【正文】 況。要考慮所花費的時間、計劃的目標(biāo)不要太 過于籠統(tǒng)，如果不是這樣，你的計劃就有可能 變成無效的工具、失望的來源。適當(dāng)?shù)挠媱澥? 實施和完成的基礎(chǔ)。適當(dāng)?shù)挠媱潙?yīng)該是什么樣 的呢？我們主要對待辦單、日計劃、周計劃、 月計劃進(jìn)行分析。 原則五： 習(xí)慣性原則 人們不會認(rèn)為習(xí)慣也會成為一種原則，但在時間的原則中它確實也是一種存在形式，即： ◎ 你要知道什么是好的時間管理習(xí)慣 ◎ 對于職業(yè)經(jīng)理人來說壞習(xí)慣是可以并且是必須要改變的 ◎ 好的習(xí)慣是可以養(yǎng)成并且是必須要形成的 ◎ 時間管理是一種可以改變的習(xí)慣，不良的習(xí)慣是無意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意中形成 例：你是否有這樣的一些習(xí)慣和慣例 ※ 工作效率低、辦事拖拉 ※ 時間觀念差，工作時磨磨蹭蹭 ※ 工作時眉毛胡子一把抓，經(jīng)常找不到主次 ※ 經(jīng)常被電話、不速之客干擾，任由發(fā)展，不會說不喜歡推遲和拖延工作 ※ 上班時間不緊湊，晚上加班干 ※ 什么事情都愿意認(rèn)為自己很忙才好 ※ 愿意下屬多請示、多匯報才有權(quán)威 ※ 沒有目標(biāo)、沒有計劃、人云亦云 ※ 零碎時間都被隨意打發(fā)掉，不會利用零碎時間 ※ 沒有時間安排表，由別人來安排 ※ 不會休息、不會娛樂、沒有空閑 如果你有以上這樣一些壞習(xí)慣，你就要消除這些自設(shè)的障礙， 修正自己的習(xí)慣、性格以至于某些習(xí)以為常的觀念。痛下決心加以 改正，徹底根治浪費時間和精力的個人習(xí)慣。你應(yīng)按照我們前面的 原則做下去，逐漸養(yǎng)成這樣的一些工作修改和時間管理的習(xí)慣。 一 般 人 的 習(xí) 慣 安 排 ? ? 先做喜歡做的 ? 先做懂的 ? 先做容易的 ? 先做花時間少的 ? 先做資料齊全的 ? 先做已排定的 ? 先做經(jīng)過籌劃的 ? 先做別人的 ? 先做有趣的 必須養(yǎng)成的習(xí)慣 √你每天要花 30分鐘做計劃 √你要有書面的日計劃、月度計劃和周計劃 √你的下屬都了解你的工作習(xí)慣和時間習(xí)慣 √你每周都將你的工作排出優(yōu)先的順序 √你能在高效的時間里做完你的重要工作 √你的授權(quán)形成了一種工作風(fēng)格和管理方式 √你已養(yǎng)成對付干擾的工作作風(fēng) √你有明確的生活和工作目標(biāo) √你保證一天內(nèi)有一段時間不受干擾 √會有效利用零星時間 √有得力的秘書或充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備 √文件柜或辦公桌整潔、條理清楚 √在固定的時間里處理往來的函件 √盡量將無用的文件處理掉 √能使每件工作善始善終避免頭緒多而亂 √除非萬不得已才召開會議 √常年使用工作效率手冊 四、時間管理的改進(jìn)方法 方法之一：消除電話干擾 方法之二：消除不速之客 方法之三：消除無效會議 方法之四：有效計劃 方法之五：克服條理不清 方法之六：克服經(jīng)常救火 方法之七：有效授權(quán) 方法之八：克服相干的事太多 方法之九：有效溝通 方法之十：克服拖延 方法之十一：明確職責(zé) 方法之十二：學(xué)會說“不” 方法之十三：克服工作擱置 方法之十四：克服文件雜陳 方法之十五：克服辦公桌雜亂和個人混亂 方法之十六：自律 四、時間管理的改進(jìn)方法 方法之一：消除電話干擾 據(jù)統(tǒng)計，電話干擾是時間管理最大殺手之一，許多經(jīng)理人也認(rèn)為電話經(jīng)常占去他們大量的時間。 原因分析 *電話是必須的，不認(rèn)為電話是浪費時間的最大 因素。 *喜歡與下屬或公司各部門進(jìn)行電話交往，電 話多表示自己不可缺少和繁忙 * 總想與下屬和上司及時溝通，對細(xì)節(jié)或小事 感興趣 *缺乏有效的授權(quán)，下屬依賴性太強，總是不斷 地請示和匯報，不厭其煩地請求指導(dǎo)和幫助。 *缺乏自我約束，唯恐得罪和冒犯別人，無法有 效的結(jié)束電話。 *無法有效的管理秘書，讓其代為接聽一些無效 或不重要的電話 改進(jìn)方法 *首先做一次電話記錄，分析電話的重要性 正 確對待電話和制定處理計劃。 *客觀看待電話地作用和自己地地位，有些電 話對工作沒有任何意義 。 *你是經(jīng)理不再是業(yè)務(wù)員，有效的溝通是必須 的，放棄對小事和細(xì)節(jié)的過分關(guān)注 *培養(yǎng)和鍛煉下屬的能力，分配其職責(zé)，實施 有效的授權(quán)。 *嚴(yán)格按計劃行動，采取有效的交談技巧，簡 潔明確地進(jìn)行電話交談。 *明確秘書職責(zé)，提醒需注意的重要電話，中 止無效電話。 方法之二：消除不速之客 原因分析 改進(jìn)方法 ★ 來者不拒、經(jīng)常被打擾， ★過高估計自己的作用、礙熱鬧、喜交往。 ★ 事事過問導(dǎo)致下屬事事請示。 ★缺乏授權(quán)，權(quán)利欲望過重。 ★ 會談經(jīng)常跑題，抓不住關(guān)鍵。 ★不愿意說訪談結(jié)束或拒絕之類的話。 ★時行開門辦公，招致順路來訪者增多。 ★助手或秘書阻擋來訪無效。 ★沒有配備得力的助手或秘書。 ★走錯門或找錯訪談人的訪談對象。 ★各部門和下屬職責(zé)不清，辦公室設(shè)置職責(zé)沖突， 導(dǎo)致相互影響和干擾 ◆ 做出每周的來訪計劃、實行預(yù)約。 ◆客觀分析自己的重要程度， 區(qū)別公私事與人交往。 ◆制訂躲避和拒絕計劃。 ◆有效授權(quán)， 培養(yǎng)提高下屬處理問題的能力。 ◆必須實現(xiàn)提出會談時間，對會談內(nèi)容實施有效控制。 ◆學(xué)習(xí)拒絕和結(jié)束會談的有關(guān)技巧。 ◆重新頒布公司或部門勞動紀(jì)律，不可以隨便訪談。 ◆培養(yǎng)、訓(xùn)練助手和秘書，有效實施阻擋計劃。 ◆充分發(fā)揮下屬的職責(zé)和發(fā)揮作用 ◆室外由明確的標(biāo)志和指示，杜絕此類現(xiàn)象的發(fā)生。 ◆明晰下屬及部門之間的職責(zé)、管轄范圍，辦公室設(shè)置 要合理、分清職責(zé)，減少人為制造的訪談干擾的障礙 方法之三：消除無效會議 原因分析 改進(jìn)方法 ★ 經(jīng)常是沒有任何目的的開會 ★沒有會議議程，對會議的組織和控制沒有計劃 ★開會時間和地點選擇不當(dāng)，會議通知不全面 ★召集會議過多過濫，或會議缺乏有效溝通。 ★偏離會議主題和議題，對會議沒有有效的控制。 ★干擾不斷，會議混亂缺乏會議紀(jì)律。 ★沒有規(guī)定會議時間和各個議題的時間分配。 ★要求不相關(guān)得人陪會 ★會議沒有收集到足夠得資料和信息。 ★不按時結(jié)束會議。 ★會議記錄沒有備份，不給與會者發(fā)放會議記錄。 ★會議后沒有有效地貫徹和實行會議內(nèi)容。 ★當(dāng)會議任務(wù)完成后，會議所設(shè)立的 機構(gòu)依然存在。 ◆ 重新審視每次會議確定會議的必要性。 ◆ 做出會議計劃，確定會議的功能。 ◆根據(jù)會議內(nèi)容及與會者狀況選定合適的地點和時間。 ◆適當(dāng)減少會議次數(shù)，精簡會議內(nèi)容。 ◆會議中嚴(yán)格按照會議議題進(jìn)行，實施組織和控制 。 ◆會議期間不可以有任何的內(nèi)在和外來的打擾，重申 會議紀(jì)律。嚴(yán)格會議管理，提高與會者的自覺性。 ◆事先確定會議的時間及各個議題得分配。 ◆ 及時清除無關(guān)人員。 ◆ 充分提供準(zhǔn)確可靠的資料供決策者使用。 ◆ 在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束會議，控制表現(xiàn)欲望強的人。 ◆ 當(dāng)天發(fā)放會議記錄，明確與會者的職責(zé)。 ◆ 有效的監(jiān)控，組織實施，保證所有的議程得到貫徹。 ◆ 會議結(jié)束后，相關(guān)人員的職責(zé)相應(yīng)解除。 原 因 分 析 ★不明白計劃的重要性。 ★沒有制訂和形成一套計劃的系統(tǒng)。 ★總覺得沒有時間制訂計劃。 ★缺乏自我控制，放任自己的懶惰。 ★害怕對自己許下承諾，不能保證完成 目標(biāo)。 ★沒有制訂工作的優(yōu)先順序。 ★不必計劃，一切由秘書負(fù)責(zé)安排我的工作 改 進(jìn) 方 法 ※ 明確個性計劃指標(biāo)及內(nèi)容 。 ※ 建立包括計劃完善的計劃體系。 ※ 必須認(rèn)真地制定計劃的結(jié)果。 ※ 嚴(yán)于律己，嚴(yán)格獎懲制度。 ※ 對自己的事業(yè)和能力充滿信息，敢于承諾和保證。 ※ 必須把所有的工作按照緊迫性。重要性等進(jìn)行劃分，制訂自己的優(yōu)先工作次序。 ※ 自己最清楚自己的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，秘書只不過是提醒你、幫助你。最終的就會還是要自己決定。 方法之四：有效計劃 原 因 分 析 ★從不整理和思考自己的思路。 ★認(rèn)為沒有計劃的安排，目標(biāo)照樣能完成，工作隨意、無拘束。 ★善于行動，不愿意思考和整理工作，結(jié)果導(dǎo)致盲目地行動。 ★由于害怕承擔(dān)義務(wù)和責(zé)任，不愿意強工作細(xì)分和條理化。 ★認(rèn)為每一件事都重要、都應(yīng)該做。 ★外部干擾太大，不能清理思路，包括電話、客人、下屬的不停打擾。 ★外部環(huán)境不佳，諸如辦公桌混亂、文件處理不當(dāng)、秘書工作安排不妥 ★整個公司一片混亂，已形成條理不清的狀況，自己不能自拔 改 進(jìn) 方 法 ※ 整理和形成一套有條理的思維方式。 ※ 改變隨意和無拘束的行為模式，有計劃的工作安排各項工作。 ※ 改變盲目的行動，定期整理思路和規(guī)劃工作內(nèi)容有萬利無一弊。 ※ 將工作進(jìn)行細(xì)分和條理化，責(zé)、權(quán)、力分明，制作詳細(xì)的工作說明書。 ※ 工作和任務(wù)的輕重和緩急之分。 ※ 找到外部干擾的根源，排出干擾，制訂排出方案和控制管理技巧。 ※ 下大力氣改善所處理的外部環(huán)境，建立文檔條理化、秘書工作條理化。 ※ 與總經(jīng)理一起商討改變方案，征得各部門及下屬得理解和支持 方法之五：克服條理不清 原 因 分 析 ★不了解救火與預(yù)防火災(zāi)得區(qū)別，不了解精誠救火得危害及嚴(yán)重性。 ★缺乏救火得計劃和策略，一旦救火只是應(yīng)急處理，從不預(yù)測和估算未來可能出現(xiàn)得火災(zāi)，盲目處理，往往容易留下后患。 ★每日工作安排得滿滿的，試圖做更多的事情，結(jié)果沒有時間和精力處理危機和變化。 ★關(guān)注所有的問題，并把它們都?xì)w結(jié)為非你不可，把自己當(dāng)成救世主。 ★經(jīng)常拖延工作導(dǎo)致重要工作沒有時間去做而形成緊急事項和救火對象 改 進(jìn) 方 法 ※ 搞清救火與預(yù)防的區(qū)別，對此救火與預(yù)防得不同之處，分析產(chǎn)生原因、嚴(yán)重程度、后果、不可控因素等 ※ 預(yù)先制訂和計劃救火的策略，對事物的發(fā)展和進(jìn)程有所估計，不能盲目被動地救火，總結(jié)每次救火地原因和處理方法，積累經(jīng)驗和教訓(xùn)。 ※ 每日首先做自己的優(yōu)先工作、重要工作，留出一定的時間和精力（ 20％）處理和預(yù)測可能的救火對象。 ※ 你應(yīng)該只做你應(yīng)該做的事情，不屬于你的不要去做，也不是非你不可，不要等同于你的下屬。 ※ 每日定量地完成你計劃之內(nèi)地事項，不要無故拖延，不做合理地時間估算，不要把大量地不緊迫的工作拖延成救火對象 方法之六：克服經(jīng)常救火 ★ 上司或上級制訂的計劃或要實施額目標(biāo)等缺乏有效的時間估算，導(dǎo)致經(jīng)常成為你的救火對象。 ★上司經(jīng)常改變想法和進(jìn)