【正文】 上行公文、下發(fā)公文，都必須由經(jīng)理層簽發(fā)。（二）已簽發(fā)的公文，不準(zhǔn)隨意改動。（三）簽發(fā)時，簽發(fā)人應(yīng)工整清楚地寫上自己的姓名，不要只寫姓或劃圈，并應(yīng)注明日期。簽發(fā)時用筆墨應(yīng)符合存檔要求。（四）黨委、紀(jì)委、工會、共青團(tuán)發(fā)文，此類發(fā)文由黨委書記簽發(fā)，或者委托工會主席簽發(fā)，該發(fā)文流程不涉及行政辦公室。第二十九條編寫發(fā)文卡：文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后，應(yīng)填寫《發(fā)文登記表》，登記時應(yīng)檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，有無秘密等級，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。對登記項目要認(rèn)真填寫，字跡要清晰，內(nèi)容要完整，不能隨意漏項?！栋l(fā)文登記表》應(yīng)包括以下內(nèi)容：日期、文號、標(biāo)題、秘密等級、主送單位、主辦單位、簽發(fā)人等。登記后將發(fā)文字號及打印份數(shù)填在文稿上，送打印室繕印。第三十條繕印：繕印公文要注意以下問題：（一）繕印公文要以簽發(fā)的定稿為依據(jù)，不得有任何改動。如卻有疑誤之處，要與擬稿人取得聯(lián)系，不可擅自改動。（二）繕印工作要精細(xì)，做到文面整潔、美觀、裝訂合乎要求。（三）繕印過程要保密，不得讓他人隨便翻閱文稿和印制的公文。第三十一條用?。簢?yán)格按照《胡底煤業(yè)印章和簽名管理制度》執(zhí)行，用印做到端正清晰，將印章壓蓋于公文落款和成文時間的年、月處，做到“騎年蓋月”。第三十二條發(fā)文：發(fā)文實行簽字取文制度，具體程序是：（一）收發(fā)人員收到文件后要及時登記文件名稱、文號等有關(guān)內(nèi)容，并立即電話（或其它方式）通知取文單位，取文單位在《發(fā)文登記表》簽字。（二）取文單位接到取文通知后，應(yīng)及時派人領(lǐng)取并在記錄上簽字，取文人應(yīng)及時將文件交給本單位負(fù)責(zé)人，不得拖壓和擅自處理文件，注意保密，不得隨意傳播文件內(nèi)容。（三）公文分發(fā)完畢后，收發(fā)室人員應(yīng)將《發(fā)文登記表》交辦公室人員保存。（四）需要報寄出的公文由行政辦公室負(fù)責(zé)辦理。第三十三歸檔：發(fā)文資料收集歸檔范圍包括：文件正文、文件底稿、文件清樣、文稿附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、公文簽發(fā)單、發(fā)文登記表、發(fā)文明細(xì)表等，發(fā)文資料的歸檔收集要做到齊全完整、寧寬勿窄。部門發(fā)送。第三十四條 發(fā)文卡片填寫要求（一）主辦單位和擬稿人：起草人員簽；（二）核稿：擬文單位（部門）負(fù)責(zé)人簽；（三）會簽：研討人簽（或提供研討記錄）；（四）復(fù)核、簽?。簹w口管理部門負(fù)責(zé)人簽；（五）簽發(fā)（批示）：公司領(lǐng)導(dǎo)簽。第六章 收文辦理第三十五條 收文是指我公司收進(jìn)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)、下級或不相隸屬機(jī)關(guān)的行文或請示、報告。收文辦理程序如下：發(fā)文機(jī)關(guān)—簽收—行政辦公室登記填寫公文處理卡—行政辦主任填寫擬辦意見—經(jīng)理層批示意見—按領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱文件—承辦單位辦理—公文收集—歸檔—銷毀。第三十三條我公司所有外來公文、電報、信函等，除封面寫明有具體收件單位（人）的封件外，凡寫胡底煤業(yè)的封件、普通件，統(tǒng)一由行政辦公室啟封、登記、分發(fā)，統(tǒng)一處理。第三十四條簽收：簽收公文應(yīng)認(rèn)真核對所收文件與文件投遞單或取文登記簿上的題目、文號相符；信函文件的收文機(jī)關(guān)、收件人是否與本單位相符；文件包裝是否有破損、開封現(xiàn)象，重點文件應(yīng)逐頁查點，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)的處理措施。急件要注意簽收具體時間，具體到日、時。對有時間要求的會議通知或其他文件，應(yīng)依據(jù)收到日期與文件要求日期確定急緩。第三十五條登記：登記文件應(yīng)將原文字號、來文單位、文件標(biāo)題或事由、附件、收文時間、編號等在《文件處理卡》和文件登記簿上逐項填寫清楚。登記文件標(biāo)題不能刪減，無標(biāo)題文件應(yīng)登記內(nèi)容摘要，對內(nèi)容概括要準(zhǔn)確。登記編號不能出現(xiàn)重復(fù)、空號或跳號現(xiàn)象，登記書寫清楚、工整。傳真電文應(yīng)先登記在冊，后報行政辦主任批示處理。第三十六條擬辦：文件登記后，將填寫好的公文處理卡與相應(yīng)的文件裝訂后，交行政辦主任填寫擬辦意見。第三十七條上級機(jī)關(guān)下發(fā)指導(dǎo)性質(zhì)的文件、下級請示的有關(guān)緊急、重大的問題或涉及全局性問題的文件以及訂報、開會、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察等文件，由總經(jīng)理閱示；同一個文件中包含兩個以上分管領(lǐng)導(dǎo)主管的業(yè)務(wù)時，由總經(jīng)理閱示。第三十八條批辦：行政辦公室依據(jù)擬辦意見將文件呈送經(jīng)理層閱示，經(jīng)理層在閱讀基礎(chǔ)上，針對文件提出的問題和要求，明確指定承辦部門或承辦人，以便傳閱。第三十九條傳閱：行政辦公室依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見將文件依次傳閱到領(lǐng)導(dǎo)或各承辦部門。為防止文件接收延誤，各部門須上報文件接收員，接到通知后，將接收文件上報部門負(fù)責(zé)人處理，并及時將傳閱記錄以文本檔提交行政辦備案。傳閱文件時，主要做到以下幾點：（一）分清輕重緩急：如有多份文件，應(yīng)按文件的急緩和重要性進(jìn)行排隊，將重要的文件或急件放在最上面，并提示領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先處理。（二）掌握傳閱范圍：嚴(yán)格按擬辦意見和領(lǐng)導(dǎo)閱示范圍傳閱，不能任意擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。（三）文不橫傳：文件要通過文秘人員分別送給每個應(yīng)閱人員，不能由應(yīng)閱人員自行橫傳。（四）認(rèn)真檢查處理：文秘人員應(yīng)對收回的傳閱文件進(jìn)行檢查。（1）檢查閱文人是否閱過并標(biāo)明了閱完時間，是否簽名；（2）檢查閱文人有無指示意見和對需要印發(fā)的文件有無修改意見；（3）檢查傳閱件有無缺損，附件是否完整；（4）檢查簽署擬辦意見和閱辦結(jié)果是否符合存檔要求；（5）檢查公文傳閱注意時效性，遵循急件急辦原則。第四十條承辦：各單位（閱辦人）按照指示閱辦文件，各單位（閱辦人）在領(lǐng)取承辦公文復(fù)印件時，領(lǐng)取人員應(yīng)在公文處理卡上簽名。承辦單位接文后，應(yīng)當(dāng)抓緊時間辦理并及時答復(fù)辦理結(jié)果，不得延誤、推諉。第四十一條催辦：送領(lǐng)導(dǎo)人批示、傳閱或者交有關(guān)部門辦理的公文，行政辦要負(fù)責(zé)催辦。對下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時了解和反饋執(zhí)行情況。第四十二條收集：文件按擬辦、閱示范圍及要求，傳閱完畢后，應(yīng)及時收回文件處理卡及文件原文，一起存檔。如果承辦單位需要文件內(nèi)容，可復(fù)印留存，原文應(yīng)交辦公室存檔。行政辦公室在收回文件后應(yīng)在存檔時間欄內(nèi)登記清楚。收集存檔的文件，按上級來文、下級請示內(nèi)容分類存放。第四十三條歸檔：辦理完畢的文件，辦公室按規(guī)定統(tǒng)一交檔案室立卷、存檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可，任何人不得隨意查閱存檔文件及文件辦理結(jié)果內(nèi)容。第四十四條代表我公司外出參加會議帶回的文件以及各單位直接收到的上級文件及資料，應(yīng)及時送交行政辦公室進(jìn)行收文處理，不得私自進(jìn)行處理和保存。未經(jīng)行政辦公室接收的公文在處理過程中發(fā)生誤壓、漏辦、丟失等情況，將追究送、接公文人員的責(zé)任。第四十五條 凡需辦理的公文，歸口管理部門應(yīng)提出擬辦意見，送有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。由兩家以上單位（部門）共同辦理時，批示中應(yīng)注明主辦單位。需要其它領(lǐng)導(dǎo)傳閱時，應(yīng)先對公文進(jìn)行復(fù)印，送交承辦單位，再將原文進(jìn)行傳閱，以保證公文的及時辦理。緊急公文，還要提出辦理時限。第四十六條 承辦單位應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回歸口管理部門，并說明理由。第四十七條凡涉及其他部門的問題，主辦單位應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商解決。第四十八條 送有關(guān)經(jīng)理層批示或交有關(guān)部門辦理的公文，歸口管理部門要負(fù)責(zé)催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。重要公文還應(yīng)及時了解和反饋執(zhí)行情況。第七章 公文立卷和銷毀第四十九條 公文辦完后，應(yīng)及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。第五十條 公文立卷，應(yīng)根據(jù)其特征、相互關(guān)系和依存價值分類整理，并保證齊全完整，正確反映主要工作情況和從屬關(guān)系，以便保管、查找和利用。第五十一條 案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第五十二條 無存檔價值和存查必要的公文，經(jīng)過鑒別、歸口管理部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期銷毀。銷毀秘密公文要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。第五十三條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書寫。第八章 公文管理第五十四條 各單位（部門）應(yīng)認(rèn)真做好公文的學(xué)習(xí)貫徹、落實及管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行一體化管理體系文件控制的各項要求，確保公文管理的質(zhì)量和效率。第五十五條 對明確注明廢止和有時效性的失效公文，各使用單位（部門）應(yīng)及時將其撤出使用場所。若需要留存作為參考，要與現(xiàn)行有效的公文進(jìn)行隔離存放，并明確標(biāo)識以防誤用。對涉及企業(yè)機(jī)密或其它原因需要回收的公文，由原擬文單位（部門）負(fù)責(zé)。第五十六條 保密公文執(zhí)行“晉城煤業(yè)集團(tuán)保護(hù)企業(yè)秘密管理暫行規(guī)定”（晉煤集保字〔2000〕5號文件）。第五十七條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。第五十八條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第九章 附 則第五十九條 各部門嚴(yán)格按照本辦法開展公文處理工作，由各歸口管理部門補(bǔ)充制定本部門公文處理辦法。第六十條 本辦法其它未盡事項，由行政辦公室繼續(xù)修正完善。第六十一條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，最終解釋權(quán)歸行政辦公室。