【正文】 的原始記載，既包括一般會(huì)議的記錄，也包括各種會(huì)見和會(huì)談的記錄4會(huì)議記錄能夠?yàn)橹蟛榭继峁┮罁?jù)；同時(shí)會(huì)議記錄便于傳達(dá)會(huì)議的內(nèi)容和會(huì)議精神。（一）會(huì)議記錄的方式文字記錄。要求邏輯清晰，力求記錄完整，需要語言規(guī)范，當(dāng)然可以會(huì)后補(bǔ)充，但要求準(zhǔn)確，包括手寫和打字，一般使用速記法。音頻記錄。使用錄音工具來補(bǔ)充會(huì)議記錄，使記錄更原汁原味，也更方便整理。圖片記錄?？捎糜跁?huì)議期間和會(huì)后的宣傳報(bào)道。視屏記錄。（二）會(huì)議記錄的內(nèi)容首先要有會(huì)議類型的描述，以及會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、記錄者、主持者；不可少的是會(huì)議的流程，包括會(huì)議討論的話題、重要的發(fā)言、決定的事項(xiàng)和未確定的論題。會(huì)議記錄的最后還需要記錄員和主席的簽名。（三）會(huì)議記錄的格式分為：記錄頭、記錄主體、審閱簽名。（四）會(huì)議記錄的重點(diǎn)會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的活動(dòng)；會(huì)議討論、爭論的焦點(diǎn)及各方的主要見解；權(quán)威人士的發(fā)言或代表人物的言論；會(huì)議已決定或議而未決的事項(xiàng)；對會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他發(fā)言或活動(dòng)。（五）會(huì)議記錄的方法：詳細(xì)記錄、摘要記錄、簡要記錄5。（六）會(huì)議記錄的要求人員落實(shí)。要求秘書要具備較強(qiáng)的聽知能力，熟練掌握速記技能，反應(yīng)敏捷，可以安排多名秘書同時(shí)記錄，而后共同整理匯總。熟悉與會(huì)人員。會(huì)前至少要了解發(fā)言人的姓名身份。粗淺了解他們的方言、口音特點(diǎn)、說話習(xí)慣。準(zhǔn)備充分。了解會(huì)議的內(nèi)容和形式，特別是一些專業(yè)性較強(qiáng)的會(huì)議，需要秘書人員更加深入了解，了解越深入，越有把握。一般是可以通過事先閱讀會(huì)議文件來熟悉專業(yè)術(shù)語。記錄要準(zhǔn)確完整、簡潔明確。要求格式規(guī)范，才有保存價(jià)值，方便整理、使用。會(huì)議記錄的修改。定稿打印前，要請主席簽字，一經(jīng)簽字就不能再修改，但是與會(huì)者指出錯(cuò)誤，主席或秘書可改。六、會(huì)議期間對外宣傳（一）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。（二）注意內(nèi)外有別，驗(yàn)收單位秘密。（三）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則。（四）收集媒體對會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo)。（五）為領(lǐng)導(dǎo)召開記者招待會(huì)提供資料。七、會(huì)后的掃尾工作（一）文件的回歸和歸檔。會(huì)議相關(guān)文件的外傳可能造成會(huì)議內(nèi)容的泄露，要謹(jǐn)慎對待會(huì)后的文件的歸檔，其次，也方便將來尋找。（二）報(bào)道會(huì)議消息。可以由公司主動(dòng)召開新聞發(fā)布會(huì)，也可以向媒體發(fā)布會(huì)議最后文件，吸引媒體的報(bào)道，還可以通過公司的官方網(wǎng)站發(fā)布會(huì)議簡報(bào)。選擇的方式可以看會(huì)議的規(guī)模，但消息一定要讓公眾了解。（三）安排與會(huì)人員離開。該派車的派車，有司機(jī)的要及時(shí)提醒，不要讓與會(huì)人無故滯留。（四）歸還借用物品（五）草擬會(huì)議紀(jì)要。（六）寄感謝信。八、會(huì)議工作總結(jié)（一）含義：會(huì)議工作總結(jié)指的是指會(huì)議工作告一段落后，進(jìn)行回顧、分析和評價(jià)而形成的文書6（二）作用：以書面的形式記錄一次經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不管會(huì)議成功與否，都是秘書人員成長的一次磨練，能夠?yàn)榻窈蟮墓ぷ魈峁┙梃b；還可以當(dāng)表彰大會(huì)相互交流的素材；也是向上級匯報(bào)的材料，報(bào)告屬于法定公文，可以直接提交給上級機(jī)關(guān)。“九、提高會(huì)議效率（一）建立并會(huì)套開、會(huì)議審批等制度，嚴(yán)格控制各類會(huì)議（二）強(qiáng)化文件把關(guān)、分流機(jī)制，大力精簡各類文件簡報(bào)（三）推行領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)呈批制，減少以黨委、政府或兩辦發(fā)文。（四）強(qiáng)化督促檢查和領(lǐng)導(dǎo)帶動(dòng)機(jī)制，確保工作取得成效。”7腳注：1 陳合宜 秘書學(xué) 第六版［Ｍ］廣州暨南大學(xué)出版社142頁 腳注：２ 陳合宜 秘書學(xué) 第六版［Ｍ］廣州暨南大學(xué)出版社142頁腳注：３ 李曉彤 理論前沿［J］ 2014年第八期《淺談當(dāng)前的秘書會(huì)務(wù)工作》 腳注：４ 向國敏會(huì)議學(xué)與會(huì)議管理［Ｍ］ 知識(shí)產(chǎn)權(quán)出版社188頁 腳注：5 向國敏會(huì)議學(xué)與會(huì)議管理［Ｍ］ 知識(shí)產(chǎn)權(quán)出版社194頁 腳注：6 向國敏會(huì)議學(xué)與會(huì)議管理［Ｍ］ 知識(shí)產(chǎn)權(quán)出版社344頁 腳注：7 陳合宜 秘書學(xué) 第六版［Ｍ］廣州暨南大學(xué)出版社160頁參考書目：陳合宜 秘書學(xué) 第六版［Ｍ］廣州暨南大學(xué)出版社向國敏會(huì)議學(xué)與會(huì)議管理［Ｍ］秘書學(xué)筆記 楊玲第五篇：秘書事務(wù)性工作淺談秘書的事務(wù)性工作秘書的主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理綜合情況、調(diào)查研究、聯(lián)系接待、辦理文書和交辦事項(xiàng)等。秘書部門是綜合部門，要害部門，處在中樞的位置上。文件電報(bào)領(lǐng)導(dǎo)能看到的，秘書都能看到，而且先于領(lǐng)導(dǎo)看到，開會(huì)作記錄，領(lǐng)導(dǎo)班子的決策最先知道，秘書掌握著大量的機(jī)密。這些機(jī)密一旦泄露出去將會(huì)造成重大損失。但秘書工作也有群眾性的一面，秘書部門是黨委、政府聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，是觀察社會(huì)動(dòng)態(tài)的窗口，辦公室每天都要接受來自社會(huì)的各方面信息，接受群眾的來信來訪，并且還要親自去深入基層，到群眾中去調(diào)查研究，反映群眾的心聲，傾聽群眾的呼聲，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。因此，作為一個(gè)秘書，既要有很強(qiáng)的保密觀念，又要密切聯(lián)系群眾。只有前者沒有后者就會(huì)把自己與群眾隔離起來，只有后者沒有前者，因泄露國家機(jī)密而犯錯(cuò)誤，二者不可偏廢。秘書部門不是專項(xiàng)業(yè)務(wù)部門，而是綜合性的部門。因此，秘書工作涉及的范圍和內(nèi)容是十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性文電，提供綜合性信息，進(jìn)行綜合性調(diào)研，處理綜合性事務(wù)等等。因?yàn)槭蔷C合性的工作，它要求秘書具有全局觀念，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去觀察和處理問題，知識(shí)面要寬，成為本系統(tǒng)的專家和通才。同時(shí)秘書工作也不是誰都可以干的“萬斤油”，它有自己的一套專業(yè)，要求秘書有較高的政策水平，文字水平和理論水平，較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和辦事能力，熟悉文書，檔案，保密，信訪，信息，督查，會(huì)務(wù)，禮儀知識(shí)，會(huì)操作現(xiàn)代化辦公設(shè)施。要做合格的秘書并非易事，要進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，取得專業(yè)證書。不同行業(yè)的秘書，還要熟悉本行業(yè)的專門知識(shí)，如黨委秘書，要熟悉黨務(wù)知識(shí)，軍隊(duì)秘書要熟悉軍隊(duì)知識(shí)，企業(yè)秘書要熟悉企業(yè)管理知識(shí)，涉外秘書要熟悉外交知識(shí)等。綜合性是主要的，專業(yè)性是次要的，二者互相滲透，互相促進(jìn)。秘書部門是各級領(lǐng)導(dǎo)的辦事機(jī)構(gòu)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)。每天都有大量的事務(wù)性工作，起草、收發(fā)文電，值班接聽電話，信訪接待，搞會(huì)務(wù)，這些工作都很具體，繁雜，事務(wù)性比較強(qiáng)。同時(shí)，秘書部門又是個(gè)參謀部門，在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮著重要的參謀作用，領(lǐng)導(dǎo)決策前要調(diào)查研究，提供信息，制訂方案，在決策過程中要起草文電，決策后要進(jìn)行督查和落實(shí)，所有這些都有很強(qiáng)的政治性。事務(wù)性是秘書工作的基礎(chǔ)，思想性是秘書工作的靈魂，思想性處于主導(dǎo)地位，事務(wù)性處于從屬地位。思想性通過事務(wù)性工作體現(xiàn)出來。如文電的校對，如果稍有疏忽，錯(cuò)校一個(gè)關(guān)鍵的字，文件發(fā)出去，就可能造成重大的政治影響。主席臺(tái)排座次，如果排錯(cuò)了，錄相放出去，就可能引起各方面猜測。所以事務(wù)性工作滲透著思想性。不能因?yàn)槭聞?wù)性工作就可疏忽大意。秘書工作的被動(dòng)性是由秘書工作的從屬性和服務(wù)宗旨決定的。大家都有體會(huì)，自己支配的時(shí)間極少，秘書總是圍著領(lǐng)導(dǎo)的屁股轉(zhuǎn)，秘書工作總是按照領(lǐng)導(dǎo)的需要和指令來進(jìn)行，很少按照自己的意愿安排工作，常常來了文件辦文件，來了電話接電話，有時(shí)正做著這件事，又來了新任務(wù)，又要改做另一件事，總是顯得很被動(dòng)。當(dāng)然，這種被動(dòng)，不是消極被動(dòng)，不是不可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性，消極被動(dòng)，滿足于領(lǐng)導(dǎo)叫干啥就干啥，遇到啥就干啥，那樣是干不好工作的。我們要在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，摸索規(guī)律，掌握了規(guī)律就可以把工作做到前邊，領(lǐng)導(dǎo)沒想到的你想到了，領(lǐng)導(dǎo)沒叫做的事，但又必須做的事，你提前做了，這樣才能當(dāng)一個(gè)好的參謀和助手，才能做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)。秘書工作作為秘書工作的一個(gè)重要方面，其重要性不言而喻；特別是隨著改革開放的發(fā)展和深化，我國政治、經(jīng)濟(jì)、文化等社會(huì)個(gè)方面日益融入世界的這一大背景下，各國之間的對外開放和經(jīng)濟(jì)技術(shù)交流日益擴(kuò)大，彼此間的經(jīng)濟(jì)貿(mào)易關(guān)系更加密切，企業(yè)的國際化、市場的全球化，使得現(xiàn)代秘書工作中的涉外因素越來越多，如國際間的商務(wù)旅行、商務(wù)談判，各類國際經(jīng)貿(mào)合作等事務(wù)成為現(xiàn)代企業(yè)秘書的常規(guī)性工作。秘書的重要性也就日漸突出。秘書作為涉外部門和單位的行政管理人員, 或者涉外企業(yè)的工作人員，在輔助領(lǐng)導(dǎo)搜集、調(diào)查、分析資料, 掌管收發(fā)、處理公文, 擬定文稿, 處理日常事務(wù)方面成為主要操作者, 是領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，涉外秘書在企業(yè)經(jīng)營管理方面也發(fā)揮的重要作用。微軟的創(chuàng)始人比爾蓋茨就曾經(jīng)說過：我和微軟的成功就因?yàn)橛新秾?。上任時(shí)已經(jīng)42歲的露寶就是蓋茨的第二任秘書，是公司內(nèi)務(wù)的保姆，比爾蓋茨與露寶之間的相互依賴和尊重，或是微軟成功的奧秘之一。我們也知道，秘書人員的一個(gè)小小的動(dòng)作不僅僅只影響組織形象，而細(xì)致謹(jǐn)慎的秘書工作，甚至?xí)鸬綒v史性的作用：有一件事是說，當(dāng)年毛澤東主席準(zhǔn)備出席開國大典的時(shí)候，秘書葉子龍突然發(fā)現(xiàn)主席胸前沒有代表證，他十萬火急的做了一個(gè)。假如不是葉秘書的機(jī)敏和果斷，歷史會(huì)留下怎樣的遺憾呢，這難道不是說明在任何企事業(yè)單位里，決策的作出，成功的獲得，事業(yè)的發(fā)展等等，都離不開細(xì)致謹(jǐn)慎的秘書工作。所以說秘書人員要具備具有扎實(shí)的的各種基本功，也具備豐富的科學(xué)文化知識(shí)，涉外文化知識(shí)；具有較高的理論、政策水平；具有較強(qiáng)的運(yùn)籌謀劃能力，能富有成效地為上司出謀獻(xiàn)策；同時(shí)具有良好的心理素養(yǎng)和完美的角色人格，能出色地完成秘書各項(xiàng)工作，才能成為一名合格而優(yōu)秀的秘書工作人員。