【正文】 件柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。3．物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經(jīng)指定的授權人士，方可代為執(zhí)行以上事務 4．應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。5．公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱（須辦理借閱手續(xù)），每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。6．發(fā)布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。7．員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。8．員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規(guī)定從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。三．物業(yè)管理公司檔案資料：物業(yè)管理公司驗收檔案：1）土建、設備安裝竣工資料（圖紙、設備資料）；2）設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件； 3）機電設備保養(yǎng)合約；4）公共區(qū)域設施設備驗收記錄（管理公司）；5）公共區(qū)域設施設備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理公司）； 6）單元驗收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理公司）；物業(yè)管理公司二次裝修檔案：1）用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)； 2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；業(yè)戶資料： 1）入伙情況記錄；2）業(yè)主（租戶）情況登記（包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等）；物業(yè)管理公司管理文本匯編：1）管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊； 2）物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等； 3）物業(yè)管理公司各項管理分包合約；物業(yè)管理公司設備維修保養(yǎng)類：1）各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施； 2）各類設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄；3）主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄；4）物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應有回訪記錄；物業(yè)管理公司設施設備檢測類：1）變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄； 2）電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告；3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明；4）避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告； 5）應有定期沉降檢測報告；6）消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄；7）其它設施設備檢測記錄資料；物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類：1）正式文件應用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄； 2）物業(yè)管理公司管理費收繳情況 3）物業(yè)管理公司管理費財務報告4）物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告；物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄（包括內部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會的會議）*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄 *保安值班記錄*設備值班與巡檢記錄 *管理工作計劃與報告 *工程設備管理計劃與報告*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函 *用戶報修與投訴處理記錄*承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄物業(yè)公司會議制度目的: 為進一步規(guī)范公司會議管理,做好上情下達和下情上報工作,實現(xiàn)公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞,提升公司運營水平,確保會議內容及議定的事項得到有效落實,特制訂本制度適用范圍 : 本制度適用于西寧苑博物業(yè)管理有限公司內部會議管理。(各項目內部會議管理規(guī)范由項目自定,報總經(jīng)辦審批后執(zhí)行)管理權責: 總經(jīng)辦負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。 會議提擬人或主辦職能部門負責會議的組織工作,并有權對違反本制度的行為提出處罰: 、做好會議記錄。公司會議記錄要做到專人記錄和管理,會議記錄人負責會議議定事項的督辦和催辦,并將督辦和催辦情況報告會議主持人。必要時應按照會議主持人的要求形成會議紀要,以使大家共同遵照執(zhí)行。每月底總經(jīng)辦檢查會議記錄及落實情況,并作為考核當事人工作的依據(jù)。職能部門專題會議也要指定人員做好會議記錄,用以備忘。、講究會議質量。各類會議主持人會前應與參會人員充分溝通,做到心中有數(shù)。對議而不決的事項提出解決的原則與方法,并對此負責。各類會議力求精干高效用數(shù)據(jù)說話,部署的工作做沒做,做到什么程度,沒做或沒做完的原因等等都要有明確具體可量化的答復,防止和杜絕空洞無物或泛泛而論。、力求會議實效。會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施,與會負責人要按照落實要求,層層進行傳達貫徹,務必使直接執(zhí)行人明確是什么、為什么、怎么做,對經(jīng)常性工作要作用制度的形式確定下來,力求使每次會議都有具體的成果。、嚴格會議紀律。會議管理是保證會議質量的一項措施。與會人員應有機的安排工作,認真準備、準時參會。會議具體時間、地點由會議主持人決定、會議記錄人會前通知。與會人員一般不得缺席或指定他人代表,確因個人緊急事務需要請假的,須向會議主持人請假,同時指定專人代為履行職責。管理內容: 會議計劃與統(tǒng)籌 每月28日前,總經(jīng)辦應與各項目協(xié)調確定下月計劃召開的項目例會,統(tǒng)一報總經(jīng)理審批后,匯同公司例會編制《月度會議計劃》,于月底前發(fā)放至各項目/職能部門負責人。 凡總經(jīng)辦已列入計劃的項目例會,如需改期,或遇特殊情況需安排新的臨時例會時,項目應提前2天報請總經(jīng)辦調整會議計劃。 會議安排的原則為:小會服從大會,局部服從整體,臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為:公司例會、公司臨時會議、項目例會、項目臨時會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。 會議準備 會議通知遵照以下規(guī)定: 已列入月度會議計劃表的會議,月中無調整的,不再另行通知,由各項目按計劃表直接通知與會人。屬下列情況之一者,按“誰提擬,誰通知”的原則進行會議通知:(1)未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議。(2)雖然已列入月度會議計劃,但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明。(3)其它提擬人認為應另行通知的情況。會議通知期一般應提前一天以上,通知對象為與會人、會務服務提供部門。會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議,應以會議通知單進行書面通知。涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議,主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門。 會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定:會議提擬部門應提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等)準備的組織工作。會所根據(jù)會議提擬部門要求提前做好會務準備工作,如落實會場,布置會場,備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等。公司總部召開的公司級會議會務組織統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負責。各項目/職能部門在公司總部召開的會議需用公共會場的,應提前向會議室管理部門(會所)提出工作聯(lián)系單,由會議室管理部門(會所)統(tǒng)籌安排。 會議組織。 會議組織遵照“誰提擬,誰組織”的原則。 會議主持人須遵守以下規(guī)定:主持人應不遲于會前 5 分鐘到達會場,檢查會務落實情況,做好會前準備。主持人一般應于會議開始后,將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等,進行必要的說明。會議進行中,主持人應根據(jù)會議進行中的實際情況,對議程進行適時、必要的控制,并有權限定發(fā)言時間和中止與議題無關的發(fā)言,以確保議程順利推進及會議效率。屬討論、決策性議題的會議,主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述,適時提交與會人表明意見。對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人(部門)、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。 與會人須遵守以下規(guī)定:應準時到會,并在《會議簽到表》上簽到。會議發(fā)言應言簡意賅,緊扣議題。遵循會議主持人對議程控制的要求。屬工作部署性質的會議,原則上不在會上進行討論性發(fā)言。遵守會議紀律,與會期間應將手機調到無聲,原則上不允許接聽電話,如須接聽,請離開會場。做好本人的會議紀錄。會議決議事項,與會人員應在會后立即執(zhí)行,不得拖延或敷衍了事。各職能部門/項目要把每次會議精神傳達到基層員工,也可根據(jù)自己部門/項目的實際情況,定期召開部門/項目級會議傳達會議精神。 主持人為會議考勤的核準人,考勤記錄由會議記錄員負責。 會議記錄: 公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。 公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規(guī)定:各項目應常設一名會議記錄員(一般為本項目的內務文員,名單報總經(jīng)辦備案),負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。會議記錄遵照“誰組織,誰記錄”的原則,如有必要,主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務的需要,臨時指定會議記錄員?？偨?jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由總經(jīng)辦文員負責會議記錄工作,總經(jīng)理另有指定的,從總經(jīng)理指定。 會議記錄員應遵守以下規(guī)定:以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄,根據(jù)需要整理會議紀要。會議記錄應盡量采用實錄風格,確保記錄的原始性。對會議已議決事項,應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作,及時將經(jīng)主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。 下列情況下,應整理會議紀要: 公司各類行政會議。須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議。其它主持人要求整理會議紀要的會議。 會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各職能部門組織各項目下對口部門的會議紀要及各項目每周行政例會的會議紀要須報總經(jīng)辦一份存檔備查。 會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定: 各職能部門負責組織的公司各類會議的會議記錄,由本部門負責日常歸檔、保管,但應作為機要檔案每季度及時轉總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。各職能部門內部會議記錄由本部門常設會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。 會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。其調閱應嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關規(guī)定執(zhí)行。 會議跟進 會議決議、決策事項須會后跟進落實的,遵照“誰組織,誰跟進”的原則。會議主持人另有指定的,從主持人指定。 集團總經(jīng)理主持的會議的會后跟進工作原則上由總經(jīng)辦負責落實,集團總經(jīng)理另有指定的,從集團總經(jīng)理指定。 會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。獎懲 獎罰:計入員工績效考核制度體現(xiàn) 遲到、早退、缺席遲到 所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后 5 分鐘內未到的,計為遲到。早退 凡參加會議人員,如未經(jīng)主持人同意在會議召開結束前 5 分鐘提前離開 會場的,計為早退。缺席 凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的,計為缺席。附則。 本制度由廣州XX物業(yè)管理有限公司總經(jīng)辦負責解釋。 本制度由總經(jīng)理批準后生效,自頒布之日起執(zhí)行。司爐工崗位職責在班長和帶班人員的領導下，根據(jù)規(guī)定的供熱標準和時間進行司爐操作，并嚴格執(zhí)行操作規(guī)程。司爐工必須按以下程序進行操作： 1）起爐前應檢查壓力表指示值是否符合規(guī)定壓力指標，低于規(guī)定指標應補水，同時檢查爐膛內是否有不能燃燒的其它物品。然后啟動循環(huán)水泵、引風機、鼓風機，調整好風量、風壓使爐膛內煤引燃后，在啟動除渣機、爐排。以上操作指令之間應間隔25秒左右，嚴禁輔機同時起動。2）司爐中應注意觀察煤的燃燒情況，適當調節(jié)煤層厚度和進風量，使爐排上煤層充分燃燒。密切注意各溫度表和壓力表的顯示情況，防止爐排前段預熱區(qū)直接燃燒，防止煤斗引燃。3）注意觀察除渣機的運行情況，發(fā)現(xiàn)卡住應及時處理。隨時觀察爐排的工作情況，如有跑偏、卡住、漏水、斷火等現(xiàn)象時，在采取緊急措施的同時，應立即向值班人員或班長報告。4）壓火時必須先停鼓風，后停引風，再停止爐排、除渣機，然后打開灰門。待給水溫度降到40℃以下時方可停循環(huán)泵。鍋爐運行過程中，司爐人員必須認真監(jiān)護供熱系統(tǒng)的標準水壓，保持水壓穩(wěn)定，嚴禁超壓或過多低于標準水壓運行。一旦發(fā)生水壓驟降時，必須立即停爐，馬上報告班長或值班人員。當班司爐工必須堅守崗位，隨時監(jiān)護各輔機的運行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并報告值班人員。同時兼護爐內燃燒情況、適時調整，使之達到最佳燃燒狀態(tài)；鍋爐運行中，嚴禁司爐工擅自脫離崗位及在工作時間做其它事情。嚴格執(zhí)行交接班制度；