【正文】 ，因此會議組織者一定要與所有會議使用的賓館簽訂預(yù)訂合同。目前我國的會議市場上，賓館提供給會議組織者的租房合同很少是為會議專門制定的。合同中應(yīng)包括如下內(nèi)容：賓館能提供給本次會議各種檔次房間的數(shù)量；房價和房價中是否包含早餐和服務(wù)費等；會議房價中通常不包含代表的個人消費，如電話費、洗衣費等；會議的外報價；傭金的數(shù)量和傭金的返還方式；會議對預(yù)訂房間的管理方式；任何一方不能執(zhí)行合同時的賠償條款等。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 會議預(yù)先注冊的準(zhǔn)備工作 3．其他的合同 除了以上兩個合同必須簽訂外，其他的合同可以推遲到會議注冊結(jié)束后再分別簽訂，例如設(shè)備租用合同、展臺搭建合同、論文印刷合同和車輛租用合同等。這里需要指出的是舉辦大型會議，有些活動是在會議舉辦地以外的場所舉行，車輛的保證就是最大的問題，一定要按當(dāng)?shù)氐膽T例與汽車出租公司提前預(yù)訂，并簽訂合同。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 會議預(yù)先注冊的準(zhǔn)備工作 4．確定賬號 在舉辦國內(nèi)會議時收取代表的注冊費并不存在很大的問題，但是舉辦國際會議時，大陸地區(qū)以外的會議代表，繳納會議的各種費用時就必須使用美元。目前我國只有中國銀行在海外的許多主要城市都建立了分支機(jī)構(gòu)，對收取國外代表繳納的各種參會費用以及退款極為方便。因此在舉辦國際會議時要盡量選用中國銀行的賬戶。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 起草注冊通知書 注冊通知書包括專業(yè)和會務(wù)兩部分內(nèi)容，專業(yè)內(nèi)容要對代表有足夠的吸引力，辦理參加會議的手續(xù)要極為簡便，提供給代表的各種價格也要讓他們感覺到物有所值。特別是各種價格都應(yīng)準(zhǔn)確無誤，一經(jīng)公布沒有特殊原因，不能再隨意更改。注冊通知書和征文通知書一樣，也由正文、封面和表格三部分組成。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 起草注冊通知書 （一）注冊通知書的正文 1. 邀請信（ invitation massage or wele massage) 2． 組織機(jī)構(gòu)、會議主題和專業(yè)題目 3． 特邀的大會演講人的身份和演講題目 4. 會議的詳細(xì)活動日程 5．會議信息 6．會議注冊 7. 賓館預(yù)訂 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 起草注冊通知書 （一）注冊通知書的正文 8．陪同人員活動 9．會前和會后的旅游（ Pre tour post tour) 10. 付款方式 11．取消參會時的退款政策 12. 一般信息 13. 聯(lián)系方法 14. 地圖 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 起草注冊通知書 （二）注冊通知書的封面 為了減少設(shè)計費用，也為了會議文件外觀的一致性，注冊通知書封面上的內(nèi)容、圖片和版式應(yīng)基本與征文通知書一致或相似，只是尺寸大小不同。當(dāng)然，也有許多會議各輪通知書的外觀設(shè)計相差很大，但封面上的文字內(nèi)容應(yīng)該是基本相同的，應(yīng)該包括：會議名稱的全稱、縮寫；會議的舉辦時間；會議舉辦的城市；會徽；會議域名以及會議的主辦單位和承辦單位的名稱和縮寫。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 起草注冊通知書 （三）注冊表和預(yù)訂表 1. 注冊表 注冊表通常由以下四部分內(nèi)容組成。 (l）基本情況 基本情況包括：會議代表的姓名、國籍、職務(wù)和工作單位、誦訊地址和其他聯(lián)系方法、身份證號碼（護(hù)號碼和申辦簽證的國家和城市）以及隨行人員姓名、身份證號碼（護(hù)照）；擬（來華）參加會議的日期、航班和入境城市 …… 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 起草注冊通知書 （三）注冊表和預(yù)訂表 (2）繳納注冊費 按通知書的標(biāo)準(zhǔn)列出所有類型的注冊費金額。再次強(qiáng)調(diào)每張注冊表只能為 1位全額代表或 1位學(xué)生代表注冊，陪同人員的人數(shù)不限；繳納學(xué)生注冊費的會議代表要求提供相應(yīng)的身份證明，有的會議還要求學(xué)生的導(dǎo)師在注冊表上簽字。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 起草注冊通知書 (3）其他學(xué)術(shù)活動的登記和交費 有的會議還安排一些其他的學(xué)術(shù)活動，這些活動中有的是付費的，有的是免費的?；顒影ㄐl(wèi)星會（ meeting）、會前培訓(xùn)班（ workshop）、科技參觀 (scientific visit）。要提醒會議代表對于那些不需要付費的項目也一定在注冊表上預(yù)訂，否則會議組織者缺乏參考的數(shù)據(jù)，將無法合理地安排。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 起草注冊通知書 (4）付費的方法 如前所述，會議代表可隨意選擇任何一種方法付費，但一定要按通知書的付款要求，保證會議秘書處能夠收到會議代表的費用。使用信用卡付費的，要求與會者在此處提供信用卡的種類、卡號、持卡的有效日期和持卡人的親筆簽名。使用銀行匯款付費的，要求與會者注明匯款的銀行和匯款日期。使用匯票托付費的也要說明。 注冊表還需要與會代表的簽名并注明日期。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 起草注冊通知書 2. 賓館預(yù)訂表 賓館預(yù)訂表由以下三部分內(nèi)容組成： (1）基本情況 賓館給客人辦理房間預(yù)訂時并不需要許多信息，但下列各項內(nèi)容還是必需的，姓名、國籍、職務(wù)和工作單位，通訊地址和其他聯(lián)系方法，主要是電子郵件，還可包括傳真和電話。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 起草注冊通知書 2. 賓館預(yù)訂表 (2）預(yù)訂情況 要在賓館預(yù)訂表中按通知書中的內(nèi)容，列出全部可供會議代表選擇的賓館、房間類型和價格。要求會議代表注明所選擇的房間類型、人住日期、離店日期、所付預(yù)訂金的金額。與其他會議代表合住一間房間的，要求列出合住人的姓名。若有不需要會議秘書處安排住房的，也應(yīng)請會議代表注明。 (3）付款方式 和繳納注冊費的方式完全相同。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 注冊通知書的制作 為節(jié)省郵寄費用，會議注冊通知書一般采用 32開本。但一些大型的會議也經(jīng)常選用 16開本的。通知書的頁碼多少視內(nèi)容而定，在以往互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)還沒有用在會議籌備時，要將代表參會的所有有關(guān)信息盡可能多地提供在上面，以避免將來代表的不斷詢問。目前的做法是盡量壓縮通知書的篇幅，將那些可寫可不寫的內(nèi)容刊登在會議網(wǎng)站上，減輕通知書的重量。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 注冊通知書的發(fā)放 要盡可能早地發(fā)出注冊通知書，使代表有足夠的時間尋求參加會議的經(jīng)費如果時間安排得當(dāng)，注冊通知書最好和論文錄取通知書一起發(fā)出，既可降低郵費，也可減少秘書處的工作。會議組織者已建立了征文通知回執(zhí)的數(shù)據(jù)庫和論文作者的數(shù)據(jù)庫，一般將這兩個數(shù)據(jù)庫的名單作為基礎(chǔ)發(fā)放即可。為減少印刷費用和郵寄費用，凡是征文回執(zhí)中表示可以用電子郵件方式接收會議后續(xù)信息的代表，就可以發(fā)電子版的注冊通知。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 預(yù)先注冊 （一）預(yù)先注冊接收 1．接收注冊的方法 (l）網(wǎng)上注冊 舉辦大型會議時要制作網(wǎng)上注冊系統(tǒng)，希望會議代表進(jìn)行網(wǎng)上注冊。 (2）郵寄或傳真注冊表進(jìn)行注冊 由于制作一個網(wǎng)上注冊系統(tǒng)的費用相對比較高，因此目前舉辦中小型會議時，普遍采用的注冊方式還是要求會議代表郵寄或傳真他們的注冊表到會議秘書處進(jìn)行注冊。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 預(yù)先注冊 （一）預(yù)先注冊接收 2. 收取會議代表的費用 注冊過程中最復(fù)雜，難度最大的工作是收取會議代表交納的各項參會費用。如果會議組織者不能及時收到注冊費用，或在收費過程中出現(xiàn)錯誤，都會影響會議下一步的籌備。會議組織者一定要指定責(zé)任心極強(qiáng)并有經(jīng)驗的工作人員，與專職財務(wù)人員緊密配合做好這項工作。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 預(yù)先注冊 （二）建立注冊數(shù)據(jù)庫 會議代表注冊后，會議組織者的主要工作就是對產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和使用。從 20世紀(jì) 90年代開始計算機(jī)廣泛地應(yīng)用到了會議籌備工作中后，利用計算機(jī)對數(shù)據(jù)處理的特長，只要將注冊表中的全部數(shù)據(jù)存儲到計算機(jī)的數(shù)據(jù)庫中，在今后繼續(xù)籌備會議時，就能夠很方便地對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、排序、計算、檢索和傳輸?shù)?，以滿足各方面對數(shù)據(jù)的需求。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 現(xiàn)場注冊準(zhǔn)備 預(yù)先注冊結(jié)束后距離會議召開只有短短的 2一 3個月了，會議代表的規(guī)模已經(jīng)基本確定，會議籌備工作要全面啟動，要不斷充實人員，成立所有需要的工作小組，每項工作都要落實到具體的工作人員。所有的工作都要有詳細(xì)的工作計劃，所有的活動也必須開始進(jìn)行填密的安排，必須落實到書面上。在此期間，會議組織者至少要每星期開一次聯(lián)席會議，會議各機(jī)構(gòu)的主要負(fù)責(zé)人都要參加，督促檢查各項工作的落實情況，會后要及時寫出會議紀(jì)要。此時會議組織者的一項重要工作就是為會議代表的現(xiàn)場注冊做準(zhǔn)備工作。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 現(xiàn)場注冊準(zhǔn)備 （一）制定注冊程序 大型會議的現(xiàn)場注冊需要很大的場地，注冊臺的分工也比較細(xì)，會議代表要在不同柜臺前辦理不同的參會手續(xù)。會議組織者要盡可能早地讓會議代表了解現(xiàn)場注冊的程序，這一點在網(wǎng)絡(luò)時代實現(xiàn)起來并不困難。會議組織者應(yīng)將會議的現(xiàn)場注冊程序在會議網(wǎng)站上公布，使得會議代表在沒有來到注冊現(xiàn)場時就已將非常清楚他們在什么地方做什么事情了，對于提高現(xiàn)場注冊的效率起到了積極的作用。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 現(xiàn)場注冊準(zhǔn)備 （二）現(xiàn)場注冊材料的準(zhǔn)備 會前 5~10天，開始為代表準(zhǔn)備現(xiàn)場注冊材料。這個時間不能定得太早，因為那時注冊數(shù)據(jù)變動還會比較大，但也不能定得太晚，否則準(zhǔn)備材料的時間就會感到不足。為會議代表準(zhǔn)備的注冊材料，國際上通行的方式是為每位已經(jīng)注冊的會議代表準(zhǔn)備一個袋子，可以是厚紙制作的信封，也可以是塑料袋，上面要有代表的注冊號和姓名，這樣做是為了便于查找。要將發(fā)給會議代表的材料裝人這個口袋之中。這些材料通常包括下列項目： 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 本章總結(jié) (l）通過對會議初期籌備的工作內(nèi)容的學(xué)習(xí)，我們了解了會議組織機(jī)構(gòu)的基本構(gòu)架及其各部門的主要工作，了解了會議工作計劃的主要內(nèi)容； (2）通過會議論文征集方法的研究，我們熟悉了論文征集的主要工作和步驟； (3）通過會議預(yù)先注冊方法的研究，我們知道了會議預(yù)先注冊的主要內(nèi)容與步驟。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議預(yù)先注冊 作業(yè)： ？ ？ 靜夜四無鄰，荒居舊業(yè)貧。 , March 9, 2023 雨中黃葉樹，燈下白頭人。 17:47:0117:47:0117:473/9/2023 5:47:01 PM 1以我獨沈久，愧君相見頻。 :47:0117:47Mar239Mar23 1故人江海別，幾度隔山川。 17:47:0117:47:0117:47Thursday, March 9, 2023 1乍見翻疑夢，相悲各問年。 :47:0117:47:01March 9, 2023 1他鄉(xiāng)生白發(fā)，舊國見青山。 2023年 3月 9日星期四 下午 5時 47分 1秒 17:47: 1比不了得就不比，得不到的就不要。 2023年 3月 下午 5時 47分 :47March 9, 2023 1行動出成果，工作出財富。 2023年 3月 9日星期四 5時 47分 1秒 17:47:019 March 2023 1做前，能夠環(huán)視四周；做時，你只能或者最好沿著以腳為起點的射線向前。 下午 5時 47分 1秒 下午 5時 47分 17:47: 沒有失敗，只有暫時停止成功！。 , March 9, 2023 很多事情努力了未必有結(jié)果，但是不努力卻什么改變也沒有。 17:47:0117:47:0117:473/9/2023