【正文】 在檔案工作中是被廣泛使用的。從門類上分，“機(jī)關(guān)文件材料”可分為文書、人事、基建、會(huì)計(jì)等文件材料；從載體上分，可分為紙質(zhì)、磁性、電子等載體文件材料。第三條 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；上級(jí)主管部門發(fā)給單位需要貫徹的，絕大多數(shù)涉及單位主要職能活動(dòng)，應(yīng)該歸檔。如市委書記在作風(fēng)整頓工作會(huì)上的講話，我們肯定要貫徹，但不是我們的主要職能，屬普發(fā)性文件，雖然重要，但從檔案的角度講，就不需要?dú)w檔，市委辦公廳會(huì)歸檔。（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。由于各機(jī)關(guān)文件材料的內(nèi)容及載體差異性較大，內(nèi)容也比較龐雜，不可能在一份文件中詳細(xì)概括指明，因此，國(guó)家檔案局只對(duì)機(jī)關(guān)各類文件材料的歸檔范圍作宏觀、指導(dǎo)性的規(guī)定。第四條 機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：根據(jù)《規(guī)定》第四條，機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍包括四個(gè)方面。還有機(jī)關(guān)文件的最后定稿，即使沒有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽批、審改意見，原則上也應(yīng)納入歸檔范圍，與文件正本、文件處理單一并歸檔。這一條規(guī)定了機(jī)關(guān)歸檔文件材料的流向、管理主體、機(jī)關(guān)檔案部門處理歸檔文件材料的職責(zé)。集中統(tǒng)一管理可以分為兩個(gè)方面：一是對(duì)本單位全部檔案實(shí)體實(shí)行集中保管，統(tǒng)一整理、編目，統(tǒng)一提供利用。二是本單位的全部檔案信息（如目錄、數(shù)據(jù)等）按統(tǒng)一的管理制度集中管理，但檔案實(shí)體則分別保存在不同的庫(kù)房。這兩種形式都叫集中管理。第六條機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。這一條應(yīng)該說是我們《規(guī)定》的核心內(nèi)容，它明確了保管期限的劃分方法。定期保管的文書檔案主要由機(jī)關(guān)自己留存，備機(jī)關(guān)日常查考利用。這樣要求的目的主要是便于機(jī)關(guān)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定銷毀。第七條永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。如國(guó)家檔案局8號(hào)令，這份文件屬部門行政規(guī)章，具有法律效力，國(guó)家檔案局應(yīng)將其作為永久檔案保管。民政工作會(huì)、衛(wèi)生工作會(huì)，包括請(qǐng)示、主管領(lǐng)導(dǎo)批示、通知、名單、日程、會(huì)議主報(bào)告等文件材料都要永久保管。(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。各單位的綜合性的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。所有的人事任免文件。(七)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。(八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。 具體來說，各單位黨組、行政辦公會(huì)議記錄和紀(jì)要，黨員、職工名冊(cè)，統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每年的工作會(huì)議，以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料、獲縣處級(jí)以上先進(jìn)獎(jiǎng)勵(lì)，受警告以上處分，人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、有領(lǐng)導(dǎo)批示的材料等則劃為永久。如業(yè)務(wù)培訓(xùn)、經(jīng)費(fèi)開支等。如一般的業(yè)務(wù)研討會(huì)、專題座談會(huì)、七一聯(lián)歡活動(dòng)等。如通知考試文件、人事工作的制度、考核獎(jiǎng)勵(lì)辦法等。如職工福利、安全保衛(wèi)工作的文件材料。如關(guān)于增加車輛配置的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、以下總結(jié)、單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)材料、干部廉潔自律工作情況統(tǒng)計(jì)表（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料。（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。我國(guó)現(xiàn)有各種專門檔案管理辦法、規(guī)定近30種，有的辦法或規(guī)定涉及到了文件材料歸檔范圍，如中組部和國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《干部檔案工作條例》、勞動(dòng)部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中包含了人事文件材料的歸檔內(nèi)容。還有建設(shè)部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》標(biāo)明了基建檔案的歸檔范圍和檔案保管期限，具有較強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)用性。國(guó)家沒有規(guī)定的，參考已有的文書和專門檔案的規(guī)定。機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。這里講的元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件等信息。同樣，照片檔案也是如此，在歸檔范圍中還須明確，要將該照片的文字說明一并歸檔這條還規(guī)定了紙質(zhì)文件材料歸檔的組成要件，在機(jī)關(guān)文書處理過程中，包含有擬辦、批辦、審核、簽發(fā)等不同的內(nèi)容，體現(xiàn)了文件形成的過程，我們?cè)跉w檔時(shí)，就應(yīng)當(dāng)將文件處理單、發(fā)文稿紙與正本一并歸檔。大家知道，原件與副本、復(fù)制件在法律地位上是有區(qū)別的。這條規(guī)定明確了機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料如何歸檔的問題，大家需要注意的是主辦機(jī)關(guān)和協(xié)辦機(jī)關(guān)雖然歸檔內(nèi)容相同，但在檔案保管期限劃分上是不同的，主辦機(jī)關(guān)對(duì)檔案保管期限的劃分高于其他機(jī)關(guān)，如辦會(huì)、辦文中，協(xié)辦的都不劃為永久，未通過的會(huì)議文件也不劃為永久。按照國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，省級(jí)以上檔案館應(yīng)接收同級(jí)機(jī)關(guān)永久保管的檔案，通過對(duì)主辦機(jī)關(guān)、協(xié)辦機(jī)關(guān)歸檔的內(nèi)容相同的文件材料保管期限的調(diào)整，來有效控制內(nèi)容相同檔案的重復(fù)進(jìn)館問題。第十二條各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。這次各機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作與以往不同，以往各機(jī)關(guān)制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后即可執(zhí)行，只報(bào)同級(jí)檔案局備案。各機(jī)關(guān)編制的期限表，須經(jīng)同級(jí)檔案局審查同意后才能執(zhí)行。這條要求各機(jī)關(guān)在編制保管期限表時(shí)，要結(jié)合單位職能來制定，我們審批時(shí)，也要求各單位把你們的“三定方案”一并送交。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。《規(guī)定》雖然從發(fā)布之日起施行，但對(duì)于一個(gè)機(jī)關(guān)來講，按照《規(guī)定》實(shí)施的相關(guān)程序，一個(gè)機(jī)關(guān)編制的保管期限表要經(jīng)同級(jí)檔案局審查同意后才能執(zhí)行，因此，當(dāng)新的保管期限表沒有獲得審定前，只能沿用以前的老規(guī)定。第三章 如何擬訂機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及保管期限一、做好前期準(zhǔn)備工作建立機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個(gè)機(jī)關(guān)科學(xué)合理、系統(tǒng)完整甄別文件價(jià)值、劃分保管期限的標(biāo)準(zhǔn)性文件，是每個(gè)單位檔案工作中必不可少的檔案業(yè)務(wù)文件，也是各單位必須要建立的一項(xiàng)重要制度。二、擬訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)遵循的原則嚴(yán)格控制普發(fā)文件。這里明確一點(diǎn)，對(duì)于普發(fā)性文件，除了上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門印發(fā)的必須貫徹執(zhí)行的規(guī)范性指導(dǎo)性文件劃永久外，其余的最多劃10年，或者不歸檔。堅(jiān)持 “宜細(xì)不宜粗”的原則，條款的擬制盡量不使用“重要的”、“一般的”等模糊詞。國(guó)家局8號(hào)令是針對(duì)全國(guó)各級(jí)部門的規(guī)范性文件，只能用重要的、一般的，具體到每個(gè)單位哪些重要、哪些一般應(yīng)該是清晰的。因?yàn)楸碇贫ê?，是不能隨意修改的。如“上級(jí)方針、政策性文件”的條款，應(yīng)改為“上級(jí)關(guān)于某項(xiàng)工作方針、政策的文件材料”?！皣?guó)家資產(chǎn)管理文件材料”很籠統(tǒng)，應(yīng)寫明“國(guó)家資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料。市委、市政府專門就重大活動(dòng)、重要事件檔案管理工作發(fā)了一個(gè)文件（成委發(fā)[2005]46號(hào)文件）從寬從長(zhǎng)保存特色檔案。比如非典、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)、突出貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等等。劃分檔案保管期限時(shí)，要考慮文件之間的邏輯關(guān)系，如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)的檔案在歸檔時(shí)都要全面考慮。沒有批復(fù)的請(qǐng)示劃10年，有批復(fù)的請(qǐng)示根據(jù)文件的重要程度確定保管期限。各機(jī)關(guān)對(duì)人大議案及答復(fù)、政協(xié)提案及辦理結(jié)果定為永久。領(lǐng)導(dǎo)出國(guó)或出境訪問考察、參加國(guó)際會(huì)議、接待來訪等外事活動(dòng)形成的文件材料，在歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)不同價(jià)值的文件材料劃分不同保管期限。處分材料及紀(jì)檢、監(jiān)察工作形成的材料按處分結(jié)果劃分保管期限：處理結(jié)果為警告的劃為30年，處理結(jié)果為警告以上的，劃為永久。機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算和財(cái)務(wù)報(bào)告及同級(jí)財(cái)政部門的批復(fù)可以一并劃為永久。因?yàn)?，從保管?guó)家檔案資源的角度，各機(jī)關(guān)把自身的文件管理好，國(guó)家綜合檔案館保管的全社會(huì)的檔案就基本齊了。2．看內(nèi)容：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的比反映非主要職能活動(dòng)的重要；方針政策性的比一般事務(wù)性的重要；反映本機(jī)關(guān)全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本機(jī)關(guān)中心工作的比反映日常工作的重要；反映本機(jī)關(guān)典型問題的比反映一般問題的重要；有針對(duì)性、依據(jù)性的比普發(fā)性、參考性的重要；有時(shí)效性的比沒有時(shí)效性的重要。由此出發(fā)，區(qū)分“重要”與“一般”就是要判斷歸檔文件內(nèi)容與本機(jī)關(guān)的關(guān)聯(lián)程度、檔案信息利用的回溯時(shí)效，把握好期限確定的“度”，相對(duì)準(zhǔn)確地劃定“重要”與“一般”的界線。二、各級(jí)機(jī)關(guān)2007年及以后形成的文書檔案保管期限劃分為永久和定期兩種，其中，永久保管期限檔案應(yīng)按期向同級(jí)綜合檔案館移交。三、各級(jí)機(jī)關(guān)2007年及以后形成的文書檔案，按永久、30年、10年分別進(jìn)行排列和編目。機(jī)構(gòu)合并、分設(shè)或職能發(fā)生變化時(shí)，各級(jí)機(jī)關(guān)要及時(shí)重新修訂本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門審查。這次編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)該由各單位辦公室來組織完成，而不是檔案人員一個(gè)人的事。編制格式就是這樣三個(gè)項(xiàng)目。八、各級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí)，須填制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表審查申報(bào)表》，一式兩份，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核、蓋章后報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門。