【導讀】基礎數據標準化是ERP實施的重要工作之一，建立規(guī)范統(tǒng)一的基礎數據，是保證企業(yè)ERP系統(tǒng)正常運行的前提條件。此外，統(tǒng)一編碼也是企業(yè)的一項重要的基礎管理工作，對企業(yè)管理標準化具有促進作用。通過建立標準化制度，使各業(yè)務部門能夠協(xié)同工作，能夠消除重復性勞動，大幅度提高工作效率。物流業(yè)務是圍繞著的請購、入庫、出庫、盤點等一系列過程展開的，這些業(yè)務都是以物料編碼等編碼為基礎記錄的，使用統(tǒng)一的基礎數據編碼，可以有效防止一物多碼、一物多名、物名錯亂等現象的發(fā)生。集團范圍內使用統(tǒng)一基礎數據，使業(yè)務數據上報、匯總成為可能，以實現集團管理目標。項目顧問組檢查編碼規(guī)范執(zhí)行情況，并提供必要的工作指導。以物料編碼為例，除了物資管理部門外，技術部門也需要參與基礎數據準備，以保證編碼質量。適用此策略的編碼包括：物料編碼、往來單位。會計期間一經確定，會計年度內不允許再進行調整。

　　

【正文】 表——初始付款單. 初始暫估入庫單對期初處于暫估入狀態(tài)的入庫單，在此處進行錄入，待以后收到發(fā)票之后，沖銷原有暫估入庫單據，再用新的(藍字)入庫單與發(fā)票進行正常核銷。此處的期初暫估入庫單和庫存管理系統(tǒng)中是同一內容，只在其中一處進行處理即可。數據準備格式：會計期間：200807 倉庫編號：供應商編號供應商名稱物料編號物料名稱數量金額實施策略：整理初始數據清單，手工錄入系統(tǒng)。詳見：動態(tài)數據—業(yè)務數據工作表——初始暫估入庫單. 庫存管理. 庫存余額表庫存余額表用于形成庫存期初余額數據，以庫存盤點表的形式進行準備，對應于系統(tǒng)的初始功能，是以[期初入庫][期初出庫]之差來表示期初庫存余額的。庫存余額初始不是簡單的單據對應問題，應按如下整體策略進行初始?？紤]到庫存業(yè)務的連續(xù)性，此處要區(qū)分出入、出庫業(yè)務類型，并確定業(yè)務已經處理到了什么狀態(tài)。對于已經處理完畢的入、出庫業(yè)務分別用其他入庫單和其他出庫單表示，其中未與發(fā)票核銷的采購入庫單用期初暫估入庫單表示，對于未開票的銷售出庫用期初銷售出庫單表示。在進行數據準備時，要區(qū)分出這些業(yè)務類型類別，分別用不同的業(yè)務單據進行初始。在手工處理之下，由于難以取得分供應商(客戶)、物料品種的原始信息，所以，可以根據實際情況進行簡化，最為常用的方法是以其他入庫單導入物料的結存余額(期初盤點數量為正數時，采用藍字其他入庫單；期初盤點數量為負數時，采用紅字其他入庫單)，由于不能詳細反映實際業(yè)務過程，業(yè)務信息不是太完整；如果不是在年初啟用，則不能反映累計入、出庫信息，但能夠正確每種物料的初始庫存余額。數據準備格式：會計期間：200807 倉庫編號：物料編號物料名稱規(guī)格型號計量單位年初余額借方累計數量單價金額數量金額01001A件01002B件貸方累計當前余額數量金額數量單價金額實施策略：整理初始數據清單，專用工具導入系統(tǒng)。詳見：動態(tài)數據—業(yè)務數據工作表——初始庫存余額. 庫存批次余額表*庫存批次余額表用于形成分批次的期初庫存余額，只有在使用了批次、貨位管理時，才需要進行初始。由于物料自定義項處理復雜，各單位難以統(tǒng)一，所以不提供含自定義項的初始余額導入功能。如果增加批次、貨位，需要按下表準備數據。由于難以按單據逐筆追溯原始入庫信息，所以，只需要按供應商、分物料批次進行準備。數據準備格式：會計期間：200807 倉 庫：物料編號物料名稱供應商編碼貨位編號貨位名稱批次號生產日期失效日期數量余額金額余額實施策略：整理初始數據清單，專用工具導入系統(tǒng)。詳見：動態(tài)數據—業(yè)務數據工作表——初始批次余額. 存貨管理存貨管理系統(tǒng)所涉及的基礎數據與庫存管理系統(tǒng)一致，在庫存管理系統(tǒng)中初始即可。. 銷售管理. 初始銷售定單如果企業(yè)需要根據訂單發(fā)貨，在系統(tǒng)正式使用之前，需要錄入系統(tǒng)啟用時未執(zhí)行完畢的銷售訂單，以便在以后期間繼續(xù)執(zhí)行這些訂單，此業(yè)務涉及根據訂單自動生成提貨單，對銷售訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤查詢等。如果沒有初始銷售訂單，則不需要初始本項。數據模板中只列示必要的列，單據錄入中，其他各列按如下缺省規(guī)則進行對應，單據日期取系統(tǒng)啟用前一期間的最后一天，業(yè)務部門取[銷售部]，業(yè)務員[銷售部]的第一名員工，銷售定單類型取[一般客戶定單]。數據準備格式：會計期間：200807客戶編號客戶名稱物料編號物料名稱數量金額實施策略：整理初始數據清單，手工錄入系統(tǒng)。詳見：動態(tài)數據—業(yè)務數據工作表——初始銷售定單. 初始提貨單對于啟用期間之前，需要對已經開出、但未開完發(fā)票的提貨單進行初始，以便繼續(xù)跟蹤提單便執(zhí)行。在系統(tǒng)啟用期間之后，可以直接選擇初始的未開完發(fā)票的提貨單開具發(fā)票，沖減在途應收款。數據模板中只列示必要的列，單據錄入中，其他各列按如下缺省規(guī)則進行對應，單據日期取系統(tǒng)啟用前一期間的最后一天，業(yè)務部門取[銷售部]，業(yè)務員[銷售部]的第一名員工，定單類型取[一般客戶定單]。數據準備格式：會計期間：200807客戶編號客戶名稱物料編號物料名稱數量金額實施策略：整理初始數據清單，手工錄入系統(tǒng)。詳見：動態(tài)數據—業(yè)務數據工作表——初始提貨單. 初始銷售發(fā)票在啟用期間之前已經開票、但是還未回款完畢的發(fā)票需要進行初始，以便繼續(xù)執(zhí)行。在啟用月份之后，可以直接選擇初始的未回款完畢的發(fā)票與回款單核銷。數據模板中只列示必要的列，單據錄入中，其他各列按如下缺省規(guī)則進行對應，單據日期取系統(tǒng)啟用前一期間的最后一天，業(yè)務部門取[銷售部]，業(yè)務員[銷售部]的第一名員工，銷售發(fā)票類型取[17%增值稅發(fā)票]，結算方式取[銀行匯票]。數據準備格式：會計期間：200807客戶編號客戶名稱物料編號物料名稱當前余額實施策略：整理初始數據清單，手工錄入系統(tǒng)。詳見：動態(tài)數據—業(yè)務數據工作表——初始銷售發(fā)票. 初始費用單除了銷售應收貨款之外，在業(yè)務過程中，有時也可能發(fā)生需要向客戶收取的費用，如代墊費用等，如果系統(tǒng)啟用時，存在這種費用，則需要用初始費用單初始。數據準備格式：會計期間：200807客戶編號客戶名稱費用編號費用名稱當前余額實施策略：整理初始數據清單，手工錄入系統(tǒng)。詳見：動態(tài)數據—業(yè)務數據工作表——初始費用單. 初始回款單當企業(yè)存在預收款銷售時，需要反映對客戶的預收款情況，對于在系統(tǒng)啟用期間之前的預收款需要通過回款單進行初始，此時回款單未與發(fā)票核銷，系統(tǒng)初始時錄入本項，以便以后與銷售發(fā)票進行核銷。數據模板中只列示必要的列，單據錄入中，其他各列按如下缺省規(guī)則進行對應，單據日期取系統(tǒng)啟用前一期間的最后一天，業(yè)務部門取[銷售部]，業(yè)務員[銷售部]的第一名員工，結算方式取[銀行匯票]。數據準備格式：會計期間：200807客戶編號客戶名稱當前余額實施策略：整理初始數據清單，手工錄入系統(tǒng)。詳見：動態(tài)數據—業(yè)務數據工作表——初始回款單4. 導入實現方式. 靜態(tài)數據導入靜態(tài)數據即各種基礎數據編碼，基礎數據一般為單個數據表，詳見所附基礎數據模板，標準模板數據與數據庫字段對應，其導入只是技術意義的處理，不作業(yè)務邏輯上的處理。對應于上述三種策略分別采用如下方式：(Tab分隔文本格式)，具體操作方法是復制Excel工作表有效區(qū)域，粘貼到新建文本文件中。導入之前，根據每一編碼的具體要求，保留或去掉文本文件的標題行，然后執(zhí)行PS系統(tǒng)的數據轉入功能。數據內容比較復雜，涉及到多項校驗規(guī)則，需要使用專用工具導入。(詳見導入工具使用說明，嚴格按操作步驟導入。)(Tab分隔文本格式)，具體操作方法是復制Excel工作表有效區(qū)域，粘貼到新建文本文件中。導入之前，根據每一編碼的具體要求，保留或去掉文本文件的標題行，然后執(zhí)行PS系統(tǒng)的數據轉入功能。由于此項數據量較少，也可以手工錄入。實例：物料目錄對物料編碼，按照方式2采用專用工具導入，只要求準備必要的欄目，物料編碼導入過程中自動生成物流編號，其他缺省字段根據業(yè)務規(guī)則生成，或用常數填充。. 動態(tài)數據導入動態(tài)數據即初始余額數據，初始數據在數據庫中是單據格式，詳見所附初始數據模板，而初始數據為“余額表”格式，只包含必要的業(yè)務數據，并不能與數據庫字段一一對應，所以，不能只做技術意義上的導入，還需要從業(yè)務角度進行分析，根據業(yè)務規(guī)則對單據字據進行填充。實例：庫存初始余額初始數據以庫存盤點表形式提供，要求仔細核對，保證準確無誤。首先確定系統(tǒng)啟用的會計期間，以系統(tǒng)啟用前一會計期間的最后一天為單據日期，每個倉庫形成一張初始單據，其他字段根據業(yè)務邏輯對應，形成初始其他入庫單，在庫存和存貨管理系統(tǒng)中執(zhí)行初始單據記帳，形成初始庫存余額。如果導入的單據處于草稿狀態(tài)，在導入之后，由操作員手工修改為非草稿狀態(tài)，否則無法執(zhí)行初始單據記帳。(詳見導入工具使用說明，嚴格按操作步驟導入。). 導入工具使用對于復雜靜態(tài)數據和動態(tài)數據中的庫存初始余額，需要使用專用工具導入，此工具為一個可以獨立執(zhí)行的程序，提供物料編碼、往來單位和初始余額導入功能。操作步驟如下：展開提供的壓縮文件，復制程序文件到PS安裝目錄。(初次使用)按PS系統(tǒng)用戶及口令登錄進行系統(tǒng)。根據待導入的Excel數據內容，分別選擇執(zhí)行[業(yè)務]—[物料編碼]、[業(yè)務]—[往來單位]或[業(yè)務]—[庫存初始余額]，按提示執(zhí)行導入操作。如果在導入中出現錯誤提示，則修改數據內容，然后重重導入。 43