【正文】 下幾點(diǎn)： (1)文檔題頭的填寫 由于系統(tǒng)中事先已經(jīng)做好了一些文檔題頭，因此可以點(diǎn)擊右邊帶下箭頭的按鈕，此時將發(fā)現(xiàn)一些做好 的題頭，可以進(jìn)行選擇，考慮到部門聯(lián)合發(fā)文情況，題頭的選擇可以是多項(xiàng)選擇，其標(biāo)題的先后按選擇順序依次排列。當(dāng)然如果沒有所需要 的文檔 題頭，也可以自己輸入。 NanJing University of Information Science amp。 Technology 21 (2)對于正文的輸入 即可以下拉在正文域內(nèi)輸入，也可以通過系統(tǒng)提供的按鈕“引入電子文檔”來引入已經(jīng)在 word 中輸入完畢的 word文檔，不過由于 lotus與 word系統(tǒng)間的接口問題，引入的 word文檔可能與 word中顯示的效果不太一樣，但一般的文字性的文檔基本上沒有什么問題，所以推薦用戶在 word 中輸入再引用到正文域中。 (3)附件的輸入可以通過鏈接附件按鈕來引入附件 其中事由為標(biāo)題的內(nèi)容，當(dāng)保存后，事由的內(nèi)容便與標(biāo)題一致。對于附件域的填寫則可對附件進(jìn)一步的文字說明。再依次填寫 主送單位，主題詞，秘密等級。承辦部門 (人 )由系統(tǒng)根據(jù)起草人的系統(tǒng)注冊信息自動填寫完畢，起草日期也是一樣由系統(tǒng)填寫。至于文檔字號的填寫在起草階段可填可不填，但是若最后準(zhǔn)備分發(fā)到各部門時，該文檔字號的內(nèi)容必須填寫。正文與附件和的份數(shù) (數(shù)字型 )可填可不填。 當(dāng)公文起草完畢后，在公文起草階段，提供給部門秘書的操作有交部門領(lǐng)導(dǎo)、交上級 (計(jì)算機(jī)系、外語系、數(shù)學(xué)系、物理系 )會簽、編輯、保存和退出。其中選擇的原則最好是按部門的領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行相應(yīng)的操作。 倘若選擇交部門領(lǐng)導(dǎo)批示，則在系統(tǒng)給出的部門領(lǐng)導(dǎo)中選擇所交的部門領(lǐng)導(dǎo)，文檔 送入部門領(lǐng)導(dǎo)審核階段。 2）部門領(lǐng)導(dǎo)批示 此時作為部門領(lǐng)導(dǎo)，可進(jìn)的操作有： (1)批示返回 給出自己的意見，或者是選擇其他部門領(lǐng)導(dǎo)會簽，或者是轉(zhuǎn)交給計(jì)算機(jī)系，外語系，數(shù)學(xué)系，物理系等，相應(yīng)的批示將顯示在批示情況區(qū)段中的部門批示域中，以便于返還給秘書查看。 (2)簽發(fā) (部門發(fā)文 ) 倘若領(lǐng)導(dǎo)覺得并無具體的大問題，當(dāng)然可以點(diǎn)擊編輯按鈕進(jìn)行一定的修改，選擇簽發(fā)按鈕，簽發(fā)后將在發(fā)文單的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)域中填寫自己的名字，這是由系統(tǒng)自動執(zhí)行，其他人員將無法修改。在選擇批示返回，填寫或不填寫意見后返回部門秘書處理。 (3) 編輯 、保存、退出 作為系統(tǒng)的通用操作提供給操作者相應(yīng)的編輯、保存、退出的功能。 計(jì)算機(jī)系辦、外語系辦、數(shù)學(xué)系辦、物理系辦的公文處理階段 上述四個系辦公室作在這套辦公自動化系統(tǒng)中起到承上起下的節(jié)點(diǎn)作用，主要負(fù)責(zé)處理各自相應(yīng)的管理部門的來文。同樣來文首先交給上述四個辦公室秘書 (不妨稱為系辦秘書 )，然后由系辦秘書分別交給相應(yīng)的辦公室主任，由主任審閱批示后返回給系辦秘書，系辦秘書再根據(jù)辦公室的主任批示意見進(jìn)行相應(yīng)的操作。這也就是相應(yīng)此階段的公文處理的流程。 １）系辦室秘書 此時作為系辦公室秘書主要可以進(jìn)行的 操作如下 ： (1) 交主任審核 系辦秘書將所收到來文交給辦公室主任審定。 (2) 會簽 有院主要領(lǐng)導(dǎo)會簽和院副領(lǐng)導(dǎo)會簽兩種選擇，至于交給院主要領(lǐng)導(dǎo)還是院副領(lǐng)導(dǎo)，同系辦秘書根據(jù)辦 NanJing University of Information Science amp。 Technology 22 公室主任的批示決定。 (3) 交領(lǐng)導(dǎo) 有交院主要領(lǐng)導(dǎo)和交院副領(lǐng)導(dǎo)兩種選擇，其中選擇領(lǐng)導(dǎo)與前面所述的選擇部門領(lǐng)導(dǎo)的操作類似。 (4) 返還部門 這項(xiàng)操作是用于那些部門起草發(fā)文需要院副領(lǐng)導(dǎo)審閱，而最終的發(fā)文是由起草部門來最后簽發(fā)的情況而提供的。當(dāng)然系辦秘書也可根據(jù)實(shí)際情況具體的執(zhí)行此項(xiàng)操作。 (5) 編輯、保存、退出 作為系統(tǒng)的通用操作提供給操作者相應(yīng)的編輯、保存、退出功能。 ２）辦公室主任 作為上述四個辦公室主任所能夠進(jìn)行的操作與部門領(lǐng)導(dǎo)一樣，同樣是批示返回、簽發(fā) (此時以各系辦公室名義簽發(fā) )、編輯、保存、退出幾項(xiàng)操作。 院領(lǐng)導(dǎo)處理階段 在這個階段，公文通過計(jì)算機(jī)系辦，外語系辦，數(shù)學(xué)系辦，物理系辦辦公室秘書交給院主要領(lǐng)導(dǎo)或院副領(lǐng)導(dǎo)，此時所能進(jìn)行的操作是批示返回、簽發(fā)、編輯、保存、退出。這些操作與部門領(lǐng)導(dǎo)，系辦主任操作類似。 另外需要補(bǔ)充說明的是文檔會簽操作和文檔簽發(fā)。 出現(xiàn)文檔會簽的狀態(tài)有以下幾種可能，一種是部門秘書根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)的批示選擇了其他部門主管進(jìn)行會簽，文檔 將以郵件的形式發(fā)送給各部門主管，各部門主管在收到后通過填寫意見操作填寫會簽意見，填寫完畢選擇提交操作，直到最后一個填寫意見的部門主管提交自己意見后，公文將會通過郵件的形式返回給部門秘書，部門秘書可以打開區(qū)段即可看到會簽意見。一種是系辦秘書選擇院副領(lǐng)導(dǎo)和院主要領(lǐng)導(dǎo)會簽，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)批示完畢后同樣通過郵件形式返回給公文的上一個執(zhí)行人秘書，兩樣領(lǐng)導(dǎo)會簽的內(nèi)容記錄在會簽區(qū)段中。 由于部門主管，系辦主任 (四系辦主任 )，院主要領(lǐng)導(dǎo)，院副領(lǐng)導(dǎo)都具有簽發(fā)的能力，當(dāng)上述領(lǐng)導(dǎo)選擇簽發(fā)操作后，文檔就處于簽發(fā)狀態(tài)。一旦處于簽發(fā)狀態(tài)， 相應(yīng)的各秘書能進(jìn)行如下操作： (1)歸檔 該操作是將該電子公文存儲在服務(wù)器中的檔案資料數(shù)據(jù)庫中的預(yù)立卷中，同時系統(tǒng)記錄歸檔人的信息，這樣當(dāng)秘書進(jìn)入到檔案資料數(shù)據(jù)庫中便可以相應(yīng)的輸入該電子公文作為本部門的歸檔文檔的一些信息(例如目錄號等 )，文件的一些信息如標(biāo)題名稱、文件編號、主題詞、密級等則是由系統(tǒng)在歸檔的過程中自動填寫。 (2)分發(fā)給各部門 需要在要分發(fā)的部門的公文接收人中選擇，選擇完畢后，該電子文檔將以電子郵件的形式發(fā)送給所選擇的公文接收人。 (3)編輯和保存 當(dāng)然考慮秘書可能要做一定的修改，還提供了編輯 和保存的功能。 NanJing University of Information Science amp。 Technology 23 下面具體來看看上述幾個階段中的文件操作用代碼是如何實(shí)現(xiàn)的。 (1) 交給部門領(lǐng)導(dǎo)操作 (7) 按鈕隱藏條件： ((status=“部門秘書” amp。(QCBM!=“計(jì)算機(jī)系辦” amp。QCBM!=“外語系辦” amp。QCBM!=“數(shù)學(xué)系辦” amp。QCBM!=“物理系辦” )amp。QF=“ “ amp。Mask!=“秘書轉(zhuǎn)發(fā)中” )) 即該按鈕在 (status)當(dāng)前角色為部門秘書，且 (QCBM)起草部門不是四系辦， (QF)簽發(fā)域值為空，以及(Mask)文檔狀態(tài)不是”秘書轉(zhuǎn)發(fā)中”時顯示。該操作提供給部門秘書用來將起草好的公 文交部門領(lǐng)導(dǎo)批示，在該操作中，主要需要完成如下功能： 1)判別承辦單位信息是否輸入； 2)根據(jù)用戶信息選出相應(yīng)的部門領(lǐng)導(dǎo)； 3)修改相應(yīng)關(guān)鍵域內(nèi)容。 操作步驟，部門秘書起草好文檔后，點(diǎn)擊交給部門領(lǐng)導(dǎo)操作后，系統(tǒng)將根據(jù)用戶所在的部門信息，從人員分工數(shù)據(jù)庫的人員分工視圖中選擇相對應(yīng)的部門主管，用戶選擇后將把文檔交給所選擇的領(lǐng)導(dǎo)，同時系統(tǒng)提示文檔已成功發(fā)出。實(shí)際操作代碼如下： Sub Click(Source As Button) Dim replay As Integer replay=Messagebox(您 確認(rèn)要進(jìn)行此操作嗎？ ， MB_YESNO+MB_ICONQUESTION+0， 請確認(rèn) ) If replay=IDNO Then Goto ErrorProc End If Call MyGotoEdit If (QCBM)= Then Messagebox 請輸入承辦部門 Goto ErrorProc End If If (QCBM)=計(jì)算機(jī)系 Then Call (Next， 計(jì)算機(jī)系辦公室主任 ) Else If (QCBM)=英語系 Then Call (Next， 英語系辦公室主任 ) Else If (QCBM)=數(shù)學(xué)系 Then Call (Next， 數(shù)學(xué)系辦公室主任 ) Else If (QCBM)=物理系 Then Call (Next， 物理系辦公室主任 ) Else NanJing University of Information Science amp。 Technology 24 Call (Next， 部門主管 ) End If End If End If End If If UserInput(3)=0 Goto ErrorProc If IsCorrect=0 Goto ErrorProc 39。//////////////////////////////////////// 39。將相應(yīng)的信息反映到域的修改中 Call (LastBaby， ) Call (Status， 審核人 ) Call (Creater， (LastBaby)) Call (QCR， MyName) Call (Mask， 審核中 ) 39。Call (zg， (Sendto)) Call Set doc= Call check(doc) Messagebox 您的公文已經(jīng)發(fā)出 Call Call Exit Sub ErrorProc: Call OutOfLove End Sub (2)交主任審核操作 按鈕隱藏條件： !((status=“部門秘書” amp。(QCBM!=“計(jì)算機(jī)系辦” |QCBM!=“外語系辦” |QCBM!=“數(shù)學(xué)系辦” |QCBM!=“物理系辦” )amp。QF=“ ” amp。Mask!=“秘書轉(zhuǎn)發(fā)中” )|（ status=“系辦秘書 ” amp。OF=“ ” amp。 Mask!=“秘書轉(zhuǎn)發(fā)中” ） ) 類似于交部門領(lǐng)導(dǎo)操作，主要是提供給系辦秘書自己起草公文后或者收到部門秘書傳來的公文后交給相應(yīng)的辦公室主任審批。該操作中主要完成如下功能： 1)判斷文件完整性，如判別承辦單位信息是否輸入；2)根據(jù)用戶信息選 出相應(yīng)的系辦主任； 3)修改關(guān)鍵內(nèi)容。 點(diǎn)擊交主任操作后，系統(tǒng)將根據(jù)用戶所屬的部門信息，彈出對話框從人員分工中的人員視圖列出相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)。 NanJing University of Information Science amp。 Technology 25 操作代碼與交部門領(lǐng)導(dǎo)操作代碼相似在此省略。 (2) 批示返回操作 按鈕隱藏條件： ?。?(status=“審核人” |status=“系辦主任” |status=“院副領(lǐng)導(dǎo)” |status=“院主要領(lǐng)導(dǎo)” )amp。Mask!=“部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)” amp。Mask!=“領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)” ) 該操作提供給領(lǐng)導(dǎo)批示所用，除了提供給領(lǐng)導(dǎo)一般常用的批示用語同意外，領(lǐng)導(dǎo)可以繼續(xù)在此基礎(chǔ)上進(jìn)行修改，點(diǎn)擊確定按鈕后，系統(tǒng)將提 示文檔已發(fā)出，此時該文檔將返回到上次提交的秘書處，由秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示情況進(jìn)行相應(yīng)的處理。 該操作中主要完成以下工作： 1)根據(jù)文檔狀態(tài)修改相應(yīng)的域內(nèi)容； 2)填寫領(lǐng)導(dǎo)批示區(qū)段中的部門主管(RTF文本 )域內(nèi)容。該操作代碼省略。 (3) 交上級 \交計(jì)算機(jī)系辦 按鈕隱藏條件： ！ (status=“部門秘書” amp。QCBM!=“計(jì)算機(jī)系辦” |QCBM!=“外語系辦” |QCBM!=“數(shù)學(xué)系辦” |QCBM!=“物理系辦” amp。SH!=“ ” amp。QF=“ ” amp。Mask=“返還部門秘書” ) 該操作實(shí)際提供給部門秘書操作所用，通過部門主管的 審批后，有些文件需要交給相應(yīng)的辦公室主任，主要是根據(jù)各個辦公室所分管的部門，由各部門秘書相應(yīng)地交給對應(yīng)的辦公室秘書，由秘書接收到后再交給辦公室主任批示。同樣下面的 (5)交上級 \外語系辦、 (6)交上級 \數(shù)學(xué)系辦、 (7)交上級 \物理系辦也類似。該操作代碼 如下 ： Sub Click(Source As Button) Dim zs As String Dim zsr As String Dim replay As Integer Dim n As notesname Dim rtpStyle As NotesrichTextParagraphStyle Dim rtitem As Variant Dim psr As String 39。確認(rèn)是否進(jìn)行當(dāng)前操作 replay=Messagebox(您確認(rèn)要進(jìn)行此操作嗎？ ， MB_YESNO+MB_ICONQUESTION+0， 請確認(rèn) ) If replay=IDNO Then Goto ErrorP End If Call MyGotoEdit Call (Next， 計(jì)算機(jī)系辦秘書 ) If UserInput(1)=0 Goto ErrorP If IsCorrect=0 Goto ErrorP 39。將相應(yīng)的信息反映到域的修改中 NanJing University of Information Science amp。 Technology 26 Call (LastBaby， ) Call (Status， 系辦秘書 ) Call (BMMS， MyName) Call (Mask， 計(jì)