【正文】 “我不相信迷信，但我卻相信‘好事多磨’的話?？刹皇牵醋∵M(jìn)五星級(jí)飯店，卻能住我們飯店，真使我們感到很榮幸。我店的電梯是日本三菱的，使用七年來(lái)，沒出過(guò)一點(diǎn)故障，今天讓您兩位受驚了。我想，先生您的生意肯定會(huì)談得很成功?！鞭k公室主任說(shuō)得象真的一樣?！笆菃幔俊笨腿说那榫w到此時(shí)已完全變得正常了。“當(dāng)然啦，我國(guó)還有一句古語(yǔ)，叫做‘大難不死，必有后?！m然電梯出故障，我們要承擔(dān)責(zé)任，但先生小姐有‘后?！乙苍撟ＹR呀?！薄澳阏鏁?huì)講話?！笨腿诵α?。“托你的‘口彩’，生意如果談成功，一定忘不了你?！薄澳鷥晌挥袥]有受到了點(diǎn)小傷什么的？”辦公室主任關(guān)切地詢問(wèn)?！皞箾]傷著，就是??早餐到現(xiàn)在還沒有用呢。”客人似乎沒有什么可說(shuō)的了?！班蓿浅?duì)不起，我耽誤你們用餐了。”辦公室主任站了起來(lái)說(shuō)：“很抱歉，我還沒有自我介紹呢。我是總經(jīng)理辦公室主任，等總經(jīng)理來(lái)了以后再請(qǐng)他拜訪您兩位。”“不必了，你的接待使我們很滿意，我也不是不愿意付房金，不過(guò)碰到這種不順心的事，在氣頭上說(shuō)說(shuō)而已?！鞭k公室主任送客人到電梯口，打招呼道別。客人用完早餐一進(jìn)客房，看到一盆水果和一份總經(jīng)理簽名的道歉信已放在臺(tái)上。男客人看著信，滿面笑容地對(duì)女秘書小姐說(shuō)了些什么。此案例中，正是由于辦公室主任善用溝通技巧，使得問(wèn)題輕松的解決了，可見辦公室工作員工的言語(yǔ)表達(dá)能力有多重要。這就要求辦公室人員具備良好的語(yǔ)言表達(dá)能力，掌握溝通的技巧和說(shuō)話的藝術(shù)。第一，掌握溝通的技巧。辦公室員工說(shuō)話時(shí)應(yīng)做到：語(yǔ)言真摯動(dòng)人，具有感染力；使用有意義準(zhǔn)確的語(yǔ)言和文字；語(yǔ)言要純樸；措詞恰當(dāng)，通俗易懂；借用動(dòng)作、表情來(lái)表達(dá)情感；盡量使用短句；推論要嚴(yán)密，切忌講粗話；交談中的人稱要明確；學(xué)會(huì)聆聽，對(duì)方講話時(shí)不要插嘴，少講多聽等等。第二，掌握說(shuō)話的藝術(shù)。說(shuō)話是一門藝術(shù)，辦公室人員不僅要能說(shuō)，而且要“會(huì)說(shuō)”，要善于言辭，善于化解分歧和矛盾，注意把握好說(shuō)話的尺度，做到該說(shuō)的說(shuō)，不該說(shuō)的不說(shuō)。四、要具有較好的時(shí)間管理能力辦公室從某種意義上看就似企業(yè)行政系統(tǒng)的“司令部”，是領(lǐng)導(dǎo)指揮全局和推動(dòng)各職能部門以及下屬單位工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的紐帶，是溝通上下、銜接左右、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁。同時(shí)，辦公室又好比一個(gè)單位的后勤部，承擔(dān)著公文處理、會(huì)議管理、信息處理、印章管理、信訪工作、機(jī)要保密工作、公關(guān)接待工作以及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作等日常工作。辦公室的工作量之大，事務(wù)之多可想而知。但辦公室的一項(xiàng)重要責(zé)任就是節(jié)省上司的時(shí)間，保證上司高效率的工作。面對(duì)這些林林總總，繁雜瑣碎的工作，工作中要服從上司要求，完成上司交辦的工作，工作無(wú)論理解還是不理解都要按照要求完成，不能只考慮完成自己已制定的小計(jì)劃而貽誤上司的工作和整個(gè)組織的大事。有效利用時(shí)間，事半功倍。時(shí)間既是一個(gè)常數(shù)，公平地分配給每一個(gè)人，又是一個(gè)變數(shù)，善用則多，妄用則少。珍惜時(shí)間，一分鐘勞動(dòng)就有一分鐘成果。為了有效利用工作時(shí)間，辦公室人員應(yīng)該：（一）、明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)。你必須非常的清楚上司給你安排的工作任務(wù)中，哪些工作應(yīng)由你自己完成；哪些工作應(yīng)協(xié)助他人做；哪些工作部參與。（二）、要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是無(wú)法預(yù)料、突然出現(xiàn)的工作。（三）、動(dòng)腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，重要的、緊急的工作先做，科學(xué)的有序的一項(xiàng)一項(xiàng)完成任務(wù)，而不是機(jī)械的來(lái)一件事干一件事。（四）、巧妙的運(yùn)用一些方法，合理分配精力，精明的利用時(shí)間，以提高效率。如有些時(shí)候可以合并同類任務(wù)，集中起來(lái)專心致志一次完成，避免多次重復(fù)。（五）、使用辦公輔助手段幫助組織工作。包括工作日志、時(shí)間表、計(jì)劃表、日程安排或印制好的“效率手冊(cè)”等，在上面編制日安排和周計(jì)劃，幫助個(gè)人管理時(shí)間，使工作有條不紊。那些非常規(guī)的、重要的、緊急的或定時(shí)的工作，應(yīng)在計(jì)劃表中明顯標(biāo)注，以引起自己的注意，使那些無(wú)論如何要完成的事絕不留到下一天。（六）、安排工作要適應(yīng)整個(gè)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不間斷、延誤或降低團(tuán)隊(duì)的整體效益。工作時(shí)，應(yīng)考慮到你只是團(tuán)隊(duì)中的一員，應(yīng)考慮你周圍上下左右的同事們，特別是有些工作要相互接受和轉(zhuǎn)交，要盡量在自己的范疇內(nèi)多做些，給他人以方便。能與同事們協(xié)調(diào)你的工作，團(tuán)隊(duì)的工作效率才會(huì)提高。（七）、要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限，不能只憑個(gè)人想象和愛好安排工作。例如公司要求在當(dāng)天對(duì)某個(gè)請(qǐng)示進(jìn)行批復(fù)，這就嚴(yán)格執(zhí)行，安排進(jìn)自己的計(jì)劃。（八）、應(yīng)盡量堅(jiān)持記工作日記，通過(guò)時(shí)間和活動(dòng)的詳細(xì)記錄，認(rèn)真分析、評(píng)估自己利用時(shí)間的有效程度，有哪些不合理的安排，有哪些工作浪費(fèi)了時(shí)間，有哪些做法給他人帶來(lái)不便，從而得到啟發(fā)，繼續(xù)改進(jìn)。五、要具有較好的學(xué)習(xí)能力“問(wèn)渠那得清如許，為有源頭活水來(lái)?！辈粩鄬W(xué)習(xí)和總結(jié)前人的經(jīng)驗(yàn)是人類社會(huì)得以進(jìn)步、發(fā)展的前提?！拔磥?lái)最可靠的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)就是克服各種學(xué)習(xí)障礙去有效地學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)政治理論、學(xué)習(xí)辦公業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)前人、別人的思想和經(jīng)驗(yàn)，豐富我們的思維”。在信息化的時(shí)代背景下，辦公室工作對(duì)工作人員的學(xué)習(xí)能力提出了更高的要求，辦公室工作人員不僅要學(xué)習(xí)好辦公室業(yè)務(wù)知識(shí)，而且要提高政治素養(yǎng)，掌握社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)動(dòng)態(tài)，掌握各種信息，培養(yǎng)思想的遠(yuǎn)見性和預(yù)見性，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。（一）、學(xué)習(xí)理論政策，提高政策理論水平：要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的理論知識(shí)，學(xué)習(xí)國(guó)家和行業(yè)的重大方針、政策，不斷提高政治覺悟和理論水平，以科學(xué)的發(fā)展觀指導(dǎo)工作。（二）、學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)：當(dāng)今社會(huì)信息發(fā)達(dá)，知識(shí)更新急劇加快，專業(yè)知識(shí)是我們勝任工作的要求，只有通過(guò)勤奮學(xué)習(xí)，特別是寫作、信息化辦公等方面的專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，才能不斷積累新知識(shí)，豐富新理念，拓寬新思路，富有創(chuàng)造性，適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)快速發(fā)展的需要。（三）、刻苦鉆研業(yè)務(wù)：了解掌握信息、調(diào)研、文書、信訪、檔案、行政管理等方面的業(yè)務(wù)知識(shí)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等新辦公手段；同時(shí)，要致力提高科學(xué)辦事和綜合協(xié)調(diào)能力，學(xué)用結(jié)合、學(xué)以致用，增強(qiáng)知識(shí)素養(yǎng)，提高綜合素質(zhì)。辦公室人員要通過(guò)不懈地學(xué)習(xí)和積累，通過(guò)系統(tǒng)的學(xué)理論、學(xué)政策、學(xué)知識(shí)、學(xué)業(yè)務(wù)，不斷提高工作的系統(tǒng)性、預(yù)見性和創(chuàng)造性，使自身作風(fēng)優(yōu)良，業(yè)務(wù)精通，知行結(jié)合，學(xué)用相長(zhǎng)，不斷適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。六、要具有創(chuàng)新能力“創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。”為適應(yīng)新形勢(shì),實(shí)現(xiàn)辦公室職能轉(zhuǎn)變和工作創(chuàng)新是辦公室工作的需要, 更是企業(yè)發(fā)展的需要。創(chuàng)新既是一種思想觀念、思想方法，更是一種精神狀態(tài)。辦公室人員只有具備創(chuàng)新能力，才能適應(yīng)時(shí)代的要求，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要?！皠?chuàng)新就是要不斷解放思想，實(shí)事求是，與時(shí)俱進(jìn)。實(shí)踐沒有止境，創(chuàng)新也沒有止境?！鞭k公室作為一個(gè)單位的神經(jīng)中樞，起著溝通上下，聯(lián)系左右，協(xié)調(diào)內(nèi)外的重要作用。要做好辦公室工作，就必須有創(chuàng)新的工作思路、創(chuàng)新的工作措施，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，創(chuàng)新工作思路，增強(qiáng)創(chuàng)新能力。（一）、拓展創(chuàng)新思維。創(chuàng)新思維是創(chuàng)新能力的核心，有新思路才能有出路，創(chuàng)新思維是創(chuàng)新的前提，辦公室人員想要在工作中不斷創(chuàng)新，就要不斷拓展自己的創(chuàng)新思路，拓展自己的思維。要敢于打破已有的經(jīng)驗(yàn)，反對(duì)經(jīng)驗(yàn)主義，摒棄古板的工作作風(fēng)，用靈活、創(chuàng)新的思想引導(dǎo)自己的工作。另外，創(chuàng)新是一個(gè)不斷學(xué)習(xí)的過(guò)程，創(chuàng)新的基礎(chǔ)在于有效的學(xué)習(xí)和知識(shí)的積累及運(yùn)用。要提高創(chuàng)新思維能力，就是要解放思想，胸懷全局，勤于思考，勇于實(shí)踐。辦公室人員要提高自己的創(chuàng)新能力，就要通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)來(lái)提高自己的精神境界，豐富自己的思維，改變自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)自己的各種技能，同時(shí)要勤于思考，勇于實(shí)踐，從而實(shí)現(xiàn)工作上的不斷創(chuàng)新。（二）、敢于嘗試，敢為人先。創(chuàng)新是在沒有任何經(jīng)驗(yàn)和前例的條件下進(jìn)行的。因此，辦公室人員要想創(chuàng)新，就要有“鑿空”精神，敢于嘗試，敢作敢當(dāng)；想別人所不敢想，做別人所不敢做。只有這樣，才能在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新，在工作中不斷提高自己的創(chuàng)新能力?？傊k公室是一個(gè)協(xié)調(diào)部門、參謀部門、服務(wù)部門，是企業(yè)正常運(yùn)行的中樞機(jī)構(gòu)及紐帶。在企業(yè)管理中，辦公室的最大作用和功能是保持各部門之間、本單位和上級(jí)主管部門、業(yè)務(wù)相關(guān)單位之間的動(dòng)態(tài)平衡。辦公室人員唯有掌握工作技能，提高各項(xiàng)能力素質(zhì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新，以高度敬業(yè)的精神為企業(yè)服務(wù)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需求，為企業(yè)的發(fā)展作出新的更大的貢獻(xiàn)。