【正文】 出很大的代價。因此要求策劃者本著以上實際出發(fā)，真正意義上策劃一場全面而又深度的展會。二、項目經(jīng)理制目前大多數(shù)展覽公司實行的是項目經(jīng)理制，即項目經(jīng)理從展覽會的組織確定到招展，及最后展出期間所遇到的問題的負責制。它要求(如圖1)所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個合格的舵手。項目經(jīng)理策劃會議的前期工作市場調(diào)研:市場調(diào)研對于策劃者來說，尤其第一屆展覽會的策劃特別重要。對于首屆展覽會的開展具有以下缺陷:沒有成功召開的經(jīng)驗和現(xiàn)有模式。沒有創(chuàng)造出品牌沒有與顧客建立穩(wěn)定的關系及沒有穩(wěn)定的顧客群不了解行業(yè)市場的發(fā)展動態(tài)要求項目經(jīng)理具有敏銳的市場調(diào)查能力和超前的市場知識，曾經(jīng)有一個會展界同行說:“當別人已經(jīng)占領了山頭，我們沒有必要去搶這個山頭，我們可以另開辟路。占領別人沒有發(fā)現(xiàn)的山頭”。這是一個最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識，即對周圍和未來的事業(yè)的關心與思考。京某展覽中心，在策劃中國第一屆零售業(yè)的展會成為我們的展會的成功典型，我們可以作為思考。項目經(jīng)理在準備策劃這個展會時，不僅提前到實地考察,而且收集了大量的相關信息,確定未幾年中國發(fā)展趨勢,而成功的策劃了這屆展覽,并取得了展會的延續(xù)性?？尚行苑治鰣蟾?。展覽會的實地考察、企業(yè)的反應，相關資料的整理，通過這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗，確立展覽會的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷展會的召開與否。再匯報給上級主管，最終根據(jù)報告制定整體展覽會方案，因此書寫報告也是項目經(jīng)理非常主要的環(huán)。因為決策者在支持展覽會的召開是根據(jù)會議可行性報告和項目經(jīng)理對整個行業(yè)的了解程度來決定的。項目場地的確定、規(guī)模及時間項目經(jīng)理根據(jù)市場調(diào)查，最終確定展會召開，必須充分考慮到展會的場地、規(guī)模及時間的確定根據(jù)國際慣例，一個成品版和規(guī)模的展會，并不是首次舉辦就規(guī)模很大的，是經(jīng)歷一個過程而發(fā)展壯大的。當然展會規(guī)模和起點高其影響力度也就更高，但這對于展會策劃者來說風險和投資太大，造成很大的壓力，日前我國根據(jù)場館規(guī)模及相應配套設施以及展覽知識還遠不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達的國家(以國家際展覽會策劃為例)必須要充分考慮到國際展的要求:⑴國外參展商必須要達到整體參展對象的20%⑵展會召開期間，邀請的國外參觀者要達到整個參觀人數(shù)的20%在國內(nèi)很多研展會，號稱國際但大多數(shù)達不到這個要求，因此并不算是一個真正的國際展會，而只能是區(qū)域性的。因此必須考慮拓展力度和能力等因素，要考慮多方面的因素。場館整體的因素:硬環(huán)境的考慮:Α、場館的交通是否便利。Β、場館周圍的酒店、娛樂設施是否齊全C、場館的交通運輸方式是怎樣安排的①是否有貨運電梯②場館倉庫的庫容量有多大D、場館的面積及場地的合理化分配(制定展位圖做考察)與相關租用配套設備。E、研討會的場地安排軟環(huán)境的考慮①場館內(nèi)部保衛(wèi)設施是否到位②場館的停車場及休息場所是否合理③場館的水電供應情況④場館的衛(wèi)生清理工作⑤會議期間場館提供的相應服務租賃方式一般分兩種情況:以場館實際建筑面積計算，按平方米/元/天來整體計算場地租金，國際上專業(yè)會展的召開期為六天。布展為兩天，開展期為四天，也有安排五天或七天的。按場地實際搭建展位(標準3_3)即每個展位/天/元計算總體租金，根據(jù)具體的租賃方式，在確定場地后，場館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場館租賃的規(guī)模來算大約為整個租金的30%，也就是說整個場館的費用為一百萬，確定場地租賃合同后要求支付30萬的租金，因此這是策劃展覽的一項很大的費用投入。建議:①首次展覽會場地不要太大。根據(jù)自己的實力做出預算。控制在一萬平方米以內(nèi)為宜，南方某展覽公開發(fā)中心在策劃展會時估計失誤，過于樂觀，預定了兩萬平方米，但最終只招了4000平米的場地。②建議要充分考慮舉辦展覽會的時間，如果同期在同一個地方一個日期內(nèi)有2到3個展覽與其發(fā)生沖突，這將勢必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。三、項目招展展覽會議的招展工作中與展銷會有很大的不同:A、展覽的展即展示——參展者構成，覽即看——觀眾構構成的。如果是專業(yè)的展覽會，還需要邀請專業(yè)人士或同行業(yè)內(nèi)人士參加，普通大眾不是展覽會的邀請對象。一般這種招展對象具有以下特點:①實力比較雄厚，重視產(chǎn)品和品牌的宣傳。②技術力量雄厚，一般為技術領域領頭羊或是生產(chǎn)者本身。③規(guī)模和檔次都要比較高。④注重參觀對象⑤注意展覽會議期間的相關行業(yè)研討會⑹注意參展的同行例如:在我國每兩年舉辦的汽車展，全球汽車廠商為搶占中國市場，在展覽會期間把上述6點展示得淋漓盡致，做到完美無缺的地步，因此策劃者在進行招商策劃時，要充分考慮到參展商即我們的客戶的心態(tài)，進行仔細而又深入的研究，才能做好招商工作的過程。B、建議①重點突破幾個知名的大型企業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動小型企業(yè)的參展。要求特裝修，把整個展覽會場裝飾起來。②以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實參展商的展位，費用。③取得國內(nèi)外行業(yè)協(xié)會的支持，通過行業(yè)協(xié)會邀請參展對象做招商工作。(因為在國外很多行業(yè)協(xié)會是因各個行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領頭羊的綜合體現(xiàn))④“以會帶展，以展帶會”突破傳統(tǒng)的思維模式。展覽會特別是專業(yè)性很強的展覽會，相應召開的研討會將是展覽會的實質(zhì)性的東西，招展者在招商時可以利用自身的優(yōu)勢來通過會議的重要性來帶動企業(yè)參加展覽會。把會議研討與展覽結合，是企業(yè)參展的積極性所在。C、具體操作①項目經(jīng)理根據(jù)展會情況制定好招展計劃(因為這樣有利于安排展會進程，合理安排時間。)②分配具體招展對象公關工作(按照業(yè)務員的各個優(yōu)勢，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶)。③資金運作的到位(展覽是以展位租賃的形式進行交易的。確定展位不一定確定的費用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。)④廣告宣傳:廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段，即觀眾的宣傳Ⅰ、普通大眾的宣傳Ⅱ?qū)I(yè)觀眾的宣傳⑤展覽會的服務:企業(yè)參展作為組織方必須為企業(yè)提供一個參展指南，介紹大會的具體安排即相關的運輸、酒店住宿等相關的服務。這樣促使參展商更加全面的了解展覽會的行程以使更加合理的安排時間。第二部分展會期間的組織協(xié)調(diào)工作。如何做好會展策劃方案篇10各館根據(jù)自身藏品情況，舉辦豐富多彩的革命文物專題陳列展覽，滿足廣大觀眾特別是青少年增長知識、接受教育的需要。省博物館將舉辦《親切的關懷毛澤東、_、_等黨的三代主要領導視察安徽省博物館特展》，安慶市博物館將舉辦……一、參加范圍全省120家博物館紀念館，重點是71家免費開放的博物館紀念館。二、活動內(nèi)容(一) 舉辦革命文物陳列展覽各館根據(jù)自身藏品情況，舉辦豐富多彩的革命文物專題陳列展覽，滿足廣大觀眾特別是青少年增長知識、接受教育的需要。省博物館將舉辦《親切的關懷——毛澤東、_、_等黨的三代主要領導視察安徽省博物館特展》，安慶市博物館將舉辦《光輝歷程——陳獨秀等黨的早期革命志士在安慶活動史跡展》，涇縣新四軍軍部舊址紀念館將舉辦《中共中央東南局史料陳列展》，同時繼續(xù)完善《新四軍軍史陳列》。(二)送展進機關、進學校、進社區(qū)、進軍營各博物館紀念館利用“三下鄉(xiāng)”和文藝演出等活動，將本館具有代表性的革命文物實物、圖片、史料等制作成圖文并茂的展板，送展進機關、學校、社區(qū)、軍營，同時為觀眾講解。省博物館將制作《沒有就沒有新中國》、《陳毅的壁詩——解放南京》、《時代的楷模——沈浩》等展板，送展進合肥市公安局、安農(nóng)大、安三孝光明街道、解放軍電子工程學院等。同時組織“革命文物宣講小分隊”，走進永紅路小學、合肥工業(yè)大學、武警指揮學院、江汽集團、蜀山監(jiān)獄等進行宣講，宣講內(nèi)容有“領袖的風范”、“老政治犯——小蘿卜頭”、“傳奇將軍李克農(nóng)”等，并定期向來館參觀的觀眾特別是青少年進行宣講?；茨鲜胁┪镳^將制作《淮南革命史跡展》送到礦區(qū)展覽。懷寧縣博物館開展“送展進校園——走進石牌”活動。青陽縣博物館配合文化下鄉(xiāng)活動開展送《青陽革命史跡展》進廣嘗社區(qū)和鄉(xiāng)村巡展活動。三、時間安排2月 制定方案并發(fā)文部署3—4月 各館制定陳展方案，各市制定工作方案并上報5—6月 各館施工制作展覽、展板7月 陳列展覽對外開放8—9月 送展進機關、學校、社區(qū)、軍營。