【正文】 業(yè)于寧夏師范學(xué)院漢語(yǔ)言文學(xué)教育專業(yè)，至今 在固原市煙草專賣(mài)局（公司）工作。喜歡音樂(lè)、文學(xué)，現(xiàn)任固原市煙草專賣(mài)局（公司）辦公室機(jī)要檔案管理員。 聯(lián)系方式。 13629548577。 試論檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策 第 22 頁(yè) 共 27 頁(yè) 檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性、機(jī)要性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。加強(qiáng)檔案管理是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。就煙草行業(yè)而言，檔案記載著發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向 的好教材。檔案管理工作做好了，有助于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解行政執(zhí)法和企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)提供決策性依據(jù)；為煙草行業(yè)的發(fā)展起到堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)的地基作用。 誠(chéng)然，現(xiàn)階段較從前檔案意識(shí)有所增強(qiáng)，但從總體上看檔案意識(shí)還較為薄弱，檔案管理工作中還是存在很多的問(wèn)題，雖然參加檔案工作不久，但在接受了系統(tǒng)的培訓(xùn)后，對(duì)檔案管理有了更加規(guī)范認(rèn)識(shí)。下面就煙草行業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行試論。 一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題 （一）電子辦公的思想動(dòng)搖了紙質(zhì)檔案管理 隨著信息現(xiàn)代化的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化 應(yīng)運(yùn)而生，無(wú)紙辦公的模式已經(jīng)建立。例如從一份文件擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、套紅、簽章等等都可以在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中迅速的完成，而且電子文件的歸檔整理遠(yuǎn)比紙質(zhì)文件的歸檔簡(jiǎn)便，快捷，對(duì)諸如檔案室、檔案柜等大型硬件設(shè)施的要求少，在指導(dǎo)工作方面無(wú)異于紙質(zhì)文件，因而受到追捧和推崇。 “ 有電子版 ” 成了拒絕紙質(zhì)檔案 第 23 頁(yè) 共 27 頁(yè) 的有效理由。 （二）管理力量薄弱 當(dāng)前本單位所轄四縣局（分公司）、十一個(gè)科室、中心和一個(gè)市場(chǎng)部，而檔案有文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、案卷等等，但專職的檔案管理人員卻屈指可數(shù)，多數(shù)是部門(mén)內(nèi)勤兼職管 理，由于身兼數(shù)職，事務(wù)繁雜對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。 （三）人員素質(zhì)不高 當(dāng)前本單位的檔案歸檔工作主要依賴于外聘的專業(yè)人士，而日常的管理工作主要依賴于前輩的經(jīng)驗(yàn)教授，沒(méi)有一個(gè)專業(yè)出身的高學(xué)歷高技能人才，個(gè)別單位、部門(mén)管理檔案的人員甚至沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄，專兼職檔案管理人員的素質(zhì)均不高。 二、檔案管理工作問(wèn)題 的原因分析 （一）認(rèn)識(shí)上的誤區(qū) 認(rèn)為記人、記錢(qián)的檔案比記事的重要。在一般人的眼中提及檔案首先想到的就是人事檔案和財(cái)務(wù)檔案，忽略了文書(shū)檔案；認(rèn)為上級(jí)的文件比本級(jí)的重要。多數(shù)單位、部門(mén)留存上級(jí)單位的文件比本級(jí)的多，收集的齊全，使檔案管理的主體發(fā)生了錯(cuò)位；認(rèn) 第 24 頁(yè) 共 27 頁(yè) 為綜合類的文件比專題類的重要；諸如某一項(xiàng)活動(dòng)在一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行完畢后就擱淺了，沒(méi)有形成檔案的意識(shí)。 （二）重視程度不高 相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都停留在保管 的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作 ，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要 “ 守好攤 ” ，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。處于說(shuō)起來(lái)重要，干起來(lái)次要，忙起來(lái)不要的局面，輕視了檔案管理工作。 三、解決檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策 （一）提高檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。 胡錦濤同志曾指出。 “ 檔案是人類活動(dòng)的記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見(jiàn)未來(lái)，檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是項(xiàng)崇高的事業(yè)。 ” 領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)檔案工作重要性的正確認(rèn)識(shí)是推進(jìn)和搞好檔案工作 的重要基礎(chǔ)，要明確檔案管理是一項(xiàng)功在當(dāng)代利在千秋的事情。 （二）建立高效的網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在全世界范圍內(nèi)推展。在單位的信息中心建立檔案信息管理項(xiàng)目，使用網(wǎng)上檔案管理系 第 25 頁(yè) 共 27 頁(yè) 統(tǒng)，便于檢索，易于查閱。 （三）保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定 針對(duì)檔案工作性質(zhì)，確定專人管理檔案工作，針對(duì)檔案管理的特點(diǎn)和管理人員素質(zhì)差的情況，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，同 時(shí)要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊(duì)伍，加強(qiáng)檔案管理工作。 （四）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。 檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工 作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高管檔質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的行業(yè)提供有利的資源。 （ 1）掌握文史知識(shí)。語(yǔ)言文字與檔案管理和服務(wù)是不可分割的，具有較強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力，對(duì)于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產(chǎn)生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開(kāi)發(fā)檔案信息資源。書(shū)寫(xiě)水平也很重要，因?yàn)闄n案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，如編目、著錄、標(biāo)引等與書(shū)寫(xiě)水平是分不開(kāi)的，若所寫(xiě)的文字難以辨認(rèn)會(huì)直接影響檔案作用的發(fā)揮。 第 26 頁(yè) 共 27 頁(yè) （ 2）掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)?，F(xiàn)代檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的滲透日益加強(qiáng)，檔案工作者應(yīng)有重點(diǎn)地學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)。如現(xiàn)代管理學(xué)、情報(bào)學(xué)、圖書(shū)館學(xué)，還應(yīng)具有一定的經(jīng)濟(jì)、法律知識(shí)。 （ 3）掌握現(xiàn)代化管理知識(shí)。隨著檔案管理現(xiàn)代化 技術(shù)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，檔案工作者必須熟悉和掌握復(fù)印、縮微、音像以及電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，才能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。 網(wǎng)絡(luò)改變了人們傳統(tǒng)的生活習(xí)慣，檔案工作者需要借助現(xiàn)代的傳播媒介進(jìn)行有效的檔案信息傳播。因此，檔案工作者要接受相關(guān)的技能培訓(xùn)。一是軟件操作和維護(hù)技能培訓(xùn)，提高辦公速度，更好地促進(jìn)檔案信息的傳播。二是網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，可以使檔案工作人員及時(shí)捕捉 社會(huì)信息，針對(duì)受眾需求進(jìn)行組織，提高傳播效率。三是檔案管理 信息系統(tǒng)、電子文件的發(fā)展和計(jì)算機(jī)病毒等知識(shí)的培訓(xùn)，都有利于檔案工作者正確應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)。在安全與保密的條件下，進(jìn)行更有效的檔案信息傳播。 總之，加強(qiáng)檔案管理工作也是管理創(chuàng)一流的一項(xiàng)重要工作，也是行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、專賣(mài)管理等必不可少的組成部分，搞好檔案工作對(duì)行業(yè)的發(fā)展有很重要的作用，只有重視檔案管理工作，穩(wěn)定人員，結(jié)合自身檔案特點(diǎn)，管好、用好檔案，為生產(chǎn)經(jīng) 第 27 頁(yè) 共 27 頁(yè) 營(yíng)服務(wù)，才會(huì)促進(jìn)檔案管理工作迅速的發(fā)展。 參考文獻(xiàn)： 《檔案管理學(xué)》