第21章：收發(fā)通信管理標準-電子電信-展示頁
2025-07-25 18:49本頁面
【正文】 電局送來的公私信函、普通電報、報刊及其他郵件；二是外機關或單位通信員直接送來的信件；三是機 要通信局送來的機要信件，收發(fā)員應該認真、細致、有條不紊地處理這些信件。 時，對人要有禮貌，不能與人爭吵，還應遵守交通規(guī)則。 、棄門不管，要堅守崗位。 、通信員在任何情況下都必須保證機要信件的機密安全，不許私自拆閱和透視經手轉遞的任何公私信件，更不能泄漏和遺失機密信件的內容。收發(fā)、通信人員在工作中必須嚴格遵守以下基本原則和要求： 、通信員在接收、投遞信件時，必須嚴格地執(zhí)行責任制度，仔細謹慎地檢 查、清點信件，受的手續(xù)要清楚明白，防止出現(xiàn)漏洞。 四、收發(fā)、通信工作基本原則和要求 收發(fā)、通信工作在整個機關、單位工作中起著傳送帶的作用，是文書、信件往來的吞吐口和咽喉，同時，它又是機關、單位的門面。 有些規(guī)模較小的企、事業(yè)單位和基層行政機關，設立職能較多的綜合性收發(fā)室。 。 三、收發(fā)室的職責 收發(fā)室的職責范圍，因不同機關或單位的不同情況和要求而確定。 對收發(fā)室的設施要加強管理，信報箱的鑰匙要由專人保管，登記簿冊要妥善保管。兼有門衛(wèi)職能的收發(fā)室，還應備有報警器，要把匪警、火警電話，當地派出所及保衛(wèi)部門、負責保衛(wèi)工作的人員的電話號碼寫在明顯的位置，以備急用。 兼有傳達任務的收發(fā)室，還應配備有電話、電話號碼簿、有關部門的電話號碼表及會客登記簿等。登記簿冊是用來登記收進發(fā)出的信件的。信報箱的鑰匙一般由各部門指定的專人掌管。一種是在收發(fā)室設置一個大型信報箱，分成若干小格，并按各個部門的順序統(tǒng)一編號。也可以在卷柜的上半部分設置分揀格以分揀信件，下半部分用來臨時存放收進發(fā)出的信件。其中一般卷柜用來臨時存放收進發(fā)出的信件。 一般必備的設施有：辦公桌椅、帶分揀格的卷柜、一般卷柜、信報箱、登記簿冊、電話和電話號碼簿、各有關部門的電話號碼表等。收發(fā)室所配備的收發(fā)員和通信員的數量，應根據機關或單位的大小及收進送出的信件的多少、投遞信件路程的遠近等各種情況確定。若有兩個以上的機關或單位，則最好設置一個聯(lián)合收發(fā)室，統(tǒng)管這幾個機關或單位的收發(fā)工作，以便于外單位向本庭院內或樓內的幾個機關、單位投遞信件。但是，如果一個機關、單位院內或一座樓內有兩個或兩個以上的機關或單位，可以視不同情況而設立收發(fā)室。 二、收發(fā)室的設立 一般說來，較大的機關或企事業(yè)單位都設有獨立的收發(fā)室 ，一些較小的基層行政機關或企事業(yè)單位，則在辦公室內設專職或兼職的文書人員進行收發(fā)工作。 收發(fā)、通信工作是秘書工作的一個重要環(huán)節(jié)。外收發(fā)只擔負著收信、發(fā)信的任務，信件只是在這里經辦手續(xù)，工作人員只是根據信件的外部標志接收、發(fā)送信件，而一般不能拆閱、處理信件。它有兩個突出的特點： 它是機關、單位文書、信件往來的總進出口，從外面進來的所有信件都要經過收發(fā)室轉送到本機關、單位的各部門，本機關、 單位的所有信件，都要經過這里向外發(fā)出。 第二十一章 收發(fā)通信管理標準 第一節(jié) 收發(fā)、通信的特點及要求 一、收發(fā)、通信工作的特點 收發(fā)工作是指在機關、單位收發(fā)室內接收、分揀收進送出的文件 (包括機要文件 )、信函、報刊等 (統(tǒng)稱為信件 )，一般稱為外收發(fā)；通信工作指上門送取信件。收發(fā)工作與通信工作是密切地聯(lián)系在一起的。 、內收發(fā)的區(qū)別 外收發(fā)與內收發(fā)有所不同。而內收發(fā)則負責拆閱信件，并根據信件的內容去處理。收發(fā)通信工作做得好不好，直接影響著文件、信函處理的工作效率，甚至還會影響到整個機關、單位正常的工作秩序。 機關、單位的收發(fā)室，一般設在機關或單位的大門口或靠近大門口。如只有兩個機關或單位，那么，即可設置一個聯(lián)合收發(fā)室，也可以在大門口各自設置收發(fā)室。 和通信員 收發(fā)員一般只是在收發(fā)室內負責接收、分揀、登記收進送出的信件，通信員則要走出去到外單位投遞或取回信件。比如，在高級領導機關中發(fā)送機密、絕密信件，要求雙人投遞，為此，通信員的人數就要相應地增加。此外，還可以根據投送信件數量的多少、投送距離的遠 近，配備適當的交通工具。帶分揀的卷柜用來按不同方向分揀信件。信報箱的形式有兩種。另一種是各部門在適當位置各設一個小型信報箱。對于那些不需要登記簽收的一般信件和報刊，收發(fā)員可將其直接投入信報箱里，由各部門自取。這種登記簿的格式包括：日期、來件單位、封皮編號、數量、發(fā)往單位、簽收等項目。有條件的單位可以備有傳呼設備。兼有作息報時責任的收發(fā)室還要備有作息時間表、時鐘和電鈴。對電鈴、電話等通訊設備和電氣設備要經常進行檢查維 修，以保證安全可靠。一般說來，收發(fā)室的主要職責有： 、分揀、登記并分發(fā)送達本機關或單位的文件、公私信函、普通電報以及其他郵件。
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