【正文】 談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].科技風,20140911.[2][J].商情：教育經濟研究，20080811.第五篇：檔案管理及信息化建設匯報國電赤峰化工有限公司檔案管理及信息化建設匯報材料國電赤峰化工有限公司在國電蒙能公司有關部門的指導下，緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展和工程建設中心工作任務，認真貫徹落實國家和集團公司有關法律和規(guī)定，著力抓好檔案管理及信息化建設的各項基礎工作，努力促使公司檔案管理及信息化建設工作步入科學化、規(guī)范化、制度化的管理軌道，各類檔案的管理和現代信息技術、信息資源的利用都取得了一定的成效，現將檔案管理及信息化建設工作開展情況匯報如下：一、檔案管理及信息化建設基本現狀（一）、人員設施投入初具規(guī)模，基本滿足企業(yè)基建階段需要。在目前公司基建階段人員與辦公場地都較緊張的情況下，公司高度重視檔案管理與信息化建設工作。在檔案管理方面，公司目前設有專職檔案管理人員兩人，臨時檔案管理辦公室一間，臨時檔案庫房3間。在信息化建設方面，公司設有專職人員2人，建設了樹狀拓撲結構內部局域網，實現光纜進戶，出口帶寬為8MB，現有20平米中心機房一處，機房配有華為百兆防火墻一臺，物資系統、財務系統、檔案系統專用服務器3臺，網絡終端計算機總數超過200臺，配有北京金和軟件股份有限公司OA辦公系統。檔案管理軟件已經采用北京東方飛揚軟件公司開發(fā)的檔案管理系統，目前正在于前期培訓階段。物資系統軟件目前已經完成系統構架的部署、基礎數據的錄入、流程測試等基礎性工作，投入試運行。（二）、及時建立完善制度體系，檔案信息管理逐步規(guī)范?；す臼切陆ㄆ髽I(yè)，為了盡快規(guī)范檔案及信息管理，促進工程建設進展，公司及時制定了《國電赤峰化工有限公司建設項目檔案歸檔辦法（暫行）》、《工程竣工檔案申報專項驗收管理辦法》，并附“基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表”。同時按集團公司檔案管理要求制定了《檔案保密管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案信息化建設管理辦法》、《電子文件歸檔管理辦法》、《科技檔案管理制度》、《聲像、實物檔案管理制度》、《文書檔案管理制度》、《信息管理辦法》等各項規(guī)章制度，確保檔案管理和信息化建設工作有法可依。（三）、加強基建階段檔案整理，維護企業(yè)歷史真實面貌。為了防止工程建設過程中出現前期資料不全和歸檔責任不清等問題，在時間緊、任務重、人員少等不利條件下，公司檔案管理人員及時掌握各項工程的進展情況，參加各項工程的竣工驗收會，做好設備開箱登記工作，認真搜集應當歸檔的散失在個人手中的各種文件材料，提高檔案的歸檔率。具體做好了以下幾個方面的工作：一是對公司成立前期各種文件材料進行了收集、分類、整理及組卷工作；二是對已經完成的設備及工程項目招投標文件進行了整理，裝訂及組卷，并按著蒙能公司的要求逐漸把招投標文件目錄標準化，規(guī)范化；三是對技術部、設備部、物資部、計劃部等部門零散歸檔的文件材料進行了登記、分類、整理及組卷；四是完成了對三修車間辦公室、設備、備件、儀表電氣庫、廠區(qū)道路、廠區(qū)臨時道路及臨建工程、倒班宿舍樓等竣工項目的竣工檔案的接收工作，并把各項工程的竣工檔案按標準進行了分類、登記、整理及組卷；五是對招投標過程中形成的電子版文件進行了分類、整理、刻錄工作。（四）、提高檔案利用效率，服務工程建設大局。檔案工作的總目的，是提供檔案信息為公司工程建設和中心工作任務服務。公司檔案工作開展以來，大力開發(fā)檔案信息資源，規(guī)范檔案利用行為，促進檔案有效地為工作建設服務，一年多來公司檔案室提供借閱各種檔案800多人次，復印資料20000多張。（五）、注重人員業(yè)務培訓，不斷提高管理水平。長期以來，公司非常重視檔案工作，今年3月份公司組織檔案人員赴山西天脊集團參觀考察；5月份組織人員參加了國家檔案局舉辦的第九期檔案人員業(yè)務培訓班，系統地學習了檔案管理學等專業(yè)課；6月份舉辦了新員工計算機應用知識培訓。通過各種培訓使工作人員學習檔案管理和信息化建設新知識、新方法、新理念，為進一步做好公司檔案管理和信息化建設打下扎實基礎。二、檔案管理及信息化建設面臨問題（一）、公司工程建設當中有些項目是邊設計，邊招標，邊施工工程，個別設備及工程招投標文件存在缺項及整理不規(guī)范等問題。（二）、化工行業(yè)檔案分類方案與電力企業(yè)檔案分類方案有所不同，我公司是國電集團的第一個化工項目，檔案分類過程中存在系統之間的差異，目前公司檔案分類是按著化工工藝流程和各工號分類，大的類別不違背電力系統分類方案。希望上級檔案主管部門給予指導，進一步明確工作標準。（三）、由于公司正處在全面建設時期，辦公樓還沒有竣工，檔案庫房是臨時的，面積較小，各項安全防護設施還不齊全，所以檔案庫房存在著一定的安全隱患。（四）公司通信系統及計算機網絡維護人員專業(yè)水平較低，還不能完全滿足現代化煤化工企業(yè)的發(fā)展需要。三、下一步工作思路（一）、進一步加大資金投入。下半年公司辦公樓將竣工，我們將按國家檔案管理的有關標準，規(guī)劃公司未來檔案室、庫房的布置及各項設施的配備，提前做好各種設備采購計劃，確保公司檔案工作盡快步入正軌。（二）、進一步重視信息安全。公司將認真強化內部管理，建立建全管理制度和崗位責任制，把檔案管理和信息化建設工作責任落實到人，加強涉密檔案的管理，切實做好檔案信息系統安全保密工作。定期進行異機備份，做好各種數據保護，保證服務器安全，網絡安全，加強計算機病毒防護。（三）、加強檔案管理人員業(yè)務培訓。為進一步加強檔案的規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理的現代化水平，以適應現代化化工企業(yè)新形勢下的檔案工作，公司將不斷加強各級人員的培訓，提高檔案管理和信息化專責人員綜合素質及業(yè)務能力。（四）、加強宣傳工作力度。今后我們要著力加強檔案法制和企業(yè)信息化建設意義的宣傳，不斷強化各級人員檔案意識，在日常工作中不斷積累資料，養(yǎng)成誰經辦誰歸檔的好習慣，確保公司檔案的齊全、完整。化工公司雖然在較短的時間內建立起檔案管理及信息化工作基本框架，滿足了企業(yè)基建階段需求，但我們清醒地認識到，目前化工公司的檔案管理與信息化建設工作與國內優(yōu)秀企業(yè)相比仍有巨大差距。尤其是公司創(chuàng)建全國一流化工企業(yè)的戰(zhàn)略對我們檔案管理和和信息化建設工作提出了更高的要求，如何滿足企業(yè)發(fā)展的需求，如何為領導提供決策支持，如何通過信息化的應用進一步提高公司的管理水平等都是我們現在和將來要考慮解決和實施的重要工作內容。我們將在總結經驗的基礎上，虛心學習，科學規(guī)劃，為項目順利投產，早日實現全國一流化工企業(yè)的目標提供強大的信息支撐。