【正文】 接得到的材料。一類(lèi)材料是間接材料，即通過(guò)別人的文章一各 種簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告、文獻(xiàn)資料、書(shū)籍、報(bào)刊等取得的材料。收集材料的原則：一要詳盡。二要有一定的范圍和方向。三要經(jīng)常分類(lèi)整理。雖然說(shuō)收集材料要盡 量多，但人的精力和視野畢竟有限，特別是今天處于“信息爆炸時(shí)代”,誰(shuí)也不可能詳盡地掌握所有的知 識(shí)和信息。所以在收集材料時(shí)要有一定的方向、范圍。收集材料時(shí)都是個(gè)別的、分散的，因此，在收集的 過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行歸類(lèi)，進(jìn)行整理，分析研究，用起來(lái)才能隨手捻來(lái)。無(wú)論是哪種類(lèi)型的材料，并不是都有用，因此要進(jìn)行鑒別和選擇。(1)圍繞主旨，適合文種。要按主旨和文種的需要來(lái)取舍材料。與主旨有關(guān)，適合文種的材料就取，否則就舍。(2)典型事例，真實(shí)可靠。典型材料就是具有代表性的，能反映應(yīng)用文主旨的本質(zhì)和事物規(guī)律性的 材料。(3)新穎。我們正處在建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)的偉大實(shí)踐中，這是前無(wú)古人經(jīng)驗(yàn)可 以借鑒的偉大實(shí)踐，要求我們面對(duì)發(fā)展的情況，提取和選擇能反映時(shí)代特點(diǎn)的新材料、新經(jīng)驗(yàn)，并給以科 學(xué)的總結(jié)和概括，這樣才能真正做到解放思想，勇于實(shí)踐，為本部門(mén)開(kāi)創(chuàng)新的局面起到指導(dǎo)作用，才能吸 引人，有說(shuō)服力。(三)謀篇謀篇即布局，如何安排文章的結(jié)構(gòu)。它是作者按照文章所反映的客觀事物的外部表現(xiàn)和內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)材料所做的組織安排。應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)安排得是否合理，將直接關(guān)系到應(yīng)用文的質(zhì)量。人們通常把主旨稱(chēng)作應(yīng)用文的靈魂，材料稱(chēng)作應(yīng)用文的血肉、衣服，那么結(jié)構(gòu)就是應(yīng)用文的骨架。一個(gè)人如果骨架有問(wèn)題，其形象可想而知。同樣，結(jié)構(gòu)若安排不好，應(yīng)用文同樣也是“立”不起來(lái)的。應(yīng)用文很多是一文一事，因此，在安排結(jié)構(gòu)時(shí)，要求中心突出，線(xiàn)索分明，層次清楚。布局合理。詳略 得當(dāng)，渾然一體。結(jié)構(gòu)安排一般包括安排層次與段落，開(kāi)頭與結(jié)尾，過(guò)渡與照應(yīng)幾方面，做到層次清楚，主次分明。這是較常見(jiàn)的層次安排方法。開(kāi)頭作總的概括，然后分別進(jìn)行敘述。分別敘述的層次之間具有一 定的并列關(guān)系。通知，通報(bào)，計(jì)劃，調(diào)查報(bào)告等經(jīng)常采用這種方法。如某個(gè)地區(qū)的計(jì)劃，開(kāi)頭先提出 全年工作總的指導(dǎo)思想，然后分別對(duì)經(jīng)濟(jì)、改革、政法、黨建、精神文明建設(shè)等項(xiàng)工作，提出工作目標(biāo)。采 用這種方法要注意各個(gè)分述部分層次分明，不互相包容。順序要合理，避免輕重倒置。詳略得當(dāng)，勻稱(chēng)。遞進(jìn)式即按照表述內(nèi)容，步步深入。或者前后是因果關(guān)系。會(huì)議決議、調(diào)查報(bào)告、通報(bào)等多采用這種方式。如《中共中央關(guān)于加強(qiáng)社會(huì)主義精神文明建設(shè)若干重要問(wèn)題的決議》就從加強(qiáng)社會(huì)主義精神文明建設(shè)的 重大意義，社會(huì)主義精神文明建設(shè)的指導(dǎo)思想和奮斗目標(biāo)，努力提高全民族思想道德素質(zhì)，積極發(fā)展社 會(huì)主義文化事業(yè)，深入持久開(kāi)展群眾性精神文明創(chuàng)建活動(dòng)，加強(qiáng)和改善黨對(duì)精神文明建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)等幾個(gè) 部分進(jìn)行論述，全篇層層相銜，步步深人，把建設(shè)社會(huì)主義精神文明的意義、目標(biāo)、途徑、要求表述得清晰 分明。并列式即各層次之間是并列關(guān)系，報(bào)告、講話(huà)、會(huì)議紀(jì)要、通知等常采用這種結(jié)構(gòu)。如《關(guān)于研究廣東省重 點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)問(wèn)題的會(huì)議紀(jì)要》在敘述完會(huì)議概況后，就“關(guān)于中國(guó)東方汽車(chē)有限公司生產(chǎn)輕型面包 車(chē)項(xiàng)目的問(wèn)題”“關(guān)于開(kāi)辟?lài)?guó)際航線(xiàn)的問(wèn)題”“關(guān)于順德大程控交換機(jī)項(xiàng)目籌建問(wèn)題”等分段敘述，這些問(wèn) 題并列，層次清晰，讓人一望即明。在實(shí)際運(yùn)用中，以上三種形式并非界限分明，而是幾種形式相互交叉結(jié)合使用。(四)撰寫(xiě)提綱是文章的基本思路和寫(xiě)作綱要，沒(méi)有特定的樣式，一般要求搭出文章的框架，寫(xiě)清每部分各個(gè) 層次的安排和內(nèi)容要點(diǎn)。擬稿是文章的正式寫(xiě)作過(guò)程，它不是提綱的再現(xiàn)和擴(kuò)展，而是思想觀點(diǎn)的繼續(xù)深化，表達(dá)逐步完善 的過(guò)程。(1)標(biāo)題。應(yīng)用文的標(biāo)題要求準(zhǔn)確、醒目、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。標(biāo)題是文章的命題，是文章最引人注目的 地方，好比人的眼睛。好的標(biāo)題要畫(huà)龍點(diǎn)睛，既能顯示應(yīng)用文的內(nèi)容，又能有提示作用，引發(fā)讀者的 興趣。應(yīng)用文的標(biāo)題有以下三種形式：①公文式標(biāo)題由發(fā)文單位、事由、文種三部分組成，如《中共中央關(guān) 于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十六大精神的通知》。②新聞式標(biāo)題，包括三行、雙行標(biāo)題和單行標(biāo)題三種形式，由 正題、副題組成，如《一人富了不算富共同富裕才是富一一(山西)壺關(guān)縣大膽起用德才兼?zhèn)涞哪苋水?dāng)支 書(shū)的啟示》《誠(chéng)信與全面建設(shè)小康社會(huì)一關(guān)于誠(chéng)信問(wèn)題的討論》。③基本標(biāo)題式，指一般標(biāo)題的擬訂方 式，或直陳、或引用、或?qū)εe、或提問(wèn)、形式活潑，巧妙新穎，如《加快發(fā)展是富民強(qiáng)國(guó)的第一要?jiǎng)?wù)》《呼喚 “平常心”》《憑本事吃飯，靠政績(jī)晉升》《戰(zhàn)士業(yè)余生活有哪些新要求?》。(2)開(kāi)頭。一篇文章的開(kāi)頭在全文中起著“定調(diào)”的作用?！罢{(diào)”定好了，全文就會(huì)順利展開(kāi)并引起讀 者的興趣。反之，就會(huì)文不達(dá)意，讓人無(wú)法理解事情的脈絡(luò)，人家也不愛(ài)讀。應(yīng)用文的開(kāi)頭一般起句發(fā)意，下筆入題，文風(fēng)樸實(shí)，有助于主體部分自然展開(kāi)。常用有如下方式。①概述式。即用敘述的方法，概括地寫(xiě)出基本情況、問(wèn)題，或?qū)懗龌镜倪^(guò)程。這種寫(xiě)法多用于報(bào) 告、總結(jié)、決定、決議等。②目的式。這種開(kāi)頭通常以簡(jiǎn)明的語(yǔ)言說(shuō)明公文的目的，或開(kāi)頭概述情況，而后引出主旨。這種寫(xiě)法多用于通知、通告、決定、條例、規(guī)則等。③緣由式。即以上級(jí)文件，領(lǐng)導(dǎo)指示或有關(guān)法規(guī)，規(guī)定作為行文的依據(jù)和出發(fā)點(diǎn)，多用于通知、通④直述式。即開(kāi)宗明義，直接切人正題，這種形式大都用于批復(fù)(答復(fù)⑤結(jié)論式。先對(duì)情況或工作進(jìn)行總結(jié)，做出評(píng)價(jià)，提出看法，然后再分別加以論述。這種開(kāi)頭多見(jiàn) 于總結(jié)、報(bào)告等。⑥提問(wèn)式。先提出問(wèn)題，然后引起下文。這種開(kāi)頭方式易引起讀者的注意和思考，常見(jiàn)于調(diào)査報(bào)告 的寫(xiě)作。⑦寒暄式。開(kāi)頭問(wèn)候，祝賀，傳情達(dá)意，然后再轉(zhuǎn)人正題。這種開(kāi)頭常見(jiàn)于信函和祝酒詞。(3)主體部分。這是文章的中心部分，是寫(xiě)作的重點(diǎn)。開(kāi)頭提出問(wèn)題，在此要依照科學(xué)的方法，運(yùn)用 材料對(duì)所提出的問(wèn)題和觀點(diǎn)進(jìn)行闡述和分析。主體部分的寫(xiě)作要注意層次段落的安排以及文章各個(gè)部 分的過(guò)渡與照應(yīng)。過(guò)渡與照應(yīng)是使文章承前啟后、前后呼應(yīng)、脈絡(luò)清晰、文氣貫通的一種手段。過(guò)渡指的是層次之間，段落之間的轉(zhuǎn)換、銜接、起承上啟下的作用。一般過(guò)渡方式有：用關(guān)聯(lián)過(guò)渡詞，過(guò)渡句，過(guò)渡段和序列自 然過(guò)渡等。常用的照應(yīng)方式有以下幾種。①題文照應(yīng)。應(yīng)用文的內(nèi)容，特別是開(kāi)頭，要照應(yīng)標(biāo)題。標(biāo)題則要照應(yīng)主要內(nèi)容，做到題文一致。②首尾照應(yīng)。開(kāi)頭和結(jié)尾關(guān)聯(lián)密切，有什么樣的開(kāi)頭就應(yīng)有什么樣的結(jié)尾。③前后照應(yīng)。文章后面的內(nèi)容要與前面的內(nèi)容照應(yīng)，如果前面提到的問(wèn)題后面斷了線(xiàn)，這篇文章就不嚴(yán)密了。(4)結(jié)尾。這是全文的收尾部分。結(jié)尾一般應(yīng)根據(jù)行文需要，“止于所當(dāng)止”,有話(huà)則說(shuō)，無(wú)話(huà)則止。常用的方式有以下幾種。①自然結(jié)束。一件公文要闡明的問(wèn)題說(shuō)完了，全文也就自然結(jié)束。②提出請(qǐng)求。這種結(jié)尾都用于上行文，如請(qǐng)示、報(bào)告、公函。③指出方向，發(fā)出號(hào)召或提出要求。多用于通知、通報(bào)、決定。④總結(jié)全文。對(duì)全文主旨加以簡(jiǎn)要的概括和總結(jié)，肯定成績(jī)，找出差距。例如：某縣改善招商引資 工作環(huán)境的調(diào)查報(bào)告。⑤交代說(shuō)明。在文章的末尾交代說(shuō)明有關(guān)問(wèn)題和注意事項(xiàng)，以提起讀者的注意。⑥強(qiáng)調(diào)意義。對(duì)事物的性質(zhì)和行文的意義在結(jié)尾處進(jìn)行強(qiáng)調(diào)說(shuō)明，以引起讀者的重視。⑦呼應(yīng)開(kāi)頭。開(kāi)頭揭示主旨，結(jié)尾與之呼應(yīng)。⑧提出建議。結(jié)尾針對(duì)文章主體部分論述、分析的情況，提出解決的意見(jiàn)和相應(yīng)的措施以及貫徹、處理的要求。這種結(jié)尾方式在揭露問(wèn)題反映情況的調(diào)查報(bào)告中極為常見(jiàn)。⑨祝愿式。結(jié)尾處表示祝愿、祝賀或慰問(wèn)，常見(jiàn)于信函、唁電、祝酒辭等公關(guān)禮儀文書(shū)中。結(jié)尾要精煉實(shí)在，有針對(duì)性，有新意，要避免那種喊口號(hào)、唱高調(diào)的“豪言壯語(yǔ)”式或一般口號(hào)式的結(jié)尾。