【正文】 763庫房溫、濕度應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（ JGJ25）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 （ GB/T18894）和《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（ DA/T15）對(duì)各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記（登記表參見《企業(yè)檔案工作規(guī)范》附錄 B的圖 ）。 一般檔案庫房溫度控制在 1424℃ ，相對(duì)濕度控制在 4560﹪ 。 763庫房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時(shí)排除隱患。 763庫藏檔案應(yīng)定期清理核對(duì)，做到帳物相符。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說明。 檔案鑒定工作 按鑒定時(shí)段包括：歸檔鑒定 到期鑒定 按鑒定內(nèi)容包括：價(jià)值鑒定 質(zhì)量鑒定 利用范圍鑒定 企業(yè)檔案部門對(duì)于歸檔鑒定要做的基本工作： 區(qū)分檔案與非檔案、永久”與“非永久”、重要檔案和一般檔案、要控制使用的與可以公開使用的文件和檔案、歸檔后會(huì)有動(dòng)態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案、電子文件歸檔中哪些文件要同時(shí)保存一份紙質(zhì)檔案。 《 規(guī)范》對(duì)鑒定工作提出六條要求： 企業(yè)應(yīng)成立鑒定組織；根據(jù)文件內(nèi)容價(jià)值確定企業(yè)檔案的保管期限；企業(yè)檔案保管期限的劃分；永久檔案的界定；定期檔案的界定；到期檔案的鑒定。 科技檔案保管期限的確定： 第一，科技檔案所屬項(xiàng)目的特征（技術(shù)因素） 第二，科技檔案所屬項(xiàng)目的科技水平（技術(shù)因素） 第三，科技檔案所屬項(xiàng)目投入產(chǎn)出情況 （效益因素）。 第四，科技檔案形成的時(shí)間（時(shí)間因素典型因素） 第五，科技檔案的形成者（作者因素）。 第六，科技檔案的狀況（名稱因素、效益因素）。 企業(yè)編制檔案保管期限表應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： 編制企業(yè)檔案保管期限表要以國家和上級(jí) 已頒發(fā)的有關(guān)檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的職能特性和專業(yè)特點(diǎn)，將其細(xì)化為本企業(yè)的規(guī)章制度。 國有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過批準(zhǔn)，報(bào)有關(guān)部門備案。 檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布或通過其他形式發(fā)布周知。 檔案保管期限表應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行修訂。 檔案統(tǒng)計(jì)工作 要及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)包括所屬企業(yè)的情況；要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬；要保持統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性；要加強(qiáng)分析研究。 檔案利用工作 加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè)；要設(shè)定利用者權(quán)限；要進(jìn)行利用登記；應(yīng)采取多種方式；編制各種實(shí)用匯編；編寫初加工的專題材料；編寫深加工的研究材料；可舉辦檔案展覽。 檢索系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)符合以下要求： 檢索信息要覆蓋全部庫藏 。檢索功能要匹配合理 。檢索功能要適合庫藏特點(diǎn)和特定的利用需要 。要保持基本檢索工具的穩(wěn)定。 檔案信息化建設(shè) 檔案信息化的目標(biāo)與原則； 電子文件歸檔要求； 檔案數(shù)字化要求； 電子檔案的保管； 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)； 檔案管理軟件要求 企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。 應(yīng)當(dāng)明確，沒有檔案的信息化，企業(yè)信息化是有缺陷的；企業(yè)檔案信息化是對(duì)企業(yè)信息化的促進(jìn)和完善。這既是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義所在，也是企業(yè)檔案信息化的總體目標(biāo)之一。 同時(shí)，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢(shì)，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)也要把提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為目標(biāo)。 企業(yè)檔案信息化原則： 應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步。國家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》（ 2024年5月 8日） 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理 企業(yè)在開發(fā)和實(shí)施各種信息系統(tǒng)時(shí)，要充分考慮檔案管理的要求。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)（如設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、經(jīng)營、財(cái)務(wù)、材料、管理、服務(wù)等）相銜接，確保檔案部門對(duì)本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，應(yīng)遵循模塊設(shè)計(jì)、分層實(shí)現(xiàn)、循序漸進(jìn)的原則。 電子文件歸檔 歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。 數(shù)據(jù)庫是不是電子文件 ? 該不該歸檔 ? 目前企業(yè)各種信息系統(tǒng)生成多種數(shù)據(jù)庫文件 ,如 :企業(yè)資源計(jì)劃（ ERP）、客戶關(guān)系管理（ CRM）、供應(yīng)鏈管理（ SCM）、產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)（ CPC）、產(chǎn)品生命周期管理（ PLM）、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（ PDM）等。 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。 電子文件的元數(shù)據(jù)（ metadata）指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。而背景信息（ context）則指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。由于電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息對(duì)維護(hù)電子文件真實(shí)性和憑證性有著重要的作用，而非通用格式的電子文件生成和閱讀都要借助專用軟件，因此這一條重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)電子文件歸檔時(shí)應(yīng)注意將元數(shù)據(jù)、背景信息以及生成非通用電子文件格式的軟件等“一并歸檔”。 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。電子文件通用格式見 GB／ T 18894第 6章。 由于電子文件對(duì)軟硬件的特殊要求，因此“易于識(shí)讀、遷移”就成為衡量電子文件歸檔后能否有效利用的重要指標(biāo)。所謂“易于識(shí)讀”，是指歸檔的電子文件能夠在通用的軟硬件環(huán)境下打開并閱讀。所謂“遷移（ migration）”，是指將源系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過程。“易于遷移”也是指電子文件遷移方法和過程能夠在通用系統(tǒng)中進(jìn)行。要做到“易于識(shí)讀、遷移”，必須在電子文件歸檔時(shí)使用通用格式。 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB／ T 18894）第 6章規(guī)定：文字型電子文件以 XML、 RTF、 TXT為通用格式；掃描型電子文件以 JPEG、 TIFF為通用格式；視頻和多媒體電子文件以 MPEG、 AVI為通用格式；音頻電子文件以 WAV、 MP3為通用格式。 南方電網(wǎng)公司電子文件歸檔與管理規(guī)范 OA系統(tǒng)中形成的電子文件以 PDF格式歸檔； 紙質(zhì)文件掃描，形成 JPG格式歸檔； 上級(jí)下發(fā)的 CEB格式文件，要求轉(zhuǎn)換成 PDF； 工程圖紙要求提供 DWG格式； 其它紙質(zhì)文件掃描形成的需要識(shí)別的，則形成雙層 PDF格式歸檔； 照片檔案首選 TIFF格式； 數(shù)字音頻視頻文件，應(yīng)形成 MPEC、 AVI或 WAV、 MP3格式文件。各部門不得以依賴特定硬件或軟件格式形成的電子文件移交歸檔。 文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)際需要，有選擇地對(duì)傳統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化。 對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化應(yīng)充分考慮以下因素： 一是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理需求。是否切合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的需要；是否存在用戶支持；要滿足哪類用戶的需求；是否有利于提高用戶服務(wù)質(zhì)量；提供服務(wù)方式和手段是否更加靈活。 。 二是企業(yè)檔案信息資源狀況。是否可以挽救載體狀況差的資源；是否可使其增值；是否可提高利用率；具有特色嗎；是否更方便存取、檢索。 三是企業(yè)檔案工作狀況。是否有足夠的資金；技術(shù)支持程度如何；各部門之間的合作是否充分；領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度；與其他信息機(jī)構(gòu)交流程度如何；是否具備有力的人才隊(duì)伍支撐。 四是預(yù)期收益情況。所取得的效益與支出是否平衡；整體效益大小；對(duì)完成預(yù)定目標(biāo)影響力大小；是否有利于發(fā)揮資源價(jià)值；檔案館（室）藏是否得到了優(yōu)化。 在具體的實(shí)施過程中，由于檔案自身存在狀態(tài)、保存和利用價(jià)值等各方面情況非常復(fù)雜，各個(gè)企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際需求和館（室）藏檔案的情況，依據(jù)信息化的根本要求，將這些要素進(jìn)行綜合考察，制定符合本企業(yè)要求的數(shù)字化原則和標(biāo)準(zhǔn)。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合 DA/T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合 DA/T 43的要求。 2024年 4月 30日，國家檔案局發(fā)布《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（ DA/T 31— 2024），規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。 2024年 11月國家檔案局發(fā)布《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（ DA/T 43— 2024）， （ P101103） 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見 DA/T 32的附錄 B。 數(shù)字化生成的檔案副本檔號(hào)應(yīng)與原檔案對(duì)應(yīng)。 、電子檔案的保管 關(guān)于電子檔案的保管（ ）通常脫機(jī)保管的載體是用光盤。DA/T 38《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》規(guī)定了歸檔光盤使用和管理的技術(shù)要求。主要內(nèi)容有： 4. 電子文件歸檔所用 CDR/DVD177。 R光盤的主要技術(shù)指標(biāo) 5. 歸檔光盤的標(biāo)簽 6. 光盤數(shù)據(jù)刻錄 7. 歸檔光盤的備份 8. 歸檔前檢測(cè) 9. 歸檔光盤的保存、使用和維護(hù) 10. 歸檔光盤保存、工作和檢測(cè)的環(huán)境條件 11. 歸檔光盤的三級(jí)預(yù)警和性能監(jiān)測(cè) 12. 歸檔光盤的數(shù)據(jù)遷移策略 、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù) 企業(yè)應(yīng)建立館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索。 全文檢索 :智能化的檢索 對(duì)數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時(shí)有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)邏輯隔離。 這是確保檔案管理系統(tǒng)安全的措施之一，也是國家保密局有關(guān)文件的明確要求。 2024年 1月國家保密局發(fā)布的《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)國際聯(lián)網(wǎng)保密管理規(guī)定》第六條規(guī)定：“涉及國家秘密的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，不得直接或間接地與國際互聯(lián)網(wǎng)或其它公共信息網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)接，必須實(shí)行物理隔離?！? 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。 這是確保檔案管理系統(tǒng)安全的又一措施，主要是通過身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等相關(guān)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。 一是數(shù)據(jù)異地備份。檔案管理服務(wù)器的數(shù)據(jù)備份不僅要在服務(wù)器本身的硬盤上進(jìn)行，同時(shí)還要在服務(wù)器以外的其他硬盤載體上進(jìn)行異地備份。當(dāng)檔案管理服務(wù)器的硬盤發(fā)生損壞時(shí)，才能夠及時(shí)利用其他硬盤上的備份鏡象進(jìn)行還原，把損失降到最低。 二是數(shù)據(jù)備份間隔時(shí)間不能太長(zhǎng)，至少應(yīng)該一天備份一次。當(dāng)然，出于硬盤空間以及數(shù)據(jù)備份效率的考慮，可以采取一個(gè)星期一次的完全備份、其他的實(shí)行差異性備份的策略。 三是在信息還原的時(shí)候，要可以還原具體的內(nèi)容。 信息部門要有全面的方案 ,網(wǎng)公司信息中心正在規(guī)劃 . 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動(dòng)歸檔功能的模塊或接口。 為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)各類信息系統(tǒng)生成的應(yīng)歸檔電子文件能及時(shí)自動(dòng)歸檔，企業(yè)在開發(fā)各類信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)設(shè)計(jì)具有自動(dòng)歸檔功能的模塊或接口，方便數(shù)據(jù)移交（接收）并與檔案管理系統(tǒng)整合，實(shí)現(xiàn)辦結(jié)文件自動(dòng)歸檔。 現(xiàn)在接口這種方式已經(jīng)落后了 ,要一體化規(guī)劃各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng) ,實(shí)現(xiàn)各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互 ,而不是在系統(tǒng)之間做接口 . 檔案管理軟件要求 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施參見 ISO 8章和 ISO 。 總體而言 ,規(guī)范 中有關(guān)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容 ,雖然不能解決企業(yè)檔案信息化中的問題 ,但是提出了要求 ,指明了方向 ,所以我們?cè)谛畔⒒ㄔO(shè)中要遵照?qǐng)?zhí)行 . 檔案工作設(shè)施設(shè)備 用房：檔案庫房：有位置、承重和面積要求。 業(yè)務(wù)技術(shù)用房：一般企業(yè)、大型以上企業(yè)。 閱覽及陳列室：鄰近辦公室和庫房；展室位置要適宜。 用具：檔案裝具：檔案柜架和檔案卷盒 保護(hù)設(shè)備：一般企業(yè)、有條件的企業(yè)、規(guī)模較大或條件較好的企業(yè) 技術(shù)設(shè)備：一是檔案整理所需的設(shè)備；二是檔案修復(fù)或利用所需的設(shè)備；三是檔案信息化管理所需的設(shè)備；四是根據(jù)不同企業(yè)的專業(yè)特點(diǎn)和具體需要可配備的設(shè)備。 最后需要重點(diǎn)把握的幾個(gè)問題： 第一、企業(yè)檔案管理不僅是企業(yè)檔案人員的責(zé)任：領(lǐng)導(dǎo)