辦公室行為規(guī)范-資料下載頁
2024-10-28 21:29本頁面
【正文】 話指名找某人，應迅速把電話轉(zhuǎn)給要找的人；如果不在，應明確告訴對方；如果需要留言，必須作好記錄；接聽時：對方說話如果聲小，不能大聲叫嚷，而要有禮貌地告訴對方，“對不起，你說話的聲音有點小。”通話時：如果有人進來，不得置之不理，應該點頭致意，如果需要與同事講話，應有禮貌地說：“請您稍等”，然后捂住送話筒，小聲交談；中斷時：通話中突然中斷，應該立即掛上電話，再次接通后要表示歉意，并說明原因；打完電話，不要先掛機，應該耐心等待對方掛機后再輕輕放下話筒；不要用力擲話筒。接電話規(guī)范用語（1）接電話均先說：“您好”，并自報公司名稱和姓名（2）、第二人稱用“您”。（3）、詢問時，可用：“您貴姓”；“您怎么稱呼”；“你是單位嗎？”（打電話時使用）；“您是哪里？”（接電話時使用）；“請問您的電話號碼是？”；“能告訴我您的職務(wù)嗎？”(4)、需要對方闡述問題時，可用：“請講”；“請繼續(xù)講”；“請講得稍慢一點，我做一下記錄”；“對不起，請您再重復一遍?！?5)、遇特殊情況，需暫時中止通話時，可用：“對不起，我先接另一個電話（或先處理另一件緊急事情），請您稍等（或我過一會兒再給您打電話）。”(6)、待繼續(xù)通話時，可用： “對不起，讓您久等了?！?7)、領(lǐng)導布置工作（或交待任務(wù)）后，可用：“好，我馬上就辦”；“聽清楚了，我馬上報告?！?8)、通話結(jié)束時，可用：“謝謝您”；“麻煩您”；“再見”。辦公室工作人員“六不講”(1)、不講“我不知道”規(guī)范語例：“我再了解一下”，熱情、委婉地向?qū)Ψ浇忉?，請對方諒解?2)、不講“我找不到”規(guī)范語例：“我再找一下，等一下回復您”(3)、不講“我辦不了”規(guī)范語例：“您講的這件事情（或這項工作），由于原因，還不能辦理（或暫時不能辦理），請您諒解?！?4)、不講“沒有安排我做”規(guī)范語例：“這件事當初是**負責的，我問一下他具體情況”(5)、不講“不歸我管”規(guī)范語例：“您講的這個問題應由負責，您可以找他了解一下具體情況。“(6)、不講“已經(jīng)向您報告過了”規(guī)范語例：再把事情詳細報告一遍。六、文件管理文件的起草要全面、客觀；合理使用文種，符合格式要；重點突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹；條理清楚，語言簡潔，通俗易懂。文件在送主管審批或簽發(fā)之前，必須反復校對確保無誤。打印、發(fā)放文件前必須經(jīng)相關(guān)主管審核后方可印發(fā)。凡正式行文應加蓋公司公章。使用印章必須報經(jīng)總經(jīng)理批準同意，對需加蓋印章的文書內(nèi)容必須認真審閱，尤其是一些特殊情況用印，更要審閱清楚，嚴禁擅自用印，非特殊情況不得攜印外出。蓋印要嚴肅認真，蓋出的印章要端正、清晰、直觀便于識別，不能蓋歪和顛倒，不能壓正文。印章不能蓋在空白紙上。對有像片的證書、證件用印，不宜將印章蓋人臉部，文件用印應壓年蓋月。打印文件要注意保存原稿，應將原稿與一份成文一并存檔保留，以備查閱。文件材料打印、復印保管由行政人員統(tǒng)一管理。注意文件的保密，不得泄露公司文件內(nèi)容，并及時銷毀相關(guān)廢棄物。七、印章管理公章、合同章由經(jīng)理保管，財務(wù)用章由財務(wù)保管，法人章由總經(jīng)理保管，人事章由人事主管保管。原則上不得將印章帶出公司使用。需要帶出使用時，印章保管員必須親自到現(xiàn)場，不可轉(zhuǎn)托他人保管。對需加蓋印章的文書內(nèi)容必須認真審閱，尤其是一些特殊情況用印，更要審閱清楚印章要注意保養(yǎng)，及時清洗，以確保用印清晰。
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