；要加強與會議無關(guān)人員出入會場的控制；手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡(luò)、請示；要備有一份維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄；要堅守崗位，人不離崗，保證會議信息的暢通無阻；必要時，要負責督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù)；做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作做好會議的記錄工作和簡報工作為會議記錄做好準備工作：準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙；開會之前提前到達會場，安排好做會議記錄的地方；做好會議記錄的內(nèi)容收集會議信息收集會議信息要求：責任到人、履行登記、嚴格保密、明確范圍、有針對性。反饋會議信息會議的信息反饋要注意點面結(jié)合，正負反饋結(jié)合；會議信息反饋的目的要明確，要看服務(wù)對象；充分重視會議的反饋信息溝通，正、負反饋都要力求做到適時、適量、適度。（三）會后落實工作（會議機構(gòu)設(shè)置及流程詳見附件114）會議文件資料收集整理的要求確定會議文件資料的收集范圍；收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會之前全部收集完全；選擇收集會議文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法；與分發(fā)文件資料一樣，收集會議文件也要履行嚴格的登記手續(xù)；收集整理過程中要注意保密。需收集的文件資料：會前準備并分發(fā)的文件；會議期間產(chǎn)生的文件，包括會議記錄、會議簡報；會后產(chǎn)生的文件，包括會議紀要、傳達提綱等。會議紀要的內(nèi)容和要求會議紀要的工作程序：完善會議記錄；起草、編寫會議紀要；確定印發(fā)范圍；接受者確認；領(lǐng)導(dǎo)簽字；打印成文；印制、分發(fā)或歸檔保存。會議經(jīng)費預(yù)算及會議經(jīng)費結(jié)算的方法（會議經(jīng)費結(jié)算方法詳見附件1會議經(jīng)費預(yù)算詳見附件15）會議經(jīng)費的結(jié)算是辦會者在會議結(jié)束后對整個經(jīng)費使用情況即會議開支費用的結(jié)算。會議經(jīng)費的結(jié)算依據(jù)是會前經(jīng)費預(yù)算。會議召開之前應(yīng)擬定會議開支預(yù)算，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準。其注意事項：開具會議住宿費發(fā)票時，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發(fā)票，保證開立的發(fā)票與會務(wù)費相等；住宿費一般不包括使用房間的長途電話費、客房小酒吧、在酒店簽單的費用。會議結(jié)束階段的會務(wù)工作送別會議代表及嘉賓；會場的善后工作：清理會場（拿走指示牌及標志、清理會場其他物品，以便歸還租借場地）。歸還所借物品：會議結(jié)束后，及時歸還公司內(nèi)部其他部門借用的相關(guān)物品，歸還前要檢查是否完好，如果村壞要按照約定予以賠償。不需要賠償?shù)模瑲w還時要特別說明或修理好后再歸還。整理會議文件： 整理會議記錄（詳見附件11）、收集會議文件、材料、形成大會決議、會議簡報、會議紀要、寫總結(jié)向上級匯報會議情況、將會議材料收集、分類、立卷、歸檔。三、注意事項活動期間公司人員必須提前到達現(xiàn)場，不得遲到、早退和無故缺席。活動期間公司人員必須統(tǒng)一著裝。各與會人員請注意保管好自己的貴重財物。
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