【正文】 發(fā)等不同的內(nèi)容，體現(xiàn)了文件形成的過程，我們在歸檔時，就應(yīng)當(dāng)將文件處理單、發(fā)文稿紙與正本一并歸檔。無紙化辦公處理方法：第十一條機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。大家知道，原件與副本、復(fù)制件在法律地位上是有區(qū)別的?！稒n案法實施辦法》第二十一條規(guī)定，檔案的復(fù)制件載有收藏單位法定代表人的簽名或印章標(biāo)記，才具有與檔案原件同等效力。這條規(guī)定明確了機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料如何歸檔的問題，大家需要注意的是主辦機(jī)關(guān)和協(xié)辦機(jī)關(guān)雖然歸檔內(nèi)容相同，但在檔案保管期限劃分上是不同的，主辦機(jī)關(guān)對檔案保管期限的劃分高于其他機(jī)關(guān)，如辦會、辦文中，協(xié)辦的都不劃為永久，未通過的會議文件也不劃為永久。這樣規(guī)定的目的主要是為了避免將來檔案重復(fù)進(jìn)館，同時也便于協(xié)辦機(jī)關(guān)工作查考利用。按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，省級以上檔案館應(yīng)接收同級機(jī)關(guān)永久保管的檔案，通過對主辦機(jī)關(guān)、協(xié)辦機(jī)關(guān)歸檔的內(nèi)容相同的文件材料保管期限的調(diào)整，來有效控制內(nèi)容相同檔案的重復(fù)進(jìn)館問題。另外，以各級黨委辦公廳、政府辦公廳名義聯(lián)合發(fā)文或召開會議，確定主辦機(jī)關(guān)應(yīng)遵循職責(zé)分管的原則。第十二條各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。這次各機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作與以往不同，以往各機(jī)關(guān)制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后即可執(zhí)行，只報同級檔案局備案。現(xiàn)在是以“審批制”代替“備案制”。各機(jī)關(guān)編制的期限表，須經(jīng)同級檔案局審查同意后才能執(zhí)行。第十三條在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。這條要求各機(jī)關(guān)在編制保管期限表時，要結(jié)合單位職能來制定，我們審批時，也要求各單位把你們的“三定方案”一并送交。第十四條本規(guī)定適用于各級黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。第十五條本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止?！兑?guī)定》雖然從發(fā)布之日起施行，但對于一個機(jī)關(guān)來講，按照《規(guī)定》實施的相關(guān)程序，一個機(jī)關(guān)編制的保管期限表要經(jīng)同級檔案局審查同意后才能執(zhí)行，因此，當(dāng)新的保管期限表沒有獲得審定前，只能沿用以前的老規(guī)定。具體的執(zhí)行時間后面再講。第三章 如何擬訂機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及保管期限一、做好前期準(zhǔn)備工作建立機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個機(jī)關(guān)科學(xué)合理、系統(tǒng)完整甄別文件價值、劃分保管期限的標(biāo)準(zhǔn)性文件，是每個單位檔案工作中必不可少的檔案業(yè)務(wù)文件，也是各單位必須要建立的一項重要制度。要做到以下幾點：１、認(rèn)真理解國家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，吃透《規(guī)定》的要求，把握《規(guī)定》的實質(zhì)精神；２、了解掌握本單位及各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能、性質(zhì)、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數(shù)量、載體情況等；３、結(jié)合本單位實際情況，體現(xiàn)本單位的職能特點，圍繞與主要職能相關(guān)的內(nèi)容制定條款。二、擬訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)遵循的原則嚴(yán)格控制普發(fā)文件。我們在指導(dǎo)工作中，發(fā)現(xiàn)大量的普發(fā)文件很多單位都?xì)w檔了，這就會造成檔案館出現(xiàn)大量重份文件。這里明確一點，對于普發(fā)性文件，除了上級主管業(yè)務(wù)部門印發(fā)的必須貫徹執(zhí)行的規(guī)范性指導(dǎo)性文件劃永久外，其余的最多劃10年，或者不歸檔。如勞動人事工資管理政策性文件。堅持 “宜細(xì)不宜粗”的原則，條款的擬制盡量不使用“重要的”、“一般的”等模糊詞。一定是內(nèi)容加文種的形式來表述。國家局8號令是針對全國各級部門的規(guī)范性文件，只能用重要的、一般的，具體到每個單位哪些重要、哪些一般應(yīng)該是清晰的。擬寫條款時要盡量包含一個部門的所有工作內(nèi)容，有的工作今年沒有，但只要是職能范圍內(nèi)的，也一定要寫上。因為表制定后，是不能隨意修改的。條款擬寫應(yīng)盡量準(zhǔn)確。如“上級方針、政策性文件”的條款，應(yīng)改為“上級關(guān)于某項工作方針、政策的文件材料”?！氨緳C(jī)關(guān)的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示”應(yīng)分條編寫，并且應(yīng)寫明關(guān)于什么問題的請示、批復(fù)?！皣屹Y產(chǎn)管理文件材料”很籠統(tǒng)，應(yīng)寫明“國家資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料。重大活動、重要事件檔案，要納入檔案管理。市委、市政府專門就重大活動、重要事件檔案管理工作發(fā)了一個文件（成委發(fā)[2005]46號文件）從寬從長保存特色檔案。這里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。比如非典、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)、突出貢獻(xiàn)獎等等。注重文件之間的必然聯(lián)系。劃分檔案保管期限時，要考慮文件之間的邏輯關(guān)系，如一次會議、一項活動的檔案在歸檔時都要全面考慮。還有如請示和批復(fù)都要同時歸檔。沒有批復(fù)的請示劃10年，有批復(fù)的請示根據(jù)文件的重要程度確定保管期限。三、劃分保管期限時需要注意的幾個問題同一會議形成的文件材料應(yīng)區(qū)分不同的保管期限。各機(jī)關(guān)對人大議案及答復(fù)、政協(xié)提案及辦理結(jié)果定為永久。以下計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料是否歸檔應(yīng)視機(jī)關(guān)主要職能而定。領(lǐng)導(dǎo)出國或出境訪問考察、參加國際會議、接待來訪等外事活動形成的文件材料，在歸檔時應(yīng)對不同價值的文件材料劃分不同保管期限。受到縣級以上表彰、獎勵的先進(jìn)單位、勞動模范、先進(jìn)工作者的文件材料，為永久；縣級以下表彰、內(nèi)部表彰為30年。處分材料及紀(jì)檢、監(jiān)察工作形成的材料按處分結(jié)果劃分保管期限：處理結(jié)果為警告的劃為30年，處理結(jié)果為警告以上的，劃為永久。通報批評10年，沒有結(jié)果的，不歸檔。機(jī)關(guān)財務(wù)預(yù)算和財務(wù)報告及同級財政部門的批復(fù)可以一并劃為永久。四、注意區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料1．看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本機(jī)關(guān)比外機(jī)關(guān)的重要。因為，從保管國家檔案資源的角度，各機(jī)關(guān)把自身的文件管理好，國家綜合檔案館保管的全社會的檔案就基本齊了。另外，以機(jī)關(guān)名義發(fā)文比以內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義發(fā)文重要；主要職能部門形成的比一般事務(wù)部門形成的重要；直屬上下級機(jī)關(guān)形成的比不相隸屬機(jī)關(guān)形成的重要；作者為高層機(jī)關(guān)的比基層機(jī)關(guān)的重要。2．看內(nèi)容：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動的比反映非主要職能活動的重要；方針政策性的比一般事務(wù)性的重要；反映本機(jī)關(guān)全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本機(jī)關(guān)中心工作的比反映日常工作的重要；反映本機(jī)關(guān)典型問題的比反映一般問題的重要；有針對性、依據(jù)性的比普發(fā)性、參考性的重要；有時效性的比沒有時效性的重要。從根本上說，我們考慮機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限問題的出發(fā)點，是既要防止因“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”、“有文皆永久”而造成館藏檔案不必要的“重復(fù)和魚龍混雜”。由此出發(fā)，區(qū)分“重要”與“一般”就是要判斷歸檔文件內(nèi)容與本機(jī)關(guān)的關(guān)聯(lián)程度、檔案信息利用的回溯時效，把握好期限確定的“度”，相對準(zhǔn)確地劃定“重要”與“一般”的界線。第五章 成都市的貫徹實施意見2007年3月29日，成都市檔案局根據(jù)國家檔案局8號令，結(jié)合我市實際，制定了《成都市檔案局關(guān)于貫徹國家檔案局〈機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定〉的實施意見》一、對文件材料歸檔范圍的要求國家檔案局的新《規(guī)定》明確要求所歸檔的范圍是“機(jī)關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”因此，我們在擬訂本機(jī)關(guān)歸檔范圍時，必須將本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案，全部納入進(jìn)去。二、各級機(jī)關(guān)2007年及以后形成的文書檔案保管期限劃分為永久和定期兩種，其中，永久保管期限檔案應(yīng)按期向同級綜合檔案館移交。2007年以前形成的文書檔案保管期限劃分按原規(guī)定執(zhí)行。三、各級機(jī)關(guān)2007年及以后形成的文書檔案，按永久、30年、10年分別進(jìn)行排列和編目。其中，屬永久保存的檔案，接續(xù)原永久檔案編寫盒號，屬30年、10年保存的檔案，分別從“1”開始新編盒號四、市級機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《規(guī)定》精神，結(jié)合本單位職能，重新制定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，于今年10月底前報送市檔案局審查同意后執(zhí)行。機(jī)構(gòu)合并、分設(shè)或職能發(fā)生變化時，各級機(jī)關(guān)要及時重新修訂本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報送同級檔案行政管理部門審查。五、編制要求和格式。這次編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)該由各單位辦公室來組織完成，而不是檔案人員一個人的事。因為新的保管期限表是按內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)來編，涉及到每一個部門，具體編制方法由辦公室牽頭，由各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)提出本部門的歸檔范圍和保管期限，交辦公室匯總后再反饋到各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)反復(fù)征求意見，討論修改，最后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后報市檔案局。編制格式就是這樣三個項目。機(jī)構(gòu)、歸檔范圍、保管期限。八、各級機(jī)關(guān)報送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，須填制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表審查申報表》，一式兩份，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核、蓋章后報送同級檔案行政管理部門。各級機(jī)關(guān)在報送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，須提交電子文本和紙質(zhì)文本各一份，同時報送一套完整、準(zhǔn)確反映本單位主要職能、歷史沿革、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及其職能的文字材料。