20xx年7月政教處個人總結(jié)范文與20xx年7月文檔管理個人工作總結(jié)匯編-資料下載頁
2024-10-13 17:10本頁面
【正文】 按事由用文件夾對文件進行分類。按照一件事一個文件套的原則，每個人準備若干個文件套。按類別或內(nèi)容將使用中的文件整理到文件套?？梢杂梦募椎念伾珜ξ募悇e進行區(qū)分。將文件套收集到輕便雜志匣中。把文件套整齊地擺放在輕便雜志匣里并立于桌面上。責任人外出或離職時，務(wù)必將輕便雜志匣放到“使用中文件柜”上。用標簽紙制作雜志匣的標簽，可做到整潔美觀并易于分類。由于可看到文件夾的標簽，還易于檢索。每個人都應(yīng)該備有“使用中的輕便雜志匣”，并在標簽處填入人名。將輕便雜志匣放在文件柜里。將辦公室用的文件柜的部分空間劃分出來，作為“使用中的文件柜”，可使辦公室每個人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可臨時性地存放文件資料。使用開放式文件架，檢索、管理都很方便，避免文件私有化。保存期文件的管理有些保管在辦公室里的文件過了幾年后利用率就會下降，這樣的文件可分為保存型文件和保管型文件。對此類文件建議建立一個“保存中心”的形式進行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性質(zhì)上分為永久保存和定期保存兩類，把需要定期保存的文件轉(zhuǎn)移到保存型文件盒，保存型文件夾，保存型文件箱中，并標明“作廢日期”，文件保存到期后立即廢棄、扔掉或銷毀。而對于需永久保存的文件資料，可以仍舊使用原有的保管型文件夾、紙型文件盒等原型保管文件夾，不過，如果使用保存型文件夾將會更經(jīng)濟一些。如果把利用率低的保存型文件仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經(jīng)濟的地方建立“保存中心”。文件的廢棄保管型文件隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會泛濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的文件，減少文件的數(shù)量，有效利用辦公空間，節(jié)約費用。參照之前所述的文件管理方法，對于文件的廢棄，可按照一下的方法進行：(1)、按文件進行廢棄。(2)、按文件夾進行廢棄。(3)、按項目進行廢棄。(4)、按顏色進行廢棄。隨著計算機和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。對于電子文件的管理，需要注意以下幾個方面。對電子文件要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子文件存儲處于一種有序狀態(tài)。對電子文件要定期、及時的進行備份。以避免由于技術(shù)故障導致的文件丟失。由于電子文件利用途徑的多樣化，尤其是在網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)達的今天，要做好電子文件的保密工作，即準確設(shè)定電子文件的訪問權(quán)限。
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