第21章：收發(fā)通信管理標(biāo)準(zhǔn)-電子電信-資料下載頁(yè)
2025-07-13 18:49本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】收發(fā)工作與通信工作是密切地聯(lián)系在一起的。它有兩個(gè)突出的特點(diǎn)：。過(guò)這里向外發(fā)出。外收發(fā)與內(nèi)收發(fā)有所不同。而內(nèi)收發(fā)則負(fù)責(zé)拆閱信件，并根據(jù)信件的內(nèi)容去處理。不同情況而設(shè)立收發(fā)室。發(fā)室，也可以在大門(mén)口各自設(shè)置收發(fā)室。若有兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或單位，則最好。員則要走出去到外單位投遞或取回信件。收發(fā)室所配備的收發(fā)員和通信員的數(shù)。遞，為此，通信員的人數(shù)就要相應(yīng)地增加。記簿冊(cè)、電話和電話號(hào)碼簿、各有關(guān)部門(mén)的電話號(hào)碼表等。投送信件數(shù)量的多少、投送距離的遠(yuǎn)近，配備適當(dāng)?shù)慕煌üぞ摺８尚「?，并按各個(gè)部門(mén)的順序統(tǒng)一編號(hào)。信報(bào)箱的鑰匙一般由各部門(mén)指定的專(zhuān)人掌管。號(hào)碼表及會(huì)客登記簿等。保衛(wèi)工作的人員的電話號(hào)碼寫(xiě)在明顯的位置，以備急用。收信工作程序包括簽收、分揀、登記、轉(zhuǎn)交等環(huán)節(jié)。查明收件登記件數(shù)與實(shí)有的件數(shù)是否相符。重要的公務(wù)文書(shū)，有的需要由收件人親收。一般說(shuō)來(lái)，封皮上寫(xiě)明“親收”
【正文】 收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。 第七條 收發(fā)室由部門(mén)負(fù)責(zé)管理，其工作質(zhì)量由部門(mén)進(jìn)行檢查、考核，并承擔(dān)責(zé)任。 管 理 工 具 3 收發(fā)文處理規(guī)定 第一章 通則 第一條 目的 公司文件 (本公司及其事務(wù)所之間的書(shū)信、文件、傳票、小包裹等 )以及公司外文件的收發(fā)、分發(fā)等依本規(guī)定處理。 第二條 統(tǒng)管部門(mén) 文書(shū)的收發(fā)、分發(fā)等事務(wù)，由本公司及各事務(wù)所的總務(wù)處統(tǒng)一管理。 第三條 文書(shū)責(zé)任者 在各業(yè)務(wù)處室中設(shè)文書(shū)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本處室 內(nèi)發(fā)文文件的分發(fā)、保管等工作。 第二章 收文及分發(fā) 第四條 文書(shū)的收受 對(duì)公司外來(lái)文書(shū)的收受由總務(wù)處收文科負(fù)責(zé)。 第五條 收文的處理 收文中除親啟信函，掛號(hào)信，專(zhuān)遞證明等，對(duì)一般信函應(yīng)全部拆封，以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處，將信封附上，用別針別在一起。 收文科將全部收文的收受日期、發(fā)文單位、發(fā)文者姓名、文件標(biāo)題、內(nèi)容概要、分發(fā)地點(diǎn)等項(xiàng)目登在《收文簿》上，并將文件及收文簿一并提交給總務(wù)處長(zhǎng)。 第六條 審核以及分發(fā)批示 總務(wù)處長(zhǎng)在對(duì)文件及《收文簿》加以審核后，對(duì)收文科做出分發(fā)批示。 當(dāng)處長(zhǎng) 外出時(shí)，如有關(guān)事務(wù)急需處理，可由副處長(zhǎng)代理承擔(dān)上述工作。 第七條 分發(fā) 收文科將《收文簿》及文件分發(fā)各處室，各處室的文書(shū)負(fù)責(zé)人應(yīng)在《收文簿》上蓋印簽收。 第八條 處室內(nèi)部文書(shū)的處理 文書(shū)負(fù)責(zé)人在收到的文件上加蓋傳閱印，并將之遞交有關(guān)處長(zhǎng)。 該處長(zhǎng)閱文后對(duì)文書(shū)負(fù)責(zé)人作出分發(fā)傳閱的批示，文書(shū)負(fù)責(zé)人據(jù)此將文件分發(fā)給有關(guān)工作人員。 在文書(shū)承辦、分發(fā)量較大的處室，可設(shè)文書(shū)整理簿，并據(jù)此處理文件。 第三章 發(fā)送 第九條 發(fā)送 文書(shū)的發(fā)送全部由總務(wù)處收文科負(fù)責(zé)，但是，在特殊必要時(shí)亦可由適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)處室辦理。 第 十條 處室內(nèi)部發(fā)送文書(shū)的處理文書(shū)形成者在信封上寫(xiě)清收件人地點(diǎn)、姓名，并注明是否采用掛號(hào)、快遞等方式后將文書(shū)交給文書(shū)負(fù)責(zé)人。 文書(shū)負(fù)責(zé)人將本處室文件分門(mén)別類(lèi)，遞交總務(wù)處收文科，請(qǐng)示發(fā)文。 第十一條 發(fā)送的處理 總務(wù)處收文科將各處室交來(lái)的所有發(fā)文的發(fā)文日期、發(fā)送地點(diǎn)、發(fā)文者名稱(chēng) (全名 )、內(nèi)容等項(xiàng)目登記在《發(fā)文簿》上，貼好郵票投遞出去。 第十二條 投遞 文件投遞通常一天三次，按以下時(shí)間投出。 第一次上午十點(diǎn)。 第二次下午三點(diǎn)。 第三次下午五點(diǎn)。 遇有需緊急投遞的文書(shū)，可不受上述時(shí)間限制。 第十三條 郵票的 收付保管 郵票的購(gòu)入、付出、保管等情況，應(yīng)登記在《郵票收付保管明細(xì)表》上，年度計(jì)算出余額，與現(xiàn)存郵票數(shù)量加以核對(duì)。 第四章 公司內(nèi)部定期專(zhuān)遞文件的處理 第十四條 公司內(nèi)部的定期專(zhuān)遞 不利用國(guó)家郵政，而是通過(guò)公司內(nèi)部定期專(zhuān)遞形式發(fā)送的信函、文書(shū)、傳票、小包裹、錢(qián)款以及其他物品的收集和遞送，可依照第二章，第三章的有關(guān)規(guī)定辦理。 對(duì)本公司及各事務(wù)所之間的定期專(zhuān)遞的管理由各公司總務(wù)處負(fù)責(zé)。 第十五條 定期專(zhuān)遞收發(fā)文簿的制作在發(fā)送定期專(zhuān)遞時(shí)，各總務(wù)處應(yīng)在定期專(zhuān)遞收發(fā)文簿上登記期內(nèi)容 (一式二頁(yè) )，副頁(yè)留存，正 頁(yè)與發(fā)送物品同時(shí)放入定期專(zhuān)遞箱，交給定期專(zhuān)遞司機(jī)。 定期收發(fā)文簿的使用方法如下： 1.(副本 )定期專(zhuān)遞收發(fā)文簿 作為發(fā)文單位記錄，可代替發(fā)文簿，每天整理清點(diǎn)。 2.(正本 )定期專(zhuān)遞收發(fā)文簿 發(fā)文單位、收文單位總務(wù)處，可代替收文簿，每天整理清點(diǎn)。 管 理 工 具 4 文書(shū)寄發(fā)規(guī)定 第一條 主管科室 文書(shū)的郵寄、送發(fā)統(tǒng)一由總務(wù)部文秘科負(fù)責(zé)。在不得已情況下，由適宜的部門(mén)、科室寄發(fā)，但有必要事后向文秘科作出報(bào)告與說(shuō)明。 第二條 一般文書(shū)全部寄 發(fā)公司外的一般文書(shū)，各部門(mén)、科室及有關(guān)人員封緘之后，直接送交文秘科統(tǒng)一寄發(fā)。 第三條 寄發(fā) 文秘科匯集所有待發(fā)文書(shū)，作好“文書(shū)發(fā)送登記”。 待發(fā)文書(shū)必須在一定時(shí)間內(nèi)發(fā)送出去。特快專(zhuān)遞以及電報(bào)等文書(shū)，必須即時(shí)發(fā)出。 第四條 機(jī)密、親啟文書(shū) 凡機(jī)密或親啟文書(shū)，文秘科必須加蓋“絕密”、“密”、“親啟”等字樣印章后發(fā)送，并給發(fā)文部門(mén)、科室或發(fā)文者以必要的回復(fù)。 第五條 重要文書(shū) 其他重要文書(shū)或快遞文書(shū)，必須加蓋“專(zhuān)遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，并給發(fā)文當(dāng)事者必要的回復(fù)。 第六條 寄發(fā)費(fèi)用 郵費(fèi) 與電報(bào)費(fèi)用由文秘科統(tǒng)一開(kāi)支。 第七條 費(fèi)用決算 文秘科按月決算全部郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用開(kāi)支。 第八條 發(fā)電報(bào) 待發(fā)電報(bào)必須填寫(xiě)“文書(shū)發(fā)送登記簿”，由文秘科負(fù)責(zé)發(fā)電報(bào)。
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