【正文】 組織形式。A公文處理工作的組織機構：1）對于一些較大的機關來說，歸機關的辦公廳（室）領導；2）對一些較小的機關或者基層單位來說，一般中要在辦公室設一兩個專職或兼職的文書即可；3）對一些企業(yè)單位來說，大中型的可在辦公室內設文書科或秘書科等，而小型的只須在辦公室內設專、兼職文書即可。B公文處理工作的組織領導：1）從全國來說，由中共中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統(tǒng)的文書工作；2）從一個機關來說，由本機關的秘書長或辦公廳（室）主任負責領導；3）從上下級機關的關系來說，上級領導機關對其所屬的機關、單位具有業(yè)務指導的責任；4）從機關主要業(yè)務職能部門來說，可責成一名秘書分工負責公文處理工作；5）對機關檔案部門來說，它對機關的公文處理工作也負有一定的指導責任。C公文處理工作的形式：1）集中式（指在一個機關內除文件的承辦外，公文處理的各個基本環(huán)節(jié)都集中在辦公室來進行）；2）分工式（指將一個機關的公文處理工作分別由機關的辦公廳（室）及各業(yè)務機構的公文處理部門或專、兼職文書分工負責進行），分工式又可分為兩種情況：按文件內容和職責分工、按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工。公文處理工作形式的選擇應考慮的情況：1）機關的工作性質、任務和職權范圍；2）機關內部組織機構設置的層次、數(shù)量；3）機關收發(fā)文件數(shù)量的多少；4）機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近；5）機關工作人員的數(shù)目和機關文書的配備等。公文處理工作的要求：1）準確、周密，確保質量；2）及時、迅速，注重時效；3）做到安全可靠，確保機密；4）加強集中統(tǒng)一管理：5）堅持實事求是，遵規(guī)守紀按行文機關要求和公文處理規(guī)定進行；6）精簡文件，深入實際、反對官僚主義和文牘主義。第十一章公文辦理程序公文辦理程序指，公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經過的一系列環(huán)節(jié)。主要有：簽收、拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。簽收公文應做到“四查清”：1）查清信封或封筒上的收文機關名稱是否確屬本機關的收文，以防錯投、錯收；2）查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號碼是否一致；3）查清文件封口是否破損包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況應及時追查原因；4）查清文件的登記件數(shù)與有件數(shù)是否相符。公文登記的作用：1）便于管理和保護文件，防止積壓和丟失；2）便于檢查和檢索文件；3）便于文件的統(tǒng)計和催辦工作；4）作為核對與交接文件的憑據(jù)。收文登記的形式：1）簿冊式（優(yōu)點是：容易保存，適宜按時間順序進行登記）；2）聯(lián)單式（優(yōu)點是：可減少重復登記的某些項目，簡化登記手續(xù)）；3）卡片式（優(yōu)點是：能適應使用和管理文件的需要，在卡片盒里靈活地進行分類排列）。分發(fā)亦稱分辦，是指文書在文件拆封登記后，按文件的內容、性質和辦理要求，及時、準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。分發(fā)的原則和具體要求是：1）對那些方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的指示、報告類的文件，及文書還不能判定應由哪個部門承辦的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導；2）對那些屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，直接分送有關部門或承辦人；3）對來文機關答復本機關詢問的文件，原來是哪個部門請求、詢問或要求下級報送的，復文就分送哪個部門閱辦；4）在文件人數(shù)少閱辦閱知部門多的情況下，就按先辦理后閱知、先主辦后協(xié)辦、先正職后副職的次序分送；5）公文的分發(fā)要建立登記交接制度。傳閱文件應注意：1）傳閱的順序；2）傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞；3）在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發(fā)現(xiàn)有領導批示時，要按指示意見進行處理；4）每份傳閱文件都應由文書部門在文件首面附上《文件傳閱單》由閱看人員在上面簽注姓名和日期。7 擬辦是指，對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。做好擬辦工作的要求：1）擬辦前要認真研究公文的內容和發(fā)文機關的要求，弄清來文的背景查明問題的癥結所在，以便有針對性地提出切實要行的擬辦意見；2）要清楚地掌握有關政策和規(guī)定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規(guī)定；3）要熟悉業(yè)務；4）擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響；5）擬辦意見的文字要簡明扼要，擬辦意見之下要簽署擬辦人姓名和擬辦日期。批辦是指，機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。批辦的內容有：1）提出處理該份文件所述問題的原則和方法；2）提出并指明負責承辦該文件的單位或承辦人，規(guī)定承辦的時限；3）凡是需要兩個單位或人員共同承辦的，須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人具體執(zhí)行；4）各項批辦意見，均應著重地填寫《公文處理單》的“批辦意見”欄內，并簽署批辦人姓名和批辦日期。承辦，指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。它既是收文辦理的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開始。承辦需注意：1）對有領導具體指示的公文，一定要認真領會領導的指示精神，按領導的意圖及時辦理不得延誤推諉；2）一般性公文就根據(jù)有關的文件精神、有關規(guī)定或按以前的慣例酌情辦理；3）對領導批辦要求本部門牽頭與其他部門聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復文請有關部門會商，并由本部門和有關部門負責人簽名后再報請機關領導審批；4）復文需經領導人審定的，要將有關文件材料一并附上，以保證領導能全面掌握情況，作出正確的判斷和決策。10 催辦指，那些必須辦理答復的文件，根據(jù)承辦時限的要求及時對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦工作應注意：1）要明確催辦范圍；2）要將催辦落實；3）要建立和加強公文催辦工作的組織機構。查辦指，文書人員協(xié)助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實，及對某些問題進行查處、解決的一項承辦性工作。查辦的工作程序：1）閱讀有關材料，為查辦立項作準備；2）查辦立項（確定查辦的事由、明確辦理要求、指明承辦單位或承辦人、規(guī)定完成時限、提出辦結后的反饋要求）；3）查辦的辦理（一種是轉出交辦，一種是由查辦人員直接承辦）；4）查辦的結果與反饋（1肯定的，即反映問題屬實按規(guī)定作了處理、2否定的，即反映問題失實，向指示人當事人說明了情況、3部分肯定部分否定、4事件的范圍有所擴大，即由一個問題涉及一片。）5）整理歸檔。12 注辦指，對公文承辦的情況和結果，由經辦人在公文處理單上所作的簡要說明。注辦的內容有：1）一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后文書應注明閱畢的日期；2）需要辦理復文的文件，辦完后要注明“已復文”并注上復文的日期和文號；3）用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接談或接話人等，并由承辦人簽字；4）不需復文的要注明“已辦、已閱、已摘記”等。發(fā)文辦理程序的環(huán)節(jié)：擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對；用印、登記與分發(fā)。擬稿是指，公文承辦人根據(jù)領導交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。審核指，公文的草稿在送交機關領導人審批簽發(fā)前，對公文的內容、體式進行的全面審核和檢查。公文的審核要做到“六查”：1）查是否需要行文，以什么名義行文；2）查文稿內容與法律、法規(guī)和政策及上級的有關規(guī)定是否一致，與平等機關和本部門已有的規(guī)定是否矛盾；3）查要求和措施是否明確具體，切實可行；4）查涉及其他部門或地區(qū)職權范圍的問題是否協(xié)商一致并經過會簽；5）查方案表述是否準確、簡練、條理清楚，標點是否正確文字書寫是否規(guī)范；6）查公文格式是否符合規(guī)定。簽發(fā)需注意：1）必須確認是自己職權范圍內的有關公文才有權簽發(fā)，不可超級；2）以機關內某個部門名義的發(fā)文，可由部門負責人簽發(fā)；3）在簽發(fā)文件時，須對文件的內容和文字作嚴格的審閱修改，對其所簽發(fā)的公文內容和文字表述的正確性負完全責任；4）文件經簽發(fā)人審批發(fā)出時，簽發(fā)人應在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內寫上“發(fā)、印發(fā)、急發(fā)”等字樣，并署全名及年月日；5）聯(lián)合發(fā)文，一般由主辦該公文的單位負責，送請有關聯(lián)署機關或部門的領導人會簽。核發(fā)的內容與要求：1）審批意見是否明確，審批人員是否簽署全名及時間等；2）文稿中的文種、格式、內容等是否正確；3）編排發(fā)文安號；4）對需要標明密級、緊急程序的公文進行標注；5）確定分送單位和印制份數(shù)。繕印需注意的問題：1）要忠于原稿，如發(fā)現(xiàn)原稿有不當之處須經過秘書或辦公部門同意才能更改，不允許擅自改動；2）文字無誤、設計美觀大方、格式排版合要求、便于閱讀辦理；3）不要出現(xiàn)末頁無正文的現(xiàn)象；4）要注意保密；5）公文的繕印要建立登記制度。校對，指將公文的譽寫稿、打印稿清樣與經領導簽發(fā)的原稿核對校正，以修改和消除書寫、打字上同保存價值（凡是反映社會歷史發(fā)展和記錄機關主要職能活動、反映機關基本歷史面貌的重要文件，所起的作用和保存價值就必然要大一些；而機關工作活動中所形成的一般性文件相對而言就小些，甚至沒有保存價值）。6歸檔文件整理的質量要求：1）歸檔的文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的應予復制；2）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。7 推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應做好：更新觀念，增強改革意識、提高人員素質、加強硬件建設，即加大對現(xiàn)代化基礎設施的投入、注意新舊整理方法的銜接。歸檔文件整理的工作步驟：裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。以件為單位進行裝訂時應注意：的錯誤。用印指在印好的文件上加蓋機關印章。用印需注意：1）必須以機關領導或部門負責人簽發(fā)的公文原稿為依據(jù)，經核對無誤后始得用??；2）公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒；3）兩個以上機關或部門聯(lián)合下發(fā)的發(fā)文，都要加蓋印章；4）公文用印一定要與制發(fā)公文的機關部門或單位相一致；5）公文用印要核實份數(shù)，超過份數(shù)不能蓋印。封發(fā)文件應注意：1）先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進行分裝；2）收文機關的郵編地址、名稱要在發(fā)文的信封上寫準確；3）發(fā)文如系密件、急件、新啟件，凡文稿上沒注明的須分別注明，并在封套上加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟；4）文件封裝后應及時發(fā)送，發(fā)送方式按文件性質分別采取郵遞、機要交通傳遞和專人傳遞；5）會議發(fā)放的文件，凡怒放帶回的也要發(fā)行簽字手續(xù)，并應向與會者所在單位發(fā)出“會議文件目錄”，以加強對會議文件的管理。第十二章公文的整理（立卷）與歸檔歸檔文件整理是指，將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。歸檔文件整理工作的意義：1）它能夠保持文件間的有機聯(lián)系，便于文件的查找利用；2）可以維護文件的完整與完全，也便于文件的保管；3）歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎，它既是公文處理工作的最后一道工序又是檔案工作的起點。實行文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性：1）可充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務，提高歸檔文件整理的質量和工作效率；2）可有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整及保守黨和國家的秘密；3）文書部門可暫時保存當年的文書，有關人員平時查閱比較方便也便于平時文件的收集與整理；4）可促進機關檔案工作，提高機關檔案管理水平，更好地為機關工作服務。選擇機關公文整理（立卷）環(huán)節(jié)應考慮的相關因素：1）被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經手文件的處理；2）對整理（立卷）一切所經手處理文件的數(shù)量有一定的要求；3）要考慮機關辦公地點的分布情況；4）要考慮文書人員的數(shù)量和配備情況及他們對業(yè)務的熟悉程度。歸檔文件是指，立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。其含義可從幾方面來理解：1）指出了歸檔文件的來源和范圍；2）應于歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔；3）應于歸檔的文件須是能作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。歸檔文件的整理的基本原則：1）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件間的有機聯(lián)系；2）區(qū)分文件的不1）對“件”內文件進行排列；2）對用紙規(guī)格需按A4型紙的尺寸加以折疊，但應盡量減少折疊層次折痕應處于文件、圖表字跡外取齊右邊和下沿；3）裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行必要的修整；4）裝訂前，應將“件”內各項按一定方式對齊；5）裝訂服務器須符合檔案保護要求。9 歸檔文件的分類：1）按分（分時，一般應以文件簽發(fā)日期為準，據(jù)以判定文件所屬）；2）按保管期限分（永久（50年以上）、長期（1550年）、短期（15年以下）；3）按機構（問題）分（機構分類法和問題分類法）。歸檔文件目錄的具體填寫要求：1）件號：填寫室編件號；2）責任者即文件的發(fā)文機關或署名者；3）文號，一般由機關代字、年份和序號組成；4）題名即文件的標題；5）日期即文件的形成時間；6）頁數(shù)，以件為單位填寫總頁數(shù)用于統(tǒng)計和核對；7）備注，用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。歸檔文件目錄一般要打印三份，其中一份隨文件入盒，一份承受歸檔文件向檔案館（室）移交，一份留存?zhèn)洳榭?。檔案盒的內容：全宗號、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號。裝盒要求：不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒，不同機構（問題）形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒，裝盒時應視文件的多少選擇檔案盒的厚度。歸檔范圍，凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，經文書部門或業(yè)務部門整理、立卷后，應定期向檔案部門歸檔。歸檔時限，機關文書部門或業(yè)務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案。歸檔要求：1）應歸檔的文件材料齊全、完整；2）文件和電報按其內容的聯(lián)系，合并整理、立卷；3）歸檔的文件材料，應保持它們間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于保管和利用。第五篇：《秘書與公文寫作》課程教學大綱《秘書與公文寫作》課程教學大綱一、教師信息姓名：萬玲華 職稱：副教授 辦公室：徐匯校區(qū)文苑樓1212 電話：64322296 電子郵箱：wlinghua@ 答疑時間：周二12：3013：30二、課程基本信息課程名稱：秘書與公文寫作課程英文名稱：Secretarial and Official Document Writing 課程性質：專業(yè)必修課 課程類別：學術知識類 課程代碼：周學時：3 總學時：54 學分：3 先修課程：管理學、行政管理學 開設專業(yè)：行政管理三、課程簡介《秘書與公文寫作》是一門理論性和實踐性都很強的綜合型管理類學科，本課程將秘書工作和公文寫作知識相結合，形成從事行政管理等工作的重要知識技能課程。本課程包括兩大部分內容：第一部分是秘書工作的基礎知識，從理論與實踐的角度，完整而系統(tǒng)地闡明秘書學的基礎知識和基本原理，重點讓學生了解秘書、秘書機構，秘書工作特點規(guī)律以及秘書人員應具備的素養(yǎng)、能力；溝通協(xié)調工作；日常事務管理工作；