【正文】 。 凡是秘密以上的文件，必須在當(dāng)天內(nèi)閱讀，下班前交回文件保管處，以確保文件的安全。無密級(jí)的中共中央的文件作密件保管，與一般文件分開存放。 認(rèn)真做好文件的防盜、防失、防竊、防蟲、防潮等防護(hù)工 作。一切文件和檔案應(yīng)放在指定的保密柜和保密室。 做好文件的立卷歸檔工作。立卷歸檔的案卷，有關(guān)部門或個(gè)人需查閱時(shí)，需經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)同意，才能準(zhǔn)予查閱。 定期檢查清理文件，做到傳閱文件不積壓，不出錯(cuò)漏，不丟失。按區(qū)保密局的要求定期清退秘密文件。部?jī)?nèi)印發(fā)剩余的文件材料及一些沒有保存價(jià)值的資料等統(tǒng)一送到定點(diǎn)紙廠化漿。 (二 )文件打印 凡打印文件必須有領(lǐng)導(dǎo)簽批。 秘密文件應(yīng)按規(guī)定標(biāo)明密級(jí)。打印錯(cuò)的秘密材料及未公開的干部任免討論材料要及時(shí)用碎紙機(jī)碎掉。印制秘密文件過程中所形成的蠟紙、襯紙、清樣、廢頁、廢件 等應(yīng)及時(shí)銷毀，不得任意堆放。 文件的原稿及打印好的文件、資料應(yīng)放入抽屜內(nèi)，不得讓無關(guān)人員翻閱。 電腦打字、文印室一般情況下不得隨便進(jìn)入。 打字員應(yīng)嚴(yán)格保守國(guó)家秘密，不得將有關(guān)秘密的內(nèi)容向外泄漏。 (三 )發(fā)出文件 文件印好分發(fā)前，要檢查分發(fā)份數(shù)與實(shí)印份數(shù)是否相符，發(fā)文范圍是否確切，文件格式是否符合要求，如發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)與辦文科室協(xié)商，處理后方可分發(fā)。 秘密、機(jī)密、絕密和急件、特急件、親收件要在信封上標(biāo)明。同一信封內(nèi)裝幾份不同內(nèi)容、不同文號(hào)的文件，必須在信封上標(biāo)明。 信件在轉(zhuǎn)發(fā)出前，要再 次清點(diǎn)核對(duì)，收文的單位數(shù)與件數(shù)是否相符，收文單位是否準(zhǔn)確。 收發(fā)文均要辦好簽收。 三、 電腦管理保密制度 各科室使用的電腦日常維護(hù)由各科室派專人負(fù)責(zé)，如使用中遇本科室不能修復(fù)的故障，須向辦公室通報(bào)情況，由辦公室負(fù)責(zé)落實(shí)聯(lián)系專業(yè)維修部門進(jìn)行。辦公室負(fù)責(zé)保管各科室電腦維修的有關(guān)資料、指導(dǎo)各科室使用有關(guān)電腦設(shè)備及聯(lián)系專業(yè)維修部門保養(yǎng)、維修電腦設(shè)備。 各科室使用的電腦必須安裝由國(guó)家有關(guān)部門認(rèn)可的防電腦病毒軟件，并經(jīng)常做好防電腦病毒軟件的升級(jí)工作。對(duì)交換、復(fù)制、下載的資料要做好防電腦病毒工作。如使用電腦過程中發(fā)現(xiàn)電腦被感染病毒的，應(yīng)立即停止使用，并迅速向辦公室報(bào)告，采取適當(dāng)措施防止電腦病毒的擴(kuò)散，待病毒清除后方可繼續(xù)使用。 必須嚴(yán)格執(zhí)行使用電腦的有關(guān)保密規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)保密資料載體 (磁盤、移動(dòng)硬盤、記憶棒、光盤、打印紙等 )的管理，按保密要求進(jìn)行使用、復(fù)制、轉(zhuǎn)送、攜帶、移交、保存、銷毀。對(duì)有保密要求的電腦和資料載體，不得聯(lián)接在 Inter 網(wǎng)中進(jìn)行任何 操作和使用。同時(shí)，要自覺接受區(qū)國(guó)家保密局等國(guó)家保密部門依法進(jìn)行的信息安全保密監(jiān)督和檢查。 上網(wǎng)信息實(shí)行 “ 誰上網(wǎng)，誰負(fù)責(zé) ” 的原則，不得瀏覽、下載黃色及反動(dòng)網(wǎng)頁及資料。 本部電腦設(shè)備原則上不外借其他單位使用，如確需外借的，必須經(jīng)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 四、 復(fù)印機(jī)管理保密制度 復(fù)印秘密級(jí)以上文件，必須嚴(yán)格遵守審批登記制度，嚴(yán)禁私自復(fù)印和濫印文件。 復(fù)印秘密文件要請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)，履行審批、登記手續(xù)，并將復(fù)印件按原件要求管理。 復(fù)印機(jī)由部辦公室負(fù)責(zé)管理，外單位和個(gè)人未經(jīng)許可不得隨意動(dòng)用。 五、 其他 手機(jī)使用要嚴(yán)格按照《關(guān)于加強(qiáng)手機(jī)使用保密管理的通知》規(guī)定，召開重要會(huì)議時(shí)必須關(guān)閉手機(jī)，不得在固定電話、手機(jī)中談?wù)撁孛苁马?xiàng)或內(nèi)部事項(xiàng)。 如發(fā)生泄密問題時(shí)，要及時(shí)、主動(dòng)向部領(lǐng)導(dǎo)如實(shí)報(bào)告，并積極配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。 2024年外貿(mào)公司工作手冊(cè)參考篇 5 一、工作： 正常上班與下班時(shí)間要按公司行政規(guī)定執(zhí)行： am： ____： ____am： ____： ____。 pm： ____： ____pm： ____： ____。 鑒于外貿(mào)部門具有特殊的工作時(shí)間原因，涉及到與國(guó)外買家溝通的時(shí)間差 ，外貿(mào)業(yè)務(wù)員會(huì)自己利用晚上工作的時(shí)間，工作晚了次日上班時(shí)間可以遲些，但原則上不能超過 10點(diǎn)。 無理由，或理由不充分未向上級(jí)申明的情況下私自離開公司者，交行政部以曠工處理。 二、部門行政管理制度： 不得無故遲到，或早退。 不得上班時(shí)間內(nèi)大聲喧鬧，閑聊影響別人的工作。 不得做與工作無關(guān)的事， 、 MSN等聊天工具可使用，如發(fā)現(xiàn)聊天現(xiàn)象者，重罰。 不得在公司規(guī)定的辦公區(qū)抽煙，發(fā)現(xiàn)者交行政部處理。 不得上非法網(wǎng)站。 如引起一切后果者由自己負(fù)責(zé)并交與行政部處罰。 不得在上班時(shí)間與其它部門的員工 鬧意見及作非法舉動(dòng)，情況嚴(yán)重者交與司法機(jī)關(guān)處理。 穿著要規(guī)范，不能與公司形象不相符與穿拖鞋上班。 按公司行政要求正常進(jìn)行打卡，寫出門單等，無記錄者一律按曠工或早退處理。 風(fēng)險(xiǎn)提示： 實(shí)踐中，發(fā)生離職員工侵犯公司商業(yè)秘密時(shí)，爭(zhēng)議焦點(diǎn)往往不是員工有沒有義務(wù)保守公司的商業(yè)秘密，而是該秘密是不是構(gòu)成受法律保護(hù)的 “ 商業(yè)秘密 ” ，以及單位如何提供證據(jù)證明離職員工實(shí)施了侵權(quán)行為及侵權(quán)造成的損失。 由于商業(yè)秘密侵權(quán)證據(jù)很難收集，或調(diào)查取證的成本非常高，往往導(dǎo)致單位對(duì)侵權(quán)行為束手無策。 企業(yè)在制定規(guī)章的時(shí)候可以約定通過保密協(xié)議，據(jù)此證明商業(yè)秘密的存在、證明企業(yè)對(duì)商業(yè)秘密采取了保護(hù)措施，一旦發(fā)生侵犯商業(yè)秘密的行為，便于舉證，有利于企業(yè)借助法律手段保護(hù)自己的商業(yè)秘密，維護(hù)合法的權(quán)益。 按公司規(guī)定不得泄漏公司商業(yè)機(jī)密，如有發(fā)現(xiàn)交行政辦處理。 要遵守公司行政部所規(guī)定的公司員工準(zhǔn)則。 以上各條為外貿(mào)部門的基本準(zhǔn)則，如發(fā)現(xiàn)情況嚴(yán)重者將直接交與人事部，則其退出本部門。 三、部門請(qǐng)假管理制度： 不得口頭或電話進(jìn)行請(qǐng)假，如特殊情況事后必須提供有效的證明，否則視為曠工。 請(qǐng)假者必須提前一天交 納申請(qǐng)報(bào)告，三天內(nèi)有部門經(jīng)理批準(zhǔn)。 超過五天以上必須上報(bào)總經(jīng)理申報(bào)批準(zhǔn)。 國(guó)家法定節(jié)日及婚假、喪假及產(chǎn)假或其它重大節(jié)日等，根據(jù)公司行政部門通知統(tǒng)一執(zhí)行。 未請(qǐng)假離開公司三天以上者一律按離職處理，三天以內(nèi)按曠工處理。 請(qǐng)假超過指定期限未回者一律通知部門經(jīng)理及行政部，如果不通知都按第四項(xiàng)執(zhí)行。 四、部門電話制度管理： 不得在上班時(shí)間內(nèi)撥打私人電話，特別原因須經(jīng)過申請(qǐng)。 一般電話的使用時(shí)間不能太長(zhǎng)，特別原因必須跟上級(jí)主管說明情況。 在接到電話的時(shí)候必須用標(biāo)準(zhǔn)的中英文 “ 你好， _______集 團(tuán)有限公司。 有什么可以幫到你嗎 ?” 如接到電話的時(shí)候負(fù)責(zé)人不在必須留下聯(lián)絡(luò)方式，并交與專門負(fù)責(zé)人。 個(gè)人手機(jī)費(fèi)用應(yīng)用于工作范圍內(nèi)可根據(jù)實(shí)際情況打單報(bào)銷。 外貿(mào)部門的國(guó)際長(zhǎng)途的控制必須在標(biāo)準(zhǔn)以內(nèi)，除特別原因必須向主管申請(qǐng)。 外貿(mào)部門可用 MSN、 Facebook 等網(wǎng)絡(luò)電話免費(fèi)軟件為公司控制成本。 五、出差管理制度： 任何出差行為都必須事先交納一份出差計(jì)劃和費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)，由主管及財(cái)務(wù)部門核定，總經(jīng)理審批。 出差國(guó)內(nèi)各大展會(huì)時(shí)應(yīng)由主管核實(shí)批準(zhǔn)出差計(jì)劃及審核出差費(fèi)用。 出差國(guó)外展會(huì)時(shí)，必須由主管、總經(jīng)理，董事辦三方審核批準(zhǔn)。 出差回來的前半日，或后半日可自行補(bǔ)休半天或一日時(shí)間作為調(diào)整時(shí)間。 出差回來后三日內(nèi)必須提交出差報(bào)告及市場(chǎng)分析報(bào)告書。 六、銷售管理制度： 部門所有員工每天認(rèn)真記錄當(dāng)天的工作情況，當(dāng)天完成所有工作的進(jìn)度。 部門所有員工必須按時(shí)交周、月總結(jié)計(jì)劃表。 部門所有員工必須在月 3號(hào)前交納上一月的報(bào)告分析書。 部門所有員工必須按實(shí)填寫所有報(bào)告內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)做假者一律行政處分。 部門所有員工必須在月底前將收集客戶信息資料，客戶反饋信息表總結(jié)，下月計(jì)劃等相關(guān)報(bào)告交外貿(mào)主管存檔歸案。 風(fēng)險(xiǎn)提示： 企業(yè)規(guī)章制度也可以成為企業(yè)用工管理的證據(jù)，是公司內(nèi)部的 “ 法律 ” ，但是并非制定的任何規(guī) 章制度都具有法律效力，只有依法制定的規(guī)章制度才具有法律效力。 勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛案件中，工資支付憑證、社保記錄、招工招聘登記表、報(bào)名表、考勤記錄、開除、除名、辭退、解除勞動(dòng)合同、減少勞動(dòng)報(bào)酬以及計(jì)算勞動(dòng)者工作年限等都由企業(yè)舉證，所以企業(yè)制定和完善相關(guān)規(guī)章制度的時(shí)候，應(yīng)該注意收集和保留履行民主程序和公示程序的證據(jù) ，以免在仲裁和訴訟時(shí)候出現(xiàn)舉證不能的后果。 2024年外貿(mào)公司工作手冊(cè)參考