6文秘如何做好會場布置-資料下載頁
2025-09-12 14:08本頁面
【正文】 2 頁 共 14 頁 清 輕重緩急，酌情安排處理。 文件處理。文件的處理一般包括收文、傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)、督辦、歸檔等。因此首先要嚴(yán)把文件登記關(guān)。文件登記是對文件的來源、去向、標(biāo)題、編號等主要項目及運轉(zhuǎn)、辦理情況的記錄。搞好文件的登記，不僅有助于管理與保管文件，而且也便于文件的查找、統(tǒng)計、催辦工作，同時也是核對與交接文件的重要憑據(jù)。文件登記必須及時，做到隨到隨登記、隨交辦，登記手續(xù)要簡潔、嚴(yán)密，字跡要工整，禁止濫用簡稱。其次要嚴(yán)把文件傳閱關(guān)。文件傳閱是使一份文件在最短時間內(nèi)滿足各方面閱讀需要、發(fā)揮文件效用的工作。要做好文件傳閱 工作，必須合理調(diào)度、嚴(yán)格管理，切實保證閱文的方便與工作的及時處理，嚴(yán)禁丟失與混亂現(xiàn)象發(fā)生。在文件傳閱過程中必須分清傳閱對象的主次 。堅持按閱文范圍傳閱文件，不亂傳或擴大閱文范圍 。為了防止發(fā)生漏閱和責(zé)任不清的現(xiàn)象發(fā)生，閱文人閱讀文件后必須在文書處理箋上簽注時間和本人全名。做好要嚴(yán)把文件借閱關(guān)。有些文件在歸檔之前需要經(jīng)常查閱，一些領(lǐng)導(dǎo)或工作人員為了方便使用，往往希望將文件借出，為了保證文件在外借過程中不致丟失、短缺或失密、泄密，必須建立規(guī)范的借閱制度，嚴(yán)格把握文件借閱關(guān)，堅持密級文件不外借，普通文件必須在規(guī)定閱文 范圍內(nèi)借閱，并采取登記借閱手續(xù)，閱后按規(guī)定的時間及時收回。 對外聯(lián)系。對外聯(lián)系工作主要體現(xiàn)在電話的接聽和撥打 第 13 頁 共 14 頁 方面。在接聽電話時要準(zhǔn)備好電話記錄本和筆，把對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。在撥打電話前要準(zhǔn)備好通話時需要的文件資料。把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上。通話過程中要注意做到簡單明了，盡量將語意表達(dá)清楚。說話時含含糊糊、口齒不清楚，很容易讓通話對象感到不耐煩。尤其需要 注意的是，不要在通話的同時，嘴里含著食物或其他東西。 三、做好文秘工作的注意事項 一要保守秘密。嚴(yán)守秘密，不傳播謠言和小道消息，不搬弄、議論是非 。外出隨時鎖門，重要文件和資料要放入抽屜中鎖好，平時閑聊不談及具體人和事。 二要講團結(jié)。一是工作中以誠待人不虛偽，寬以待人不苛求 。互相支持、互相幫助、互相諒解、互相交流。二是工作出現(xiàn)差錯和產(chǎn)生矛盾，應(yīng)多從自己身上找原因，不埋怨他人 。三是對待同志出現(xiàn)的差錯和失誤，應(yīng)當(dāng)面善意指出，不要背后議論和指責(zé) 。四是多看人優(yōu)點，多學(xué)他人長處 。五是顧全大 局，互相補臺，話往攏說，事往攏辦。 三要有責(zé)任心。工作要講求效率和質(zhì)量，凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，都要盡最大努力在規(guī)定時間和期限內(nèi)完成 。工作要力求細(xì)致，養(yǎng)成一種嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)，要有上進心，力求在本職崗位上多出 第 14 頁 共 14 頁 成績，多出亮點。無論什么工作，事前都要做充分的考慮，辦事時力求精益求精。特別是文字校對要仔細(xì)。最大限度的減少文字差錯。 四要有章法。做到熟悉崗位職責(zé)和責(zé)任要求，知曉自己在一個階段和年度工作任務(wù)，注意培養(yǎng)工作有目標(biāo)、有計劃的良好習(xí)慣。注意養(yǎng)成每天花幾分鐘時間一小結(jié)、每周一總結(jié)的思維習(xí)慣，通過 總結(jié)和交流工作中和為人處事方面的得失，不斷提高個人能力和修養(yǎng)。 五要經(jīng)常充電。養(yǎng)成勤做筆記，勤寫心得，勤思考的習(xí)慣。在工作實踐中學(xué)習(xí)，不斷增強素質(zhì)的全面性，做到盡可能多的掌握各種必備的工作技能，盡可能多學(xué)習(xí)與工作有關(guān)的知識，盡可能多熟悉交通行業(yè)各個方面、各個層面的情況，盡可能多儲備同工作有關(guān)的信息。特別是要熟悉掌握網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用方面的知識，充分利用好電子郵件。
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