【導讀】二、xOA能為您解決……

　　

【正文】 則需要對應數(shù)據詞典；可以指定控件的長度是一行還是半行；可以指定該字段是否出現(xiàn)在案卷管理或者卷內文件管理的列表中，同時可以指定寬度以及在列表中的順序，寬度為 0 時表示不指定寬度。字段定義中不能刪除字段，如果一個字段已經不需要，可在“需要”屬性中選擇。 中國最大的管理資源中心 第 22 頁 共 38 頁 ? 后臺管理中的數(shù)據詞典對應字段定義中的數(shù)據詞典。 ? 對于密級高的保密檔案我們提供了閱讀權限和借閱審批授權的功能。 ? 后臺管理中的借閱流程提供了借閱審批流程模板。針對某一密級下的某一分類可套用 一個審批流程模板。 ? 在閱讀權限里可針對某一密級下的某一分類指定可以閱讀該類檔案的人員、職務；如果可以閱讀的不是“全體人員”的選項，則需要選擇“授權人員”，指定的授權人員擁有可以授權其他人員閱讀本類檔案的權限，這在檔案借閱審批流程的默認流程中使用。 ? 指定某類檔案的閱讀權限后，才可以指定借閱流程。默認流程由申請人發(fā)向部級部門負責人、再發(fā)到授權人。在系統(tǒng)管理中指定了部門級別的部門為部級部門。部級部門負責人為申請人所在部門及直系上級部門中是部級的部門負責人；如果有多個直系上級部門是部級部門時，只選擇最高級別的部 門。如果默認流程不能滿足要求，則可以使用自定義的審批流程模板。 ? 檔案管理系統(tǒng)還提供了檔案銷毀管理。檔案管理員在后臺的銷毀流程中定義檔案銷毀審批流程模板。在全宗管理、案卷管理、卷內文件管理中可進行銷毀檔案申請，可同時選擇多個全宗、案卷或者文件，在填寫銷毀原因后，可套用審批模板也可以直接選擇審批人員。相關檔案的審批、銷毀操作在“銷毀管理”中進行。審批辦結后，檔案管理人員在銷毀管理的申請列表中點擊“查看”進入，可進行銷毀操作，銷毀時需要填寫銷毀說明，銷毀操作有記錄。 ? 檔案管理中全宗管理、案卷管理、卷內文件管理 、歸檔文件管理、收文管理等模塊均提供了詳盡的統(tǒng)計、查詢、打印、打印設置、分頁、點擊標題排序的功能。 ? 全宗管理提供了全宗的著錄、編制、刪除、銷毀、全宗歷史記錄功能。 中國最大的管理資源中心 第 23 頁 共 38 頁 ? 案卷管理提供了著錄、編制、刪除、銷毀、案卷歷史記錄、以及綜合查詢功能?？赏ㄟ^選擇不同的分類進入案卷。著錄檔案時可設定是否提醒功能，提醒的時間參照是“有效期限”，可設定提前多少天提醒。對于可查看的案卷，提供了“借閱”的功能；對于不能查看的案卷，提供了“申請”的功能，申請通過后才有“借閱”功能。點擊案卷名稱可進入該案卷的卷內 文件。 ? 卷內文件管理 提供了著錄、編制、刪除、銷毀、以及綜合查詢功能?？赏ㄟ^選擇案卷下拉列表進入該案卷下的文件，也可以通過點擊案卷樹進入文件。當檔案分類和案卷眾多時。 ? 案卷樹將很實用。卷內文件有附件、編輯器。 ? 公文管理、公告等歸檔將進入檔案的歸檔文件管理。歸檔文件著錄時，可選擇具體的案卷，編輯后與卷內文件聯(lián)在一起。著錄后不再出現(xiàn)在歸檔文件列表中，在查看相關的卷內文件時，可直接查看歸檔文件信息。歸檔文件支持附件、正文。 ? 收文管理可以自行添加，在著錄時，可選擇具體的案卷，編輯后與卷內文件聯(lián)在一起。 ? 著錄后不再出現(xiàn)在收文管理列 表中，在查看相關的卷內文件時，可直接查看收文文件信息。收文管理支持附件，有統(tǒng)計功能。在著錄前可進行傳閱，可以查看到傳閱的接收情況。接收人員在收文管理的接收傳閱中可以接收到傳來的文件。 ? 當用戶在案卷管理、卷內文件管理針對具體檔案提出借閱申請或者借閱后，管理人員在借閱管理中進行審批和操作。借閱管理中可以查看到借閱歷史情況，這里包括已經取消的、已經歸還的以及已經否決的；管理人員在借閱辦理中操作借閱情況，如取消借閱、借閱登記、歸還登記；在借檔案列出了登陸用戶本身已經提出的申請和在借的檔案，自己可做取消操作。 中國最大的管理資源中心 第 24 頁 共 38 頁 六 、輔助辦公 此系列模塊提供了一般單位日常事務的計算機網絡管理方式，旨在減輕相關辦公人員的工作壓力，提高工作效率。 工作流 通過工作流管理模塊，系統(tǒng)能自動完成各類任務和請求的提交及信息的反饋，方便用戶對出差申請，加班申請，請假申請，差旅、報銷，客戶投訴、請求處理等各種通過手工逐級流轉的表單，進行有效的電子化管理，以提高企業(yè)運作效率，降低成本，增強企業(yè)規(guī)范化和標準化。 ? 工作流原理及操作基本和公文處理相同。 ? 工作流提供完全自定義功能，首先可以在“工作流管理”中添加工作流名稱，以及 定義相關的字段、字段屬性、流 程模板。 工作流字段定義介紹可參考檔案字段定義。 ? 工作流辦理提供流轉和模板兩種方式， 具體介紹可參考公文的辦理 。 ? 可自定義流程表單用以滿足單位需求，表單的行、列以及域都可以按照用戶自己的 要求進行設計，并且在發(fā)送過程中，各個字段根據實際需要可以將其在某步進行不同的控制（隱藏，顯示，修改），使得敏感的數(shù)據得到了安全的控制。 會議管理 實現(xiàn)會議室管理、會議審批、計劃、準備、記錄、查詢的功能。在會議召 開前可以對會議的議題和內容進行審批和準備，準備內容包括合理地安排會議的參加人員、時間、場地、內容議題，準備會議文件，發(fā)放會議通知等。對已召開的會議可以對出席情況、議題討論結果、會議決議等內容作記錄并整理會議紀要，同時該模塊還對所有的會議室的規(guī)模、設備服務配置和使用時間安排進行管理。 具體包括：會議周表、會議計劃、待參加會議、查看通知、會議室檢索、會議紀要、后臺管理等。 ? 后臺管理 在使用會議室前必須由管理人員定義會議類別、會議紀要的模板、會議 室詳細信息、以及流轉審批用的會議計劃流程類別、會議紀要流程類別 、會議計劃流程模板、會議紀要流程模板。其中會議室信息包括會議室名稱、管理人員、可容納的人數(shù)以及擁有的設備情況。 中國最大的管理資源中心 第 25 頁 共 38 頁 ? 會議計劃 包括會議名稱、召開部門、日期、會期、地點、參加范圍、費用預算、 附件等內容。登記會議準備基本項目后，準備會議文件和議題，檢索空閑會議室， 對沖突的會議室進行會議室的申請，進行預發(fā)通知，根據大家的回執(zhí)，確定會議時間，最后即可發(fā)放會議通知，至此完成會議計劃的各項工作。會議室申請流程類似公文審批流程。 ? 待參加會議 指已經審批通過，且已經發(fā)過會議通知的的尚未召開的會議，且本人 在參與人 中。 ? 會議周表 有審批辦結，開始時間小于本周開始時間，結束時間大于本周結束時 間，沒有發(fā)過通知的也要列出來；跟人員沒有聯(lián)系，列出了全部符合條件的會議。 ? 會議通知 可以完成向與會者發(fā)送會議通知的工作，并接收與會人員的反饋信息， 記錄每次會議的通知時間和次數(shù)，節(jié)約了人力、物力，提高了工作效率，保障了會 議的出席。 ? 會議室檢索 對指定會議室在某一時間段內的狀態(tài)作檢索，指出了各種時間某會議 室的使用情況，包括空閑、占用、沖突。由會議室管理員對會議室的使用情況做統(tǒng)一調度，根據實際情況對會議室的申請做出 處理。 ? 會議紀要 在會議召開中或結束后，記錄會議召開的各方面的細節(jié)情況，如基本情 況、出席情況、議題討論情況、會議發(fā)言等，并整理形成會議紀要?？梢詫h紀要進行歸檔，發(fā)送給領導審批并填寫審批意見。 檢查反饋機制可以有效的保證 會議議決 事項的執(zhí)行 。 車輛管理 對 單位 內日常車輛的使用進行管理， 如車輛信息、出車申請、出車記錄、駕駛員信息等繁雜信息的記錄和處理，對單位內的用車起到了很好的管理及監(jiān)督作用，使單位內部用車日趨規(guī)范、借用及檢索方便。 中國最大的管理資源中心 第 26 頁 共 38 頁 ? 后臺管理 包括車輛檔案管理、車輛維修管理、派車 /用車管理、流程類別管理、 模 板流程管理、辦理類型管理。 ? 車輛檔案記錄了車輛的車牌號碼、車輛名稱、購買日期、保險日期、年審日期、繳養(yǎng)路費日期 ，駕駛員信息等；；臨近 保險日期、年審日期、 繳養(yǎng)路費日期 時會有系統(tǒng)提醒。 ? 維修信息記錄了車輛名稱、司機名稱、維修人員、維修日期、維修費用、維修原因等。 ? 車輛申請采用流轉和模板兩種方式，具體介紹參考公文；在后臺管理有申請流程模板的定義。 ? 當使用人員提出用車申請后，由管理人員在后臺進行時間和車輛的調整、發(fā)車登記操作、收車登記操作。 ? 各種信息都提供查詢、打印功能。 ? 車輛預約 車輛預約包括使用人員預 約、行政管理人員的審批（待辦）、已審批信息 的查看（已辦），操作方法參考公文管理。車輛預約時可指定需要的車輛，時間，使用的原因、人員，之后發(fā)由行政人員或管理人員辦理。 ? 車輛查詢 列出了所有的可用車輛以及車輛的使用詳細情況，詳細情況采用日歷式 列表，簡單明了，同時指出了各種時間某車輛的使用情況，包括空閑、占用、沖突。 文檔管理 文檔管理可根據單位的組織規(guī)模和業(yè)務需要對各種類型的文檔資料（如文本、 office 文檔、掃描件以及聲音圖像等 ） 進行科學、有序的分類和整理并集中管理；它以網絡為平臺，按照嚴格的授權機 制和嚴密的安全保障機制確保文檔資料的安全保密性。 ? 可定義無限級子目錄，支持附件上傳。 ? 嚴密的權限控制，可對某個文檔或某類文檔分別授予不同的用戶查看、修改、刪除、打印中的任一項權限。 中國最大的管理資源中心 第 27 頁 共 38 頁 圖書管理 圖書館里可對企事業(yè)單位內部的書籍實現(xiàn)智能化管理，普通借閱者能看到所有可供借閱的書籍并可直接在網上提出借閱申請，通過后即可到管理員處辦理借閱。數(shù)據庫可由專人即管理員進行圖書的登記和維護，同時提供方便的檢索方式。 ? 普通員工只可查看圖書信息及提出借閱申請（不需要走流程審批）。 ? 管理員登記圖書入庫信息，登記借閱及歸還信息。 資源管理 資源管理可對企事業(yè)單位各種資源如固定資產資進行登記、維護、外借、歸還、損壞、報廢等有效管理。管理員將企業(yè)現(xiàn)有的各種資源逐一添加到數(shù)據庫中，供其他用戶選擇使用，通過資源列表頁面，用戶可以察看每種資源的詳細信息；系統(tǒng)會自動比較不同用戶對同一資源的使用情況，排除同一資源在同一時間被多個不同的用戶申請。 工作計劃及總結 工作計劃是對一定時期的工作預先做出安排和打算，領導可以查看下屬員工工作計劃及對下屬員工工作簽署意見。 ? 普通員工可編寫自己的工作計劃，內容包含工作時間、工作事件以及備注。 ? 工作時間到達后，員 工可修改工作計劃的狀態(tài)，指定為完成或未完成等，也可以直接轉為工作總結。 ? 工作計劃會自動形成一個周報，列出從星期日到星期六的工作計劃，方便查看。同時也可以指定周數(shù)，查看工作計劃的歷史數(shù)據。 ? 部門負責人可以查看本部門員工的工作周報、歷史工作計劃，并且可以簽署意見。 ? 一般可將總經理設置為欄目管理員，這樣就可以查看到各個員工的工作計劃，并且簽署自己的意見。 七、人事管理 人事管理系統(tǒng)為企事業(yè)單位員工建立完整的檔案管理，記錄企事業(yè)