【正文】 理商獲獎(jiǎng)amp。nbsp第五篇：會(huì)議策劃方案會(huì)議策劃方案班級(jí)：09文秘 姓名：葉夢(mèng)娜 指導(dǎo)老師：林亞斐二○一一年十一月二十五日第十屆歐時(shí)電子有限公司表彰大會(huì)方案前言深圳歐時(shí)電子有限公司成立于1991年，主要從事電子元器件的代理與銷售業(yè)務(wù),，我們已經(jīng)與國內(nèi)眾多大型知名企業(yè)有著密切的合作。并獲得韓國SEMIWELL駐中國的直銷公司,美國矽恩微SIEN和日銀IMP的授權(quán)中國代理，歐時(shí)公司并配有優(yōu)秀的銷售團(tuán)隊(duì)和一批專業(yè)技術(shù)工程師為客戶提供更周全的配套服務(wù)。未來，歐時(shí)電子將繼續(xù)致力于成為中國最好、最具知名度與競(jìng)爭(zhēng)力的元器件分銷商，憑借優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)和、以更加專注的態(tài)度超越自我、穩(wěn)步前進(jìn)。為增強(qiáng)各公司員工的內(nèi)部凝聚力，提升公司形象及競(jìng)爭(zhēng)力。本公司安排了一年一度的表彰大會(huì)。此次目的是對(duì)2010年公司總體工作進(jìn)行總結(jié)，明確公司新工作方向和目標(biāo)規(guī)劃，并表彰業(yè)績(jī)優(yōu)秀的公司內(nèi)部?jī)?yōu)秀員工、干部、團(tuán)隊(duì)，通過激勵(lì)作用，將全體員工的主觀能動(dòng)性充分調(diào)動(dòng)起來，投入到未來的工作之中。一、會(huì)議概況會(huì)議名稱：第十屆歐時(shí)電子有限公司表彰大會(huì) 會(huì)議規(guī)模：80人左右會(huì)議時(shí)間：2011年12月16日12月18日 會(huì)議地點(diǎn)：香格里拉大酒店二樓宴會(huì)廳二、會(huì)議事項(xiàng)（一）會(huì)前籌備工作擬定會(huì)議議程、日程（詳見附件1）會(huì)議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。會(huì)議日程則是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。議程一旦確定，就不應(yīng)再變。會(huì)議日程在時(shí)間、地點(diǎn)、人員等問題上，如遇變化，可相應(yīng)調(diào)整。提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案依據(jù)會(huì)議目的與形態(tài)、實(shí)質(zhì)上的需求、與會(huì)者的期望列出選擇會(huì)場(chǎng)地需求的工作清單，確定會(huì)議場(chǎng)地。并對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)。布置會(huì)場(chǎng)和安排座次（詳見附件2）會(huì)議的整體布局要做到莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會(huì)議的主題和氣氛，同時(shí)還要考慮會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模等因素。會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。發(fā)布會(huì)議信息會(huì)議信息的內(nèi)容包括：會(huì)議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法；會(huì)務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會(huì)議報(bào)到及會(huì)議議程、日程；與會(huì)者的信息；會(huì)議報(bào)送的交流信息；會(huì)議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會(huì)議的宣傳報(bào)道內(nèi)容；會(huì)議的決議內(nèi)容。其工作程序如下：a傳遞會(huì)議通知信息b分發(fā)傳遞會(huì)議文件c溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況安排會(huì)議食宿安排會(huì)議餐飲：要根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)；就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制；事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)；事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證；要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛(wèi)生、美味可口、品種多；事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具；給因開會(huì)活服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜；做好飲水、飲料的供應(yīng)。安排會(huì)議住宿，在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會(huì)議中心之時(shí)，要充分考察其基本設(shè)施是否安全，安全性如何，價(jià)格是否合理，地點(diǎn)是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔，然后綜合進(jìn)行選擇。邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓（邀請(qǐng)嘉賓名單詳見附件3；請(qǐng)柬詳見附件4）擬寫并發(fā)送嘉賓請(qǐng)柬，要使每一份請(qǐng)柬都制作精美；要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況；在會(huì)議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品（會(huì)議通知詳見附件5；會(huì)議通訊錄詳見附件6）來賓資料：會(huì)議手冊(cè)、宣傳材料、會(huì)議管理性材料（會(huì)議通知、議程、會(huì)議須知、名單）。會(huì)務(wù)資料：開會(huì)的請(qǐng)示、提交會(huì)議審議批準(zhǔn)的文件（計(jì)劃、規(guī)劃、報(bào)告、決議）；會(huì)上使用的文件（開幕式、閉幕式、報(bào)告、總結(jié)材料）；會(huì)議宣傳性文件（提綱、發(fā)布稿）。溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄會(huì)議用品的注意事項(xiàng)：檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷；檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備；擺好桌牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)；準(zhǔn)備好獎(jiǎng)勵(lì)用品；安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。（注：獲獎(jiǎng)人員名單詳見附件7）安排會(huì)議禮儀服務(wù)（詳見附件8）選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員；對(duì)禮儀服務(wù)人員進(jìn)行分工，接站、簽到、引領(lǐng)等各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)有相應(yīng)的服務(wù)人員；培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員；準(zhǔn)備服裝用具；禮儀執(zhí)行檢查會(huì)議常用試聽設(shè)備是否正常為了會(huì)議的正常進(jìn)行，應(yīng)該在會(huì)議正式開始之前對(duì)這些視聽設(shè)備進(jìn)行全面的檢查。使用結(jié)束后還應(yīng)該進(jìn)行良好的維護(hù)，這能夠使設(shè)備在使用過程中避免一些不必要故障而造成不良的后果和影響。確定工作人員的職責(zé)；預(yù)演和檢查會(huì)場(chǎng)試聽設(shè)備（二）會(huì)中服務(wù)工作安排會(huì)議值班（值班表詳見附件9；會(huì)議簽到表詳見附件10）在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息；要加強(qiáng)與會(huì)議無關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制；手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示；要備有一份維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄；要堅(jiān)守崗位，人不離崗，保證會(huì)議信息的暢通無阻；必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)；做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作：準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙；開會(huì)之前提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，安排好做會(huì)議記錄的地方；做好會(huì)議記錄的內(nèi)容收集會(huì)議信息收集會(huì)議信息要求：責(zé)任到人、履行登記、嚴(yán)格保密、明確范圍、有針對(duì)性。反饋會(huì)議信息會(huì)議的信息反饋要注意點(diǎn)面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合；會(huì)議信息反饋的目的要明確，要看服務(wù)對(duì)象；充分重視會(huì)議的反饋信息溝通，正、負(fù)反饋都要力求做到適時(shí)、適量、適度。（三）會(huì)后落實(shí)工作（會(huì)議機(jī)構(gòu)設(shè)置及流程詳見附件114）會(huì)議文件資料收集整理的要求確定會(huì)議文件資料的收集范圍；收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收集完全；選擇收集會(huì)議文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法；與分發(fā)文件資料一樣，收集會(huì)議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)；收集整理過程中要注意保密。需收集的文件資料：會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件；會(huì)議期間產(chǎn)生的文件，包括會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)；會(huì)后產(chǎn)生的文件，包括會(huì)議紀(jì)要、傳達(dá)提綱等。會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和要求會(huì)議紀(jì)要的工作程序：完善會(huì)議記錄；起草、編寫會(huì)議紀(jì)要；確定印發(fā)范圍；接受者確認(rèn)；領(lǐng)導(dǎo)簽字；打印成文；印制、分發(fā)或歸檔保存。會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算及會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法（會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算方法詳見附件1會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算詳見附件15）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算是辦會(huì)者在會(huì)議結(jié)束后對(duì)整個(gè)經(jīng)費(fèi)使用情況即會(huì)議開支費(fèi)用的結(jié)算。會(huì)議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算依據(jù)是會(huì)前經(jīng)費(fèi)預(yù)算。會(huì)議召開之前應(yīng)擬定會(huì)議開支預(yù)算，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。其注意事項(xiàng)：開具會(huì)議住宿費(fèi)發(fā)票時(shí)，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發(fā)票，保證開立的發(fā)票與會(huì)務(wù)費(fèi)相等；住宿費(fèi)一般不包括使用房間的長(zhǎng)途電話費(fèi)、客房小酒吧、在酒店簽單的費(fèi)用。會(huì)議結(jié)束階段的會(huì)務(wù)工作送別會(huì)議代表及嘉賓；會(huì)場(chǎng)的善后工作：清理會(huì)場(chǎng)（拿走指示牌及標(biāo)志、清理會(huì)場(chǎng)其他物品，以便歸還租借場(chǎng)地）。歸還所借物品：會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)歸還公司內(nèi)部其他部門借用的相關(guān)物品，歸還前要檢查是否完好，如果村壞要按照約定予以賠償。不需要賠償?shù)?，歸還時(shí)要特別說明或修理好后再歸還。整理會(huì)議文件： 整理會(huì)議記錄（詳見附件11）、收集會(huì)議文件、材料、形成大會(huì)決議、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、寫總結(jié)向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議情況、將會(huì)議材料收集、分類、立卷、歸檔。三、注意事項(xiàng)活動(dòng)期間公司人員必須提前到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，不得遲到、早退和無故缺席?；顒?dòng)期間公司人員必須統(tǒng)一著裝。各與會(huì)人員請(qǐng)注意保管好自己的貴重財(cái)物。