5淺談企業(yè)信息化建設(shè)的意義-資料下載頁
2025-08-29 04:40本頁面
【正文】 各種報(bào)表可以自動打印。數(shù)據(jù)錄入后， 不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表；可以方便的打印出檔案的背脊、封面，案卷目錄、文件目錄、背考表等。 自動統(tǒng)計(jì)檔案信息。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，這項(xiàng)工作由計(jì)算機(jī)處理，可以極大的提高管理人員的效率。 檢索查詢更為方便 傳統(tǒng)的檢索方式。檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)的查 詢，無論在時(shí)間還是空間上都顯 得更為方便簡潔。 提供多種查詢手段。管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案 第 17 頁 共 20 頁 信息。 提供網(wǎng)上查詢手段。公司內(nèi)部的工作人員，可以根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息，極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。 檔案的查借閱工作更加可控。 傳統(tǒng)的檔案查借閱多為手工為主，費(fèi)時(shí)費(fèi)力、容易出錯，檔案管理實(shí)現(xiàn)信自化后，檔案的查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，同時(shí)可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。 對于職能部門 的意義： 提高整個(gè)部門的工作效率 實(shí)施檔案管理的信息化后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。 提高整個(gè)部門的技術(shù)水平 企業(yè)的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是發(fā)展的大方向，每個(gè)部門都這方面投入很多的精力。只有實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化，才能和礦業(yè)公司的發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。 有效的進(jìn)行檔案的收集工作 檔案的收集需要管理人員 付出辛苦的勞動；檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個(gè)好的管理平臺（管理 第 18 頁 共 20 頁 工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。 有效的為科研服務(wù) 檔案管理的信息化，將檔案在網(wǎng)絡(luò)上共享，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力。 有效的為決策服務(wù) 科技檔案是研究院最寶貴的無形資產(chǎn)，是研究院投入大量資金、經(jīng)過科技人員辛勤勞動，由檔案管理人員分類、編目，最 終成為研究院的核心競爭力是研究院領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。而文書檔案通常是由院領(lǐng)導(dǎo)親自起草，親自下發(fā)的，是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體體現(xiàn)。所以檔案的信息可以更好的對檔案進(jìn)行利用，為決策提供依據(jù)。 部門職能變保管為服務(wù) 檔案管理信息化以后，公司的無形資產(chǎn)（企業(yè)檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網(wǎng)絡(luò)上方便瀏覽（有相關(guān)的權(quán)限控制），為公司領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)計(jì)部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內(nèi)部信息的信息中心。 對于公司的意義 更好的收集和管理檔案 檔 案是一個(gè)立檔單位為適應(yīng)職能活動需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價(jià)值的文件與材料。檔案是一種歷史活動的原 第 19 頁 共 20 頁 始記錄。大型企、事業(yè)單位每年都要產(chǎn)生很多檔案資料，內(nèi)容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息，這些信息忠實(shí)的記錄了立檔單位的發(fā)展歷史， 對立檔單位的發(fā)展提供有利的借鑒。實(shí)行檔案的信息化管理后，必將能夠更好的收集和管理這種信息資源。 方便二次利用、提高利用率 一般的單位形成的檔案總是要隔一年才整理完畢，但事實(shí)上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，這在一定程度上影響了檔案的利用 效率；同時(shí)既已形成的檔案利用起來也是相當(dāng)麻煩，首先要登記，然后要在浩如煙海的檔案中查找，這個(gè)過程中不可避免的要造成損壞，而且同一份檔案在同一時(shí)期只能由一個(gè)人借閱，別人只能在他借閱完畢后才能再續(xù)借。而檔案的信息化建設(shè)成功之后，檔案信息可以在內(nèi)部網(wǎng)上共享，有控制地進(jìn)行利用。 可以解決檔案損壞、丟失的問題 完全依靠手工方式來收集檔案、借閱實(shí)體檔案不可避免的會造成許多重要檔案的丟失和損壞。計(jì)算機(jī)的管理可以避免重要檔案在這個(gè)過程中的損壞及丟失。 形成完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò) 紙質(zhì)的實(shí)體不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，對于檔案管理、統(tǒng)計(jì)、對外交流會產(chǎn)生很大的不便。大大降低了工作效率。而檔案信息化的建立可以使立檔單位形成一個(gè)完整的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。 第 20 頁 共 20 頁 形成電子信息資源中心 電子檔案管理可以加快我們與國際接軌的步伐，同時(shí)形成單位的電子信息資源中心。 提高員工的工作效率 檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案的查閱、借閱、瀏覽可以在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上完成，減少不必要的事務(wù)工作，提高員工的工作效率。
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