【正文】 出很大的代價(jià)。因此要求策劃者本著以上實(shí)際出發(fā)，真正意義上策劃一場(chǎng)全面而又深度的展會(huì)。二、項(xiàng)目經(jīng)理制目前大多數(shù)展覽公司實(shí)行的是項(xiàng)目經(jīng)理制，即項(xiàng)目經(jīng)理從展覽會(huì)的組織確定到招展，及最后展出期間所遇到的問(wèn)題的負(fù)責(zé)制。它要求(如圖1)所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個(gè)合格的舵手。項(xiàng)目經(jīng)理策劃會(huì)議的前期工作市場(chǎng)調(diào)研:市場(chǎng)調(diào)研對(duì)于策劃者來(lái)說(shuō)，尤其第一屆展覽會(huì)的策劃特別重要。對(duì)于首屆展覽會(huì)的開(kāi)展具有以下缺陷:沒(méi)有成功召開(kāi)的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)有模式。沒(méi)有創(chuàng)造出品牌沒(méi)有與顧客建立穩(wěn)定的關(guān)系及沒(méi)有穩(wěn)定的顧客群不了解行業(yè)市場(chǎng)的發(fā)展動(dòng)態(tài)要求項(xiàng)目經(jīng)理具有敏銳的市場(chǎng)調(diào)查能力和超前的市場(chǎng)知識(shí)，曾經(jīng)有一個(gè)會(huì)展界同行說(shuō):“當(dāng)別人已經(jīng)占領(lǐng)了山頭，我們沒(méi)有必要去搶這個(gè)山頭，我們可以另開(kāi)辟路。占領(lǐng)別人沒(méi)有發(fā)現(xiàn)的山頭”。這是一個(gè)最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識(shí)，即對(duì)周?chē)臀磥?lái)的事業(yè)的關(guān)心與思考。京某展覽中心，在策劃中國(guó)第一屆零售業(yè)的展會(huì)成為我們的展會(huì)的成功典型，我們可以作為思考。項(xiàng)目經(jīng)理在準(zhǔn)備策劃這個(gè)展會(huì)時(shí)，不僅提前到實(shí)地考察,而且收集了大量的相關(guān)信息,確定未幾年中國(guó)發(fā)展趨勢(shì),而成功的策劃了這屆展覽,并取得了展會(huì)的延續(xù)性?？尚行苑治鰣?bào)告。展覽會(huì)的實(shí)地考察、企業(yè)的反應(yīng)，相關(guān)資料的整理，通過(guò)這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗(yàn)，確立展覽會(huì)的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷展會(huì)的召開(kāi)與否。再匯報(bào)給上級(jí)主管，最終根據(jù)報(bào)告制定整體展覽會(huì)方案，因此書(shū)寫(xiě)報(bào)告也是項(xiàng)目經(jīng)理非常主要的環(huán)。因?yàn)闆Q策者在支持展覽會(huì)的召開(kāi)是根據(jù)會(huì)議可行性報(bào)告和項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)整個(gè)行業(yè)的了解程度來(lái)決定的。項(xiàng)目場(chǎng)地的確定、規(guī)模及時(shí)間項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查，最終確定展會(huì)召開(kāi)，必須充分考慮到展會(huì)的場(chǎng)地、規(guī)模及時(shí)間的確定根據(jù)國(guó)際慣例，一個(gè)成品版和規(guī)模的展會(huì)，并不是首次舉辦就規(guī)模很大的，是經(jīng)歷一個(gè)過(guò)程而發(fā)展壯大的。當(dāng)然展會(huì)規(guī)模和起點(diǎn)高其影響力度也就更高，但這對(duì)于展會(huì)策劃者來(lái)說(shuō)風(fēng)險(xiǎn)和投資太大，造成很大的壓力，日前我國(guó)根據(jù)場(chǎng)館規(guī)模及相應(yīng)配套設(shè)施以及展覽知識(shí)還遠(yuǎn)不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達(dá)的國(guó)家(以國(guó)家際展覽會(huì)策劃為例)必須要充分考慮到國(guó)際展的要求:⑴國(guó)外參展商必須要達(dá)到整體參展對(duì)象的20%⑵展會(huì)召開(kāi)期間，邀請(qǐng)的國(guó)外參觀者要達(dá)到整個(gè)參觀人數(shù)的20%在國(guó)內(nèi)很多研展會(huì)，號(hào)稱(chēng)國(guó)際但大多數(shù)達(dá)不到這個(gè)要求，因此并不算是一個(gè)真正的國(guó)際展會(huì)，而只能是區(qū)域性的。因此必須考慮拓展力度和能力等因素，要考慮多方面的因素。場(chǎng)館整體的因素:硬環(huán)境的考慮:Α、場(chǎng)館的交通是否便利。Β、場(chǎng)館周?chē)木频?、娛?lè)設(shè)施是否齊全C、場(chǎng)館的交通運(yùn)輸方式是怎樣安排的①是否有貨運(yùn)電梯②場(chǎng)館倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)容量有多大D、場(chǎng)館的面積及場(chǎng)地的合理化分配(制定展位圖做考察)與相關(guān)租用配套設(shè)備。E、研討會(huì)的場(chǎng)地安排軟環(huán)境的考慮①場(chǎng)館內(nèi)部保衛(wèi)設(shè)施是否到位②場(chǎng)館的停車(chē)場(chǎng)及休息場(chǎng)所是否合理③場(chǎng)館的水電供應(yīng)情況④場(chǎng)館的衛(wèi)生清理工作⑤會(huì)議期間場(chǎng)館提供的相應(yīng)服務(wù)租賃方式一般分兩種情況:以場(chǎng)館實(shí)際建筑面積計(jì)算，按平方米/元/天來(lái)整體計(jì)算場(chǎng)地租金，國(guó)際上專(zhuān)業(yè)會(huì)展的召開(kāi)期為六天。布展為兩天，開(kāi)展期為四天，也有安排五天或七天的。按場(chǎng)地實(shí)際搭建展位(標(biāo)準(zhǔn)3_3)即每個(gè)展位/天/元計(jì)算總體租金，根據(jù)具體的租賃方式，在確定場(chǎng)地后，場(chǎng)館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場(chǎng)館租賃的規(guī)模來(lái)算大約為整個(gè)租金的30%，也就是說(shuō)整個(gè)場(chǎng)館的費(fèi)用為一百萬(wàn)，確定場(chǎng)地租賃合同后要求支付30萬(wàn)的租金，因此這是策劃展覽的一項(xiàng)很大的費(fèi)用投入。建議:①首次展覽會(huì)場(chǎng)地不要太大。根據(jù)自己的實(shí)力做出預(yù)算。控制在一萬(wàn)平方米以內(nèi)為宜，南方某展覽公開(kāi)發(fā)中心在策劃展會(huì)時(shí)估計(jì)失誤，過(guò)于樂(lè)觀，預(yù)定了兩萬(wàn)平方米，但最終只招了4000平米的場(chǎng)地。②建議要充分考慮舉辦展覽會(huì)的時(shí)間，如果同期在同一個(gè)地方一個(gè)日期內(nèi)有2到3個(gè)展覽與其發(fā)生沖突，這將勢(shì)必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。三、項(xiàng)目招展展覽會(huì)議的招展工作中與展銷(xiāo)會(huì)有很大的不同:A、展覽的展即展示——參展者構(gòu)成，覽即看——觀眾構(gòu)構(gòu)成的。如果是專(zhuān)業(yè)的展覽會(huì)，還需要邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士或同行業(yè)內(nèi)人士參加，普通大眾不是展覽會(huì)的邀請(qǐng)對(duì)象。一般這種招展對(duì)象具有以下特點(diǎn):①實(shí)力比較雄厚，重視產(chǎn)品和品牌的宣傳。②技術(shù)力量雄厚，一般為技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)頭羊或是生產(chǎn)者本身。③規(guī)模和檔次都要比較高。④注重參觀對(duì)象⑤注意展覽會(huì)議期間的相關(guān)行業(yè)研討會(huì)⑹注意參展的同行例如:在我國(guó)每?jī)赡昱e辦的汽車(chē)展，全球汽車(chē)廠商為搶占中國(guó)市場(chǎng)，在展覽會(huì)期間把上述6點(diǎn)展示得淋漓盡致，做到完美無(wú)缺的地步，因此策劃者在進(jìn)行招商策劃時(shí)，要充分考慮到參展商即我們的客戶的心態(tài)，進(jìn)行仔細(xì)而又深入的研究，才能做好招商工作的過(guò)程。B、建議①重點(diǎn)突破幾個(gè)知名的大型企業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動(dòng)小型企業(yè)的參展。要求特裝修，把整個(gè)展覽會(huì)場(chǎng)裝飾起來(lái)。②以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實(shí)參展商的展位，費(fèi)用。③取得國(guó)內(nèi)外行業(yè)協(xié)會(huì)的支持，通過(guò)行業(yè)協(xié)會(huì)邀請(qǐng)參展對(duì)象做招商工作。(因?yàn)樵趪?guó)外很多行業(yè)協(xié)會(huì)是因各個(gè)行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領(lǐng)頭羊的綜合體現(xiàn))④“以會(huì)帶展，以展帶會(huì)”突破傳統(tǒng)的思維模式。展覽會(huì)特別是專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的展覽會(huì)，相應(yīng)召開(kāi)的研討會(huì)將是展覽會(huì)的實(shí)質(zhì)性的東西，招展者在招商時(shí)可以利用自身的優(yōu)勢(shì)來(lái)通過(guò)會(huì)議的重要性來(lái)帶動(dòng)企業(yè)參加展覽會(huì)。把會(huì)議研討與展覽結(jié)合，是企業(yè)參展的積極性所在。C、具體操作①項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)展會(huì)情況制定好招展計(jì)劃(因?yàn)檫@樣有利于安排展會(huì)進(jìn)程，合理安排時(shí)間。)②分配具體招展對(duì)象公關(guān)工作(按照業(yè)務(wù)員的各個(gè)優(yōu)勢(shì)，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶)。③資金運(yùn)作的到位(展覽是以展位租賃的形式進(jìn)行交易的。確定展位不一定確定的費(fèi)用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。)④廣告宣傳:廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段，即觀眾的宣傳Ⅰ、普通大眾的宣傳Ⅱ?qū)I(yè)觀眾的宣傳⑤展覽會(huì)的服務(wù):企業(yè)參展作為組織方必須為企業(yè)提供一個(gè)參展指南，介紹大會(huì)的具體安排即相關(guān)的運(yùn)輸、酒店住宿等相關(guān)的服務(wù)。這樣促使參展商更加全面的了解展覽會(huì)的行程以使更加合理的安排時(shí)間。第二部分展會(huì)期間的組織協(xié)調(diào)工作。如何做好會(huì)展策劃方案篇10各館根據(jù)自身藏品情況，舉辦豐富多彩的革命文物專(zhuān)題陳列展覽，滿足廣大觀眾特別是青少年增長(zhǎng)知識(shí)、接受教育的需要。省博物館將舉辦《親切的關(guān)懷毛澤東、_、_等黨的三代主要領(lǐng)導(dǎo)視察安徽省博物館特展》，安慶市博物館將舉辦……一、參加范圍全省120家博物館紀(jì)念館，重點(diǎn)是71家免費(fèi)開(kāi)放的博物館紀(jì)念館。二、活動(dòng)內(nèi)容(一) 舉辦革命文物陳列展覽各館根據(jù)自身藏品情況，舉辦豐富多彩的革命文物專(zhuān)題陳列展覽，滿足廣大觀眾特別是青少年增長(zhǎng)知識(shí)、接受教育的需要。省博物館將舉辦《親切的關(guān)懷——毛澤東、_、_等黨的三代主要領(lǐng)導(dǎo)視察安徽省博物館特展》，安慶市博物館將舉辦《光輝歷程——陳獨(dú)秀等黨的早期革命志士在安慶活動(dòng)史跡展》，涇縣新四軍軍部舊址紀(jì)念館將舉辦《中共中央東南局史料陳列展》，同時(shí)繼續(xù)完善《新四軍軍史陳列》。(二)送展進(jìn)機(jī)關(guān)、進(jìn)學(xué)校、進(jìn)社區(qū)、進(jìn)軍營(yíng)各博物館紀(jì)念館利用“三下鄉(xiāng)”和文藝演出等活動(dòng)，將本館具有代表性的革命文物實(shí)物、圖片、史料等制作成圖文并茂的展板，送展進(jìn)機(jī)關(guān)、學(xué)校、社區(qū)、軍營(yíng)，同時(shí)為觀眾講解。省博物館將制作《沒(méi)有就沒(méi)有新中國(guó)》、《陳毅的壁詩(shī)——解放南京》、《時(shí)代的楷?！蚝啤返日拱?，送展進(jìn)合肥市公安局、安農(nóng)大、安三孝光明街道、解放軍電子工程學(xué)院等。同時(shí)組織“革命文物宣講小分隊(duì)”，走進(jìn)永紅路小學(xué)、合肥工業(yè)大學(xué)、武警指揮學(xué)院、江汽集團(tuán)、蜀山監(jiān)獄等進(jìn)行宣講，宣講內(nèi)容有“領(lǐng)袖的風(fēng)范”、“老政治犯——小蘿卜頭”、“傳奇將軍李克農(nóng)”等，并定期向來(lái)館參觀的觀眾特別是青少年進(jìn)行宣講?；茨鲜胁┪镳^將制作《淮南革命史跡展》送到礦區(qū)展覽。懷寧縣博物館開(kāi)展“送展進(jìn)校園——走進(jìn)石牌”活動(dòng)。青陽(yáng)縣博物館配合文化下鄉(xiāng)活動(dòng)開(kāi)展送《青陽(yáng)革命史跡展》進(jìn)廣嘗社區(qū)和鄉(xiāng)村巡展活動(dòng)。三、時(shí)間安排2月 制定方案并發(fā)文部署3—4月 各館制定陳展方案，各市制定工作方案并上報(bào)5—6月 各館施工制作展覽、展板7月 陳列展覽對(duì)外開(kāi)放8—9月 送展進(jìn)機(jī)關(guān)、學(xué)校、社區(qū)、軍營(yíng)。